PROCEDIMIENTO DE NO

CONFORMIDADES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

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1. OBJETIVO

Proporcionar lineamientos sobre los tratamientos de las No Conformidades, reales y/o

potenciales, del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO), con el fin
de determinar acciones correctivas y/o preventivas para prevenir recurrencia de No
Conformidades reales y/o potenciales.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplicará a todas las actividades, productos o servicios que

desarrollen la Organización, dentro del alcance definido para el SSO.

3. RESPONSABILIDAD

Todo el Personal de la empresa, tiene la responsabilidad de informar cualquier situación

que pueda provocar una No Conformidad. Esta información la debe comunicar a su Jefe
Directo quien a su vez tiene la responsabilidad de originar la apertura de una acción ya
sea correctiva si la no conformidad es real o una acción preventiva si la no conformidad
es potencial. Por otra parte la empresa debe designar responsabilidades para:

 Identificar y corregir la (s) no conformidades y tomar la (s) acciones para mitigar sus
consecuencias de S Y SO.
 Investigar la (s) no conformidades, determinar sus causas y tomar acciones con el fin
de evitar que ocurran nuevamente
 Evaluar la necesidad de acción(es) para prevenir la (s) no conformidades e
implementar las acciones apropiadas definidas para evitar su ocurrencia.
 Registrar y comunicar los resultados de la (s) acciones (es) correctivas (s) y la (s)
acciones preventivas tomadas.
 Revisar la efectividad de la (s) acción (es) correctivas y/o preventivas tomadas.

4. DEFINICIONES

 Incidente: Evento (os) relacionado al trabajo que tuvo el potencial para llegar a
producir o produjo una lesión o enfermedad, o una fatalidad.
NOTA 1 Un accidente es un incidente que da lugar a una lesión o enfermedad o una
fatalidad

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NOTA 2 Un incidente en el que no se produce enfermedad, lesión, daño u otra pérdida

también se conoce como “cuasi-incidentes”. El término incidente incluye los “cuasi-
incidentes”.
NOTA 3 Una situación de emergencia es un particular tipo de incidente.

 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

NOTA Una no conformidad puede ser una desviación de:
- normas laborales relevantes, prácticas, procedimientos, requisitos legales etc.
- Requisitos del Sistema de Gestión Seguridad y Salud Ocupacional (SSO)

 Acciones Correctivas: Acción para eliminar la causa de una no conformidad u otra

situación indeseable
NOTA 1 Puede existir más de una causa para una no conformidad
NOTA 2 La acción correctiva es tomada para prevenir recurrencia, mientras que La acción
preventiva es tomada para prevenir la ocurrencia.

 Acciones Preventivas: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situación potencial indeseable.
NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2 La acción preventiva es tomada para prevenir ocurrencia, mientras que la acción
correctiva es tomada para prevenir recurrencia.

5. REFERENCIAS
Norma OHSAS 18001:2007, Cláusula 4.5.3.2

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Las No Conformidades pueden tener su origen o ser detectadas en:

 Auditorias (Internas – Externas)

 Por retroalimentación con los clientes u otras partes interesadas.
 Los procesos internos del la Organización.
 No conformidades, relacionadas a los procesos del S Y SO
 Etc.

La detección y/o reiteración de una no conformidad (real o potencial), debe originar la

apertura de una acción (correctiva o preventiva), con el objeto de reducir la probabilidad
que se produzcan dichos defectos, actuando sobre sus razones o causas que los podrían
generar.

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Toda persona que trabaje para la organización o en nombre de ella podrá detectar y
levantar una conformidad, para ello deberá ser registrada en el formato “No conformidad,
acciones correctivas y preventivas”. Para ello deberá solicitar al Representante de la
Gerencia o quien este designe, el formulario “Solicitud de Acción” quien es el responsable
de asignar un correlativo, para que posteriormente registre la solicitud en la “Planilla de
Control de Acciones

6.1 Evaluación de la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no

conformidades.

Detectada y registrada la no conformidad, por el Representante de la Gerencia o quien

este designe, el solicitante del registro “Solicitud de Acción” deberá registrar la
descripción de la no conformidad, asimismo es el encargado de evaluar la necesidad de
actuar para prevenir que ocurra una no conformidad, por lo que es importante realizar un
análisis de causas, el cual permite detectar las situaciones específicas de riesgo y
proponer a partir de los resultados obtenidos, las acciones correctivas más adecuadas
que eviten recurrencia.

Los Jefes de Áreas son responsables en conjunto con personal a su cargo, son los
encargados de realizar estos análisis, además de proponer la(s) acción(es)
correspondiente para eliminar de raíz la no conformidad potencial u real dependiendo el
caso.

Finalizado este análisis, el Jefe de Área responsable, debe registrar en la sección 2 del
formulario “Solicitud de Acción”, los resultados del análisis tales como: las causas, la(s)
acción(es) propuesta(s) para prevenir la desviación real o potencial, fecha de aplicación,
responsable para su implantación y si se aprueba o no la acción.

Completada la solicitud, el Jefe de Área responsable entrega al Representante de la

Gerencia o quien este designe, el formulario “Solicitud de Acción” completado hasta la
sección 2 a fin de que posteriormente lo registre en la planilla de control de acciones y
además lo haga llegar al responsable del seguimiento y cierre de la acción.

Cabe comentar que las acciones preventivas y/o correctivas propuestas e implementadas,
deben ser apropiadas a la magnitud de los problemas.

6.2 Determinar e implementar las acciones Correctivas y/o Preventivas

Una vez que se han determinado la(s) acción(es) a implementar, el Jefe responsable
tiene la obligación de comunicar a la persona designada, las acciones y plazos para llevar
a cabo la acción. La persona designada, como responsable, debe velar por su
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cumplimiento, asegurando la ayuda y/o los recursos necesarios para implementar la

acción propuestas dentro de los plazos acordados.

Si por alguna razón no pudiera llevarse a cabo la acción, la persona designada de

implementarla, deberá ponerse en contacto de forma inmediata con el Jefe responsable
que determino la acción, y éste último deberá comunicarle al Representante de Gerencia,
para tomar alguna decisión al respecto, registrando o destacando algunas observaciones
necesarias que puedan ocurrir durante la implementación de la acción.

6.3 Revisión, Seguimiento y Cierre de las Acción Correctivas y/o Preventiva.

El Representante de Gerencia o quien designe es el responsable de realizar un

seguimiento a la acción implementada preventiva y/o correctiva dependiendo del caso y
que se cumpla efectivamente para posterior cierre de la acción.

Es importante registrar los resultados obtenidos de las acciones implementadas, ya que si

la acción no es efectiva, se procederá a realizar una nueva acción.

Para esto, el Representante de Gerencia designara a una persona con independencia del
área en donde se llevo a cabo la acción, para que realice la verificación de la
implementación en la fecha comprometida, registrando los resultados observados en la
sección 3 del mismo formulario “Solicitud de Acción”.

La persona designada realizará un seguimiento entre las fechas de inicio y de término de

las propuestas de acción, indicando la evidencia y avance de la misma. Posteriormente el
Representante de Gerencia o quien designe es el responsable de registrar toda la
evidencia que le entregue el designado del seguimiento, en la solicitud de acción.

El Representante de Gerencia o quien designe para el seguimiento, puede apoyarse en el

grupo de auditores para recopilar más información con respecto a la no conformidad real
o potencial.

Cuando el Representante de Gerencia tenga evidencia de que las acciones han sido
ejecutadas y se ha eliminado la No Conformidad y sus causas, se procederá al cierre de la
acción, completando en la “Solicitud de Acción” en la sección tres, identificando fecha de
cierre, verificación de la implementación y seguimiento de la efectividad.

Todos los Registros de “Solicitud de Acción” cerrados serán archivados en una carpeta
claramente identificado por el Representante de la Gerencia o quien este designe.

Durante todo el proceso el Representante de la Gerencia o quien este designe mantiene

actualizada la “Planilla de Control de Acciones”
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Cuando la acción correctiva y/o preventiva identifican peligros nuevos o diferentes, o la

necesidad de controles nuevos o cambios, se deberá requerir que las acciones propuestas
sean tomadas a través de la evaluación del riesgo previo a la implementación.

7 REGISTROS

PROTECCIÓ RETENCIÓ DISPOSICIÓN

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO N RECUPERACIÓN N FINAL RESPONSABLE
Representante de
Por Área
Solicitud de Papel/ Permanent Archivo/ Red la Gerencia o
PC/ Oficina Nombre/
Acciones Electrónico e empresa quien este
Código
designe
Representante de
Por Área
Control de Permanent Archivo/ Red la Gerencia o
PC Electrónico Nombre/
Acciones e empresa quien este
Código
designe

8 CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Rev. Descripción

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