Tomado de:

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ROI/Formacin
de
Capacitacin, factor estratgico de su gestin.

talentos

Es creciente el inters por el uso del ROI en la gestin de recursos humanos.

Cmo se puede establecer el retorno de la inversin de la capacitacin?
Conozca
esta
propuesta.

Uno de los problemas que con mayor frecuencia tienen los lderes de gestin humana
es demostrar que el presupuesto destinado a esta rea se traduce en una inversin
para
la
empresa.
De qu manera expresar que las acciones emprendidas por recursos humanos no son
solo operativas sino que contribuyen como factor estratgico al logro de los objetivos

de

la

organizacin?

Cmo

hacerlo

tangible?

En su exposicin, Medicin de impactos de la capacitacin y programas de gestin del

talento humano, Jos Luis Torres, asesor corporativo de Desarrollo de Personal de
Ecopetrol, afirm que s es posible establecer una metodologa para determinar el
aporte
de
la
gestin
humana
a
travs
de
la
capacitacin.
Tal afirmacin la realiz en el marco del evento organizado por la empresa de
consultora colombiana Talentos nicos apoyado por la firma ASICOM Ltda.
Para qu hacerlo

En un entorno econmico cada vez ms complejo, en donde se debe hacer ms con

menos, las organizaciones deben explotar sus recursos de la mejor manera posible y
cuidar
el
destino
de
cada
peso
en
su
haber.
El rea de recursos humanos tiene en su contra el tradicional rtulo de operativo, a
diferencia de otras unidades de apoyo que s han podido afirmar su rol estratgico. As,
por ejemplo, es claro diferenciar operatividad y contribucin estratgica entre las
responsabilidades que tiene el rea de contabilidad y las que tiene a su cargo la
gerencia financiera.
Para transformar esta percepcin, el lder de recursos humanos debe, entonces,
establecer que el impacto de sus acciones supera el lmite de la operatividad. Cmo?
Asegurando la contribucin estratgica de la gestin del capital humano y
demostrando, as, que son rentables las partidas asignadas para las prcticas de
gestin del talento, de las cuales la empresa obtiene un retorno sobre su inversin.
El reto para los Gerentes de Talento Humano es entender las necesidades de sus
clientes para hacer una contribucin relevante y tangible al negocio que responda a sus
problemas, retos y oportunidades especficas. Cambiando su rol de soporte operativo

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para convertirse en socio del negocio, a travs de la gestin del capital humano
para
crear
y
mantener
ventajas
competitivas.
Este nuevo rol de socio del negocio, exige demostrar la contribucin de valor de la
gestin del capital humano. Con este propsito, los gerentes de talento humano,
adems de mantener su orientacin humana y social, cada vez ms estn entendiendo
la necesidad de traducir en trminos econmicos su gestin.
Capacitacin, aspecto clave
Entrenamiento y capacitacin (E&C) es una de las reas clave de recursos humanos y
quiz una de las actividades ms reconocidas dentro de la organizacin. Para esto se
requiere implementar esquemas de medicin de gestin que permitan mostrar los

resultados de los programas de E&C en trminos de su impacto de valor en el

negocio. La nocin de valor involucra la relacin entre beneficios y costos.
Todo programa de E&C que est alineado estratgicamente debe generar beneficios
econmicos que superen los costos incurridos e, incluso, los posibles beneficios de
inversiones alternativas de los recursos asignados. Es necesario que los gerentes de
talento humano aprendan a medir los beneficios de los programas y demostrar el
retorno
que
obtiene
la
empresa
sobre
su
inversin.
Para Torres, es necesario medir el impacto de la capacitacin para:
Evaluar
la
efectividad
de
los
Mejorar
el
proceso
de
Evaluar
el
aprovechamiento
de
los
- Responder a los requerimientos de resultados de la
- Para mejorar la contribucin de valor de la capacitacin.

programas
capacitacin
recursos
alta gerencia

Implica un cambio de paradigma: concentrarse menos en lo que se hace y ms en lo

que se aporta.
Sin embargo, segn este experto, es necesario reconsiderar algunos corolarios:

Valor agregado: no toda capacitacin agrega valor. La eleccin de los cursos y

temas deben ir en concordancia de las necesidades del negocio, de los clientes,
de los procesos o de las personas. Es, por tanto, imprescindible hacer un
anlisis
de
necesidades
apropiado.
La capacitacin tradicional es ms una recoleccin de deseos de los usuarios
que se convierte en una oferta inconexa de programas. En muchos casos las
reas de E&C actan bsicamente como receptores de solicitudes de cursos y
terminan como coordinadores de eventos, midiendo su contribucin nicamente

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por

la

satisfaccin

de

los

asistentes.

Esto se debe en gran parte a que por lo general quienes estn a cargo de
Capacitacin y Desarrollo estn alejados de los problemas del negocio y no
tienen una comprensin clara de sus necesidades.

Resultados: aun cuando se lleve a cabo un buen diseo del programa de

capacitacin a partir del anlisis de necesidades, ste por s solo no es condicin
suficiente para los resultados de la capacitacin. Influyen aspectos tales como el
facilitador, la metodologa, el compromiso de los lderes y los participantes, y el
seguimiento
que
se
determine.
Por otra parte, ms que desarrollar conocimientos y habilidades, se trata de
mejorar
los
comportamientos
y
desempeo
en
el
trabajo.
En este sentido, la formacin basada en competencias, a diferencia de la
capacitacin tradicional, se orienta ms claramente al mejoramiento del
desempeo en el trabajo, ya sea que se utilice el enfoque funcional o el
comportamental. En el enfoque a partir del anlisis funcional se generan
Normas o estndares de competencia laboral, que se evidencian a travs del
cumplimiento de criterios de desempeo o logros especficos en el trabajo. En el
enfoque basado en el comportamiento se identifican las competencias como
caractersticas o atributos personales de los trabajadores de actuacin superior,
las cuales se evidencian a travs de conductas observables en el trabajo. En
ambos casos, la competencia se demuestra en el desempeo. El
reconocimiento de que una persona es competente no radica en haber asistido
a cursos o poseer ttulos acadmicos, sino en su capacidad demostrada de
lograr
resultados
en
el
trabajo.

Satisfaccin: Se cree que si la gente sale contenta, el programa tendr el

efecto deseado en la productividad de la organizacin, y muchas veces esto no
ocurre porque la capacitacin no se aplica efectivamente en el trabajo y se
queda slo en buenas intenciones. Es obvio que la satisfaccin de los
participantes es importante, pero el xito de un programa de capacitacin
trasciende y debe reflejarse en resultados.

Propsito y utilidad: los conocimientos que los participantes adquieren en las

actividades de capacitacin les deben ayudar a mejorar sus competencias, pero
el objeto final de estas jornadas tiene que verse reflejado en resultados, es
decir, en el cumplimiento de las metas dispuestas para sus cargos o roles.
El propsito primario no es desarrollar competencias sino mejorar el desempeo
y los resultados de negocio, aumentando la generacin de valor para todos los
involucrados. Desarrollar competencias es slo un medio que slo tiene sentido
si
existe
claridad
de
los
resultados
que
se
quieren
lograr.
Por ejemplo, sera contraproducente llegar a tener gente muy calificada en lo
que no se necesita o que no est enfocada en las prioridades empresariales.
Por lo tanto, es necesario darle un contexto a la formacin basada en

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competencias: el desarrollo y aplicacin de competencias laborales debe buscar
generar simultneamente valor para la empresa y para el trabajador.
La salvedad est en aquellos casos en los que el inters de la empresa, como
parte de su concepcin de la responsabilidad social, sea ayudar a su trabajador
en
aspectos
personales.
La capacitacin necesariamente conllevar a la mejora efectiva del desempeo
de los trabajadores con miras a que repercuta en los resultados del negocio.
Esto quiere decir que el plan de capacitacin debe estar alineado con la
planeacin estratgica de la entidad.

El salto a la estrategia

Torres plantea cambiar el paradigma de la capacitacin: en vez de decir me siento

satisfecho cuando ofrezco un gran listado de cursos, usted debe afirmar me siento
satisfecho cuando logro soluciones para mejora del desempeo que impactan los
resultados
claves
del
negocio.
Si la capacitacin se enfoca en las actividades, la gestin se centra en ofrecer cursos o
eventos y con facilidad se concibe como un gasto. En esta estructura, la medicin se
realiza basada en el esfuerzo, con indicadores como horas capacitacin-hombre, y el
rol que cumple recursos humanos es, en esta ptica, eminentemente de soporte
operativo.
Cuando la premisa del plan de formacin se centra en los resultados, ste se convierte
en un conjunto de acciones que buscan mejorar el desempeo y solucionar los
problemas del negocio. Cuando la capacitacin se entiende como una inversin, lo que
se busca no es reducir sus costos sino aumentar su generacin de valor para el
negocio.
Esta nueva perspectiva fortalece recursos humanos como un agente estratgico de la
organizacin y lo aleja del perfil netamente operativo. Implica a su vez que los
profesionales del rea deben involucrarse en las operaciones de la empresa, deben
conocer el negocio para poder actuar con mayor contundencia.

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Medicin y evaluacin
Medir el retorno sobre la inversin (ROI) de los programas de E&C es un proceso
factible de desarrollar si se utiliza la metodologa adecuada. Se trata de llegar a
establecer los beneficios econmicos derivados de un programa y compararlos con la
inversin realizada en diferentes recursos para lograrlos. Si los beneficios superan los
costos incurridos existir una rentabilidad atribuida al programa, lo cual permitir,
adems de demostrar la bondad de la inversin, contribuir a tomar mejores decisiones
para
mantener,
ajustar
o
perfeccionar
los
programas.
Es importante entender que el ROI es el indicador final de un proceso de medicin, que
implica recopilar datos para evidenciar los resultados en diferentes niveles: satisfaccin
de los clientes con el programa, logro de aprendizajes en trminos de desarrollo de
conocimientos o habilidades, aplicacin de estos aprendizajes en el lugar de trabajo
que lleven a mejoras del desempeo e impacto en las variables de resultado del
negocio como efecto de estas mejoras en el desempeo del personal. De modo que el
retorno sobre la inversin en un programa de E&C slo se logra si existe satisfaccin,
aprendizaje,
mejoras
de
desempeo
y
resultados
de
negocio.
De

modo

que

para

llegar

al

ROI

se

requieren

niveles

de

medicin:

1. Satisfaccin: medicin de la apreciacin de los participantes sobre el programa.

Busca establecer el efecto que tuvo la capacitacin sobre el participante.
2. Aprendizaje: medicin de la incorporacin de conocimientos y habilidades y
desarrollo
de
competencias.
3. Desempeo: medicin de mejoras en los procesos de trabajo o desempeos de las
personas como efecto de las aplicaciones del aprendizaje en el trabajo

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4. Resultados: medicin de resultados logrados en trminos de indicadores de negocio
a los cuales contribuy significativamente las mejoras de desempeo.
5. ROI: medicin de los beneficios econmicos que se pueden atribuir como efecto de
la
capacitacin
comparada
con
los
costos
del
programa.
Para Torres, la nica forma de medir adecuadamente el ROI se fundamenta en un
cuidadoso proceso de planeacin de los programas de E&C. Es decir, la medicin no es
un acto a posteriori sino que debe estar presente desde el momento mismo del anlisis
de necesidades.

Principales dificultades en el proceso

En concepto de Torres, la dificultad ms frecuente que ofrece la medicin de impactos
de la capacitacin tiene que ver con el hbito de enfocarse en actividades y no en
resultados.

La ineficacia de la capacitacin tambin surge de un deficiente anlisis de necesidades

o de la falta de planeacin y disciplina en la implementacin del proceso de medicin.
Ahora, el hecho mismo de la medicin puede generar temor a las consecuencias de la
evaluacin. Adems, la falta de experiencia del staff en procesos de medicin de
programas puede afectar el proceso, lo cual requiere un esfuerzo de capacitacin y
asesora
inicial.

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Otra barrera es ver la medicin de impactos del E&C como un costo adicional de los
programas, sin entender los beneficios que aporta el tiempo y recursos dedicados a
una buena planeacin y evaluacin de los programas.
Ventajas de la medicin
A pesar de los escollos que, sin lugar a dudas se pueden presentar, los beneficios que
se obtienen de este proceso lo ameritan:
Focaliza
los
esfuerzos
en
resultados
concretos.
- Muestra el impacto de los programas de capacitacin en trminos del negocio.
Sustenta
la
asignacin
de
recursos
presupuestales.
Mejora
la
efectividad
de
los
programas.
- Soporta decisiones de ampliar, ajustar o eliminar programas de formacin.
Asegura
coherencia
en
la
gestin.
- Mejora el posicionamiento de las reas de desarrollo como socios del negocio.
Retorno sobre la inversin
El ROI, en pocas palabras, mide la relacin entre beneficios econmicos y costos del
programa.

Vamos por partes. Para establecer la relacin de beneficio costo, debemos entrar en
el
detalle.
Por
lo
general,
los
costos
del
programa
relacionan:
Pero

Materiales
y
Instructor,
facilitador
Equipos
e
Gastos
de
transporte,
alimentacin
se

omiten

otros

aspectos

que

tambin

forman

suministros
asesor
instalaciones
alojamiento

o
y
parte

de

la

inversin:

Salarios
de
los
participantes
- Costos de planeacin y estructuracin del programa (anlisis de necesidades, diseo,
desarrollo
o
contratacin)
Costos
de
evaluacin
del
programa.
Con respecto a los beneficios del programa, Torres afirma que deben obedecer a una
necesidad del negocio y es imprescindible entonces clarificar con el gerente de lnea
qu se pretende con la capacitacin.

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Los beneficios deben estar enfocados en las necesidades estratgicas del
negocio que finalmente se pueden traducir en disminucin de costos o
aumento de ingresos.
Para esto es necesario identificar las variables que se buscan impactar con el programa
de
E&C,
tales
como:
- Incremento de Produccin o ventas: unidades fabricadas, rdenes atendidas,
elementos despachados, servicios prestados, documentos procesados, etc.
- Mejoramiento de calidad: menor tasa de defectuosos, errores, reprocesos,
correcciones, rechazos, desperdicios, quejas, reclamos, conflictos, accidentes, fallas,
reduccin
de
ausentismo
y
rotacin
de
personal,
etc.
- Ahorros de tiempo: reduccin de tiempo inactivo, demoras en entregas, agilidad de
servicios, tiempos de respuesta, reduccin de trmites, tiempo de procesamiento,
menos reuniones, menor sobretiempo, etc.
Proceso de medicin de impactos y ROI
Como se enunci con anterioridad, el concepto y desarrollo de la medicin parte del
momento mismo de la planeacin, no como una actividad post facto:

Lograr un retorno sobre la inversin en E&C implica clarificar muy bien las necesidades
del negocio, las mejoras de desempeo y las competencias requeridas, y disear el
programa de formacin con base en estas necesidades, estableciendo objetivos
concretos con los cuales se deben comprometer los participantes y sus jefes, de tal
manera que se logre un contexto adecuado el desempeo y el aprendizaje continuo en
el
trabajo.
De esta forma, las evaluaciones de impacto de los programas de E&C no se tornan
cargas adicionales de trabajo sino acciones de inters de los participantes y sus jefes
para mejorar la efectividad de sus competencias, desempeo laboral y resultados de
negocio, que servir como base de un proceso continuo de acciones de mejoramiento.

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Para tener en cuenta
De acuerdo con el ponente, s es posible desarrollar una metodologa para establecer el
aporte de la gestin humana a travs de la capacitacin, pero sta debe ser adaptada
a
las
necesidades
y
caractersticas
particulares
de
cada
entidad.
Con respecto a los valores de la medicin, las cifras no deben constituirse en la
finalidad del proceso. La precisin de las cifras no es lo importante, lo valioso es poder
identificar que los programas de E&C son una inversin que generan impactos positivos
tanto
para
el
negocio
como
para
las
personas.
Ahora, tampoco debe ser desmotivante si el punto de partida del indicador est en
rojo. Lo importante no es la situacin inicial del indicador, sino lo que uno haga para
mejorarla. El reto est en remontar ese marcador, tomando acciones de mejoramiento
permanente con base en esa informacin y enfilar los esfuerzos para el logro de los
objetivos estratgicos propuestos por la organizacin.