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DIRECTRIZ PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES.

TABLA DE CONTENIDOS
1. CONTROL DOCUMENTAL. ............................................................................................................................ 1
2. PROPÓSITO..................................................................................................................................................... 2
3. ALCANCE. ....................................................................................................................................................... 2
4. ASPECTOS MANDATORIOS. ......................................................................................................................... 2
5. DEFINICIONES. ............................................................................................................................................... 3
6. REFERENCIAS. ............................................................................................................................................... 3

1. CONTROL DOCUMENTAL.

VER./ VIGENTE DESDE/ DESCRIPCIÓN/

PREPARADO/ PREPARED APROBADO/ APPROVED
ISSUE DATE DESCRIPTION

Firma autógrafa en el original Firma autógrafa en el original

1.0 25/08/2021 Emisión primigenia
VICENTE VARGAS CAMILO GONZÁLEZ
Líder Contable Director Financiero

CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR / TRACK CHANGES

Se ajusta los puntos 4.1, 4.2 y el punto 6.

NOTA DE PROPIEDAD / DISCLAIMER

Los derechos de propiedad intelectual de este documento y su contenido le pertenecen exclusivamente al Grupo STORK. Por lo tanto, queda
estrictamente prohibido el uso, divulgación, distribución, reproducción, modificación y/o alteración de los mencionados derechos, con fines
distintos a los previstos en este documento, sin la autorización previa y escrita del Grupo STORK.

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DIRECTRIZ PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES.

2. PROPÓSITO.
Establecer las directrices del proceso de Cuentas por Pagar a proveedores, que garanticen el correcto
registro, control y aplicación de todas sus operaciones, desde la recepción hasta la gestión del pago de las
mismas.

3. ALCANCE.
Esta directriz aplica para todas las operaciones de STORK en Colombia, sus compañías subordinadas,
subsidiarias, filiales, relacionadas y/o las asociaciones comerciales en las cuales participen alguna de las
mismas.

4. ASPECTOS MANDATORIOS.

4.1 ASPECTOS GENERALES.

4.1.1 Se reconocerán como cuentas por pagar a proveedores todos aquellos documentos que cumplan con
los requisitos de ley y los exigidos internamente por la compañía (Según Circular EC-003 del 01 de
noviembre 2020), generados de una transacción económica, ya sea suministro de bienes o servicios, y que
hayan sido ejecutados a satisfacción por la operación o los equipos soporte.

4.1.2 Todos los cambios generados en las políticas descritas en este documento deben ser notificados por
el Líder Equipo Financiero B al Líder del Equipo Contable y Director Financiero para su modificación,
autorización y publicación.

4.1.3 La fecha de recepción de las facturas y/o Documentos equivalentes es hasta el día 20 de cada mes y
para diciembre es hasta el día 15. Fuera de este tiempo no se recibirán las facturas.

4.1.4 La radicación física se hará solamente en los 3 puntos establecidos y la radicación electrónica en las
cuentas de correo autorizadas en la (Circular EC-003 del 01 de noviembre 2020 Emitida por Stork). El horario
habitual para la radicación es de lunes a viernes de 08:00 AM a 11:00 AM; Las facturas enviadas por el
proveedor a través de correo físico y que corresponden a ciudades por fuera de los puntos de radicación
autorizados serán recibidas durante todo el día de acuerdo a los horarios que maneje la empresa
transportadora.

4.1.5 Todo proveedor que esté interesado en prestar servicios o suministrar bienes, deberá estar registrado
en INTELCOST, quienes realizaran la evaluación y aceptación de los proveedores.

4.1.6 Los pagos de la facturación recibida se efectuarán según las fechas de vencimiento registradas en el
sistema SAP para cada cuenta por pagar y que se calcula con base al termino de pago establecido en el
pedido de compra y la fecha de recepción de la misma. El monto de dichos pagos será correspondiente al
valor consignado en la factura del proveedor, deducida cualquier retención exigida por la Ley o descuento
efectuado en virtud de lo dispuesto en los términos y condiciones de dicho documento.

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DIRECTRIZ PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES.

4.1.7 Se podrá retener cualquier monto de pago a Proveedores, inclusive el PAGO FINAL, cuando:

 Haya alguna base legal para retener el pago, incluyendo, pero sin limitarse al incumplimiento por parte
del proveedor de alguna de las obligaciones a su cargo.

 El Proveedor de servicios haya incumplido la obligación de entregar como soporte para la radicación de
facturas o documentos equivalentes, copias de los recibos de pago a favor del Sistema de Seguridad
Social Integral, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
(ICBF) y las Cajas de Compensación Familiar, correspondientes a los aportes a la seguridad social del
trabajador independiente o de los trabajadores empleados por el proveedor para la prestación de los
servicios. Dichos recibos de pago deberán corresponder al periodo del mes en que fueron prestados los
servicios.

4.2 POLITICA ESPECIFICA.

4.2.1 Las Facturas proveedor y/o Documentos equivalentes debe cumplir con los requisitos legales exigidos
en la ley, especialmente por lo establecido en el estatuto tributario, artículos 617 y 771-2, y al
Artículo774 del Código de Comercio.

4.2.2 Toda Factura proveedor y/o documento equivalente debe ser radicado con la totalidad de los
requisitos mencionados en la Circular EC-003 del 01 de noviembre 2020 Emitida por Stork.

4.2.3 Se realizará la revisión de las Facturas y/o Documentos Equivalentes presentados por el Proveedor y
en caso de encontrar en ellos inconsistencias, errores, carencia de los soportes solicitados y que no
cumplan con los tiempos, podrá objetarlos indicando los motivos que originan su objeción. Dichos
documentos serán devueltos dentro de los 3 días hábiles siguientes a su radicación.

5. DEFINICIONES.

5.1 INTELCOST: Empresa contratada para realizar la evaluación y aceptación de los proveedores del grupo
empresarial. https://proveedores.suplos.com/

5.2 LA COMPAÑÍA: Denominación que hace referencia a las operaciones en Colombia y Perú de STORK,
sus compañías subordinadas, subsidiarias, filiales, relacionadas y/o las asociaciones comerciales en las
cuales participen alguna de las mismas.

6. REFERENCIAS.

 Circular EC-003 del 01 de noviembre 2020 - Requisitos exigidos radicación facturas proveedor Masa-
Consorcios-Vinculadas.
 COMUNICADO PROVEEDORES - Proceso recepción Facturas Masa-Consorcios-Vinculadas.

*** FIN DEL DOCUMENTO ***

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