SOPORTES CONTABLES

Los soportes de contabilidad son los documentos

que sirven de base para registrar las operaciones
y transacciones comerciales de una empresa.
Estos deben adherirse a los comprobantes de
contabilidad respectivos o dejar constancia en
estos de tal circunstancia. Se archivan en orden
cronolgico; de tal manera que sea posible su
verificacin. Los soportes son de orden internos y
externos.
EXTERNOS
RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO
Es un soporte de contabilidad en el que constan
los ingresos en efectivo, cheques y otras formas
de recaudo. El original se entrega al cliente y las
copias generalmente se archivan asi: una para un
archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.

RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA

Es un comprobante que elaboran los bancos y

suministran a sus cuentahabientes,
cuentacorrentistas o clientes para que lo
diligencien al consignar.
El original queda en el banco, y una copia con el
sello del cajero recibidor o el timbre de la mquina
registradora sirve de soporte para la contabilidad
de la empresa que consigna.
FACTURA DE VENTA

Factura es un ttulo valor que el vendedor o

prestador del servicio podr librar y entregar o
remitir al comprador o beneficiario del servicio.

El emisor vendedor, emitir un original y dos

copias de la factura. Para todos los efectos legales
derivados del carcter de ttulo valor de la factura,
el original deber ser conservado por el emisor,
vendedor o prestador del servicio; una de las
copias se le entregara al obligado y la otra
quedara en poder del emisor, para sus registros
contables.
REQUISITOS DE LA FACTURA
La factura debe expedirse en original y copia (el
original debe entregarse al comprador). Debe
reunir los siguientes requisitos (Art. 617 E.T).
Estar denominada expresamente como
factura de venta.
Llevar apellidos y nombres o razn social y
NIT de quien vende o presta el servicio.
Llevar apellidos y nombres o razn social y
NIT de quien adquiere el bien o prestacin del
servicio.
Llevar un nmero que corresponda a un
sistema de numeracin consecutiva de
facturas de venta.
Registrar la fecha de su expedicin.
Describir de manera especfica o genrica los
artculos vendidos o los servicios prestados.
Establecer el valor total de la operacin.
Indicar la calidad del retenedor del impuesto
sobre las ventas.
Contar con una numeracin autorizada.
DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA
FACTURA

Las boletas de mquinas registradoras.

Las boletas de ingresos a espectculos
pblicos.
Los boletos de transportes.
Los recibos de pago de matrculas y
pensiones expedidos por establecimientos de
educacin reconocidos por el gobierno.
Las plizas de seguro.
CHEQUE

Es un ttulo valor por medio del cual una persona

llamada girador (quien posee una cuenta corriente
bancaria) ordena a un banco, llamado girado, que
pague una determinada suma de dinero a la orden
de un tercero llamado beneficiario.
COMPROBANTES DE EGRESO
Llamado tambin orden de pago, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque o
efectivo.
Generalmente, en la empresa se elabora por
duplicado el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.
Algunos negocios entregan una copia al
beneficiario del pago.

NOTA DEBITO
Es un comprobante que emiten las empresas,
para cargar a la cuenta a la cuenta de los clientes
valores como intereses por financiacin, por
sobregiros, GMF, venta de chequeras, comisiones
y otros cobros por conceptos adicionales a las
ventas y servicios prestados de operaciones
manejadas por estas entidades.

NOTA CREDITO

Cuando la empresa concede descuentos y

rebajas que no estn liquidados en la factura, o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o
parciales de las mercancas para su
contabilizacin, se utiliza un soporte que se
denomina nota crdito.
Este comprobante generalmente se prepara en
original y dos copias: el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra copia para
registrar y anexar al comprobante de contabilidad.
 SOPORTES CONTABLES INTERNOS

NOTA DE CONTABILIDAD
Es un documento que se prepara con el fin de
registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable especifico, como es el caso de asientos
de correccin, depreciaciones, amortizaciones,
ajustes de cierre, adems de las compras al
rgimen simplificado.
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse

previamente al registro de cualquiera operacin y
en el cual se indicara el nmero, fecha, origen,
descripcin y cuanta de la operacin, as como
las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se anexaran los documentos que lo
justifiquen.
El comerciante conservara archivados y
ordenados los comprobantes de los asientos de
sus libros de contabilidad, de manera que en
cualquier momento se facilite verificar su
exactitud.

Los comprobantes de contabilidad deben estar

debidamente soportados, en orden cronolgico y
numerado en forma consecutiva, en espaol, y
debe n indicar fecha, origen, descripcin y cuanta
de la operacin.
Los comprobantes de contabilidad pueden
elaborarse por resmenes peridicos, mximo por
operaciones de un mes. Estos documentos son
los soportes de los registros en libros.
LIBROS DE CONTABILIDAD
Son los libros principales y auxiliares en los cuales
el comerciante registra en orden cronolgico las
operaciones mercantiles de acuerdo con las
normas legales vigentes.

ASPECTOS LEGALES
Todo comerciante llevara su contabilidad, libros,
registros contables, inventarios y estados
financieros en general, de acuerdo con las
disposiciones del cdigo de comercio y dems
normas sobre la materia.

REGISTRO DE LOS LIBROS

Los comerciantes obligados a llevar libros de
contabilidad deben registrar los libros, para ello
deben tener en cuenta, entre otros, los siguientes
aspectos:
1. Deben registrarse, previamente a su
diligenciamiento, ante las autoridades
competentes en el lugar de su domicilio
principal.

2. Las formas continuas, las hojas removibles de

los libros o las series continuas de tarjetas
deben ser autenticadas mediante un sello de
seguridad en cada una de ellas.
3. El libro es firmado por el secretario de la
cmara de comercio, como constancia de su
registro.

4. Los libros auxiliares no requieren ser

registrados.

CLASE DE LIBROS
Los siguientes se consideran libros
obligatorios y deben ser registrados.

Libro de Inventario y Balance.

Libro Diario columnario.
Libro Mayor y balance.
Libros de Actas.
Libro de Acciones o de registro de socios.

Libros auxiliares libros no obligatorios

Auxiliar de Caja.
Auxiliar de Bancos.
Auxiliar de Clientes.
Auxiliar de Proveedores.
Auxiliar de Gastos.
Auxiliar de Ventas.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS
En los libros contables se prohbe:

Alterar en los asientos el orden o la fecha de

las operaciones a que estos se refieren.
Dejar espacio que faciliten intercalaciones o
adiciones en el texto de los asientos o a
continuacin de los mismos.
Hacer interlineaciones, raspaduras o
correcciones en los asientos; cualquier error
u omisin se salvara con un nuevo asiento en
la fecha en que se advierte.
Borrar o tachar o en parte, los asientos.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas
o mutilar los libros.

HECHOS IRREGULARES EN LA
CONTABILIDAD.

1. No llevar libros de contabilidad, si hubiere

obligacin de llevarlos.
2. No tener registrados los libros principales de
contabilidad, si hubiere obligacin de
registrarlos.
3. No exhibir los libros de contabilidad, cuando
las autoridades tributarias lo exigeren.
4. Llevar doble contabilidad.
 5. No llevar los libros de contabilidad en forma
que permitan verificar o determinar los
factores necesarios para establecer las bases
de liquidacin de los impuestos y retenciones.
6. Cuando entre la fecha de las ltimas
operaciones registradas en los libros y el
ltimo da del mes anterior a aquel en el cual
se solicita su exhibicin, existan ms de
cuatro (4) meses de atraso.

LIBROS PRINCIPALES

Libro de Inventario y Balance: al iniciar las

actividades comerciales y, por lo menos una vez
al ao. Todo comerciante elaborara un inventario
y un balance general que permita conocer de
manera clara y completa la situacin de su
patrimonio, estos deben registrarse en el libro de
inventario y balance, de acuerdo con las normas
legales.
Libro Diario Columnario: es un libro principal en
el que se registra en orden cronolgico cada
comprobante de contabilidad elaborado por la
empresa durante un mes.
Con el fin de obtener el movimiento mensual de
cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los
registros dbitos y crditos, informacin necesaria
que se traslada al libro mayor en la columna de
movimiento mensual.

Libro Mayor y Balance.

El libro mayor recibe denominaciones como,
mayor contable, registro de mayor, libro de
segunda entrada o libro centralizador de cuentas.
Ya que tiene por objetivo centralizar los valores
monetarios del debe y del haber de cada una de
las cuentas, es decir proporciona informacin
clasificada con la determinacin de saldos
(deudor o acreedor)
Las principales caractersticas que identifican
a los registros de mayor son:
* Se preparan inmediatamente despus de la
obtencin de los comprobantes de diario.
* Proporcionan informacin clasificada cuenta por
cuenta referida a la sumatoria de los movimientos
de cargos como abonos en valores monetarios.
* Proporciona informacin referente al saldo
deudor o acreedor de cada una de las cuentas
obtenidos por la diferencia entre el debe menos
el haber, que en algunos casos requieren
incorporacin de ajustes para una adecuada
exposicin.
* La suma separada de cargos y abonos de todos
y cada uno de los registros de mayor,
necesariamente tienen que igualar con la suma
de cargos y abonos de la totalidad de
comprobantes de diario que fueron mayorizados.
* La cantidad de registros de mayor ser igual a
la cantidad de cuentas que hayan apropiado en
un comprobante de diario.
* En el libro mayor solo se reflejan las cuentas
que hayan sido registradas previamente en los
comprobantes de diario.
* Constituyen base importante y punto de partida
para la preparacin del balance de comprobacin
(sumas y saldos).