ALCALDÍA DE VILLAVICENCIO

SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACIÓN

INSTITUCION EDUCATIVA TÉCNICA CATUMARE
"COMPROMETIDOS CON EL DESARROLLO DE LA CALIDAD HUMANA"
GUIA No. 6- TECNICA EN CONTABILIZACION DE OPERACIONES COMERCIALES Y
FINANCIERAS

Lic. MARIA DEL PILAR PEDRAZA PALACIO mariadelpilarpedrazapalacio@gmail.com

Cont. BLANCA NURY DIAZ tecnicacontaury@gmail.com

EJE TEMATICO: Generalidades de la contabilidad, COMPETENCIA CLAVE: Reconocer
comerciante y la empresa. recursos financieros de acuerdo con
metodología y normativa.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE: PROPOSITO DE FORMACIÓN:
-Identificar, diligenciar e interpretar los documentos
comerciales contables y no contables. Identificar, elaborar, diligenciar e interpretar
-Identificar los principales soportes de cada uno de los documentos comerciales más
contabilidad que se emplean enuna empresa. comúnmente utilizados en las empresas.
-Diligenciar los soportes de contabilidad de acuerdo con las
características de cada formato.
-Registrar las transacciones según los soportes de
contabilidad
-Valorar la importancia de los soportes
contables para legalizar los registros de
contabilidad

TALLER 1. LOS DOCUMENTOS CONTABLES o SOPORTES CONTABLES

EXPLORACION

INICIO

PREGUNTA DIAGNOSTICA: Responde en tu cuaderno

1. ¿Qué son los soportes contables?

2. ¿Cuál es la importancia de los soportes contables?
3. ¿Has diligenciado alguna vez soportes contables, como
por ejemplo un cheque, un recibo, una consignación?

PREGUNTA DE OPINIÓN: Responde en tu cuaderno

¿Qué inconvenientes tendría una empresa, si no tiene soportes

contables de sus operaciones económicas y
financieras?

¿Qué responsabilidad tiene un auxiliar de

contabilidad, en el diligenciamiento, orden y
conservación de documentos contables y no
contables?
 ESTRUCTURACION

DESARROLLO

Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un
apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es
importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por
ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente, estos
documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad. La misión que cumplen los documentos comerciales es de
suma importancia, conforme surge de lo siguiente: · En ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones, por lo tanto,
constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio · Constituyen
también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. Permiten el control de
las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad.

Los Documentos Contables es un tema de importancia trascendental en el desarrollo de cualquier

empresa, son de uso cotidiano a nivel comercial que buscan en algún momento respaldar una deuda o
una obligación de índole económica, con órdenes de pago que representan valores; jurídicamente se
denominan algunos de ellos títulos valores.

Además, dejan constancia de las transacciones ocurridas en una empresa, son muy importantes debido a
que ayudan a mantener un control en las organizaciones. Estos son reconocidos como los soportes de
contabilidad y se deben elaborar en original y con copia, es necesario la correcta conservación de estos
y por ende se deben organizar y archivar ordenadamente, facilitando un fácil acceso cuando se requieran.
Lo invito a participar activamente en el desarrollo de las actividades propuestas y recuerde que todo
proceso de enseñanza y aprendizaje requiere buenos métodos y técnicas de estudio.
Promover el aprendizaje colaborativo y el crecimiento integral del grupo

De acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2649 de

1993, todos los hechos económicos deben ser documentados Da clic en el siguiente enlace observa el
a través de soportes, las partidas que estén registradas en los video y realiza un mapa conceptual en el
libros deben ser respaldadas con comprobantes, y los libros cuaderno.
deben conformarse y diligenciarse de manera que se https://www.youtube.com/watch?v=SWytl
garantice su autenticidad e integridad, puesto que estos uKBxUE&t=29s
sirven como base para la elaboración de los estados
financieros (estos deben guardar concordancia con la
información estipulada en los soportes y comprobantes). Adicionalmente, el artículo 134 de este decreto
menciona que las empresas deben conservar de forma organizada los libros de contabilidad, las actas, los
comprobantes, los soportes y toda la correspondencia que se relacione con la administración y operación
del ente económico.
NORMAS DE CONSERVACIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES Los entes
económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de
aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse
pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo
asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier
medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades
comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la
aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de
destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse
ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias
de los libros y papeles destruidos.

PROHIBICIONES EN LOS DOCUMENTOS CONTABLES

En los documentos contables y no contables está prohibido: borrones, enmiendas, tachaduras, mutilarlos,
romperlos, hacer raspaduras, dejar espacios en blanco, alterar el orden cronológico, hacer cualquier acto
que le quite claridad a los documentos. Se debe tener cuidado de no cometer errores al momento de
diligenciarlos o digitarlos.

La imagen de la derecha muestra la recolección de

soportes y elaboración de libros.

LOS DOCUMENTOS CONTABLES Y

NO CONTABLES
Antes de poder realizar cualquier asiento contable,
debes saber, que para poder soportarlo hay que contar
con una serie de documentos, hay que tener muy claro
qué documentos pueden soportan efectivamente la contabilidad y que documentos simplemente nos
ayudan a controlar de alguna forma más detallada la información, pero no llegan a ser parte fundamental
de la contabilidad. Por eso están divididos en dos grupos los documentos contables y no contables.

 DOCUMENTOS CONTABLES: son los que nos ayudan a respaldar nuestra contabilidad y
Los que en algún momento
PREGUNTA LITERAL:
afectan dicha contabilidad;
entre ellos tenemos: 1. ¿Qué son los soportes contables?
2. ¿Cuál es la misión de los soportes
Factura de venta, recibos contables?
de caja general, recibos de 3. Que dicen los artículos 123 a 125 del
caja menor, notas débitos, Decreto 2649 de 1993
notas crédito, 4. ¿Cuál es el tiempo de conservación de los
consignaciones, letras de documentos?
cambio, pagarés, tarjeta de kárdex, cheque, nómina.
Adicionalmente debemos saber que los documentos contables se dividen en dos grupos Internos y
Externos. Dentro de los internos tenemos:

 Recibo de caja o comprobante de ingreso

 Recibo de caja menor
 Comprobante de egreso
 Extracto de cuenta
 Nota crédito
 Nota débito
 Nota de contabilidad
 Orden de compra
 Cotización
 Pedido
 Remisión
 Salida de almacén
 Entrada de almacén
 Comprobante de contabilidad
 Reembolso de caja menor
 Kardex

Dentro de los externos tenemos:

 Nota débito ND
 Nota crédito NC
 Factura del proveedor
 Consignaciones bancarias
 Comprobantes de venta con tarjeta crédito
 Pagaré
 Cheque
 Letra de cambio NEGOCIABLES
 Libranza

PREGUNTA LITERAL:

¿Qué está prohibido hacer en los documentos contables?

 DOCUMENTOS NO CONTABLES O INFORMATIVOS:

Estos no afectan o realizan modificaciones en la contabilidad de la empresa.

 Remisiones
 Cotizaciones
 Ordenes de pedido
 Órdenes de compra
 Ordenes de entrega
 Remesa
 Hojas de vida
 Solicitudes

EXPLICACION DE LOS SOPORTES INTERNOS

 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO:

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por
la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido
o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes
de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Partes de un recibo de caja:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
2. Número consecutivo de la transacción.
3. Fecha de la operación.
4. Descripción de los
bienes o servicios.
5. Valor total de la
transacción

Ejemplo:

La empresa
Americana de
Muebles S.A., el 31
de agosto de 2021,
recibe el pago de la
factura No. 1234 de
su cliente Andrés
Escobar, por valor de
$1.217.000; con
cheque No. 10203070
de Bancomercio.
 VIDEO: https://www.youtube.com/watch?v=YhekWzc6KZE&t=15s

Realiza el asiento contable:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

PRACTICA:

Realiza el asiento contable y procede a diligenciar el recibo de caja

La empresa Comercializadora del Llano. NIT No. 800.456.9876, Calle 20. No. 12 A sur de
Villavicencio, el 14 de agosto 2021, recibe de su clienta Alejandra Escobar (Cra. 23 No. 19-23) el
pago de la factura No. 121 por valor de $1.535.600. La empresa genera el recibo de caja No. 0189

 RECIBO DE CAJA MENOR

Es un documento de contabilidad, que utilizamos para soportar las erogaciones de dinero
de nuestra caja menor cuando no existe otro soporte probatorio, o para ampliar el detalle
de un determinado desembolso. Suele utilizarse como un soporte transitorio que luego
será reemplazado por el tiquete o factura correspondiente o anexado al mismo.
Partes de un recibo de caja menor:
 Ciudad
 Fecha: Día, Mes y Año
 Número de recibo
 A quién se le ha pagado
 Concepto del pago
 Valor: la cantidad de dinero que se extrae de la caja menor expresado en letras
 Código
 Firma del recibo
 Quién lo ha aprobado
 C.C.
 NIT.

Elementos necesarios para crear una caja menor

Antes de crear la caja menor necesitamos llevar a cabo varios procedimientos, entre los que destacan:

 Un acta de constitución del fondo de la caja menor: en ella se establece la cantidad de dinero que
va a tener la caja menor.
 Un reglamento del fondo fijo de la caja menor
 Un acta de entrega del fondo fijo de caja menor: esto puedes ser un acta redactada o un recibo
que emite el administrador de la caja menor cuando realiza un pago con el dinero de esta caja.
 Una contabilización del fondo de caja menor: sirve para saber qué cantidad se retira del banco
para meterla en la caja menor.
 Un sistema de reembolso de caja menor: el administrador de la caja menor debe solicitar el
reembolso del dinero gastado para reponer la cantidad inicial de la caja acordado en acta constitutiva.

Ejemplo de acta de entrega de fondo fijo de caja menor

En la fecha se constituye el fondo de Caja Menor por el valor equivalente a
________________________________________________________________________ (valor
en letras, )el cual estará bajo la responsabilidad de: ________________________________
identificado como aparece en al pie de su firma, Funcionario(a) del área
_____________________ y que ocupa el cargo de _________________________________
quien declara haber recibido el cheque No. ______________ del Banco
___________________________ por la suma de
__________________________________________________________________ (valor en
letras), así como el Reglamento de Caja Menor.
En constancia se firma en _____________________ a los ______ días del mes de ___________
de 20__
Entrega:
Nombre(s):
Apellido(s):
Cédula:
Recibí
Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor, se debita la subcuenta 110510 denominada
cajas menores y se acredita bancos.

Ejemplo:

El zapato de Lujo Ltda. Constituye su fondo fijo de caja menor por 700.000, con un cheque del
Bancomercio.

Asiento de constitución del fondo fijo caja menor

CODIGO CUENTAS DEBE HABER

1105 CAJA
110510 Cajas menores 700.000
5115 Impuestos
511595 Otros GMF 2.800
1110 Bancos
11100501 Bancomercio 700.000
11100501 Bancomercio 2.800

Ejemplo:

La empresa cancela servicio de mensajería por valor de $130.000 a María del Pilar
Hurtado, el día 28 de diciembre de 2016 en Bogotá. Recibo de caja No 001234.

Realiza el asiento contable:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

VIDEO:

https://www.youtube.com/watch?v=1AUEGRUTM5s&t=13s
PRACTICA:

Realiza el asiento contable y procede a diligenciar el recibo de caja menor.

El zapato de Lujo, NIT 891.120.130. compra a Decoraflor, el día 3 agosto de 2021, flores para la
oficina por $30.000. Recibo de caja No. 005.
 REEMBOLSO DE CAJA MENOR

El reembolso de caja menor es la acción que permite reponer o reembolsar el dinero que se ha gastado
del fondo de caja menor, para que este vuelva a tener los fondos disponibles asignados por la
administración de la empresa.

Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a
utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los fondos de la
caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del
beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.

Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté

soportado con la factura respectiva o el documento
equivalente si fuere el caso, en la que se pueda identificar
claramente la persona o empresa a la que se le realizó del
pago, para los asuntos pertinentes como la
contabilización y manejo de los impuestos.

El responsable del fondo de caja menor debe tener un

control preciso de los gastos en que incurra, gastos que
por lo general son pequeños puesto que la finalidad de la
caja menor es precisamente encargarse de los pequeños
pagos para evitar los procedimientos administrativos que
suponen los pagos elevados.

Para proceder al reembolso de los gastos por caja mejor

es preciso justificar el reembolso y para ello hay
demostrar el en qué se ha gastado el dinero para lograr
su reembolso.
VIDEOS:

https://www.youtube.com/watch?v=oouK3kSU7fM
https://www.youtube.com/watch?v=dxEGidI6dzs

ARQUEO DE CAJA MENOR

El arqueo de caja es el recuento de todas las transacciones de dinero en un periodo determinado (tanto
pagos/cobros en efectivo como los realizados en tarjeta). Este recuento tiene como principal propósito
comprobar si se ha contabilizado todo el dinero recibido y si el saldo que muestra se corresponde con el
efectivo existente dentro de la caja registradora -saldo de caja-.

Este recuento, al menos, es aconsejable que se realice una vez al día. Ese dinero está continuamente
expuesto al público y, por lo tanto, más expuesto al robo, pérdida o a un simple descuido al contabilizarlo.
Por lo tanto, hay que ser cuidadosos al comparar el saldo de caja con el dinero existente en la caja. Un
comercio comienza la jornada de trabajo con una determinada cantidad de efectivo en la caja. Este
importe está destinado a dar cambio a los primeros clientes del día y para abonar cualquier gasto
imprevisto que pueda surgir como transportes, nóminas de los trabajadores, etc.

Durante el día se realizan ventas a través de múltiples medios de pago: dinero en efectivo, tarjetas de
crédito o débito, cheches, vales, etc. que hacen del arqueo de caja un asunto capital en la rutina de un
establecimiento de venta al público.
El arqueo se realiza una vez al día, normalmente al cierre del comercio, aunque también se puede hacer
en otras circunstancias. Por ejemplo, provocado por un cambio de turno de los cajeros.

¿Cómo se calcula el arqueo de caja?

Tal y como hemos dicho, el arqueo de caja resulta de calcular la diferencia entre el saldo de caja -lo
anotado en los tickets de venta y registrado en nuestro software de gestión online- y el efectivo disponible
en la caja -dinero en efectivo más lo cobrado a través del resto de formas de pago disponibles-.

Esta diferencia se calcula a partir de las siguientes variables:

VD: suma de ventas diarias

CEF: efectivo al momento del cierre
CEI: saldo inicial de la caja
VO: pagos mediante el resto de medios habilitados
OG: salida de dinero para otras partidas de la empresa
D: descuentos
CC: ventas a crédito

Según las variables anteriores, la fórmula matemática que deberíamos aplicar es:

VD= CEF + CEI + VO - OG - D – CC

Basándonos en la fórmula matemática planteada en el punto anterior. cuando se realiza el recuento de

efectivo, el resultado puede arrojar tres situaciones diferentes:

El dinero existente en la caja coincide exactamente con el saldo de la cuenta de caja. Es decir, las cuentas
están saneadas.

El dinero resultante del arqueo es inferior al saldo de la cuenta de caja (faltante). Es decir, hay dinero
faltante.

El dinero resultante del arqueo es superior al saldo de la cuenta de caja (sobrante). Es decir, hay dinero
sobrante.

Pero, ¿y qué son los sobrantes y los faltantes de caja? Son términos contables que se utilizan para
expresar cuando el dinero existente en la caja no se corresponde con lo registrado en los datos de ventas
porque sobra o falta dinero.

Estos sobrantes o faltantes de dinero son provocados, principalmente, por errores humanos. Se olvida
anotar un pago en efectivo a un proveedor que entregó mercancía, no se registra una devolución en
efectivo de un pago que se realizó con tarjeta, etc.

VIDEO:

https://www.youtube.com/watch?v=nQJvaa-tPr4

 COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso es un soporte de contabilidad que

respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente,
en la empresa se elabora por duplicado,el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia parael archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de
pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Al contabilizar este
documento se acredita la cuenta bancos y se debita la cuenta que corresponda según el concepto
del pago.

Ejemplo:

El día 14 de agosto de 2021, el Baratillo S.A., paga a Distribuidora y comercializadora LINAPAU,

mercancías compradas a crédito de los meses de enero y febrero, según factura No. 110. Gira
cheque No. 004 del banco Bogotá, por valor de $8.000.000, según comprobante de pago No. 001

Realiza el asiento contable:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

VIDEO: PRACTICA:
https://www.youtube.com/watc
h?v=zKCEB5G396s Diligenciar el comprobante de egreso o comprobante de
https://www.youtube.com/watc pago, de acuerdo con la siguiente información:
h?v=mp1doiibyw4 La empresa Sol Naciente de Villavicencio, NIT: 89.110.100.
Avenida 7ª 48-35, compra mercancía por valor de
$3.000.000, según factura No. 301 de la empresa
Distribuciones A&A. Cancela con el cheque No. 80080030
del Banco Cafetero. Comprobante de pago No. 350, del 10
de agosto de 2021.
  ESTRACTO DE CUENTA
Es un papel, que se llama extracto, que nos envía nuestro banco periódicamente al titular o titulares de
cuentas corrientes, donde se recogen las operaciones (movimientos) que hemos realizado y el saldo que
tenemos. También podemos consultarlo por internet si nos hemos dado de alta en la banca online de
nuestra entidad de crédito.

Partes del extracto de la cuenta corriente

Las entidades de crédito deben remitirnos periódicamente y de forma gratuita un extracto a los titulares
de cuentas corrientes para informarnos del saldo que tenemos disponible y de los movimientos
realizados.

El extracto de cuenta comprende:

1. La fecha de emisión del extracto. 2. El saldo inicial. 3. El concepto de la operación. 4. La fecha del
movimiento. 5. El importe con su signo. 6. El saldo resultante

 NOTA DEBITO

Es documento de carácter comercial y con poder legal que un vendedor o prestador de servicios
envía a un cliente.

Usualmente se hace para notificar un aumento en la deuda que había contraído con anterioridad.

También se puede utilizar para la aplicación de intereses de mora o para solucionar un error de
facturación.

Razones para la emisión de una nota de débito:

La razón principal es notificar la deuda contraída por mercancía que una empresa ha entregado a
un comprador pero que no ha sido cancelada por el mismo.

Si un servicio se ha proveído pero la cancelación del mismo se hará en otro momento.

Cuando se han producido errores en la facturación de productos o servicios por parte de la

empresa que vende u ofrece dichos servicios.

Si un cliente ha incurrido en la acumulación de intereses de mora por no cancelar a tiempo una

factura previa.

¿Para qué sirve la nota de débito?

Para el comprador la utilidad de este documento es la de saber los cambios realizados a una
facturación previa de compra de un producto o servicio. De esta manera, para el vendedor esta
nota es útil tanto para informar a su comprador de los cambios como para registrar las
transacciones correctas en el sistema de contabilidad. Este tipo de documento no es utilizado por
todo tipo de empresas. Es más común cuando se realizan transacciones entre dos empresas a
diferencias de las que se hacen con una persona u otro tipo de figura comercial. Diferencias entre
este y otros documentos similares.

Ejemplo:

La fábrica de juguetes Aladino, Nit No. 8927658990. Calle 188 No. 34 120, realiza una nota débito
a cacharrería el Sol, Av. 7 No. 40-265 de Bogotá por concepto de mayor valor de la mercancía
vendida el 7 de julio del 2021. Juguetería referencia 112. Valor unitario $7.000. Valor $81.200
Realiza el asiento contable:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

VIDEOS:
https://www.youtube.com/watch?v=tlHpQsfTVeM&t=183s
https://www.youtube.com/watch?v=OFQNhHE1EDc&t=2s

PRACTICA:

Realiza el asiento contable y procede a diligenciar la nota débito.

La Distribuidora oriental, Nit. 800.505.6000. Cll 8 No. 23.11. emite una factura por la venta de 10
productos a un valor de $30.000 cada uno, para un valor total de $300.000 a la empresa Rojas Ltda.
Nit. 800.900.8090, cra. 40 No. 31-67 Villavicencio.

La empresa luego se entera que cometió un error en el precio, que no era de $30.000 sino de $35.000,
por lo que debe cobrar al cliente $50.000 más, lo que hace emitiendo una nota debido sobre la factura
respectiva.
 NOTA CRÉDITO:

La nota crédito es el documento o comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de
informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma
nota.

Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o
disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación.

La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, es decir, cuando se le disminuye
el valor inicialmente cobrado al cliente

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito
significa una erogación.

Ejemplo:

Coral Hermanos y Cia. Nit 800.098.5642. Cra. 4 No. 15-65. Paga a Distribuidora Ltda. la factura No.
4874. Antes del vencimiento y se acoge al descuento opcional de 3% sobre $976.000, valor de la
mercancía. Distribuidora Textil elabora la nota crédito No. 180 por valor del descuento concedido.
Nit de Distribuidora Textil 890.000.3456, Cll. 3 No. 29-40

VIDEOS: PRACTICA:

https://www.youtube.com/watc Realiza el asiento contable y procede a diligenciar la

h?v=7gawlOOZIeg nota crédito.
https://www.youtube.com/watc
El Gran Remate Ltda. El 30 de septiembre de 2021, recibe
h?v=N2UEjW1qV54 la devolución de la siguiente mercancía nacional vendida
a crédito a Variedades Soley: 5 Pantalones para dama,
talla L, referencia 76 a $80.000, IVA 19%.
  NOTA DE CONTABILIDAD

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa que es utilizado para hacer registros
contables cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales
no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros,
necesariamente deben tener soportes válidos como son las facturas.

Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento
diferente.
Por ejemplo, cuando ser realiza compra de bienes el único documento válido es la factura, o en su defecto
un documento equivalente a la factura en el caso que la operación se realice con una persona no obligada
a facturar.

Algunas operaciones internas se registran en la contabilidad haciendo uso de documentos específicos

diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso del comprobante de egresos, comprobante de
ingresos, recibos de caja, consignaciones, remisiones, órdenes de compra, entradas de almacén, salidas
de almacén, Notas débito y crédito, etc.

Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se utiliza entonces
la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de la depreciación, la amortización,
correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que permita tener un control sobre las
mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener la fecha de elaboración
y las personas que intervinieron en su elaboración.
Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe
contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos
valores débito y crédito.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de
contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al departamento de
contabilidad, lo que hace innecesario las copias, ni requerida por terceros, por cuanto es un documento
interno de la empresa.

Para tener un mejor control es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente para cada
tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para registrar los ajustes a una cartera
se debe diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la contabilización de la
depreciación, de lo contrario se tendrán dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos.

Para esto se puede identificar cada tipo de nota de contabilidad mediante un prefijo, o llamándola por el
nombre de la operación que registra: Nota de ajustes por cartera, nota de depreciación, nota de
amortización, etc.

Las notas de contabilidad bien pueden ser en formas pre impresas o generadas totalmente por
computador. Todos los softwares de contabilidad tienen por defecto un formato para cada nota, y además
algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los requerimientos de imagen de la empresa.

Ejemplo:

La empresa Comercial Andina Ltda. Consigna en el Bancomercio la suma de $250.000 y lo registra por
el valor de $230.000. para corregir el error, el 11 de agosto de 2021, elabora la nota de contabilidad No.
120, por valor de $20.000.
 VIDEOS:

https://www.youtube.com/watch?v=QgHvqSfo3To
https://www.youtube.com/watch?v=Kdiv9k3ypzc

PRACTICA:
Diligencia la nota de contabilidad de acuerdo con el enunciado.

La empresa SERVICIOS AL INSTANTE, Nit: 830.234.9876, compro una

póliza de seguros el día primero de febrero de 2021 por un valor de $ 600.000
a un año, el día 28 de febrero día de cierre contable se hizo el respectivo
asiento de ajuste.

PREGUNTA LITERAL: ¡Se fuerte y valiente! No tengas

¿Para qué sirve una nota de
contabilidad?
¿cuál es la importancia de las
notas de contabilidad?
miedo ni te desanimes, porque
el SEÑOR tu Dios está contigo
donde quiera que vayas. Josué
I,9
  ORDEN DE
COMPRA Una orden
de compra, también
llamada orden de
pedido es un
documento mediante
el cual el comprador
solicita mercancías al
vendedor.

De esta forma, lo que

hacemos es documentar
nuestras necesidades de
productos. Lo habitual es
enviar este documento al
proveedor para que este
suministre dicho pedido.
Pudiendo hacerlo de forma
física o virtual (correo
electrónico o página web). El objetivo es poder contrastar con posterioridad el albarán de entrega con
esta orden y anotar posibles incidencias, así como tener por escrito las condiciones de dicho pedido.

El proceso en una orden de compra

En primer lugar, se debe averiguar las necesidades que tenemos. Una vez elegido el proveedor adecuado
se emite dicha orden de pedido. El vendedor recibe el original y el comprador se queda con una copia.
El vendedor sirve el pedido y adjunta un albarán de entrega que se coteja con este. Si hay algo no
suministrado, queda como pendiente.

Este documento tiene utilidad para ambas partes. El comprador puede controlar el tipo o la cantidad de
gasto y hacer una previsión de pagos. El vendedor puede organizar sus diferentes pedidos y hacer una
previsión de cobros. En ambos casos, los programas de gestión e incluso una hoja de cálculo son de gran
ayuda. Por otro lado, a efectos legales, una vez aceptada compromete a ambas partes en el intercambio
acordado.

VIDEOS:

https://www.youtube.com/watch?v=0Iy83T2ge9Q
https://www.youtube.com/watch?v=cSVXwESvC0E

 COTIZACION

Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el
proceso de compra o negociación. A este proceso también se le conoce como presupuesto, y es cuando
un cliente pide a cierta empresa que le indique el valor de un pedido de mercancía.
Este documento
informativo lo
utiliza el área de
compras de una
empresa para
entablar una
negociación. Su
importancia se da a
nivel administrativo,
debido a que una
cotización permite la
generación de
informes que
comparan los
productos cotizados
con los facturados.

Si bien se determina
como uno de los
tipos de documentos
contables, no quiere
decir que este sea un
ingreso, es decir no
es un registro
contable, ya que
cuando un cliente
solicita una
cotización, este está
en el derecho de decidir aceptar, modificar o rechazar, en ningún momento está obligado a pagar.
Si, por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario entra a pasar esa cotización a factura,
para que el usuario continué con el pago.

VIDEO:

https://www.youtube.com/watch?v=iXAgVU
ca21U

ACTIVIDAD: visita el comercio de tu barrio y solicita una cotización. Por ejemplo, en una ferretería: el
valor de tejas, pintura, brochas, espátula. En un almacén de ropa: El valor de un pantalón, una blusa o
camisa, un vestido. Pega la cotización en el cuaderno.

 SOLICITUD DE PEDIDO

Una solicitud es un pedido que se realiza. Una compra, por su parte, es una adquisición (quedarse con la
propiedad de algo mediante la entrega de un pago).

La noción de solicitud de compra, por lo tanto, refiere a un pedido que alguien realiza con el objetivo de
adquirir un bien. Es habitual que el concepto se utilice a nivel interno de una corporación, cuando un
cierto sector solicita al responsable de las compras que adquiera determinados productos.
Supongamos que el
Departamento de
Marketing de una
empresa necesita una
nueva impresora para
desarrollar sus
actividades cotidianas.
De este modo, el gerente
de dicho sector presenta
una solicitud de compra
al Departamento de
Compras de la compañía,
detallando las
necesidades. El
encargado del
Departamento de
Compras, tras analizar el
pedido, procede a la
compra de la impresora y
la entrega al
Departamento de
Marketing.

 REMISION

La remisión, reporte de entrega u orden de servicio es un documento provisional que puede realizarse
antes de elaborar la factura de venta.

Una remisión o conduce sirve para respaldar la entrega de mercancía a un cliente y una orden de servicio
para respaldar la prestación de un servicio.

Ejemplo: La empresa Ejemplar le hace entrega de una parte del pedido de zapatos a su cliente Alejandro
Gózales y para soportar esta entrega, le elabora al cliente una remisión donde indica la cantidad
entregada. Cuando se efectúe el envío de la mercancía restante está remisión será incluida en la factura
que soporta la venta total.

La remisión no genera movimientos de tu inventario, ni de las categorías de ventas o cuentas por cobrar,
es un documento informativo que indica las cantidades que han salido de forma física del inventario y
han sido entregadas al cliente, pero no han sido facturadas.

En el detalle de los productos remisionados siempre podrás ver las cantidades totales de inventario y las
cantidades en remisiones (ya entregadas al cliente).

PREGUNTA LITERAL:

¿Qué es una solicitud de pedido? ¿En qué se diferencia de una factura?

¿Qué es una remisión?
 VIDEOS:

https://www.youtube.com/watch?v=EY_8zxwiEpc

EXPLICACION DE LOS SOPORTES EXTERNOS

 NOTA DEBITO BANCARIO

Es un documento emitido por el banco, en el cual se informa al cliente que ha sido descontadas, debitadas
o disminuidas una cierta cantidad de dinero de su cuenta corriente, generalmente los débitos se producen
por estado de cuenta corriente, por intereses y comisiones en sobregiros, por valor de chequera, cheques
protestados, cancelación de préstamos e intereses, transferencias de fondos a otras cuentas bancarias.

Partes de la nota débito:

NUMERO Indique el número de Nota de Débito para esta acción.

MONTO Cantidad que será rebajada de la Cuenta Bancaria seleccionada para esta Nota de Débito.
FECHA Día en que se realiza la transacción.
OBSERVACIONES Especificaciones generales que requiera adjuntar a esta acción.
ESTADO DE CTA Datos de la Cuenta Bancaria seleccionada, tales como el Saldo, Totales en
Solicitudes, Total o Total sin Entregar; estos son útiles en la administración general de cada Cuenta
Bancaria.
VIDEO:

https://www.youtube.com/watch?v=gAg5b-ahFg8
 NOTA CREDITO BANCARIO

VIDEO:
https://www.youtube.com/watch?v=FlcyMIL8smU

 FACTURA DE VENTA

Es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador
o beneficiario del servicio, contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la
descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra.
El emisor o vendedor, o prestador del servicio, emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos
los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original deberá ser conservado
por el emisor, vendedor o prestador del servicio; una de las copias se la entregará al obligado, y la otra
quedará en poder del emisor, para sus registros contables.

Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).Numeración en orden

consecutivo. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presteel servicio.
(preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 Valor total de la operación
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).
 Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a l a factura:

 Los tiquetes de máquinas registradoras

 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
 Los tiquetes de transporte.
 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación
reconocidos por el gobierno.
 Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión
extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.
 Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta
una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar
universal denominado EDIFACT de un computador a otro.

¿Quiénes están obligados a facturar?

Desde el punto de vista comercial, toda persona que ejerza de forma profesional el comercio debe expedir
factura, y tributariamente la obligación de facturar o expedir factura está expresamente señalada en el
artículo 615 del estatuto tributario:

Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la
calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen
bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y
conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su
calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General
de Impuestos Nacionales. (DIAN)

Para quienes utilicen máquinas registradoras, el documento equivalente será el tiquete expedido por ésta.

Parágrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibición cinematográfica constituye el documento

equivalente a la factura.

Parágrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retención del impuesto sobre las ventas, deberán
expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artículo 381 del Estatuto
Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retención expedirá un certificado por cada
retención efectuada, el cual deberá contener las mismas especificaciones del certificado bimestral.

En los demás aspectos se aplicarán las previsiones de los parágrafos 1o. y 2o. del artículo 381 del Estatuto
Tributario.»

El artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016 modificado por el decreto 358 del 2020 señala
expresamente que los siguientes contribuyentes deben expedir factura.

 Los responsables de los impuestos sobre las ventas.

 Los responsables del impuesto al consumo.
 Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes ejerzan profesiones liberales o
presten inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera,
independientemente su calidad contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos
administrados por la Unidad Especial de y Aduanas Nacionales DIAN.
 Los comerciantes, importadores o prestadores servicios o en ventas a consumidores finales.
 Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas.
  Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
 Por regla general toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios debe expedir factura,
a excepción de las personas y empresas que por expresa disposición legal no están obligados a
expedir factura.

Es importante precisar que todo responsable del impuesto a las ventas (antiguo régimen común), está
obligado a expedir factura, sea persona natural o persona jurídica.

Personas no obligadas a expedir factura. Contribuyentes que no están obligados a facturar, y

condiciones que deben cumplir las personas naturales para no tener obligación de facturar.
Toda persona jurídica debe expedir factura así no sea responsable del impuesto a las ventas, en tanto
venda un producto o preste un servicio, incluso si esa persona jurídica es de derecho público o es una
entidad sin ánimo de lucro.

Las personas naturales que no son responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen
simplificado, no están en la obligación de expedir factura, y quien compre a estas personas debe
elaborar el respectivo documento equivalente.

Documento equivalente a la factura. Tipos de documento equivalente la factura, requisitos que debe
cumplir, y obligados a expedirlos.
Algunas de estas personas a pesar de no estar obligadas a facturar lo hacen, y la factura será válida
fiscalmente para el adquiriente en la medida en que cumpla con los requisitos del artículo 771-2 del
estatuto tributario.

¿Quiénes no están obligados a facturar?:

No se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados e n relación con las
operaciones financieras que realicen

 Los responsables inscritos en el régimen simplificado.

 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos
productos.
 Quienes presten servicios de baños públicos en relación con estaactividad
 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, c u a n d o e l valor de
la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional
 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relacióncon esta actividad
 Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano ometropolitano de
pasajeros

Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por menor,
si la mercancía no está gravada; si está gravadase acredita también la cuenta impuesto sobre ventas
por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está gravada se debita
además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja.

Factura de venta de Mercancía a crédito:

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable, así: original
para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado o a crédito, seleccionan los
proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se
ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los
pedidos de mercancías mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado
la mejor cotización.

Tipos de facturación en Colombia

En Colombia existen distintos tipos de facturas aprobadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales (DIAN) para las personas jurídicas y naturales que realizan pagos. A continuación, en
softwarepos.co detallaremos estos tipos de facturación en Colombia.

Tocaremos cada uno de los diferentes tipos de factura, al tiempo que mencionaremos algunas de las
principales características de cada uno, para que estés al tanto de cuál es la adecuada para cada negocio
o actividad de tipo comercial que se efectúe dentro del territorio colombiano.

 Facturación con papel:

La primera y más conocida es la facturación a través de papel, es de los primeros tipos de facturas que
se implementaron y consta de un talonario timbrado perteneciente al negocio, en el cual debe estar
indicada cierta información sobre dicho comercio como el nombre, el NIT, entre otros datos; el resto de
la información como los artículos vendidos o información del cliente pueden ser colocados a mano, con
máquina de escribir o impresos. De todos los tipos de facturación en Colombia este es el que posee más
tendencia a desaparecer en los próximos años debido a sus desventajas, como por ejemplo que puede ser
falsificado, los gastos para el comercio o el desperdicio de papel que representa.
  Facturación con máquina registradora POS y PLU

Este tipo de facturación es ampliamente utilizado en cadenas de medianos y pequeños comercios que
cuentan con máquinas registradoras, gracias a un software especial y una impresora fiscal se obtienen
los tickets o facturas de compras realizadas por los clientes, están son impresas, al tiempo que la
información queda almacenada en el servidor, y al final del día se debe imprimir un reporte final, también
llamado reporte Z en algunos lugares.

 Facturación por computador

Es la tercera opción dentro de los tipos de facturación en Colombia, regida por los artículos 617, 618
y 618-3 del Estatuto tributario, consiste en la elaboración de una factura de forma digital, al comprador
se le entrega un recibo con la información de la compra, más sin embargo el negocio no está en la
obligación de tener una copia física del recibo, ya que todo queda registrado en el computador, aunque
esto puede representar una desventaja en caso de que el servidor llegue a presentar una falla, se podría
perder toda la información, por lo que es recomendable mantener una copia de todas las operaciones
en disco o dispositivos externos.

 Facturación electrónica

Este cuarto tipo de facturación es de los más novedosos, se asemeja a la facturación por
computador, aunque su principal diferencia es que todo el proceso de facturación se da por medio
de sistemas o formatos electrónicos como el internet. Por lo que la facturación puede realizarse a
distancia. Igualmente, el software debe cumplir con certificación ISO 9001:2000 para ser legal.
Actualmente estos son los cuatro tipos de facturación en Colombia aprobados por la DIAN, y en
softwarepos.co tenemos a tu disposición toda la ayuda para que adquieras tu sistema de
facturación POS para tu negocio.

VIDEOS:
https://www.youtube.com/watch?v=2YvVimxZXrw&t=6s
https://www.youtube.com/watch?v=dXO11tVvZHg&t=2s

PRACTICA:
Realice la contabilización y diligencie la factura de venta teniendo en cuenta el siguiente
enunciado.

La Juguetería Nomos Ltda. NIT: 894.300.700-0. Cra. 50 No. 15-60 Medellín, el día 23 de agosto
de 2021, vende mercancía a crédito al Almacén Popular de Cali, NIT: 897.500.800, Cll. 18 No.
21ª-21, realiza la factura no. 4070 a 60 días de plazo. IVA 19 %. El cliente pertenece al régimen
común y no es gran contribuyente.

Mercancía vendida:

5 unidades de Monopolio a 80.000 cada una. Ref. 34, 10 unidades de Dominó a 25.000 cada
una, referencia 89. 10 muñecas Barbie a $109.000 cada una, Ref. 12. 3 juegos didácticos Lego
a 235.000 cada uno, Ref. 90
  RECIBO DE CONSIGNACION
La consignación bancaria se trata de un documento contable. Este funciona a modo de comprobante, y
es emitido por los bancos y suministran a sus cuentas habientes para que lo diligencien al consignar.

Sirve para soportar la contabilidad de la empresa que consigna. El original de este documento se queda
en el banco, y a la empresa se le entrega una copia con el sello del cajero recibidor, o el timbre de la caja
registradora.

Una consignación bancaria se realiza cuando existe una cuenta por pagar y se va a realizar el pago. Esta
consignación se puede hacer tanto si se realiza el pago mediante un cheque o giro bancario, como si se
paga en efectivo.

Para que un recibo de consignación bancaria sea válido deben constar los siguientes datos:

 Tipo de cuenta.
 Número de cuenta.
 Nombre del titular de la cuenta.
 Nombre del depositante.
 Referencia.
 Ciudad.
 Teléfono.
 Fecha.
 Total efectivo.

Ejemplo:

Administración de Empresas 1 A, de la ciudad de santa Marta, realiza el día 14 de marzo del 2007 una
consignación en el Banco de Bogotá, No. De cuenta 564081701. En efectivo $2.000.000, en cheque
$500.000.000. Consignó Abrahán Correa Solano, teléfono 4348468

Realiza el asiento contable:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

 VIDEOS:

https://www.youtube.com/watch?v=WA6XnznR4T4
https://www.youtube.com/watch?v=TtpJvkL5jmQ&t=904s

PRACTICA:

Realice la contabilización y diligencie el recibo de consignación.

El 17 de septiembre de 2021 en Villavicencio, se consigna en el Banco Bogotá

$1.390.000. Cuenta corriente No. 0120-24050-7 a nombre de Almacén la Gran
Rebaja. Efectivo $390.000. y cheque No. 1113378 del banco Cafetero por el
excedente.

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes,
en libretas, para que sean diligenciados aldepositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este
soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos
y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
  COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los
establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito,

suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el
tarjetahabiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar
periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados
a través de este medio

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contratocon la entidad financiera,

mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago
de sus clientes; y, a su vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumasde los
comprantes firmados por la tarjeta habiente, deducido por el servicoun porcentaje de comisión que oscila
entre el 5% y el 10%.

Ejemplo:

Sacarías Piedras del Rio, compra con

una tarjeta crédito Visa a la Cacharrería
la Maleza mercancía por valor de
$7.000.000 el 18 de noviembre de 2021.
Número de tarjeta de usuario 4213-
0000-8524-5632. Número de cuotas 12.

Realiza el asiento contable:

 CODIGO CUENTA DEBE HABER

PRACTICA:

Realice la contabilización y el comprobante de venta con tarjeta crédito.

El 30 de septiembre de 2021 en Villavicencio, Reinaldo Triana, compra con tarjeta
crédito MasterCard, mercancía por valor de $3.350.000, a Jorge Enrique Palacio.
Número de tarjeta de usuario 4658-0000-8111-5672. No. Cuotas 24

 PAGARÉ

El pagaré es un título de crédito que concede un derecho de cobro al beneficiario (o tenedor) del mismo.

La persona física o jurídica que lo emite y firma se lo entrega a su acreedor con dos intenciones: el
reconocimiento de una deuda (indicando su importe) y la promesa de pagarla en la fecha y lugar referidos
en el documento.

En las relaciones comerciales, la utilización del pagaré es un modo fiable para acreditar el pago
futuro de un bien o servicio que haya sido entregado y facturado. Siempre dentro de un acuerdo
mutuo y de buena fe, algo determinante para dar mayor seguridad al documento.
Partes del Pagaré

 Todo esto necesita que en el papel documental queden bien definidos los elementos básicos, para
que este título pueda cumplir su finalidad. La denominación, con la palabra “Pagaré”
encabezando el impreso.

 El importe de la deuda, con la cantidad expresada en número, letra y unidad monetaria.

 El lugar de cobro y la fecha de vencimiento del pagaré.

 Identificación del beneficiario. La persona (física o jurídica) a cuya orden se debe proceder al
pago, en la fecha y lugar convenido.

 La firma y antefirma del deudor, con su sello o razón social.

 El lugar y fecha de expedición del documento.

¿Quiénes intervienen en un pagaré?

Básicamente, el pagaré se formaliza con dos partes representadas:

El deudor o librado, que es quién emite el documento y se compromete a pagar la suma estipulada.
También se denomina tenedor.

El acreedor o librador, que actúa como beneficiario y tiene el poder de cobrar la deuda en la fecha de
su vencimiento.

Desde la parte deudora puede intervenir también algún avalista, como garante del pago en caso de no
hacerlo el deudor principal.

Al beneficiario, salvo que esté expresamente prohibido, se le permite transmitir (endosar o ceder) el título
y sus derechos a un tercero, que también podría aparecer identificado en el documento.

TIPOS DE PAGARÉ

Según su funcionalidad, modo de emisión o forma de cobro estas son las modalidades más importantes:

Pagaré a la orden. Esta condición da libertad al tenedor para transmitir (endosar) a una tercera parte el
título, concediéndole todos los derechos de ejecución y cobro.

Pagaré no a la orden. Estos pagarés no se pueden endosar, pero mantienen la facultad de transmisión
mediante la fórmula de cesión de crédito.

Pagaré bancario. Se imprimen desde una entidad bancaria bajo su propio formato, de forma similar a
un cheque.

Pagaré no bancario. Los emite directamente una empresa y puede incluir su domiciliación bancaria para
el cobro.
Pagaré truncable. Se representa con un código de barras en la parte inferior. Se puede cobrar sin
necesidad de entregar el documento físicamente, por ejemplo, a través de un soporte informático.

Pagaré no truncable. En este caso es necesario custodiar el documento original porque sólo se puede
cobrar entregándolo físicamente en la entidad bancaria correspondiente.

También conviene nombrar los conocidos pagarés en blanco, donde el emisor autoriza al destinatario a
rellenar todos los elementos del mismo a posterioridad.

A su vez, también se pueden diferenciar distintos tipos de pagarés en función del momento de pago:

Pagaré a la vista. El pago se realiza el mismo momento que se presenta.

Pagarés a día fijo. Se decide de manera determinada la fecha de vencimiento del pagaré.

Pagaré sin vencimiento. No tienen una fecha de vencimiento escrita, y esta se cumplimenta cuando va
a ser cobrado.

Ejemplo:

El 25 de agosto de 2015, en la ciudad de Barrancabermeja, el Señor Alfredo león, identificado con C.C
No. 34.567.218, firma el pagaré No. 780875375 a favor de la señora Mabel Carvajal Baeza, identificada
con la C.C. No. 64.809.237, por la suma de $20.000.000. Interés corriente del 2% e intereses de mora de
2%. Se compromete a pagar 50 cuotas iguales de $400.000 cada una y el primer pago lo realizará el 24
de septiembre de 2015

VIDEO:
https://www.youtube.com/watch?v=r-7AGIUkjFY
https://www.youtube.com/watch?v=EpZGne_iJhg

PREGUNTA LITERAL: DIOS ES AMOR; y el que

permanece en amor, permanece
¿Quiénes intervienen en un pagaré
¿Cuál es la finalidad del pagaré? en Dios, y Dios en él (1 Jn 4:16).
¿Qué tipos de pagaré existen?
PRACTICA:

Con la siguiente información diligencia un pagaré.

El 25 de septiembre de 2021, en la ciudad de Bogotá, la señora María Luisa Peña, identificada

con C.C No. 40.988.518, firma el pagaré No. 45454567 a favor de la señora Hermencia
Robledo Delgado, identificada con la C.C. No. 44.123.444, por la suma de $10.000.000.
Interés corriente del 2% e intereses de mora de 2%. Se compromete a pagar 20 cuotas iguales
de $500.000 cada una y el primer pago lo realizará el 1 de noviembre de 2021.
  CHEQUE

El cheque es un título valor que consiste en la orden de pago que se libra contra un banco a favor de una
persona o empresa, y para ello cuentahabiente libra la orden de pago mediante un cheque para que el
banco pague el valor correspondiente a quien presente el cheque al banco, o al beneficiario que figure en
el cheque.

Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco.

Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque con los
fondos que el librador tiene.

Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador es el primer tenedor).
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré;
entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades
particulares establecidas para cada tipo de cheque.

REQUISITOS DEL CHEQUE:

Los cheques de cuenta corriente son facilitados unidos en talonarios por las entidades de crédito a las
personas que han suscrito una cuenta corriente para que puedan disponer de los fondos depositados en
ella.

Para garantizar la seguridad y derechos de sus usuarios, y en general para los tenedores de cheques, los
bancos han establecido algunas normas, por tal razón, los cheques solo pueden ser librados o expedidos
en formularios elaborados o autorizados por los bancos.

En tal virtud, los formularios de cheques serán impresos por los bancos bajo su responsabilidad y
contendrán necesariamente el nombre del banco librado y una numeración consecutiva que permita
identificarlos plenamente.

Por lo tanto, los cheques que sean expedidos en formularios diferentes a los autorizados por el banco no
producirán efectos de título valor.

Cuando excepcionalmente, los bancos autoricen a su clientela para elaborar formularios especiales de
cheques, se suscribirá un documento en que consten claramente las obligaciones que se generan por el
cuentacorrentista, los requisitos y factores de seguridad que deberán llenar los cheques, y particularmente
la necesidad de incluir la impresión del nombre del librado y del número de identificación de los cheques,
para este efecto se le señalara a cada cliente numeraciones consecutivas y particulares, de manera que
permita identificar sin lugar a duda los cheques.

Si dicho sea el caso, el banco utilizara para el procesamiento de sus cheques caracteres magnéticos que
identificaran tanto al banco como al cliente o a cualquiera de ellos, dichos caracteres serán
necesariamente impresos por el banco, aun cuando medie contrato para la elaboración de chequeras
especiales.

Los componentes esenciales que debe presentar todo título valor denominado cheque son los
siguientes:

 El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentación, que necesariamente ha de ser un

banco o entidad de crédito.
 Lugar de pago.
  Fecha de emisión del cheque.
 Un espacio en blanco precedido del signo “$” en donde se registra el valor del cheque en
números.
 La indicación “PÁGUESE A” o “PÁGUESE A LA ORDEN DE”, en donde va el nombre del
beneficiario del cheque.
 La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero implícita en la formula “LA
SUMA DE”, delante de la cual se registra el valor del cheque en letras.
 Firma del que expide el cheque. La firma ha de ser de puño y letra no admitiéndose impresa o
estampada.

En caso de que el Girador sea una empresa legalmente constituida, la firma deberá estar acompañada por
los respectivos sellos debidamente registrados con anterioridad en el banco, ya que la falta de alguno de
ellos dará origen al no pago del cheque. Cuando se presente la cláusula “Y/O”, que tantas veces se ha
utilizado en los Títulos valores, es inadmisible que la entidad bancaria alegue contradicción,
inconveniencia o duda, pues al hacerse efectivo el derecho incorporado a uno de los beneficiarios
automáticamente se excluye a los demás.

Cuando esta cláusula es utilizada por el girador, su voluntad es, que el girado se libere de su obligación
de pagar efectuando el pago a los beneficiarios o a uno de ellos.

Para girar un cheque el librador deberá tener provisión de fondos disponibles en el banco librado y haber
recibido de esta autorización para librar cheques a su cargo. La autorización se entenderá concedida por
el hecho de que el banco entregue los formularios de cheques o chequeras.

Negociabilidad:

La negociabilidad de los cheques podrá limitarse insertando en ellos una cláusula que así lo indique.
Dependiendo de la cláusula que se inserte podemos hablar de dos clases de restricciones: absoluta y
relativa.

La restricción absoluta se presenta cuando el cheque lleva la cláusula “NO NEGOCIABLE”, evento en
el cual, además de no poderse negociar, su tenedor legitimo solo podrá cobrarlo por conducto de un banco
y no por ventanilla.

La restricción relativa ocurre con los cheques que tienen inserta la leyenda “PÁGUESE ÚNICAMENTE
AL PRIMER BENEFICIARIO”, la cual solo afecta a la negociabilidad misma del cheque y no la
presentación y forma de cobro, es decir, el beneficiario no puede negociarlo y solo él puede cobrarlo,
pero lo puede hacer bien en forma directa presentándolo en la ventanilla o bien por conducto de un banco.
Presentación y pago.

El cheque siempre será pagadero a la vista, por lo tanto, cualquier anotación que determine lo contrario
se omitirá. Aquellos cheques posdatados y presentados al cobro antes del día indicado como fecha de
emisión serán pagaderos el día de su presentación.

El tenedor o beneficiario de un cheque debe presentarlo al cabo de los siguientes plazos contados a partir
de la fecha de emisión:

 Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición.
 Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al
de esta.
 Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país
de América Latina
 Dentro de cuatro meses, si fueron expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de
América Latina.
 Cuando la cuenta corriente del librador carezca de fondos para atender la totalidad del pago, el banco
de la persona que expide el cheque estará obligado a cubrir el cheque hasta el importe del saldo
disponible en la cuenta en el momento de su presentación al cobro, es decir, ofrecerá un pago parcial,
salvo disposición legal que lo libere de tal obligación; el tenedor podrá rechazar el pago parcial, pero
si decide aceptarlo el librado pondrá en el cheque la constancia del monto pagado y devolverá el
título al tenedor.

La orden de no pagar un cheque no tiene efecto dentro del plazo de presentación salvo por robo o extravió
del mismo.

Incluso, aun cuando el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, el librado deberá pagarlo si tiene
fondos suficientes del librador o hacer la oferta de pago parcial, siempre que se presente dentro de los
seis meses que sigan a su fecha.

Para hacer valedero un cheque con más de seis meses de creación y aún no presentado para su pago,
basta con que el girador autorice su pago inscribiendo la fecha actualizada en el reverso.

El librador de un cheque presentado en tiempo y no pagado por su culpa abonara al tenedor, como
sanción, el 20% del importe del cheque, sin perjuicio de que dicho tenedor persiga por las vías comunes
la indemnización de los daños que le ocasione.

Impago

Cuando sin causa justa se niegue el librado a pagar un cheque o no haga el ofrecimiento de pago parcial,
pagara al librador, a un título de sanción, una suma equivalente al 20% del importe del cheque o del saldo
disponible.

En caso de que el cheque haya sido presentado en tiempo y no pagado total o parcialmente, se levantara
una acción cambiaria contra el librador y sus avalistas llamada protesto, la cual consiste en estampar en
el dorso del cheque la palabra “protesto”, la causa de este, el lugar, la fecha, la firma del girado y de los
testigos, con el nombre o razón social del girador y la denominación o número de la cuenta. Este
procedimiento se realiza en el banco una vez que el tenedor lo presenta para hacer la reclamación.

Devolución del cheque:

Algunas de las razones que dan lugar a la devolución de cheques son:

 Carencia absoluta de fondos.

 Fondos insuficientes.
 Pagado parcialmente.
 librado en chequera ajena.
 Cuenta cancelada.
 Cuenta saldada.
 Saldo embargado.
 Hay orden de no pagarlo.
 Presentación del cheque seis meses después de librado.
 Quiebra, liquidación o concurso del girador.
 Instrumento aparentemente falsificado.
 Firma no registrada.
 Firma no concordante con la registrada.
 Faltan firmas de Falta protector registrado.
 Falta sello, ante firma registrada. 17. falta endoso.
 Falta continuidad endosos.
 Identificación insuficiente del tenedor.
 Tenedor distinto del beneficiario.
 Cheque enmendado.
 Falta cantidad determinada.
 Falta sello de canje.
 Mal remitido, no es a cargo del banco.

CLASES DE CHEQUES

 Al portador: Son los cheques que llevan escrita la indicación al portador y se caracterizan por que
deben pagarse solo a la persona que lo presente al cobro.

 Nominativo: Son aquellos que van destinados a una persona determinada con o sin la cláusula a la
orden. Estos cheques se han de pagar a la persona física o jurídica que los presente al cobro. Esta
modalidad de cheque es transferible por endoso. El endoso es una cláusula que sirve para transmitir
el cheque y se ha de cumplimentar en el reverso de mismo mediante la fórmula «páguese por este
cheque a…» debiendo constar la firma del endosante y la fecha en que se realiza.

 Nominativo no a la orden: En esta clase de cheques el destinatario es una persona determinada y

con la cláusula de no a la orden. Se caracteriza porque a continuación de la expresión páguese por
este cheque debe figurar el nombre de una persona física o jurídica que tiene derecho a percibir el
importe del cheque y la expresión no a la orden.

Cheques especiales:

Cheque cruzado: El cheque cruzado es aquel que el librador atraviesa por dos líneas paralelas y
diagonales en el anverso.

El cruzar un cheque tiene por objetivo reducir el riesgo de pérdida o robo y evitar que pueda ser cobrado
por personas distintas a la que se extendió, sin embargo, el cruzamiento no limita su circulación ni
negociabilidad. Existen dos clases de cheques cruzados:

Cheque cruzado general. El cheque será cruzado general si entre las dos líneas no aparece designado
el nombre de ningún banco o entidad de crédito. En este caso el cheque podrá ser cobrado por cualquier
banco.
Cheque cruzado especial. Es cuando entre las líneas esta designado el nombre de un banco en concreto.
El cobro solo se podrá hacer en banco cuyo nombre aparezca entre las líneas, o por el banco a quien el
anterior lo endosare para el cobro.

 Cheque para abono en cuenta: Es aquel que lleva insertada la leyenda “PARA ABONO EN
CUENTA” u otra equivalente como “PARA CONSIGNAR EN CUENTA”. Se utiliza para prohibir
que el cheque sea pagado en efectivo. En este caso el librador solo podrá pagar el cheque abonando
su importe en la cuenta que lleve o abra el tenedor.

 Cheque Certificado o Conformado: Es aquel en el que el banco librado ha manifestado que todos
los datos reseñados son conformes y que en ese momento puede ser satisfecho, es decir, garantiza la
firma y la existencia de fondos para su pago. Esta conformidad puede conseguirse en el dorso del
 cheque por el banco librado.

En la conformidad debe aparecer la fecha hasta la cual esta cláusula es válida. La expresión “VISTO
BUENO” u otras equivalentes, suscritas por el librado, o la sola firma de éste equivaldrán a su
certificación

Cheque en blanco: El cheque en blanco es aquel que en el momento de su emisión está incompleto, por
ejemplo, que le falte el importe o la fecha. Si este tipo de cheque se completase sin tener en cuenta los
acuerdos entre ambas partes, el incumplimiento de los mismos no podrá ser alegado contra el tomador
salvo cuando este se haya adquirido de mala fe o con culpa grave.

Cheque bancario: La persona que tiene depositados fondos en una cuenta bancaria puede disponer de
ellos pidiendo al banco que extienda un cheque. Este cheque se denomina cheque bancario y presenta las
siguientes características:

 Lo expide el banco a petición del titular de una cuenta bancaria. El banco retira de la cuenta
bancaria el importe del cheque.
 Un cheque bancario tiene la garantía de que siempre será pagado.
 El banco cobrará una comisión por la gestión a la persona que solicite el cheque.
 Cheque fiscal: Se denominan cheques fiscales a aquellos que son girados por cualquier concepto
a favor de las entidades públicas.

Cheques circulares: Los llamados cheques “circulares” son cheques a la orden, emitidos por un banco
o establecimiento autorizado a cargo de sus propias dependencias, sucursales, agencias o bancos
corresponsales sobre una provisión ya disponible en el momento de emitirse el cheque.

La función y finalidad de los cheques circulares surge de su mismo origen, ya que se trata de modernas
y utilísimas herramientas ideadas con base en prácticas bancarias de servicio al cliente y al público en
general, encaminadas a evitar los riesgos resultantes del transporte de dinero del girador a la institución
girada.

Cheque de gerencia: Es el cheque expedido por el banco a cargo de sus propias dependencias.

Cheque de viajero: El cheque de viajero será expedido por el librador a su cargo y será pagadero por su
establecimiento principal, las sucursales o los corresponsales que tenga el librador en su país o en el
extranjero.

Ejemplo: El 2 de enero de 2002 el Señor Jorge Andrade P. compra mercancía al contado a

Francisca Rosales por valor de $2.300.000, gira el cheque No. 456-879-34211
Realiza el asiento contable:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

VIDEOS:
https://www.youtube.com/watch?v=ZEcxCrV6gaI
https://www.youtube.com/watch?v=IW0363_UTm0&t=1s

PRACTICA:

Realiza el asiento contable y diligencia el cheque:

La señora Alba Marina Pava compra mercancía al contado por valor de

$4.378.000 y gira cheque del Banco Popular No. 000456321, el día 1 de
septiembre de 2021 a la señora Nelcy María Toro, en la ciudad de Villavicencio.

 LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un título valor a la orden que consiste en la orden incondicional dada al deudor o
aceptante de la letra, de pagar un valor determinado en favor del girador.
En la letra de cambio, quien la acepta se compromete a pagar el valor incluido en la letra en el plazo
fijado en ella, por ejemplo:

Partes que intervienen en la creación de la letra de cambio:

Al crear una letra de cambio intervienen tres personas, pero pueden ser dos:

 Girador.
 Girado.
 Beneficiario.

El girador es la persona que crea la letra de cambio, que corresponde al acreedor o el que presta el
dinero.

El girado es la persona que se obliga a pagar, a quien se le da la orden de hacer el pago, que

El beneficiario es la persona a la que se le debe pagar, que puede ser el mismo acreedor o girador, o a
una tercera persona que indique el girador. Por ejemplo: Edelmira le presta dinero a Sebastián, que debe
ser pagado a Ricardo.

En tal caso, el girador es Edelmira, el aceptante o girado es Sebastián, y quien recibe el pago o
beneficiario es Ricardo.

La letra de cambio contiene o puede contener los siguientes elementos:

Girador librador: persona que emite la letra de cambio dando la orden de pago (acreedor, prestamista)
Girado o librado: Persona a quien se da la orden de pagar (deudor)
Endosante: acreedor original que transmite o endosa su derecho a otro.
Endosatario: persona a quien se le ha transmitido el derecho incorporado en la letra de cambio.
Tenedor: persona poseedora del título en cada momento.
Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago.

El avalista no es obligatorio, y el endosante y endosatario sólo aparecen cuando la letra de cambio es

negociada.

Vencimiento de la letra de cambio.

La letra de cambio puede presentar 4 formas de vencimiento según lo señala el artículo 673 del código
de comercio en Colombia:

 A la vista.
 A un día cierto, sea determinado o no.
 Con vencimientos ciertos sucesivos.
 A un día cierto después de la fecha o de la vista.

El vencimiento a la vista significa que se debe pagar en el momento en que se presente la letra de cambio.
El vencimiento de la letra de cambio es importante, porque en esa fecha se debe hacer el pago, y esa la
fecha que se tiene en cuenta para iniciar el conteo del término de prescripción de la acción cambiaria de
la letra de cambio, que, si se deja pasar, se pierde la posibilidad de ejecutar el deudor.

La letra de cambio, al ser un título valor autónomo e independiente, puede ser negociada o transferida
mediante la figura del endoso.

Ejemplo:

El 28 de septiembre de 2021 Yolanda García CC. No. 40.3987756 de Bogotá, con domicilio en la ciudad
de Bogotá, en la Calle 127 No. 28ª – 43; compra dos refrigeradores para su negocio de restaurante por
valor de $3.000.000, a la empresa Electro Súper SAS Nit 800.220. 145-5 con domicilio en Bogotá, Cll.
13 No. 76-32. Firma una letra de cambio, con un plazo de 6 meses. Esta letra fue aceptada el día de hoy.
La señora Yolanda presenta dos avales o codeudores, quienes son Daniel Flórez, CC 232144001 y Carlos
Quevedo, CC 74560431.

Realiza el asiento contable:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

VIDEO:
https://www.youtube.com/watch?v=2tOlL9sq3lo&t=5s
https://www.youtube.com/watch?v=jkODaAr9uY0&t=2s

PRACTICA:

Realiza el asiento contable y diligencia letra de cambio:

El 1 de noviembre de 2021 Marco Fredy Palacio Villamizar CC. No. 17.320.500 de Bogotá,
con domicilio en la ciudad Villavicencio, en la Cll. 8 No. 100-45; compra mercancía por valor
de 7.000.000, a la empresa Robledo Hermanos, Nit 800.800.220. 145-5 con domicilio en
Villavicencio, Cll. 13 No. 76-32. Firma una letra de cambio, con un plazo de 10 meses. Esta
letra fue aceptada el día de hoy. Presenta dos avales o codeudores, quienes son Laura Forero
CC 1.121.345.345 y Carlos Andrés Henao, CC 18.234.980

.
  LIBRANZA

La libranza es una orden o autorización de descuento que el trabajador o contratista libra en favor de la
operadora de libranzas, quien es la entidad que concede el crédito al trabajador.

La libranza está regulada por la ley 1527 de 2012.

Contrato de libranza.

El contrato de libranza es aquel que firma la operadora de libranzas con el pagador o empleador, esto
es, con la empresa que hará el descuento de la nómina a los trabajadores.

También se conoce como acuerdo de libranza, y sin dicho documento no es posible efectuar descuentos
por libranza.

Requisitos para hacer los descuentos de nómina por libranza.

Para que el empleador o pagador efectúe el descuento de la nómina por libranza, se deben cumplir dos
requisitos esenciales:

 Que existe un acuerdo o contrato de libranza entre la empresa y la operadora.

 Que el trabajador haya autorizado de forma expresa e irrevocable la autorización del descuento.

Adicionalmente, el artículo 3 de la ley 1527 de 2012 exige que en los descuentos por libranza se cumplan
las siguientes condiciones:

 Que exista autorización expresa e irrevocable por parte del beneficiario del crédito a la entidad
pagadora de efectuar la libranza o descuento respectivo de conformidad con lo establecido en la
presente ley.
 Que en ningún caso la tasa de interés correspondiente a los productos y servicios objeto de libranza,
supere la tasa máxima permitida legalmente.
 Que la tasa de interés pactada inicialmente sólo sea modificada en los eventos de novación,
refinanciación o cambios en la situación laboral del deudor beneficiario, con su expresa autorización.
 Que para adquirir o alquilar vivienda, el deudor beneficiario podrá tomar un seguro de desempleo,
 contra el cual eventualmente podrá repetir la entidad operadora en los casos de incumplimiento.
 Que la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba
menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de
ley. Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por
objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción
contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo.

Límites al descuento por libranza.

El numeral 5 del artículo 3 de la ley 1527 señala que el descuento por libranza se puede hacer siempre
que el trabajador no reciba menos del 50% del salario después de los descuentos de ley.

Para ello las entidades financieras solicitan a la empresa o empleador un certificado laboral que indique
la capacidad de endeudamiento que tiene el empleado por descuentos de nómina, pues una vez
realizados los descuentos de ley y la libranza, el trabajador debe recibir no menos del 50% del salario.
  KARDEX

Es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa. Este documento es

de tipo administrativo y se crea a partir de la evaluación del inventario registrando la cantidad de bienes,
el valor de medida y el precio por unidad, para posteriormente clasificar los productos de acuerdo con
las similitudes de sus propiedades.

En las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos generales sobre dichos bienes
con el objetivo de llevar el control de sus movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos
para, a su vez, elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba manualmente, pero ahora
existen software administrativo que contienen kardex dentro de sus componentes. De lo cual hablaremos
más adelante.

Métodos de valoración de los inventarios o tipos de kardex

Para valuar el inventario o darles valor a los productos, existen diferentes criterios contables que se
pueden utilizar, como por ejemplo el UEPS y el promedio ponderado, entre los que se destaca el PEPS
que explicaremos a continuación:

El PEPS

El PEPS, sigla de “primero en entrar, primero en salir” o FIFO en inglés, es un mecanismo de gestión de
valoración de activos. En el que básicamente se busca vender o usar los productos que fueron producidos
o adquiridos primero.

De modo que el precio de venta depende del valor inicial del producto, independientemente de que ahora
ese producto valga más o menos que en el momento que se adquirió. Por ejemplo:

 Yo compré 300 paquetes de papas a $1400 cada uno el 1 de junio, es decir que invertí $420000.
 El 4 de junio compré otros 900 paquetes de papas, pero esta vez a $1.460 cada uno, por lo que pagué
$1´314000.
 Luego, el 6 de junio me hicieron un pedido por 450 paquetes de papas, para lo cual despaché los 300
paquetes que adquirí el 1 de junio y 150 de los que pedí el 4 de junio. Para lo cual debo tener en
cuenta que los paquetes que compré primero valieron $1400 cada uno y los demás valieron $1460.
 Entonces, el precio que debo considerar es de $420000 por los 300 paquetes más antiguos (1400 x
300 = 420.000) y de $219000 por los 150 paquetes siguientes (1460 x 150 = 219000).

Para entender esta información se usa kardex, donde ingreso los datos de fecha, detalle, valor unitario de
compra, las entradas (con cantidad y total), las salidas (con cantidad y total) y el saldo actual (con
cantidad y total), tal y como se ilustra en el siguiente ejemplo de kardex:

VIDEO:

https://www.youtube.com/watch?v=OjuIC5E1FM4
En el caso que yo deba hacer devoluciones de un producto vendido a un cliente, este se ingresa al sistema
de inventario por el valor que se vendió, ya que cuando se hizo la venta el producto fue asignado con un
costo de salida, independientemente de las variaciones en el precio del producto los días posteriores.

El kardex en los softwares administrativos

Una de las ventajas de tener un software administrativo en una empresa es que a través de él se pueden
manejar y monitorear numerosas operaciones de todas las áreas; y por supuesto, el inventario debe ser
uno de los departamentos más organizados, ya que como vimos anteriormente, muchos aspectos de la
empresa dependen de su optimización.

Anteriormente resultaba engorroso y demorado encontrar información relacionada al producto, ya que el

kardex se llenaba a mano en hojas de papel, que demandaba un proceso de conservación de documentos
y pasar por otro procedimiento para encontrar datos específicos en determinado momento.
 PRACTICA

Teniendo en cuenta lo visto en la guía, marque con una x la respuesta correcta:

1. Soportes físicos que son la base para el registro de las operaciones de naturaleza comercial
en una empresa, dependiendo de la transacción comercial que se haga será el tipo de soporte
físico, denominados:

A.Documentos No Contables
B. Documentos Contables
C. Documentos negociables
D. Documentos no negociables

2. Son soportes contables:

A. Recibo de Caja General, Recibo de Caja Menor, Factura de Venta, Pedido
B. Pedido, cotización, remisión de mercancía, Recibo de Caja Menor y Factura de Venta
C. Nómina, Remisión de Mercancía, Factura de Venta
D. Recibo de Caja General, Recibo de Caja Menor, Factura de Venta, Letra de Cambio

3. El Recibo de Caja se utiliza para registrar:

A. los pagos por cuantías menores que realiza la empresa
B. ingresos en efectivo recaudados por la empresa
C. los ingresos que reciba sólo por transferencias
D. los pagos de transporte que realice a los empleados

4. El comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de

una determinada cantidad de dinero en efectivo, cheque o sus equivalentes. En ese orden de
ideas, el mismo debe ser firmado por

A. quién realiza el pago

B. quien se beneficia del pago
C. quien cambia el cheque
D. A y B

5. Título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que
pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario"

A. Tarjeta Débito
B. Tarjeta Crédito
C. Consignación.
D. Cheque

6. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios

A. Consignación
B. Letra de Cambio
C. Pagare
D. Cheque

7. Conteste a las siguientes afirmaciones V si es verdadero o F si es Falsa

a) Cuando se comete un error en cualquier documento contable, se debe solucionar

aplicando corrector yvolviendo a escribir ( ).
b) Los asientos contables se pueden soportar con los documentos contables y no contables ( ).
c) Los documentos contables y los libros de contabilidad se deben salvaguardar por 20 años ( ).
d) Las compras de las empresas se registrarán en la contabilidad teniendo como soporte
las órdenes de pedido o de compra ( ).
49
 e) El encargado de los pagos de la empresa, debe proceder a cancelar todos los
compromisos teniendo encuenta el valor de las cotizaciones ( ).
f) Por norma todos los documentos contables que se elaboren manualmente, deben hacerse
con lapicero detinta roja o verde ( ).
g) La contabilidad no es posible si no hay soportes contables ( ).

8. Complete el cuadro que se propone a continuación:

9. Elabora una síntesis de la guía.

10. Se propone diferentes situaciones empresariales (económicas y financieras), a las cuales debes dar lectura
y definir qué tipo de documento contable o no contable soportará esa situación. Debe elaborar el
documento y diligenciarlo con la información de la situación planteada. Se recomienda realizar un
documento por página para dar orden y estética al trabajo.

La empresa DEPORTIVOS CAMPEON S.A., identificado con NIT 890.5005.680, con objeto social que
es la comercialización de artículos deportivos, ubicados en la Cl 12 #1-15, realiza las siguientes actividades
mercantiles:

Marzo 2/2020: La empresa DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A. vende a crédito a Juana Perdomo García,
identificada con C.C. 37.237.400, mercancía de acuerdo a la siguiente relación:

*10 balones de fútbol marcan Golty por valor de $90.000 cada uno
*5 balones de voleibol marcan Molten por valor de $109.500 cada uno
*12 balones de baloncesto marcan Mikasa por valor de $80.000 cada uno

Marzo 5/2020: Juana Perdomo García, cancela en efectivo la compra que efectuó el día 1 de marzo a
DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A.

Marzo 8/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., cancela con cheque a CENS S.A. la suma de $423.700,
por concepto de pago de la factura 45657, servicio de energía del período comprendido entre el 25 de enero
y el 25 de febrero del año en curso. El número de cheque es 34346565 del Banco Bogotá.

Marzo 9/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., solicita a la empresa Fuller Aseo y Mantemiento, una
cotización de implementos de aseo: escoba, traperos, baldes, desinfectante de piso, jabón en polvo, limpia
vidrio, bolsa para el aseo, papel higiénico, jabón de manos.

50
Marzo 10/2020: Se cancela en efectivo la suma de $5.000, a la secretaria de DEPORTIVOS CAMPEÓN
S.A., Claudia Palomino, por concepto de transporte para trámites ante la Cámara de Comercio.

Marzo 13/2020: Se Consigna en la cuenta Corriente del Banco Bogotá N°. 306 773177 la suma de
$6.780.000 en efectivo.

Marzo 15/2020: DEPORTIVOS CAMPEÓN S.A., compra a crédito dos computadores portátiles de 14”
Lenovo color negro, por la suma de $1.840.000. La compra la realiza a LA CASA DEL COMPUTADOR y
por ser a crédito debe firmar dos letras de cambio por la suma otorgada a crédito. Interés del 1,5% mensual.

11. La empresa Tumaco Ltda. Nit No. 800.300.3001 de Villavicencio, el día 30 de agosto realiza el
reembolso de caja menor de los pagos efectuados desde el 11 al 30 de agosto., el fondo de caja menor es
de $600.000. Para desarrollar este punto utiliza el formato anexo en Excel y las siguientes tirillas de
pago.

51
 TRANSFERENCIA

CIERRE

PREGUNTA VALORATIVAS:

1- ¿Qué fue lo que más te llamó la atención del tema?

2- ¿Qué dificultades tuviste al desarrollar la guía?
3- ¿Cuál fue el soporte contable que te pareció más fácil?
4- ¿Qué documentos tienes en tu hogar y que se archivan debido a su importancia?
5- Describe la manera como son archivados.

52
 GUIA No. 7

EXPLORACION

INICIO

Responde las siguientes preguntas en el cuaderno.

1. ¿Qué es un archivo?
2. ¿Qué se puede archivar?
3. ¿Qué recomendaciones se deben tener en cuenta al
archivar?
4. ¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos?

ESTRUCTURACION

INICIO HISTORIA DEL ARCHIVO

El estudio de los archivos y su

documentación es tan antiguo como la
organización social de la humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición
de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran
una herramienta de control de la población y
de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia

Anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por las civilizaciones egipcia y
griega, se tiene constancia de la existencia
de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son

documentación legal (leyes),
documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos
de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la
antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas
que han dejado constancia de la organización de los fondos.

El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y conservación de los archivos bajo
una clasificación rigurosa. Pero desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios empleados.

En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios
escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas.
Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil
y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Eran una clase dirigente que se originan en el
servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.
Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Las
tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.
53
PREGUNTA LITERAL: 1. En la antigüedad para qué eran utilizados los archivos? 2. ¿Qué civilizaciones
tenían archivos y fondos organizados? 3. ¿en qué consistía la documentación legal, de control, de
hacienda y militar? 4. ¿Cómo se escribía en las tablillas de arcilla?
También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de
arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los
oficiales de la administración con autorización previa.

Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con
contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras
de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.

¿qué se entiende como archivo, en la gestión documental?

Archivo es una palabra que hace referencia al conjunto ordenado de ciertos documentos tanto recibidos,
como creados por una entidad. Pese a ello, la palabra archivo puede hacer énfasis a otros tipos de significados
igualmente aceptados por la gestión documental, por ejemplo:

Fondo: conocido como fondo documental, en el que se establecen los conjuntos de documentos que son
recibidos por cualquier sujeto, para el ejercicio de sus actividades.

Espacio: entorno destinado para la custodia del fondo documental.

Entidad: institución u organización encargada de la custodia y tratamiento de la información.

En términos generales, los tres significados son funcionales a la hora de llevar a cabo un proceso de gestión
documental, ya que, dependiendo el ciclo de la información, el deber a realizar con la misma, y las
necesidades del cliente, se aplicará uno u otro.

Aun así, vamos a sintetizar el término de la siguiente manera:

Archivo:

Acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas

categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica,
conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de
utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación,
búsqueda y consulta.

FUNCIONES DEL ARCHIVO:

Como ya lo hemos mencionado, la gestión documental tiene su énfasis en la correcta conservación y

tratamiento de los documentos, de esta manera, el archivo es el puente, el modo, para poder garantizar dicha
acción.

Dentro de las funciones principales están:

 Conservar de manera óptima los documentos a través del tiempo.

 Mantener el orden y la clasificación de la información, de manera lógica.
 Proporcionar facilidad de búsqueda y consulta.
 Funcionar como centro activo, es decir, que permita la relación entre la información nueva, con la
mantenida en el tiempo.

TIPOS DE ARCHIVOS: Pero, ¿cómo se define el orden de los documentos al interior del archivo? Verás,
todo depende de su clasificación y relevancia, es por ello que dentro de la gestión documental se manejan
diferentes tipos de archivo, estos son:
54
PREGUNTA LITERAL: ¿Qué es un archivo? 2. ¿Cuál es la función principal del archivo?
  Archivo de Gestión:

También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación con los trámites propios
de las empresas, se mantienen en constante movimiento. Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior
de la empresa en la que los documentos se mantienen en un periodo entre 1 a 15 años. Hay que tener en
cuenta que el ciclo vital de los documentos que se mantienen en este archivo, se conforman en las siguientes
etapas:

Producción documental consciente: Revisión sistemática de la generación de información empresarial,

con el fin de verificar el cumplimiento de las normas establecidas por la gestión documental.

Recepción estandarizada de documentos: Control operacional de la admisión de información, cumpliendo

con los procedimientos establecidos para su entrega, almacenamiento, consulta y disposición.

Distribución de documentos: Realización de actividades que garanticen la entrega formal de los

documentos a sus destinatarios específicos.

Tramitología: Seguimiento de los documentos desde su creación o recibimiento, hasta la culminación de su

objetivo central y propósito.

Organización de la información: Acciones enfocadas en la categorización inteligente de los documentos,

con el fin de facilitar su ubicación, edición y consulta.

Acceso y consulta de documentos: Facilidad de acceso a la información, garantizando la seguridad e

integridad de la misma y respetando su ubicación inicial y los procesos establecidos desde las TRD y TVD.

Conservación: Parámetros de tratamiento, administración, custodia y demás, que garanticen el correcto

estado de la información, sin alterarla.

Disposición final: Procesos específicos que se han de llevar a cabo una vez el documento haya cumplido
con su propósito y con su ciclo de vida. Dicha disposición puede ser su conservación permanente,
eliminación o digitalización.

 Archivo central:

También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por conservar documentos de consulta no tan
recurrente, pero que siguen manteniendo su vigencia y
utilidad. Dentro del ciclo de vida de estos documentos,
encontramos las siguientes etapas:

 Organización.
 Consulta.
 Conservación.
 Disposición final.

 Archivo histórico:

Enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. Los documentos que se encuentran aquí, son
provenientes de los archivos central y de gestión, ya que han perdido utilidad para la realización de trámites.
Pese a esto, se conservan por su valor añadido a la investigación y a la solidificación de la cultura. Es decir,
en el archivo histórico se almacenan los documentos que, aunque no sean consultados, su contenido funciona
como base investigativa y de soporte.

De este modo, el entendimiento de lo qué es y representa un archivo, se desglosa en el uso central que permite
el desarrollo de la gestión documental. Sin el uso de archivos, no se podría llevar a cabo la tarea más
importante, la cual se resume en: categorización.

La categorización provee de orden, eficacia y eficiencia al desarrollo de los deberes propios del manejo de
la información y en la automatización de los procesos.
PREGUNTA LITERAL: 1. ¿Qué es un archivo activo de gestión? 2. ¿Cuáles son las etapas 55
del archivo de gestión? 3. ¿Qué es un archivo semiactivo? 4. ¿cuáles son las etapas del
archivo semiactivo? 5. ¿qué es un archivo histórico?
Sin embargo, existen otras categorías que se pueden adecuar a demás necesidades, sin ser directamente
archivos de orden elemental en la categorización de almacenamiento como los anteriormente mencionados.
Dichas categorías de archivo pueden ser:

 Archivos de derecho público.

 Archivo de derecho privado.
 Archivo de oficina.
 Archivo de uso intermedio.

Hay que tener en cuenta que los anteriores se organizan teniendo como fundamento las características de
los archivos activos, semiactivo e inactivos.

CICLO DE VIDA DE UN ARCHIVO:

El ciclo de vida de la información consta de 3 edades, que son:

Edad 1: esta es su etapa más activa, ya que su consulta es constante debido a su propósito de creación.
Recuerda: su relevancia central es administrativa, pero también puede tener incidencia legal o financiera.

Edad 2: aquí ya el tiempo le va quitando relevancia a la información, su consulta y uso se hace menos
recurrente y su etapa tiende a ser semiactiva. Sin embargo, su vigencia aún se mantiene, gracias a los valores
secundarios con los que cumple.

Edad 3: es la etapa que determina la total inactividad del documento, esto no significa que no se consulte
o que no sirva, lo que ocurre con estos documentos es que los valores primarios se perdieron por completo,
al igual que su vigencia, sin embargo, es consultado con fines informativos.

LA GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración
de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la
documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar
tiempo, espacio y costos importantes.

En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos
de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden
y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:

El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de los documentos en forma
estandarizada y delimitada.

Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:

La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación,
por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación
técnica y el almacenamiento y recuperación de los mismos.

En sí, la gestión documental permite:

 Revisión de información.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorización de archivos.
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.

PREGUNTA LITERAL: 1. ¿Cuál es el ciclo de vida de un archivo? 2. ¿Qué

es la gestión documental? 3. ¿Cuál es el centro de la gestión
documental? 4. ¿Cuáles son los aportes de la gestión documental?
56
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo, brindando
ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado como importante para la
empresa. Así pues:

Mejora la gestión de la información.

Automatiza los procesos.
Reduce costos, tiempo y espacio.

¿Cómo se lleva a cabo?

Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y detallada de los documentos
por medio de sistemas basados en normas que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente
o descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria dentro de la
estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.

Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. Estos son softwares que
administran y proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente
entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar información.

El administrador de archivos permite:

• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.

Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos que están
a disposición y del valor que representa para la empresa.

De esta manera se logra la clasificación estandarizada.

Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de
información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los
pasos centrales de la gestión documental se resumen en:

PASOS CENTRALES DE LA GESTION DOCUMENTAL:

 Revisión.
 Análisis.
 Categorización.
 Aplicación de estrategias.
 Establecimiento de matrices.

Para que esto se ejecute de la manera correcta, se debe

tener en cuenta los siguientes aspectos:

Revisión de la utilidad de los documentos: Por medio de este paso se establece una priorización de manejo
y destino documental, con el fin de que no se acumule información que a la larga termine siendo obsoleta o
que pierda usabilidad.

Digitalización de los documentos importantes: Actualizar los formatos de los documentos ayuda en varios
aspectos: liberación de espacio, trato adecuado de la información y una gestión eficiente, aumento de la
productividad de la empresa y lo más importante, la conservación de los documentos a través del tiempo.

Centralización del contenido: La adquisición de repositorios adecuados para los

documentos físicos contribuye a la unificación del proceso de gestión y coadyuva a la revisión
confiable de los documentos. Es decir, el usuario puede regular el tratamiento de la
información, teniendo así, un control absoluto de los movimientos que se lleven a cabo.

ACTIIVDAD: realiza un mapa conceptual sobre los pasos centrales de la gestión documental
57
Clasificación de los documentos: Como ya se ha mencionado, el orden y la jerarquía de los documentos es
el centro de la gestión. De este modo, se logra mejorar los tiempos de destino documental, lo que lleva a que
se ahorre tiempo en temas de búsqueda, administración y manejo. Además, otra de las funciones que permite
este punto, es el entendimiento y reconocimiento de la estructura organizacional y de los procesos que se
ejecutan en la empresa.

Reconocimiento y organización en pro del desarrollo empresarial.

Uso de metadatos: Determina la optimización de la gestión documental, ya que su funcionabilidad se centra

en la descripción de los documentos, su contexto y su uso. Se puede resumir en: la administración más allá
de la información, lo que permite la estandarización de los archivos.

Sin el uso de este tipo de herramientas no se podría lograr la agilidad de búsqueda o de funciones
archivísticas.

¿Qué beneficios representa para la empresa?

Como ya se ha visto, el proceso de gestión documental permite el correcto manejo de los archivos físicos y
electrónicos; esto se ve reflejado en la optimización de los procesos y a su vez en varios aspectos que influyen
en la mejora continua, entre ellos:

1.Reducción de costos: 2.Aumento de la eficacia:

La gestión documental reduce un 43% los costos
documentales, gracias a la correcta categorización
de los archivos y a la automatización de las tareas
manuales
La automatización de los procesos lleva a una fácil
administración, migración y conversión de las bases
de datos. Ahorrando tiempo en la búsqueda o
recuperación de los documentos. No solo ofrece un
acceso total a la información, también permite una
óptima regulación.

3.Aumento de la productividad: 4.Uso eficiente de los recursos:

Una buena conservación de los documentos ayuda
a centralizar, estandarizar y a compartir la
información de manera rápida y detallada. Esto
contribuye a que las consultas que se generen
alcancen niveles óptimos de ahorro.
Con la aplicación de un sistema de gestión
documental se reduce en un 50% los costos de
copiado, uso del papel, fotocopias e impresiones y
demás elementos relacionados a dicho procesos.
El aprender a administrar los documentos, a
ubicarlos y preservarlos maximiza la viabilidad
económica de la empresa y minimiza el impacto
ambiental de la empresa.

5.Liberar espacio: 6.Fácil ubicación:

La administración inteligente lleva a alcanzar Por medio de los administradores de archivos, se

estándares de eficiencia. Uno de ellos es la
optimización de los equipos y su capacidad. Esto se
traduce a menor espacio utilizado para archivar
documentos, ya que no todo debe almacenarse y no
todo se almacena igual.
logra categorizar correctamente los documentos de
manera jerárquica. Dicha estructura ayuda a la
búsqueda eficaz y pronta de la información.

7.Administración de archivos: 8.Inmediatez:

La administración adecuada permite a los usuarios Las automatizaciones de los procesos ayudan al
crear, archivar o modificar los archivos existentes, usuario a enviar y a compartir información o
así como revisar las propiedades de los mismos. archivos rápidamente. Además, con el uso de
metadatos y software de administración se puede
contribuir a un mejor acceso en línea que intensifica
la consolidación del trabajo colaborativo.

58
PREGUNTA LITERAL: ¿Qué beneficios trae para la empresa la gestión documental?
 9.Seguridad en la información: 10.Preservación a través del tiempo:

La organización de la información contribuye a su La digitalización de los documentos ayuda a que

control y a su monitoreo constante en cuanto a las estos se encuentren en mejores condiciones y que
modificaciones o creaciones de los archivos. pueden sobrellevar el paso del tiempo, pero esto no
es exclusivo de los documentos electrónicos,
también se lleva a cabo con los archivos físicos, ya
que su correcto manejo y uso ayudan a que su
conservación sea óptima.

LA CUSTODIA DE DOCUMENTOS Y SU IMPACTO EN LA EVOLUCIÓN DE LA EMPRESA

La custodia de documentos es un servicio que le permite a las diferentes empresas aumentar los niveles de
seguridad y conservación de sus archivos e información en general, por medio de categorizaciones
estratégicas y priorización de información.

Es un proceso de análisis, categorización, ubicación y protección de todo tipo de archivos, ya sean físicos o
electrónicos.

Pasos en la realización de la custodia de documentos:

El proceso tiene varios puntos de control y de revisión que permiten mantener estrategias claras para la
consecución de logros documentales, entre los puntos de importancia
están:

 Depósito y tratamiento.
 Etiquetación por códigos y referencias.
 Condiciones de conservación y seguridad.
 Infraestructura e interfaz óptimas para garantizar el acceso.

Permite identificar:

 Estado de los archivos.

 Tiempos de conservación.
 Disposición final.

Custodia física

La custodia física es el proceso en el que se aplican metodologías y acciones para salvaguardar la

documentación de las empresas. Esto permite mantenerla en un completo orden, regulación y control.

Llevar a cabo un proceso de custodia física es de obligatorio cumplimiento para la cualquier empresa, según
los requisitos descritos en la ley colombiana. Por lo que las empresas son libres de realizarlo de manera
autónoma o con la guía de expertos en gestión documental.

La finalidad de la custodia física es el conservar la documentación y velar por su integridad. Todo regulado
y monitoreado según las normas establecidas para dicho proceso. Hay que tener en cuenta que este servicio
ofrece un trato acorde de los documentos, desde su recepción, hasta la identificación y almacenamiento.

Esto permite que los archivos superen el paso del tiempo, además ayuda a la empresa a depurar la
documentación, controlando el crecimiento desmesurado del mismo.

Custodia magnética

Es la forma en que se trata, guarda y se aseguran los dispositivos que almacenan información por medio de
ondas magnéticas en su interior. Los medios magnéticos contienen información importante y sensible que
debe ser custodiada en bóvedas de seguridad, para evitar algún tipo de afectación externa que provoque la
pérdida de su contenido.
59
ACTIVIDAD: explica en qué consiste la custodia de documentos y las clases
Esta custodia de archivos ayuda a la empresa a tener la seguridad de que sus documentos en medios
magnéticos se encontrarán salvaguardados no solo de manera organizada (formatos, medios, ambientes,
lenguajes y tipos), sino que también en condiciones óptimas para que su vida útil trascienda el tiempo.

Custodia de documento de valor:

Este tipo de custodia de archivos es especial, ya que se encarga de gestionar, almacenar y proteger
documentos de valor para la empresa, en especial por su nivel de confidencialidad. Entre los documentos de
valor se pueden encontrar: pagarés, libranzas, garantías, patentes y en general documentos privados para el
cliente.

Es decir, la custodia de documentos de valor precisa en los archivos de alto valor comercial, informativo o
transaccional, ya que este tipo de documentos normalmente soportan, respaldan y aseguran el cumplimiento
de algún acuerdo de importancia para la empresa.

La custodia de medios magnéticos en ATS es realizada bajo todos los estándares exigidos, aplicando
mecanismos y herramientas que permite la recuperación de la información (respaldo y backups), los cuales
son tratados como archivos de vital importancia.

DIGITALIZACION DE LOS DOCUMENTOS

La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión
documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los
documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.

Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un
formato binario (digital). La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de
importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar
la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y
acceso.

La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a

fin de conservar los documentos a través del tiempo.

Modo como se realiza:

 Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.

 Selección de documentos a digitalizar.
 Captura por escáner de documento físico.
 Indexación de la información del documento.
 Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.

Luego se procede a:

 Definición de formatos.
 Establecimiento de parámetros de digitalización.
 Planteamiento de metodología a aplicar.
 Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.

LA ADMINISTRACIÓN CAD (Centros Atención Documental)

En ellos se delegan todos los procesos y responsabilidades referentes a la gestión, archivo, administración y
custodia de los documentos de importancia de una empresa.

Todo el proceso de manejo y administración de los documentos realizados en los CAD, se hacen por medio
de un equipo especializado externo, el cual, por medio de un software de gestión documental, consolida y
encamina las metodologías, prácticas y normativas que influyen en el correcto ejercicio de protección de
información.
PREGUNTA LITERAL: 1. ¿Qué es la digitalización de documentos y en cómo se
60
realiza? 2. ¿Qué significa la sigla CAD y que se hace allí?
En ellos se controla el manejo de la documentación desde su llegada hasta su disposición final. De igual
modo, se establecen y se monitorean la adecuada aplicación de políticas y de normas, así como el
cumplimiento de los procesos archivísticos en pro de la seguridad, integridad y confidencialidad de la
información.

El objetivo de los CAD es garantizar la protección absoluta de los documentos que son puestos a su
disposición.

ORGANIZACIÓN ESPECIALIZADA

Es un proceso técnico que ayuda a mantener toda la documentación delegada, en una clasificación detallada
y acorde a las necesidades de la empresa.

De igual modo es un conjunto de acciones archivísticas en pro del orden y nutrimiento de la matriz central
de la empresa, facilitando así la búsqueda y ubicación de los documentos.

La organización especializada hace parte de las metodologías y ejercicios de clasificación, descripción y

archivo de la documentación. De esta manera, se contribuye al correcto manejo y control de la información.

Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la clasificación, ordenamiento
y signatura de los archivos.

Clasificación de los documentos:

 Documentos de archivo:

Estos se caracterizan por registrar información de relevancia que haya sido producida o recibida por la
empresa, como lo son las actividades o funciones de valor administrativo, financiero, fiscal, científico,
histórico, directivo, entre otras. Es decir, los documentos de archivo son aquellos que, por su importancia
para los procesos de la empresa, merecen su total conservación.

 Documentos de apoyo:

Contienen información de carácter general que pueden ser creados en la empresa o en una entidad diferente.
La relevancia no suele ser tanta, pero su contenido puede incidir en la realización de actividades y procesos.
Dentro de esta categoría entran las leyes, decretos, resoluciones, instructivos o manuales, los cuales se
caracterizan por ser documentos que perderán vigencia en algún punto. Su destinación no es el archivo
central, pero sus cuidados y manejos son similares, con el fin de mantenerlos a salvo hasta el momento de
su depuración.

Ordenar los documentos de archivo en series y subseries:

Al momento de llevar cabo la destinación de la información, se ejecuta la clasificación, marcación y

ordenamiento de las carpetas o de sus raíces en caso de los documentos electrónicos. En este punto se detalla
la ubicación de los documentos, con el fin de facilitar su visualización y revisión.

Dicha ordenación se ejecuta gracias a la revisión de la información,

lo que ayuda a establecer por medio de instrumentos archivísticos,
su disponibilidad y tratamiento a través del tiempo, su relevancia y
su categoría central y subalterna. Lo anterior, manteniendo la
estructura organizacional de los documentos.

 Ordenamiento:

Con las categorías ya delimitadas se procede a la revisión de la

información y a sus condiciones de ubicación, lo que permite
recopilar de manera adecuada las unidades documentales que, como
se mencionó en el punto anterior, facilitan la ubicación,
visualización y protección de la información.

PREGUNTA LITERAL: ¿cómo se clasifican los documentos? 61

Hay que tener en cuenta que el ordenamiento puede realizarse de manera alfabética, numérica, cronológica
o geográfica

 Depuración:

En este punto se lleva a cabo el retiro de las diferentes unidades documentales, los archivos cuya relevancia
y validez ya no son de requerimiento para las tareas y procesos de la empresa. Es decir, aquellos cuya función
no incide directa o indirectamente en los procesos y ejes de la organización, como lo son las constancias o
duplicados.

 Foliación:

Para los documentos físicos se folian las series y subseries documentales en el extremo superior de las
carpetas, con el fin de identificar la antigüedad de la información. Este proceso se ejecuta siguiendo la guía
del Archivo General de la Nación (AGN).

 Inventario:

Las matrices de gestión documental y los administradores documentales ayudan a identificar y definir los
organigramas y las clasificaciones finales de la información, lo que le permite a la empresa concretar de
manera óptima su ubicación, y así tener un control total de los procesos que se ejecutan.

ORGANIZACIÓN BAJO NORMA AGN (ARCHIVO GENERAL DE LA NACION)

El Archivo General de la Nación (AGN) es una de las entidades públicas más importantes a nivel nacional.
Su función principal es la promoción de la conservación, protección y consulta del legado documental del
país. De igual modo fija políticas, normas y reglamentos que ayuden a garantizar el uso adecuado de la
información.

Esta entidad de orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, es el máximo organismo encargado de
regular las políticas para el tratamiento de archivos. Por ello supervisa y ofrece información detallada sobre
todo lo relacionado a la correcta gestión y manejo de la información, con el fin de crear estándares,
protocolos y normas eficaces.

Dentro de la información que provee, está el planteamiento de programas específicos. Estos son:

62
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer
organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional
de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen
ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor
sea organizada por un profesional.

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto
es de suma importancia para su supervivencia y su buen
funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor,
aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional
especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel
encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo
de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla,
archivarla, actuar sobre ella.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill "Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo,
no vale nada para usted".
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a
tirar. PREGUNTA DE OPINION:
Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
Qué piensa usted sobre lo que
 ¿Requiere esto alguna acción por mi parte? expresa Bárbara Hemphill “Si usted
 ¿Puedo encontrarlo en otro sitio? no sabe lo que tiene, o no puede
 ¿La información es suficientemente reciente para ser útil? encontrarlo no vale nada para usted”.
 ¿Para qué puedo utilizar esta información?
 ¿Existen implicaciones legales o financieras?
 ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
 ¿Necesita alguien esta información?
ACTIVIDAD:
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
Ingresa al siguiente enlace y responde:
- Lógica. https://laedu.digital/2019/11/02/elementos-y-
 Como me piden los documentos. caracteristicas-del-archivo-para-el-
 Como necesitamos la información. secretariado/

1.
¿Cuáles son los elementos de un archivo?
- Rigor.
2.
Dibuja un archivero con sus partes
- Sencillez. 3.
¿Qué son las carpetas?
4.
¿Qué son las guías?
Los criterios para un archivo eficaz son:
5.
¿Qué son los ficheros?
 Inequívocos. 6.
Escribe ejemplos del sistema alfabético y
 Explícitos. del sistema geográfico.
 Objetivos. 7. ¿Cuál es la diferencia entre El documento
de archivo y el documento de apoyo
La organización básica de un archivo es la siguiente: informativo?
 Existencia de unas normas de archivo o manual.
63
 Existencia de un índice.
 Instalaciones.

SISTEMAS DE CLASIFICACION

Reglas básicas de los sistemas de archivo: Los conceptos básicos del archivo son:
TÍTULO.
 Alfabético.
 Numérico.
 Alfanumérico.

UNIDAD.
CLASIFICAR.
ALFABETIZAR.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la manera en que
se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo, ya que cada archivo tiene
sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre
y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.
Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:
ALFABÉTICOS.
 Nominal.
 Geográfico.
 Temático.
 Numéricos.
 Natural.
 Cronológico.
 Codificado.
 Terminal.

ALFANUMÉRICOS.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e indiscutibles. Tenemos cinco
claves para el encabezamiento:
 Nombre de la empresa.
 Nombre de quien firma la carta.
 Nombre a quien está dirigida la carta.
 Nombre del tema de la carta.
 Nombre de la localidad geográfica.

Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil ampliación y sus
inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la búsqueda y la creación de nuevos
expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:
1. Guías primarias.
2. Guías secundarias.
3. Carpetas individuales.

Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se usan para subdividir
una sección y destacar los nombres importantes.
El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.

VIDEO: Observa el video y toma apuntes

64
https://www.youtube.com/watch?v=Th_UPtX2Hvo
El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división geográfica y el nombre o
tema.
En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones, ampliar archivos,
rápida identificación e indicar temas relacionados y un gran inconveniente es que necesita un índice auxiliar
alfabético.
El archivo numérico consta de:
1. Índice numérico.
2. Índice auxiliar.
3. Índice alfabético.

El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas individuales.

Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.
MECANICA DEL ARCHIVO
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Prearchivo.
5. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende a tener demasiado
pocas: directorios y subdirectorios.

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
1. Archivar sobre la marcha.
2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
3. Usar separadores.
4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
5. Sujetar los papeles con grapas.
6. Unir las copias de las respuestas.
7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
8. No recargar cajones.
9. Archivar la correspondencia por asuntos.
10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.
13. Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.
14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los procedimientos informáticos.
CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.
Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y que se
encargará de establecer:
 Normas para el funcionamiento del archivo.
 Normas para el control de los documentos.
 Normas para transferencia de documentos.
 Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo, teniendo en
cuenta sus necesidades.
ACTIVIDAD:
65
Realiza un mapa conceptual con los diferentes sistemas de archivos.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer que se sigan
las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar información.
Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar este control podemos
disponer de:
 Archivo recordatorio.
 Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

 Formulario de registro de salida.
 Formulario de comprobante.
 Hojas de colores.
 Archivo recordatorio.
 Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de transferencia. Se
suelen hacer cada año, pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de documentos. Esto implicará decidir
que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.

Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar. Se tiene que
guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son:
 Preparar lista de carpetas transferidas.
 Preparar cajas de transferencia.
 Sacar un índice de lo que se transfiere.

El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo histórico. Todos los
documentos obsoletos se deben de eliminar.
El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena vigencia jurídica y
administrativa, de consulta continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor vigencia jurídica
y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos que tienen menos
uso.
El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es servir de fuente para
la investigación histórica.

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente algunas
consideraciones fundamentales que son las siguientes:
 Estandarización de los equipos.
 La colocación de los despachos. VIDEO:
 Tipo de documentos.
Ingresa al siguiente enlace y observa el video. Toma
 La durabilidad.
apuntes en el cuaderno
 La estética.
https://www.youtube.com/watch?v=NmtIlrYvX3k
Para guardar los documentos tenemos:
1. Archivos verticales.
2. Archivos horizontales. ACTIVIDAD:
3. Archivos de anillas.
4. Carpetas colgantes. Consulta información sobre los tipos de archivadores
5. Subcarpetas. que hay para guardar documentos y con ella elabora
un mapa mental.
66
6. Guías para el archivo.

También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes ventajas:
1. La información puede ser intercalada.
2. Se puede suprimir información.
3. Se puede arreglar la información.

La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite ahorrar espacios. Sus

ventajas son:
 Menor capacidad de espacio.
 Ahorro de tiempo.
 Mayor seguridad.
 Mayor economía.

Sus inconvenientes son:

 Es un procedimiento costoso.
 Hay que utilizar compañías externas.
 Se necesitan lectores para los documentos.
 Las películas tienen una vida relativa.

PRACTICA

1. Elabora un simulador en miniatura de archivo numérico, alfabético y cronológico.

2. Graba un video en donde expliques cada uno de ellos (máximo de duración del video 2
minutos).
3. Elabora 15 preguntas tipo ICFES, con cuatro opciones de respuesta. Señala la respuesta
correcta
4. Visita la sede principal del colegio y conoce el archivo de la institución. Presenta un informe de
la visita (normas APA).

TRANSFERENCIA

CIERRE

PREGUNTA VALORATIVAS:

6- ¿Qué fue lo que más te llamó la atención del tema?

7- ¿Qué dificultades tuviste al desarrollar la guía?
8- ¿Qué conclusión sacarías del desarrollo de este taller? Explica
9- ¿Cuál fue tu experiencia en la visita al archivo del colegio?

“Cuando nadie te ama, recuerdo que Yo siempre te he amado. Te

amo tal cual tu eres”

67
 SEGUIMIENTO Y RUBRICA DE EVALUACION
AREA DOCENTE GRADO PERIODO
Técnica María del Pilar Pedraza Palacio Decimo Tercero
Contable Blanca Nury Díaz
Identifica requisitos legales de los NIVELES DE DESEMPEÑO
soportes contables y títulos valores
SUPERIOR ALTO BASICO BAJO
en las transacciones comerciales
Elabora los Identifica y Conoce el propósito Maneja
según normativa.
documentos soportes y clasifica y las características conceptos
títulos valores del documentos comerciales y básicos
Diligencia soportes contables del
proceso contable de comerciales y legales de los relacionados
ente económico, según normativa.
acuerdo con la títulos valores. documentos con los
normatividad vigente soportes y títulos documentos
Clasifica los documentos de
valores. contables.
acuerdo con normativa.

Estructura bases de datos de las

operaciones contables y financieras,
de acuerdo con necesidades de la
organización, valida los registros de
acuerdo con los soportes contables,
usa internet.

Aplica las tablas de retención

documental según normativa.

Valida los registros de acuerdo con

los soportes contables.
EVIDENCIAS INSTRUMENTOS
Guías 6 y 7 desarrolladas
Soportes contables diligenciados LISTA DE CHEQUEO GUIA 6:
Mapa conceptual guía 6
Preguntas tipo ICFES GUIA:
Mapa conceptual guía 7 Totalmente desarrollada
Mapa mental guía 7
Preguntas ICFES SOPORTES:
Consulta Correctamente diligenciados y firmados, sin tachones y
Informe archivo del colegio enmendaduras.

ASIENTOS CONTABLES:
Correctamente registrados

LISTA DE CHEQUEO GUIA 7:

GUIA:
Totalmente desarrollada

VIDEOS y PAGINAS DE CONSULTA:

Visualización de videos y desarrollo de las actividades

con base en ellos. Consulta de profundización en páginas
sugeridas.

SIMULADOR DE FICHERO:

Alfabético – geográfico – cronológico.

Pequeño - Práctico - funcional
Excelente presentación

PREGUNTAS ICFES:

15 preguntas
Bien diseñadas con base en el tema propuesto
4 opciones de respuesta (a, b, c y d)
Señala la respuesta correcta.

Informe de la visita al archivo de la institución.

Firma del Docente(s) Firma de Coordinador

María del Pilar Pedraza Palacio
Blanca Nury Díaz

68
 AUTOEVALUACIÓN
Realizo con responsabilidad y honestidad la siguiente autoevaluación, valoro lo que he hecho bien, descubro
lo que necesito mejorar y hago sugerencias específicas de cómo hacer mejoras para asegurar mi éxito con las
actividades y aprendizajes propuestos. A continuación, encuentro algunos aspectos importantes de mi
proceso de aprendizaje, marco con una X la opción cualitativa que describe mi actitudfrente al aspecto.
ASPECTO SUPERIOR ALTO BASICO BAJO
EVALUADO
Responsabilidad: He realizadocon He realizado casi todas He realizado solo No he realizado las
calidad todas las las actividades algunas de las actividades
Soy responsable con losActividades propuestas y las actividades propuestasy no las
compromisos y propuestas y las entrego de acuerdo a propuestas y algunas entrego en las
actividades propuestas entrego en las mis posibilidades veces las envío de fechas acordadas
fechas acordadas acuerdo a mis
posibilidades

Comunicación: He logrado He logrado He logrado tener No he logrado una

una
Me comunico de manera comunicación comunicarme en la poca comunicación
permanente y
efectiva y a tiempo con efectiva con mayoría de las veces comunicación con permanente y
mi maestro. efectiva
mi maestro. con mi maestro mi maestro con mi maestro
Acceso a guías de Tengo todo el Tengo la mayoría Tengo acceso a No he logrado tener
aprendizaje y material material de los materiales y pocos materiales y los materiales y
educativo. propuesto y se me accede a él con muchas tengo gran
dificultad
Logro tener acceso a los facilita acceder a algunas dificultades dificultades para para acceder a ellos
materiales él acceder a él
propuestos
Lectura Comprensiva Hago lectura Hago lectura de la Hago lectura de la No logro hacer
lectura
del material y las guías comprensiva de guía de trabajo y guía de trabajo y comprensiva de la
de trabajo: Logro la guía de trabajo apropio la mayoría apropio poco los guía de trabajo y no
comprender las guías y y apropio los de los saberes saberes propuestos logro apropiar los
las actividades propuestas saberes propuestos saberes propuestos
con calidad propuestos
Actividades propuestas: Realizo con calidad Realizo la mayoría de Realizo algunas de No he logrado
Realizo las actividades todas las las actividades las actividades realizar con calidad
propuestas, haciendo uso de actividades propuestas a partir dela propuestas a partir todas las
la información de las guías propuestas a partir información de las de la información de
de trabajo de la información guías las guías actividades
de las guías propuestas apartir
de la información
de las guías
Apropiación de Apropio de Apropio los saberes Apropio algunos de Se me dificulta
apropiar
saberes: manera efectiva propuestos y los uso los saberes de manera efectiva
los
Apropio los saberes los saberes para solucionar la propuestos y los saberes propuestos
y no
propuestos y logro propuestos y los mayoría de las uso para solucionar logro usarlos para
usarlos para solucionar uso para actividades ciertas actividades solucionar las
las diferentes actividades solucionar todas propuestas propuestas actividades
propuestas las actividades propuestas
propuestas

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

69
https://actualicese.com/cuanto-tiempo-deben-conservarse-los-soportes-y-libros-de-contabilidad/
https://www.escolme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/doc_comerciales/contenido_u1_4.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=P7ccVBNJzNo
https://www.milejemplos.com/empresa/ejemplo-de-caja-menor.html
https://formatosyplanillas.com/?p=1054
https://www.gerencie.com/notas-debito-y-credito.html
http://contenidosdigitales.ulp.edu.ar/exe/sistemadeinfo/210_nota_de_crdito_bancaria.html
https://softwarepos.co/noticias/tipos-facturacion-colombia
https://www.gerencie.com/obligados-a-facturar.html
https://www.milejemplos.com/empresa/ejemplo-de-recibo-de-consignacion-bancaria.html
https://circulantis.com/blog/el-pagare/
https://www.gerencie.com/cheque.html#Requisitos_del_cheque
https://www.gerencie.com/letra-de-cambio.html
https://www.gerencie.com/libranza.html
https://www.mygestion.com/blog/que-es-arqueo-de-caja-y-como-se-hace
https://www.siigo.com/blog-contadores/
https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289
https://atsgestion.net/custodia-de-documentos/#tema-2
https://atsgestion.net/archivo-gestion-documental/
https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=290
https://laedu.digital/2019/11/02/elementos-y-caracteristicas-del-archivo-para-el-secretariado/

70