UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

CAFAE del Instituto Nacional de Investigación

y Capacitación de Telecomunicaciones

GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL

PROYECTO

Rainaldo Trujillo Hidalgo

Consultor en Gestión de Proyectos
Master en Project Management
Lima, Diciembre de 2018
Rainaldo.Trujillo@Hotmail.com
GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
 CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN

1 Identificar a los interesados

2 Planificar el involucramiento de los interesados

3 Gestionar el involucramiento de los interesados

4 Monitorear el involucramiento de los interesados

5 Ejemplo: Mapa de análisis de stakeholders

1 Identificar a los interesados
 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

• Se identifica a las personas, grupos u

organizaciones que podrían afectar o ser
afectados por una decisión, actividad o
resultado del proyecto.

• El beneficio clave de este proceso es que

permite al equipo del proyecto
identificar el enfoque adecuado para el
involucramiento de cada interesado o
grupo de interesados.

El tiempo del Director de Proyecto es limitado, por lo tanto, una

buena estrategia de gestión de interesados ayuda a focalizar y
gestionar a los interesados que aseguren el éxito del proyecto
 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Activos de los Procesos de la Organización
- Plantillas del registro de interesados
- Registros de interesados de proyectos anteriores
- Lecciones aprendidas de proyectos anteriores
Empresa / 5.2 Recopilar
Factores Ambientales de la Empresa Organización Requisitos
- Cultura y la estructura de la organización
- Estándares gubernamentales o de la industria
- Tendencia globales, regionales o locales
8.1 Planificar la
Gestión de la Calidad
Acta de 4.1 Desarrollar el
constitución del Acta de Constitución
proyecto del Proyecto
10.1 Planificar la
13.1 Identificar a Registro de
Gestión de las
interesados
- Documentos de los Interesados Comunicaciones
12.1 Planificar la
las adquisiciones
Gestión de las
- Registro de
Adquisiciones
interesados 11.1 Planificar la
Gestión de los
Riesgos

13.2 Planificar el 11.2 Identificar los

Involucramiento de Registro de
Riesgos
los Interesados interesados
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de interesados Juicio de expertos

Reuniones
2 Planificar el involucramiento de los interesados
 PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE
LOS INTERESADOS

• Se desarrolla las estrategias para

lograr la participación eficaz de
los interesados a lo largo del ciclo
de vida del proyecto.

• El beneficio clave es que

proporciona un plan para
interactuar con los diferentes
interesados del proyecto.
 PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE
LOS INTERESADOS

Activos de los Procesos de la Organización

- Base de datos de lecciones aprendidas
- Información histórica de relación con los Registro de
13.1 Identificar a los
interesados interesados
Empresa / Interesados
Organización
Factores Ambientales de la Empresa
- Cultura y estructura de la organización
- Clima político de la organización

Actualizaciones a
Documentos del los documentos
Proyecto del proyecto

Plan para la 4.2 Desarrollar el 13.2 Planificar el

dirección del Plan para la Dirección Involucramiento
proyecto del Proyecto de los Interesados
5.2 Recopilar Plan de gestión de
Requisitos los interesados

13.3 Gestionar el
Plan de gestión de
Involucramiento de
los interesados
los Interesados
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Técnicas analíticas Reuniones
Descono-
Interesado Reticente Neutral Partidario Líder
cedor
Interesado 1
Interesado 2
.
.
.
Interesado n

Juicio de expertos
3 Gestionar el involucramiento de los interesados
 GESTIONAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS
INTERESADOS

• Se comunica y se trabaja con los

diferentes interesados para
satisfacer sus necesidades y/o
expectativas.

• El beneficio clave es que permite al

Director del Proyecto incrementar el
apoyo o minimizar la resistencia de
los interesados, aumentando
significativamente las posibilidades
de lograr el éxito del proyecto.
 GESTIONAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS
INTERESADOS
13.2 Planificar el
Plan de gestión de
Activos de los Procesos de la Involucramiento de
los interesados
Organización los Interesados
- Requisitos de comunicación de la organización
- Procedimientos para la gestión de incidentes
- Procedimientos de control de cambios Actualizaciones a
Documentos del
- Información histórica de proyectos anteriores los documentos
Empresa / Proyecto del proyecto
Activos de los Procesos de la Organización
Organización Actualizados
- Notificaciones a los interesados
- Informes del proyecto
- Presentaciones del proyecto 4.2 Desarrollar el Actualizaciones al
- Documentación de lecciones aprendidas Plan para la Dirección plan para la dirección
del Proyecto del proyecto
4.6 Realizar el
Registro de Control Integrado de
cambios Cambios
13.3 Gestionar el 4.6 Realizar el
Involucramiento Control Integrado de Solicitudes de
de los Interesados Cambios cambio
10.1 Planificar la
Plan de gestión de
Gestión de las
las comunicaciones
Comunicaciones
9.5 Dirigir al Equipo Registro de
del Proyecto incidentes

13.4 Monitorear el
Registro de 10.3 Monitorear las
Involucramiento de Registro de
incidentes Comunicaciones
los Interesados incidentes
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Métodos de comunicación Habilidades interpersonales

Habilidades de gestión
4 Monitorear el involucramiento de los interesados
 MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO
DE LOS INTERESADOS
• Se monitorea las relaciones de los
interesados del proyecto y se
ajusta las estrategias y los planes
para involucrar a los interesados.

• El beneficio clave es que se

mantendrá o incrementará la
eficiencia y la eficacia de las
actividades de participación de
los interesados a medida que el
proyecto evoluciona y su entorno
cambia.
 MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO
DE LOS INTERESADOS

Documentos del proyecto 13.3 Gestionar el

- Registro de interesados
- Registro de incidentes
- Cronograma del proyecto
Actualizaciones a los
documentos del proyecto
- Registro de interesados
- Registro de incidentes
- Plan para la dirección
del proyecto
- Actualizaciones al Plan
para la Dirección del
Proyecto
Registro de
Involucramiento de
incidentes
los Interesados
Documentos del Activos de los Procesos de la
Proyecto Organización Actualizados
Empresa / - Notificación a los interesados
- Retroalimentación de los
Organización interesados
- Documentación sobre las
lecciones aprendidas
4.2 Desarrollar el
Plan para la Dirección
del Proyecto
13.4 Monitorear el 4.5 Monitorear y Información de
Involucramiento Controlar el Trabajo desempeño del
de los Interesados del Proyecto trabajo

Datos de 4.3 Dirigir y Gestionar

desempeño del el Trabajo del 4.6 Realizar el
trabajo Proyecto Solicitudes de
Control Integrado de
cambio
Cambios
 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Sistema de gestión de información Reuniones

Juicio de expertos
5 Ejemplo: Mapa de análisis de stakeholders
 POSICIÓN INICIAL
POSICIÓN REQUERIMIENTOS
NOMBRES Y COMO PODRIA AFECTAR AL
ORGANIZACIÓN ORDEN STAKEHOLDERS POSICIÓN DESEADA DE DE LOS ESTRATEGIA
APELLIDOS PROYECTO
PODER INICIAL DE INTERÉS STAKEHOLDERS
INTERÉS
Representante de la
Fecha de culminación Reunión mensual de avance del
A Minera XXX (Sponsor 10 5 5 Cancelando el proyecto
contractual proyecto
del Cliente)
Responsable del
Controlando excesivamente los Informe de control Presentaciones semanales para
B Management del 10 5 5
CLIENTE entregables del proyecto detallado sustentar el informe de control
Proyecto (Cliente)

Contratista Responsable Retrasando el inicio del proyecto Solicitarle al cliente el estado

Comunicación
C de los Accesos a la 3 -3 5 pues no se contaría con acceso de avance del de los accesos a
efectiva
mina para trasladar materiales y equipos la mina

Junta Directiva del Reuniones semanales para

Fecha de culminación
D consorcio (Sponsor de 10 5 5 Cancelando el proyecto presentar el informe de valor
y rentabilidad
XXX) ganado y de rentabilidad
Reuniones semanales para
Presidente de la Asignando pocos recursos y Fecha de culminación
E 10 5 5 presentar el informe de valor
Compañía G respaldo financiero y rentabilidad
ganado y de rentabilidad
Reuniones semanales para
Presidente de la Asignando recursos que no tengan Fecha de culminación
F 9 5 5 presentar el informe de valor
Compañía A la experiencia requerida y rentabilidad
ganado y de rentabilidad
No culminando con la ingeniería
de detalle en la fecha establecida
Alcance claro y Dos reuniones por semana
G Gerente de Ingeniería 5 2 5 en el cronograma y no cumpliendo
comunicación efectiva (lunes y miércoles)
con los estándares acordados en el
contrato.
Realizando una adquisición que no Reunión de coordinación con
Especificaciones y
H Gerente de Procura 5 2 5 cumpla con los estándares la gerencia de ingeniería y
presupuesto definitivo
acordados en el contrato. procura
Contar con la
Reunión de coordinación
CONSORCIO Gerente de Obteniendo calidad deficiente y ingeniería y la procura
I 5 2 5 semanal entre ingeniería,
Construcción retraso en el cronograma de la instalación a
procura y construcción
construcción
Gerente de Solicitando control de calidad Realizar un recorrido por las
Informe detallado de
J Comisionamiento y 8 2 5 excesivo que se traduciría en instalaciones terminadas
informe de calidad
Puesta en Marcha retraso (Check List)
Gerente de Cumplimiento del Reunión semanal de avance con
Retrasando el pago a los
K Administración y 6 2 5 cronograma y la gerencia del proyecto,
proveedores y contratistas
Finanzas presupuesto procura y construcción
Reuniones semanales para
Gerente Adjunto del Descuidando la calidad y el Cumplimiento del
L 9 2 5 presentar el informe de valor
Proyecto cumplimiento de los plazos cronograma y calidad
ganado y calidad
Descuidando el monitoreo de
Cumplimiento de la Reuniones semanales para
ocurrencia de los accidentes
M Gerente de SSTMA 5 2 5 norma de seguridad y presentar el informe de
durante la construcción de la
comunicación efectiva seguridad
instalaciones
Presentaciones semanales para
Requiriendo cantidades excesivas Informe de control de
N Gerente de Calidad 6 2 5 sustentar el informe de control
de formatos de control calidad calidad detallado
de calidad
 POSICIÓN INICIAL
POSICIÓN REQUERIMIENTOS
NOMBRES Y COMO PODRIA AFECTAR AL
ORGANIZACIÓN ORDEN STAKEHOLDERS POSICIÓN DESEADA DE DE LOS ESTRATEGIA
APELLIDOS PROYECTO
PODER INICIAL DE INTERÉS STAKEHOLDERS
INTERÉS
Elaborando planeamientos que no
Gerente de Alcance claro y Dos reuniones por semana
O 5 2 5 contemplen el alcance de manera
Planeamiento y Control comunicación efectiva (lunes y miércoles)
apropiada

Gerente de Contratos y Elaborando cláusulas que no Alcance claro y Dos reuniones por semana
P 6 2 5
CONSORCIO Asesoría Legal cubran el alcance comunicación efectiva (lunes y miércoles)

Duración y alcance
Asigne recursos que no tengan la Dos reuniones por semana
Q Gerente de RRHH 6 2 5 definido y
experiencia requerida (lunes y miércoles)
comunicación efectiva
Al ser nuestros socios
Proveedores de
Proporcionando servicios que no Especificaciones estratégicos, utilizaremos la
Servicios Mayores
R 7 5 5 se ajusten a los especificaciones Técnicas claras y comunicación efectiva al igual
(Estructuras metal
técnicas requeridas comunicación efectiva que en otros proyectos de gran
metálico)
envergadura
Proveedores de Al ser socios estratégicos del
Proporcionando servicios que no Especificaciones
Servicios Mayores cliente, se hace necesario 2
S 7 5 5 se ajusten a los requerimientos claras y comunicación
(Equipos de reuniones por semana
acordados efectiva
Automatización) (miércoles y viernes)
Proporcionando servicios que no Especificaciones Reuniones mensual para
Proveedores de
T 3 2 5 se ajusten a los requerimientos claras y comunicación presentar el informe del
Servicios Menores
acordados efectiva servicio
Paralizando el inicio del proyecto
Gobierno Regional de Comunicación Haciendo participes de la
U 8 3 5 y ocasionalmente durante la
Apurímac efectiva audiencia publica
ejecución
Paralizando el inicio del proyecto
Municipal Provincial de Comunicación Haciendo participes de la
V 8 3 5 y ocasionalmente durante la
EXTERNO AAA efectiva audiencia publica
ejecución
Cumplimiento de las
Ministerio de Energía y Sustentación del estudio por
W 9 2 2 Paralizando el inicio del proyecto normas
Minas especialistas reconocidos
medioambientales
Cumplimiento de las Presentación de planillas de
X Ministerio de Trabajo 7 0 2 Paralizando el proyecto y multa
normas laborales forma puntual
Paralizando el inicio del proyecto
Comunicación Haciendo participes de la
Y Población de Aymaraes 8 3 3 y ocasionalmente durante la
efectiva audiencia publica
ejecución
Paralizando el inicio del proyecto
Organizaciones Comunicación Haciendo participes de la
Z 7 0 3 y ocasionalmente durante la
Sociales Bases efectiva audiencia publica
ejecución
Comunicando de forma
Medios de Comunicación Proporcionando información
AA 5 3 0 inapropiada las actividades
Comunicación efectiva coherente cuando lo soliciten
mineras
Sindicato de Paralizando del proyecto durante Cupos sindicales de Comunicando el porcentaje de
AB 4 2 5
Trabajadores la ejecución trabajo trabajadores de la zona
MATRIZ DE PODER / INTERÉS
 Muchas Gracias

Rainaldo Trujillo Hidalgo

Consultor en Gestión de Proyectos
Master en Project Management
Lima, Diciembre de 2018
Rainaldo.Trujillo@Hotmail.com