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POSTGRADO

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS

COMPAÑÍA ACME
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1ª PARTE: Estimar los recursos de las actividades (PROCESO DE GESTIÓN DE
TIEMPO)

Su empresa PRAXIS lo ha asignado temporalmente a la Compañía ACME como project


manager. Usted ha sido asignado al proyecto DULCE. El proyecto va a crear un nuevo dulce
que va a satisfacer las necesidades de los adictos al café mediante una barra de caramelo. La
gerencia de ACME sólo quiere saber si el nuevo dulce puede ser un negocio rentable. La
producción masiva del producto terminado será motivo de otro proyecto posterior. En este
punto del proyecto ya se han creado la declaración de alcance y el WBS, mismo que se
muestra en la Figura 1. También se dispone de los estimados de duración para cada paquete.

Figura. 1

Se pregunta al equipo de proyecto si el pool de recursos para la empresa está documentado y


debido a que la respuesta es negativa, se consiguen reportes de recursos humanos y mediante
una tormenta de ideas con el equipo de proyecto se crea el pool de recursos mostrado en la
TABLA I.
TABLA I
POOL DE RECURSOS
Nombre del Proyecto: ACME
Preparado por:
Fecha:

Tipo de Recurso Nombre del recurso Cantidad

Personal Marketing 5
Publicidad 4
Legal 2
Chefs 2
Empleados 35
Proveedor – focused marketing Inc. Ilimitado
Equipo Cocina de pruebas 1
También descubre que la empresa ACME normalmente subcontrata el focus group con la
empresa Focused Marketing Inc.
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PREGUNTAS:

Usando la información provista para el proyecto DULCE responda las siguientes preguntas
acerca de la estimación de los recursos de las actividades.

1. ¿Por qué el proceso estimar los recursos de las actividades está relacionado con los
procesos de Gestión de Costos?

2. ¿Cuáles son los diferentes tipos de recursos en un proyecto, proporcionar ejemplos para
cada uno?, adicionalmente elaborar una Estructura de Desglose de Recursos (EDR)

3. Determine los requerimientos de recursos para el proyecto DULCE empleando el pool de


recursos mostrado en la TABLA I y utilizando el formato de la TABLA II:

TABLA II

REQUERIMIENTOS DE RECURSOS
Nombre del Proyecto: DULCE
Preparado por: ACME
Fecha: 28-01-2018

WBS Nombre del recurso Cantidad

Estudio de mercadeo Personal de marketing 5


Derecho de nombre Personal legal 2
Creación de receta Personal chef y cocina de prueba 2y1
Creación del producto Personal chef y cocina de prueba 2y1
Pruebas internas del sabor Personal empleado 35
Prueba de sabor focus group Proveedor – focused marketing Inc. Ilimitado
Plan de marketing Personal de marketing 5
Campaña de publicidad Personal de marketing 5

2ª PARTE: Tipos de Estimados de Costos (GESTIÓN DE COSTOS)

FUNDAMENTO:

Una vez concluido la estimación de recursos de las actividades para el proyecto hay que
efectuar la Estimación de Costos. Antes de proseguir definamos los diferentes tipos de
estimados de costos y señalemos en qué fase del proyecto se hacen. Existen tres tipos de
estimados de costos: orden de magnitud, presupuesto y definitivo. Estos tipos se originaron en
el área de ingeniería y las industrias de construcción pero el PMI recomienda su aplicación a
cualquier industria.

Los estimados de orden de magnitud se hacen usualmente en el mismo principio del proyecto,
en la fase de Iniciación. Estos estimados usualmente se derivan de información similar de
proyectos previos. Por ejemplo, hubo un proyecto hace dos años que tomó un año y $1 millón
para completarlo. El proyecto actual que se está estimando es similar y la misma gente que lo
ejecutó está disponible para realizarlo esta vez. Basado en esa información, se podría usar el
mismo estimado en el nuevo proyecto. Los estimados de orden de magnitud pueden variar
grandemente en el rango que cubren. Un estimado típico de orden de magnitud varía entre –
25% y +75%.

Los estimados de presupuesto se crean durante el proceso de Presupuesto de Costos, el cual


se hace durante la fase inicial de Planeamiento del proyecto. Estos estimados deben cubrir
todos los costos del proyecto, es decir deben cubrir todos los costos de personal, equipo y
materiales necesarios para el proyecto. Los estimados de presupuesto se deben hacer antes
de que se fije el presupuesto del proyecto. Se necesitará coordinar estrechamente con la

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dirección de la empresa para asegurarse de que la formalización del presupuesto se haga


después de haber realizado estos estimados de presupuesto. Un estimado de presupuesto
debe ser más preciso que uno de orden de magnitud y debe tener una precisión de –10% a
+25%.

Los estimados definitivos serán los más detallados y por lo tanto los más precisos de los tres
tipos. Un estimado definitivo es generado usualmente por un experto o equipo de proyecto,
analizando detenidamente una tarea específica y determinando cuanto tomará completar el
trabajo. Sumando todos los estimados de las tareas, tendremos el estimado total del proyecto
que deberá tener una precisión de –5% a +10% del costo real del proyecto. Al igual que los
estimados de presupuesto, los estimados definitivos también se crean en la fase de
Planeamiento del proyecto.

El tener claros estos conceptos es muy importante, pues clarificar el tipo de estimado que se
está creando ayudará al equipo a crear el estimado correcto en el momento correcto.

En este punto del proyecto se le solicita estimar los costos del proyecto. Usted está muy
interesado en asegurarse que los estimados se hagan bien debido a que se le hará
responsable por los costos del proyecto.

PREGUNTAS:

Usando la información provista para el proyecto DULCE responda las siguientes preguntas
acerca de los tipos de estimados de costos.

4. ¿Cuáles son los diferentes tipos de estimación?


- Estimado de orden de magnitud.
- Estimado de presupuesto.
- Estimado definitivo

5. ¿Qué tipo de estimado tiene un rango de –5% a +10%?, ¿Por qué el rango de variación es
reducida en comparación a los otros tipos de estimación?

Estimado definitivo, porque generalmente es un experto o un equipo de proyecto el que lo


calcula, analizando minuciosamente las tareas específicas, determinando así el tiempo en
que se completará dichas tareas.

6. ¿Qué estimado se crea en la fase de Iniciación? ¿Por qué?

Los estimados de orden de magnitud, porque usualmente se toma la información de


proyectos similar que hayan sido realizados con anterioridad, obteniendo un costo
referencial que varía entre un -25% y +75%.

7. La empresa ABC le ha solicitado que genere un estimado de orden de magnitud para el


proyecto. Usted sabe que la última vez que crearon un producto nuevo para averiguar si
podía ser rentable gastaron $500,000 en el proyecto. ¿Cuál debería ser su rango de
estimación?

Teniendo en cuenta el proyecto anterior cuyo costo fue de $500,000.

Rango Porcentaje Monto Total


Rango mínimo -25% $125,000 $725,000
Rango máximo +75% $375,000 $875,000

8. ¿Cuál es el tipo de estimado más preciso? ¿Por qué?

Es el estimado definitivo, porque determina el tiempo en el que se concluirá las tareas del
proyecto, además que es generado normalmente por un experto.

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9. Usted ha decidido crear un estimado definitivo para su proyecto. ¿Cuál será el costo total
del proyecto? , ¿Cuáles serían costos variables y costos fijos?

WP Esfuerzo Costo por WP


Estudio de mercado 18 d $ 28,800
Derecho de nombre 15 d $ 18,000
Crear receta 10 d $ 4,000
Crear producto 7d $ 2,800
Pruebas internas de sabor 1d $ 2,000
Pruebas de focus group de 5d $ 250,000
sabor
Plan de marketing 20 d $ 64,000
Campaña de publicidad 1 20 d $ 32,000
Campaña de publicidad 2 5d $ 4,000

Estimado definitivo = $405,600

Rango Porcentaje Monto Total


Rango mínimo -5% $20,280 $425,880
Rango máximo +10% $40,560 $446,160

El costo total del proyecto se encuentra dentro del rango entre $425,880 y $446,160.

Los costos fijos son:


- Derecho de nombre
- Crear receta
- Preubas de focus group de sabor
- Plan de marketing
- Campaña de publicidad 1
- Campaña de publicidad 2
Los costos variables son:
- Estudio de mercadeo
- Crear producto
- Pruebas internas de sabor

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3ª PARTE: Estimar los Costos (GESTIÓN DE COSTOS)

FUNDAMENTO:

Ahora que ya están claros los tipos de estimados: orden de magnitud, presupuesto y definitivo,
es tiempo de enfocarnos en los tres pasos para crear estimados. Primero, se necesita escoger
uno de los varios métodos usados para la Estimación de Costos; luego se necesita determinar
la unidad de medida para los estimados y finalmente se crean los estimados.

Selección del método de estimación.

El primer paso en la creación de estimados es seleccionar un método. Los tres métodos más
comúnmente usados son la estimación análoga, paramétrica y de abajo hacia arriba.

La estimación análoga utiliza el juicio experto y la información de proyectos previos para crear
el estimado. Los proyectos previos que se utilicen deberán ser muy similares al proyecto que
estamos tratando de estimar. El juicio experto le ayudará a determinar si usará directamente los
costos previos de los proyectos o si extrapolará diferentes porciones de información para
determinar sus propios estimados. Esta técnica también es llamada estimación top-down y es
usada para crear estimados de orden de magnitud. Debido a que la estimación análoga puede
ser muy subjetiva, usualmente no es muy exacta.

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La estimación paramétrica determina qué elementos deberán ser colocados en un modelo


matemático para ayudarle a predecir los costos. El modelamiento paramétrico se puede usar
para crear cualquiera de los tres tipos de estimados: orden de magnitud, presupuesto y
definitivo.

La estimación de abajo hacia arriba es el método más preciso debido a que requiere la
estimación separada de cada tarea individual. Estos estimados buscan determinar el esfuerzo
requerido para completar una tarea y no la duración. El esfuerzo puede ser descrito como el
tiempo que tomará llevar a cabo una tarea sin distracciones ni interrupciones. La estimación de
abajo hacia arriba se utiliza para crear los estimados definitivos.

Determinación de la unidad de medida.

La siguiente tarea es determinar la unidad de medida que utilizará todo el equipo de proyecto.
Es recomendable que todos los estimados estén expresados en unidades similares (por
ejemplo: horas, días, semanas, etc).

Creación del estimado.

Finalmente se reúne al equipo de proyecto y se le pide que determinen los estimados. Se


puede obtener mayor precisión de los estimados haciendo lo siguiente:

 Que la persona que hace o conoce el trabajo cree el estimado.


 Utilice información de tareas de otros proyectos.
 Etc.

Asegúrese que los estimados de las tareas incluyan todos los tipos de recursos: personas,
equipos y materiales.

ESCENARIO:

En este punto del proyecto se le solicita estimar los costos del proyecto. Usted está muy
interesado en asegurarse que los estimados se hagan bien debido a que se le hará
responsable por los costos del proyecto. Su equipo ha creado el WBS con las duraciones
estimadas que se muestran en la Figura 2 y también cuentan con el pool de recursos mostrado
en la TABLA III.

Figura 2

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PREGUNTAS:

Usando la información provista para el proyecto DULCE responder las siguientes preguntas
acerca de la estimación de costos.

10. ¿Cuáles son las técnicas de estimación más comúnmente usadas?

Los tres métodos más comúnmente usados son la estimación análoga, paramétrica y de
abajo hacia arriba.

11. ¿Qué técnica de estimación requiere que utilice un modelo matemático y en que etapa
aplicaría en un proyecto?

La estimación paramétrica determina qué elementos deberán ser colocados en un modelo


matemático para ayudarle a predecir los costos, se puede aplicar durante la fase de
iniciación o planeamiento del proyecto.

12. Al ser designado responsable por los costos del proyecto, ha decidido crear los estimados
más precisos posibles. ¿Qué técnica de estimación producirá los resultados más precisos y
cómo sería su proceso?

La estimación de abajo hacia arriba es el método más preciso. Sin embargo, se puede
emplear este tipo de estimación sólo hacia el final del proceso de planificación cuando se
tiene información detallada sobre el alcance, el cual consiste en estimar las actividades o
tareas que se suman para obtener el costo total del grupo de tareas y finalmente del
proyecto, esta descomposición de las tareas permite al director del proyecto asignar a los
responsables de los paquetes de trabajo y estimar el costo de cada uno para después
integrarlos en todo el proyecto, esta técnica la debe realizar alguien familiarizado con el
tema, toma mayor tiempo y es más exacta a mayor nivel de detalle de la EDT. A
continuación se muestra un gráfico representativo.

13. Usted ha decidido solicitar a las personas que hacen el trabajo que creen los estimados.
¿Quién debería crear el estimado para la prueba interna de sabor? ¿Por qué?

14. Existen 4 costos de la calidad, ¿Cuáles son los costos donde deberíamos focalizar
esfuerzos para disminuir los otros dos?

La mejor estrategia es focalizarnos en los costos de prevención de la calidad, ya que estos


costes representan en general una parte muy pequeña del porcentaje de costes totales de
calidad. De esta forma y como consecuencia se reducirán los costes de no-calidad. El
incremento de la calidad general también disminuirá los costes de calidad provocados por
la evaluación o inspección, ya que se reduce el número de controles. Los costes debidos a
la no-calidad y a la evaluación suelen representar el mayor porcentaje sobre los costes
totales. En definitiva, así se invierte proporcionalmente poco, pero en la dirección más
efectiva, logrando reducir los costes en los aspectos más caros y poco eficientes. Además

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si aumenta la calidad se lograrán mayores beneficios y cuota de mercado, reduciendo de


forma global los costes totales de calidad.

15. ¿Cuál es la importancia de tener un plan de gestión de costos para el proyecto?

Contar con un plan de gestión de costos para el proyecto implica manejar efectivamente el
costo del proyecto, para lo cual hay que planificar los recursos involucrados, estimar el
costo de su uso, preparar el presupuesto del proyecto, manejar la tesorería y controlar las
variaciones en los desembolsos del presupuesto, es por ello que es de gran importancia
para cualquier empresa, ya que representa actualmente una estrategia financiera que se
debe tener muy en cuenta al desarrollar cualquier proyecto, permitiéndonos tener el
control de los recursos. En base a todo esto no hay duda de que conocer el costo de los
productos y/o servcios es fundamental para la toma de decisiones.

4ta PARTE: Determinar el Presupuesto (GESTIÓN DE COSTOS)

ESCENARIO:

Se estableció un presupuesto de $100,000 antes de que empiece a trabajar en el planeamiento


del proyecto. En este momento está terminando el planeamiento y se pregunta si los $100,000
serán suficientes para ejecutar el proyecto. Su equipo ha creado el WBS con duraciones
estimadas tal como se muestra en la Figura 3, el diagrama de red mostrado en la Figura 4 y los
estimados de esfuerzo mostrados en la TABLA III.

Figura 3

Figura 4

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TABLA III

PRESUPUESTO DEL PROYECTO


Nombre del Proyecto:
Preparado por:
Fecha:
WBS Recurso Esfuerzo Rate (por Costo ($)
(días) día)
Estudio de mercado Marketing 20 1,200
Plan de marketing Marketing 25 1,200
Campaña publicitaria Publicidad 10 1,000
Derecho de nombre Legal 10 1,600
Crear receta Chef 7 800
Cocina de 15 1,000
pruebas
Crear producto Chef 6 800
Cocina de 10 1,000
prueba
Prueba de sabor interno Empleados 0
Empleados 0
Prueba de sabor focus Contrato a 50,000
group precio fijo

SUB TOTAL

Línea base de costo

PRESUPUESTO TOTAL

PREGUNTAS:

Usando la información provista para el proyecto DULCE responda las siguientes preguntas
acerca de la determinación del presupuesto y la línea base del costo.

1. ¿Cuáles son los tres inputs principales del proceso de determinar el Presupuesto?, ¿Por
qué ellos contribuirían en tener un buen presupuesto? , buen en el sentido que tendrá
mínima desviación cuando se ejecute.

2. ¿En qué paquetes de trabajo usted le asignaría unas reservas de contingencia? ¿Por qué?

3. Una línea base inicial de costos es una copia del presupuesto antes de que se empiece a
trabajar en el proyecto. ¿Para qué se mantiene esa copia? ¿Cuándo podría cambiar?

4. Si hubiera decidido aplicar $34,600 como reserva de gestión al proyecto. ¿Cuánto es el


presupuesto total? ¿Por qué?

5. Si hubiera calculado las reservas de contingencia en $10,000, ¿Cuánto es la línea base de


costo?

6. ¿Tomando la pregunta 4 y 5 en qué casos usaría los $ 34,600 y $ 10,000 para este
proyecto?

7. Los costos agregados se calculan de la siguiente forma:

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Las estimaciones de costos de actividades se suman hasta el nivel de paquete de trabajo


y luego
Las estimaciones de CAP’s se suman hasta el proyecto, ¿Es correcto? ¿Por qué?

8. ¿Cómo contribuye los activos de los procesos de la organización en la determinación del


presupuesto?

9. Graficar la curva “S” del proyecto

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