Caso PMO TIC

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

Analizar, determinar e implementar el tipo de PMO que mejor aplique a una

empresa de servicios TIC

Ya hacía bastante tiempo que querías montar tu propio negocio, pero decidiste que este
proyecto debía esperar pues primero necesitamos aprender de los mejores. Durante varios
años te dedicaste a trabajar en consultoras especializadas en un tipo de servicios que son lo
que profesionalmente más te interesan.

Hace 1 año tomaste la decisión de iniciar ‘el proyecto’. Para ello empezaste convenciendo a 2
profesionales/amigos, que hasta ahora trabajaban como profesionales autónomos (‘freelance’),
para que formaran parte, junto contigo, del grupo de socios fundadores de la nueva sociedad.

Todos juntos habéis definido un plan estratégico de negocio a 3 años y constituido la sociedad.
Hace 4 meses que habéis alquilado unas pequeñas oficinas en una ciudad de referencia,
identificado las unidades de negocio iniciales a las que prestar servicios y comunicado a los
clientes, que hasta ahora cada uno tenía por separado, que les dabais los mismos servicios
pero a través de la nueva sociedad. Los clientes han confirmado su aceptación a la nueva
relación contractual y han reconocido que esta decisión consolidará aún más la relación
comercial que ya se tenía, pues minimiza la dependencia que tenían en la contratación de los
servicios a una persona determinada.

La empresa ofrece servicios TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones) e ha iniciado

sus actividades iniciales en cuatro líneas de negocio:

1. Movilidad (desarrollo de aplicaciones para dispositivos móviles),

2. Implantación aplicaciones ERP (‘Enterprise Resource Planning’),
3. Consultoría de mejora de procesos
4. Apoyo a las empresas en la gestión de concursos para grandes proyectos de
‘outsourcing’ (e.g. comunicaciones, administración de sistemas, Centro Proceso de
Datos, etc.)

El plan estratégico de negocio a 3 años pretende posicionar la marca de la empresa en un

determinado nicho de mercado que permita llegar a la siguiente cifra de facturación por
servicios: 500.000€ en el 1r año, 750.000€ en el 2º año y 1.050.000€ durante el 3r año. La
facturación del primer año se reparte de la siguiente manera entre las unidades de negocio:
movilidad 20%, ERP 60%, procesos 10% y apoyo a concursos 10%. El crecimiento anual lo
liderará los servicios de movilidad con un 50%, el resto del crecimiento se reparte de la
siguiente manera: ERP 30%, procesos 10%, apoyo a concursos 10%.

Figura 1. Facturación anual

Tenéis contratados los servicios de un equipo de 20 personas (la mayoría ‘freelance’) y que
están trabajando en varios clientes, gestionando diferentes tipos de proyectos de cada una de
las líneas de negocio anteriormente descritas. Este equipo es experto en gestión de proyectos,
pero ahora mismo están trabajando siguiendo sus mejores prácticas individuales de acuerdo

©Joan Torres Moreno 1

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con su experiencia en diferentes campos. No existe una metodología común a seguir en todas
las áreas de conocimiento de gestión de proyectos.

PREGUNTAS

1) Diseño:

Hay una cartera importante de clientes que están esperando por los servicios y se debe
garantizar el éxito de los proyectos en las 4 líneas de negocio. Estás evaluando la
posibilidad de establecer una PMO.

1.1. Diseña la estructura organizacional de la empresa y realiza la figura correspondiente.

¿Qué consideraciones has tenido en cuenta? ¿Qué posición ocupa cada uno de los
accionistas (indicarlo claramente en la figura realizada)?.

1.2. Determina si crearías una PMO. En caso afirmativo, ¿de qué tipo? (según las tipologías
explicadas en el material base). Razona la respuesta.

1.3. Diseña la nueva estructura organizativa incluyendo la PMO.

1.4. Explica las principales responsabilidades de la PMO.

1.5. Indica las ventajas y desventajas que tu empresa tendría con la elección de la PMO
diseñada.

1.6. ¿Qué argumentos cuantitativos y cualitativos utilizarías para convencer al CEO sobre la
necesidad de implantar la PMO?.

2) Implementación:

Explica los pasos o fases que seguirías en la implementación de la PMO que has diseñado
anteriormente. Razona la respuesta.

3) Comunicación:

3.1. Indica qué tipo de información sería entregada por los ‘Project Leaders’ a la PMO.
Describe al menos tres ejemplos.

3.2. Indica qué tipo de información sería entregada por la PMO a los ‘Project Leaders’.
Describe al menos tres ejemplos.

3.2. Indica que información sería entregada por el responsable de la PMO al CEO.
Describe al menos tres ejemplos.

©Joan Torres Moreno 2

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Notas:

- En este ejercicio no existe una solución única. Por encima de los números y las fórmulas
matemáticas siempre debe imperar el sentido común y la lógica, es por ello que os he
planteado un reto que podría ser perfectamente real. Como PMs debéis conocer muy bien la
teoría, pero sobretodo deberéis ser capaces de aplicarla correctamente. Seréis conocedores de
muchas teorías, modelos, indicadores, etc. pero al final por lo que se juzga un buen PM es por
su eficacia y eficiencia en los resultados.

- La PMO que debéis plantear debe dar solución a las respuestas a las necesidades de la
organización. La pregunta es suficientemente abierta como para que podáis plantear diferentes
soluciones. Lo que más valoraré en el proceso de evaluación va a ser el razonamiento que
realicéis de vuestras afirmaciones de acuerdo con las suposiciones que hagáis, más que
valorar la solución final en sí misma, pues tal y como ya he dicho anteriormente, no hay una
solución única a este ejercicio.

- Creo que es un ejercicio bastante sencillo, práctico y divertido, al menos lo he diseñado para
que os aporte el máximo valor tratando los conceptos claves de una buena PMO.

- Si una vez contestadas todas las preguntas, alguien quiero añadir algunos elementos de
análisis adicional que no sea exigido en el enunciado del ejercicio, este esfuerzo se tendrá en
cuenta para subir la nota final de la asignatura. Dicha información deberá ubicase en apartados
anexos al final del trabajo, nunca podrá formar parte del cuerpo del trabajo.

- Para ayudarme a ubicar rápidamente las respuestas en vuestros documentos, os agradecería

que en cada una de vuestras respuestas conservaseis el número de la pregunta, tal y como se
encuentra en el enunciado de ejercicio.

©Joan Torres Moreno 3

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