SGApe0007 Hallazgos Acciones Correctivas y Preventivas

Procedimiento
Hallazgos, Acciones Correctivas y Preventivas

General
Código: SGApe0007 Revisión: 06 Fecha: 30 de Noviembre de 2015 Página 1 de 9
1. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como propósito establecer el proceso que mantiene la

gestión ambiental de SCMEA para identificar e investigar las No Conformidades,
Oportunidades Mejora e Incidentes Ambientales detectados y adoptar las acciones
correctivas y/o preventivas que eliminen las causas o reduzcan sus posibilidades de
reiteración u ocurrencia de las mismas.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al Sistema de Gestión Ambiental en SCM El Abra.
3. DEFINICIONES
3.1. No conformidad: incumplimiento de un requisito.
3.2. Oportunidad de mejora: ocasión de tomar una acción en beneficio del desempeño
ambiental y/o del Sistema de Gestión Ambiental.
3.3. Evidencia: registros, declaraciones de hechos u otra información que sea verificable y
pertinente al sistema de gestión ambiental.
3.4. Hallazgo: resultados de la evaluación de las evidencias obtenidas comparadas con los
criterios de auditoría.
3.5. Acción preventiva: acción para eliminar las causas de potenciales No

Conformidades.
3.6. Acción correctiva: acción para eliminar las causas de una no conformidad detectada y
evitar que vuelva ocurrir.
3.7. Incidente ambiental: acontecimiento no deseado, al menos, que produce perjuicio

sobre el medio ambiente.
3.8. Criterio de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
Elaboró: Viviana Dominguez Revisó: José Inzunza Aprobó: Joseph Kridel
El usuario es responsable de verificar, previo a su uso, la vigencia del presente documento

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4. CONTENIDO
4.1. Detección de hallazgos
Cualquier empleado que labora en SCM El Abra puede detectar evidencias de potenciales
Hallazgos informándolos a su Supervisor directo, quien completa la descripción y describe
el Hallazgo, según el formulario adjunto en el Anexo 1, R1/SGApe0007 “Gestión de
Hallazgos”, el cual lo envía al Coordinador del SGA y Desarrollo Sustentable para la
asignación de número correlativo y revisión preliminar o quien este designe.
Los empleados de empresas colaboradoras, canalizan la detección de evidencias a través

del Administrador del Contrato por parte de SCM El Abra y/o al Supervisor del Area.
La calificación del Hallazgo (No Conformidad, Oportunidad de Mejora e Incidente

Ambiental) la efectúa la Gerencia de Medio Ambiente, salvo en el caso de Auditorías la
define el Auditor Líder.
4.2. Gestión del hallazgo
El Encargado del SGA remite el formulario registrado a la Unidad Organizacional que

corresponda hacerse cargo de la gestión del hallazgo, sin perjuicio, que solicite a la
Unidad que lo reporta, la toma de las acciones inmediatas necesarias.
Los hallazgos corresponden a:
No Conformidades
Oportunidades de Mejora
Incidentes Ambientales
La Gerencia de Medio Ambiente ante un hallazgo requiere a la Unidad Organizacional

asignada efectúe una investigación, con el propósito de determinar las causas básicas y
proponer las acciones necesarias, junto con la fecha de implementación y el/los
responsable/s de su gestión y seguimiento.
Para efectuar la investigación antes mencionada, se debe aplicar la metodología de los “5

por qué´s”, a efectos de lograr obtener una causa básica de la cual se desprendan las
acciones que corrijan de raíz el hallazgo detectado. Esta metodología consiste en
preguntarse cinco veces consecutivas por qué ha ocurrido el evento y de la última
respuesta obtener la acción a aplicar. (Ver Anexo 3).
Una vez que la Unidad Organizacional desarrolle la totalidad de las acciones propuestas
ante una No Conformidad (NC), una Oportunidad de Mejora (OM) o un Incidente
Ambiental (IA), procede al cierre de las mismas, según corresponda remitiendo a la

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Gerencia de Medio Ambiente el formulario completo con los respaldos de cumplimiento en

original, quedando una copia del hallazgo para el área.
Todo el personal que trabaja para o a nombre de SCMEA debe reportar todo incidente
ambiental, esto servirá para evaluar e informar (en el caso que aplique) de manera
oportuna a las autoridades competentes y a la corporación, corregir y/o mitigar los
impactos, y prevenir en forma oportuna eventos similares.
Esta comunicación debe realizarse al supervisor responsable del área de forma verbal e
inmediatamente una vez ocurrido el incidente (Ver Anexo 2), éste a su vez después de
tomar todas las medidas necesarias para detener o controlar el evento, procederá a
informar de inmediato al supervisor ambiental asignado a su área. En caso de producirse
un incidente durante el fin de semana y/o feriados y/o fuera del horario de trabajo ordinario
de la Gerencia de Medio Ambiente, se debe comunicar inmediatamente, vía telefónica, al
supervisor ambiental de turno de la Gerencia de Medio Ambiente.
Los antecedentes a informar por el Supervisor Responsable del Area del evento son los
siguientes:
 Lugar del evento

 Dia y hora
 Tipo de incidente (detallar si ha sido un derrame, incendio, u otro)
 Area afectada y/o daño a personas y/o a la propiedad
 Detallar tipo de producto derramado, volumen derramado y área afectada.
 Posibles causas
 Personal involucrado (propio o contratista)
 Otros que se consideren necesarios detallar
A continuación es necesario completar el formato R1/SGApe0007, “Gestión de

Hallazgos”, a efectos de poder comenzar con el análisis para identificar las causas
básicas correspondientes, y de esa manera generar las acciones correctivas y/o
preventivas apropiadas, tendientes a evitar la repetición de este tipo de eventos, además
debe enviar los antecedentes del evento al Prevencionista de Turno quién debe publicarlo
en el Reporte “Buenos Días con Seguridad” en la sección “Hallazgos Ambientales”.
En el caso de tratarse de un incidente ambiental con potencial de ser reportado a la

autoridad, el supervisor de medio ambiente deberá acercarse al área afectada, con el
objetivo de constatar los hechos y realizar la evaluación ambiental necesaria para definir
si procede dar aviso a la autoridad de acuerdo a lo indicado en el presente procedimiento.
En caso de tratarse de un incidente ambiental con potencial de ser reportado a la

autoridad dentro de las 24 horas de constatado el incidente el Supervisor Ambiental debe
evaluar y proceder como lo indica el procedimiento GMApe0006 “Comunicación a la
autoridad de Incidentes Ambientales”.

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En el Anexo N° 2, se muestra el Diagrama de Flujo para la Comunicación de Incidentes.
4.3. Verificación de la efectividad
La Gerencia de Medio Ambiente verifica la efectividad de las acciones ejecutadas, con el

fin de asegurar que éstas abordan adecuadamente la causa del Hallazgo y tienden a
evitar su repetición. En caso que el resultado de la verificación sea negativo, la Unidad
Organizacional asignada (en forma conjunta con la Gerencia de Medio Ambiente) analiza
los motivos por los cuales las acciones ejecutadas no fueron efectivas y redefinen, si
corresponde, nuevas acciones a seguir. No se requiere levantar una nueva No
Conformidad.
4.4. Seguimiento de cumplimiento de acciones
Para asegurar que se realizan las acciones definidas, se hace un seguimiento del
cumplimiento de éstas.
La responsabilidad de efectuar el seguimiento de la Gestión de los Hallazgos es de los

Gerentes de las Unidades Organizacionales, quienes informan trimestralmente (antes del
día 15 del mes siguiente) al Representante de la Dirección, quien consolida la información
y la presenta al Presidente y Gerente General.
4.5. Reprogramación de los planes de acción consideradas en los Hallazgos
Para aquellas Áreas que requieran de mayor tiempo para la ejecución de los Planes de
Acción y/o el desarrollo de las actividades comprometidas en el cierre de un Hallazgo,
éstos pueden ser reprogramados con anterioridad a la fecha de vencimiento del plazo
establecido para su cumplimiento, previa justificación.
La modificación de los plazos de los Hallazgos debe ser autorizada por los Gerentes de
las Unidades Organizacionales, con el visto bueno de la Gerencia de Medio Ambiente.
Para aquellas situaciones, en que los Hallazgos no se hayan cerrado en las fechas
programadas, el Área debe generar un nuevo Hallazgo por incumplimiento de lo
programado originalmente.
5. REFERENCIAS
GMApo0006 ‟Procedimiento Comunicación a la Autoridad de Incidentes Ambientales″.

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6. ANEXO
Anexo 1: R1/SGApe0007, “Gestión de Hallazgos”

Anexo 2: Diagrama de Flujo de Comunicación de Incidentes
Anexo 3: Análisis de causa (técnica de los “5 por qué?”)

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ANEXO 1
GESTIÓN DE HALLAZGOS
AUDITORIA R1 / SGApe0007 N° CORRELATIVO
TIPO DE HALLAZGO
NO CONFORMIDAD OPORTUNIDAD DE MEJORA INCIDENTE AMBIENTAL
INFORMACIÓN GENERAL LLENAR SÓLO INCIDENTE AMBIENTAL

SUELO FLORA
GERENCIA
AIRE FAUNA
AREA DE OCURRENCIA AGUA ARQUEOLOGÍA
Y/O EMPRESA FUERA DE SCMEA PERSONAS
FECHA DENTRO DE SCMEA HORA
COMPLETAR SÓLO EN CASO DERRAME
SUSTANCIA CANTIDAD [m3]
DURACIÓN [min] AREA AFECTADA [m2]
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
PERSONA QUE NOTIFICA FIRMA
DETERMINACION DE CAUSAS
Por qué:
Por qué:
Por qué:
Por qué:
Por qué:
CAUSAS RAIZ
PLANES DE ACCION
ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA PROG. FECHA CUMP. COSTO US$
GERENTE DEL AREA FIRMA
REPROGRAMACIONES
CIERRE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO

RESPONSABLE ASIGNADO ES EFECTIVO EL PLAN DE ACCIÓN SUPERVISOR MEDIO AMBIENTE
SI NO
FIRMA FECHA FIRMA FECHA
OBSERVACIONES

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ANEXO 2
Diagrama de Flujo de Comunicación de Incidentes

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ANEXO 3
Análisis de causa (técnica de los “5 por qué?”)
Análisis de Causa:
 Nos encontramos en problemas si pensamos que las dificultades pueden ser solucionadas sin haber
identificado las Causas.
 Difícilmente podamos encontrar una solución adecuada a nuestros problemas si no hemos
descubierto realmente por qué ocurrieron.
 Una Causa Raíz o Causa Origen es aquella que si es eliminada se podría prevenir o disminuir la
probabilidad de recurrencia de una NC / OM.
 Existen varias herramientas para realizar un análisis de causa.
 Utilizaremos la técnica de los 5 por qué?
Técnica:
¿Por qué ocurrió el problema?
Definir cuál es la ruta, impactos y relación entre las causas identificadas. Normalmente es necesario
preguntar cinco veces, pero este número tan sólo es orientativo.
1. Por qué ocurre el problema?

Respuesta 1)
2. Por qué ocurre el problema de la respuesta 1)?
Respuesta 2) ...
Resumen y consideraciones adicionales:

 Realizar el “análisis de contexto” para poder tener elementos para los “5 por qué?”
 Es recomendable que siempre se formulen las preguntas en función de la respuesta anterior.
 Siempre debemos seguir preguntando “por qué?” en base a hipótesis verificadas.
 El análisis puede ir ramificándose en caso que haya distintas hipótesis verificadas.
 Los primeros por qué generalmente derivan en aspectos materiales o físicos y aproximadamente a
partir del tercer por qué comienzan a surgir temas relativos a la gestión
 Pueden surgir Acciones de los distintos “por qué?”. Las que surgen de los primeros “por qué?”
generalmente son Acciones Inmediatas (o Correcciones). Las que surgen del último “por qué?” son
Acciones Correctivas (o Preventivas en caso de tratarse de un Desvío Potencial).
1er por qué?:
Pregunta: ¿Por qué ocurre el problema?…
Respuesta 1: Porque…
2do por qué?:
Pregunta: ¿Por qué ocurre el problema de la respuesta 1?…
3er por qué?:
4to por qué?:
5to por qué?:

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General
7. HISTÓRICO DE MODIFICACIONES
HISTÓRICO DE MODIFICACIONES
FECHA REVISIÓN MODIFICACIONES – MOTIVO FECHA

APROBACIÓN
Revisión y adecuación general del
14DIC2010 03 procedimiento. 25ENE2011
Incorporación del nuevo formularia de NC.
Incorporación en el punto 4.2 Gestión del
08MAY2012 04 Hallazgo – sexto acápite, las acciones 16MAY2012
derivadas de los Incidentes Ambientales y la
forma de su puesta en conocimiento en el
Reporte “Buenos Días con Seguridad”,
sección Hallazgos Ambientales. Acciones que
debe detallar el denunciante.
20 JUL2015 05 Revisión por fecha y logo 20JUL2015
30NOV2015 06 Incorporación en el punto 4.2 Gestión del 30NOV2015

Hallazgo - 4to párrafo, la metodología de “5
por qué” para identificar la causa básica del
hallazgos.
Como Anexo 3 se detalla la metodología
ejemplificada y el Anexo 1 la adecuación del
formulario hallazgos.

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3.1. No conformidad: incumplimiento de un requisito.

3.5. Acción preventiva: acción para eliminar las causas de potenciales No

3.7. Incidente ambiental: acontecimiento no deseado, al menos, que produce perjuicio

3.8. Criterio de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

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4.1. Detección de hallazgos

Los empleados de empresas colaboradoras, canalizan la detección de evidencias a través

La calificación del Hallazgo (No Conformidad, Oportunidad de Mejora e Incidente

4.2. Gestión del hallazgo

El Encargado del SGA remite el formulario registrado a la Unidad Organizacional que

Los hallazgos corresponden a:

La Gerencia de Medio Ambiente ante un hallazgo requiere a la Unidad Organizacional

Para efectuar la investigación antes mencionada, se debe aplicar la metodología de los “5

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Gerencia de Medio Ambiente el formulario completo con los respaldos de cumplimiento en

 Lugar del evento

A continuación es necesario completar el formato R1/SGApe0007, “Gestión de

En el caso de tratarse de un incidente ambiental con potencial de ser reportado a la

En caso de tratarse de un incidente ambiental con potencial de ser reportado a la

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En el Anexo N° 2, se muestra el Diagrama de Flujo para la Comunicación de Incidentes.

4.3. Verificación de la efectividad

La Gerencia de Medio Ambiente verifica la efectividad de las acciones ejecutadas, con el

4.4. Seguimiento de cumplimiento de acciones

La responsabilidad de efectuar el seguimiento de la Gestión de los Hallazgos es de los

4.5. Reprogramación de los planes de acción consideradas en los Hallazgos

GMApo0006 ‟Procedimiento Comunicación a la Autoridad de Incidentes Ambientales″.

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Anexo 1: R1/SGApe0007, “Gestión de Hallazgos”

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INFORMACIÓN GENERAL LLENAR SÓLO INCIDENTE AMBIENTAL

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

PERSONA QUE NOTIFICA FIRMA

GERENTE DEL AREA FIRMA

CIERRE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO

FIRMA FECHA FIRMA FECHA

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Análisis de causa (técnica de los “5 por qué?”)

1. Por qué ocurre el problema?

Resumen y consideraciones adicionales:

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FECHA REVISIÓN MODIFICACIONES – MOTIVO FECHA

20 JUL2015 05 Revisión por fecha y logo 20JUL2015

30NOV2015 06 Incorporación en el punto 4.2 Gestión del 30NOV2015

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