DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES: Características, propósito, archivo y

conservación.

DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

Antes de poder realizar cualquier asiento contable, debemos saber, que para poder soportarlo hay que
contar con una serie de documentos, hay que tener muy claro qué documentos pueden soportar
efectivamente nuestra contabilidad y qué documentos simplemente nos ayudan a controlar de alguna
forma más detallada la información de nuestra empresa, pero no llegan a ser parte fundamental de la
contabilidad. Por eso tenemos divididos en dos grupos los documentos contables y no contables que
integran la contabilidad
1- Los documentos contables: son los que nos ayudan a respaldar nuestra contabilidad y los que en
algún momento afectan dicha contabilidad; entre ellos tenemos:
• Factura de Venta • Letras De Cambio
• Recibos de Caja General • Pagarés
• Recibos de Caja Menor • Tarjeta de Kárdex
• Notas Débito • Cheque
• Notas Crédito • Nómina
• Consignaciones

Adicionalmente debemos saber que los documentos contables se dividen en dos grupos
Internos y Externos. Dentro de los internos tenemos:
• Recibos de caja • Cheques
• Recibos de caja menor • Nóminas
• Comprobante de egreso • Notas de contabilidad
• Factura de Venta • Órdenes de compra
• Comprobante de diario

Y dentro de los externos tenemos:

• Consignaciones bancarias • Remisiones
• Notas bancarias • Facturas de Venta (cuando se Compra)
• Pagares • Entre otros
• Letras de cambio

2- Documentos No Contables o Informativos: Estos no afectan ni realizan modificaciones en la

contabilidad de nuestra empresa.
• Remisiones • Remesa
• Cotizaciones • Hojas de vida
• Ordenes de Pedido • Solicitudes
• Órdenes de Compra
• Ordenes de Entrega

De acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2649 de 1993, todos los hechos económicos deben ser
documentados a través de soportes, las partidas que estén registradas en los libros deben ser respaldadas
con comprobantes, y los libros deben conformarse y diligenciarse de manera que se garantice su autenticidad
e integridad, puesto que estos sirven como base para la elaboración de los estados financieros (estos deben
guardar concordancia con la información estipulada en los soportes y comprobantes). Adicionalmente, el
artículo 134 de este decreto menciona que las empresas deben conservar de forma organizada los libros de
contabilidad, las actas, los comprobantes, los soportes y toda la correspondencia que se relacione con la
administración y operación del ente económico.

NORMAS DE CONSERVACIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de
registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia
relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben
conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por
cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la
aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de
destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante
la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los
libros y papeles destruidos.
PROHIBICIONES EN LOS DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
En los documentos contables y no contables estáprohibido:
borrones, enmiendas, tachaduras, mutilarlos, romperlos,
hacer raspaduras, dejar espacios en blanco, alterar el
orden cronológico, hacer cualquier acto que le quite
claridad a los documentos. Se debe tener cuidado de no
cometer errores al momento de diligenciarlos o digitarlos.

ACTIVIDAD
Reflexiona:
¿Qué inconvenientes tendría una empresa, si no tiene soportes contables de sus operacioneseconómicas y
financieras?
1. ¿Qué responsabilidad tiene Usted, como Técnico en COFC, en el diligenciamiento, orden y conservación
de los documentos contables y no contables? - descríbala.
2. Cuando se habla que en los documentos está prohibido los borrones, enmiendas, tachaduras, raspaduras;
¿Habrá la posibilidad de que se puedan corregir errores en los documentos contables y no contables?, ¿De
qué manera se podrían realizar esas correcciones?

INDICACIONES:

- Dejar la debida evidencia de la Guía en el Portafolio. Sea impresa o a mano.

- Desarrollar la actividad