Tipos de documentos contables más comunes:
Algunos de los documentos más comunes que nos vamos a encontrar
son:
1. Facturas de venta: Son emitidas por la empresa cuando vende
productos o servicios a sus clientes. Contienen información
detallada sobre la venta, como el monto, la descripción de los
bienes o servicios, los impuestos aplicables, etc.
2. Facturas de compra: Son recibidas por la empresa cuando
adquiere bienes o servicios de proveedores. Estas facturas son
importantes para registrar los gastos y costos en el proceso
contable.
3. Recibos de caja: Son documentos que se emiten al recibir
dinero en efectivo, ya sea por ventas, préstamos o cualquier otro
concepto. Los recibos de caja son esenciales para registrar los
ingresos en el libro de caja y controlar los flujos de efectivo.
4. Comprobantes de pago: Son documentos que respaldan los
pagos realizados por la empresa, ya sea a proveedores,
empleados o cualquier otra entidad. Estos comprobantes pueden
ser cheques, transferencias bancarias, vouchers de tarjetas de
crédito, entre otros.
5. Estados de cuenta bancarios: Son proporcionados por los
bancos y muestran los movimientos de las cuentas bancarias de
la empresa. Estos estados de cuenta son fundamentales para
conciliar los registros contables con los saldos bancarios y
detectar posibles discrepancias.
6. Notas de débito y crédito: Son utilizadas para corregir errores
en facturas previas. Las notas de débito se emiten cuando es
necesario aumentar el monto facturado, mientras que las notas
de crédito se emiten para disminuir el monto facturado.
Cómo se clasifica un Documento
contable?
Se pueden clasificar de dos maneras diferentes.
Atendiendo a su registro y archivo son:
Documentos para archivo y registro: Todos los
que dan cuenta de una operación mercantil en donde se
produce un intercambio de bienes o valores.
Documentos para archivo: Los que no tienen
naturaleza contable y sólo ofrecen información.
Ahora, también es posible clasificar un Documento
contable desde el punto de vista de quien lo emite o recibe.
De acuerdo a esta clasificación son:
Documentos externos: Aquellos que son emitidos por
alguien vende un bien o presta un servicio a la empresa.
Por ejemplo, las facturas de compras.
Documentos internos: Son aquellos que emite la propia
empresa. Por ejemplo, las facturas de ventas y los
presupuestos.
Utilidad de un Documento contable
Un Documento contable puede tener muchas funciones,
pudiendo servir sólo para la empresa, o para personas u
organizaciones fuera de ella.
Por lo tanto un Documento contable sirve para:
Dejar constancia de las operaciones mercantiles.
Calcular los ingresos, egresos o reflejar el patrimonio
de la empresa.
Reflejar movimientos internos que no tengan que ver
con lo mercantil.
Respaldar datos y emitir presupuestos.
Llevar un registro completo que permita el cálculo de
impuestos o faciliten procesos de fiscalización o auditoría.
De modo que estos documentos acreditan un asiento
contable o lo justifican. En ellos se registra una relación
jurídica entre dos partes.
