ST20000 460 120006

Código: ST20000.460.
120006
Versión: 1.0 Vigente desde: 01/07/2021

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PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.
TABLA DE CONTENIDOS
1. CONTROL DOCUMENTAL. ...................................................................................................... 1
2. OBJETIVO................................................................................................................................. 2
3. ALCANCE. ................................................................................................................................ 2
4. APLICACIÓN. ........................................................................................................................... 2
5. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO. ............................................................ 2
6. ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE CATALOGACION ..................................... 8
7. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES. .................................................................. 10
8. DEFINICIONES. ...................................................................................................................... 10
9. REFERENCIAS. ...................................................................................................................... 11
10. EXHIBITS (ANEXOS) .............................................................................................................. 11
1. CONTROL DOCUMENTAL.
VER./ VIGENTE DESDE/ DESCRIPCIÓN/

PREPARADO/ PREPARED APROBADO/ APPROVED
ISSUE DATE DESCRIPTION
Firma autógrafa en el original Firma autógrafa en el original

1.0 01/07/2021 Emisión Primigenia.
JULIAN HERNANDEZ CARLOS TOVAR
Catalogador Líder de Planeación de la Demanda
CAMBIOS RESPECTO A LA VERSIÓN ANTERIOR / TRACK CHANGES

No hay cambios debido a que es la emisión primigenia del documento.
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2. OBJETIVO.
Establecer los criterios para catalogar de forma única cada bien y servicio conforme a las normas
internacionales de categorización, información del mercado y especificaciones técnicas del fabricante;
generando una fuente única y exacta de información como apoyo a la gestión de la cadena de
Abastecimiento y las diferentes operaciones de la compañía.
3. ALCANCE.
El procedimiento incluye todas las actividades relacionadas con la creación, actualización, extensión y
demás actualizaciones del catálogo de bienes y servicios de la compañía dentro de las cuales se
encuentran:
 La generación de solicitudes de creación o actualización de bienes y servicios identificando los anexos
requeridos.
 Actividades de revisión para evitar reprocesos durante la catalogación y actualización de materiales.
 Creación y aprobación de plantillas, características y valores requeridos para la clasificación de bienes
y servicios.
 Actividades de revisión de la información del maestro de bienes y servicios.
 Codificación de los bienes y servicios en el ERP de la compañía a través de las herramientas
dispuestas para tal fin.
4. APLICACIÓN.
Los conceptos definidos en el presente documento y en los anexos relacionados, tienen aplicación
mandatorio y transversal para todos los procesos realizados con la adquisición de Bienes y Servicios,
dado que todos ellos se realizan a través del código de los productos generados en el catálogo.
5. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO.
5.1 Aspectos funcionales del procedimiento
 El procedimiento debe garantizar que no se generen dos códigos de material con las mismas
características.
 El procedimiento de catalogación se realiza tomando como referencia la norma técnica de
clasificación UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) para la categorización
de bienes y servicios.
 No se permite la creación de un material, servicio o activo fijo, que no contenga las especificaciones
técnicas mínimas establecidas en las plantillas de creación.
 La creación de plantillas para clasificación de materiales se desarrolla según los protocolos para
aprobación y son avaladas por el líder del proceso de catalogación.
 Para la creación de los bienes y servicios, se deberá disponer de la información técnica suficiente
que permita asignar una adecuada definición de las características de cada elemento, accediendo a
fuentes de información como proveedores, catálogos y fichas técnicas de fabricantes, estándares
internacionales, así como el conocimiento del usuario.
 La información generada en el procedimiento de catalogación reside únicamente en el SAP B&D de
la compañía.
Las solicitudes de creación y actualización deben ser atendidas en un plazo no superior a tres días
hábiles, a partir del momento en que se recibe la información completa por parte del usuario.
5.2 Diagrama de Flujo
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5.3 Descripción de Actividades
5.3.1 Valida Existencia del Bien o Servicio Requerido

Antes de realizar la solicitud de catalogación, el usuario solicitante debe comprobar la existencia del bien
o servicio requerido a través del ERP. La búsqueda del producto debe ser realizada teniendo en cuenta
criterios como: palabras clave que identifiquen el bien o servicio, valores de las especificaciones técnicas,
número de parte o referencia con su respectivo fabricante o marca. Si no se encuentra el producto
catalogado, es necesario generar la solicitud de creación en el catálogo.
5.3.2 ¿El Bien o Servicio esta Creado?

Antes de procesar la solicitud, el usuario solicitante deberá revisar si el material existe en el maestro de
bienes y servicios, así mismo garantizar que contenga los requerimientos de información adicional como
hojas de seguridad, fichas técnicas etc.
5.3.3 Elabora Solicitud de Catalogacion

La solicitud de creación o actualización de productos en el catálogo debe realizarse, siguiendo el
instructivo de solicitudes de Catalogacion el cual implica:
 Identificar claramente el producto a catalogar, según el requerimiento técnico asociado y el uso final.
 Tener claridad sobre las características técnicas obligatorias y opcionales para la creación del bien o
servicio.
 Consultar las fuentes de información técnica del fabricante para asegurar una correcta especificación,
garantizando la vigencia de la información (parte número, unidad de ensamble, entre otros).
 Identificar la necesidad de anexar el datasheet como es el caso de las válvulas de instalación
permanente, según la particularidad del material, condiciones de uso, requerimientos de compliance,
y demás elementos diferenciadores que apoyen la realización del proceso de compra y
mantenimiento.
Anexar hoja de seguridad (MSDS) para aquellos materiales peligrosos que requieren manipulación
especial. Para la solicitud de actualización de bienes o servicios se debe identificar la información
requerida a actualizar, para lo cual se debe consultar:
 Manuales técnicos.
 Información técnica del fabricante.
 Información de mercado.
 Ajuste de la especificación del material, proveniente de cambios en las especificaciones identificados
durante el procedimiento de adquisición de bienes o servicios.
La solicitud de creación de activos fijos, debe ser solicitada por el área de gestión de activos. La solicitud
debe incluir la siguiente documentación:
 Ficha técnica del equipo o datasheet.
 Formato ST20000.470.220019 (Formato para solicitar y definir un activo fijo) debidamente
diligenciado y aprobado por el área de gestión de activos.
El proceso de catalogación se realiza en días laborales de lunes a viernes en el horario de 8:00am a

5:00pm; los usuarios pueden realizar las solicitudes de catalogación en cualquier día y hora; sin embargo,
aquellas solicitudes realizadas por fuera del horario laboral y en los fines de semana o días feriados,
quedarán registradas con fecha del día hábil siguiente.
5.3.4 ¿El Bien o Servicio esta Creado?

Una vez se recibe la solicitud por parte del usuario, el Catalogador verifica que efectivamente el material
no se encuentre creado en el cátalogo de bienes o servicios. En el evento en que el bien o servicio exista
en el maestro de materiales, se informa al solicitante que el bien o servicio requerido se encuentra
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catalogado. Las solicitudes se atenderán de acuerdo con el orden de llegada o las prioridades definidas
por el responsable del proceso.
5.3.5 Envía comunicación al usuario sobre la existencia del bien o servicio

En el evento en que el bien o servicio exista en el maestro de materiales, se informara al solicitante que
el bien o servicio requerido se encuentra catalogado, indicándole en la comunicación el código con el cual
se encuentra creado en el catálogo.
5.3.6 ¿Es considerado un activo fijo?

Existen situaciones en las cuales las características de un material se confunden con las características
de los activos fijos de la compañía, para estos casos se consulta al área de activos fijos, posibilitando que
esta última sea quien defina la forma correcta de procesar el requerimiento enviado por el usuario. El
catalogador debe tener en cuenta los siguientes criterios para determinar si es un potencial activo fijo:
 ¿El bien a adquirir es tangible, hace referencia a un equipo o máquina y no es un repuesto?
 ¿El bien tiene un costo de adquisición mayor o igual al establecido como base por el área de Gestión
de Activos?
 ¿Al bien se le debe programar mantenimiento preventivo o debe calibrarse en determinado periodo
de tiempo?
 ¿El volumen métrico del bien es de 1 m3 (1 metro Largo x 1 metro ancho x 1 metro alto) o mayor?
 ¿El peso bruto del bien es superior o igual a 25 kilos?
Para mayor información consultar el documento ST20000.470.020001, Directriz para la definición de

activo fijo en la compañía.
5.3.7 Genera Taxonomía del bien solicitado y envía descripción a Gestión de Activos
El catalogador selecciona la plantilla que le corresponde al activo solicitado y procede a generar la
Taxonomía o descripción corta y ampliada, posteriormente envía la información al área de Gestión de
activos quienes se encargaran de crear el consecutivo correspondiente en SAP para el activo. Con base
en este consecutivo se generará la adquisición de dichos elementos y el seguimiento de su vida útil.
El área de catalogación sólo creará en SAP B&D Bienes y Servicios. Los activos fijos serán creados en
un repositorio independiente al ERP, los funcionarios de Gestión de Activos, son quienes en última
instancia crean los activos fijos en SAP B&D y comunican a los usuarios solicitantes los códigos que debe
utilizar para la solicitud de pedido o compra.
5.3.8 ¿Requiere Actualización o creación de la Plantilla?

Si las plantillas actuales no satisfacen las condiciones de descripción del nuevo producto, el catalogador
solicitará la creación o actualización de la plantilla que permita describir correctamente el bien o servicio
conforme a la categoría UNSPSC. La estructura de la nueva plantilla debe cumplir con los siguientes
requerimientos:
 Suministrar las especificaciones técnicas necesarias para facilitar el proceso de adquisición entre
compradores y proveedores.
 Facilitar un lenguaje técnico que posibilite la identificación física del bien en bodegas de inventarios.
 Conformar una descripción única e inequívoca del producto.
 No debe crear discrepancias o ambigüedades en la descripción del producto.
 Identificar los requerimientos documentales de calidad asociados al material.
5.3.9 Elabora o actualiza la Plantilla y envía al aprobador correspondiente

La construcción de la nueva plantilla tendrá como soportes los siguientes elementos:
 Definición de los elementos de denominación de materiales estipulados por normas internacionales.
 Información de identificación dada por el mercado.
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 Catálogo o manual que contiene el material y fichas técnicas del material.
5.3.10 Aprobador verifica plantilla y actualiza o crea la información

El líder del proceso aprueba la nueva plantilla y su asociación con la categoría UNSPSC. La plantilla
aprobada es cargada en el software de catalogación por el administrador del mismo asignándole los
atributos obligatorios y opcionales.
5.3.11 ¿Es creación o actualización del Código?

La actualización es el proceso mediante el cual la información es modificada para mejorar la descripción
o cambiar de categoría del producto; todos los procesos de actualización deben estar sustentados por el
usuario solicitante. Se debe tener en cuenta los siguientes criterios para realizar una actualización:
 La actualización no debe generar descripciones duplicadas con otros productos existentes y el que
se está solicitando actualizar.
 No se debe actualizar nombre, modificador o valores de atributos si el bien o servicio registra
procesos activos de compras o inventarios, a menos que sean estas mismas áreas (compras o
inventarios) las solicitantes de la actualización.
 La actualización de bienes debe ser confirmada con fuentes que permitan una comprobación veraz
de la información como fichas técnicas o página web del fabricante.
5.3.12 Corrobora información con Catálogos de Fabricantes

Antes de procesar la solicitud del bien o servicio, se verifica la autenticidad de la información enviada por
el solicitante, usando para esto fuentes de información actualizada como lo son el catálogo del Fabricante,
fichas técnicas y página web oficiales de las marcas o fabricantes del producto.
5.3.13 ¿Requiere Aclaración respecto fuentes de información?

Identifica los elementos que requieren aclaración o mayor especificación y los comunica al solicitante.
5.3.14 Valida completitud de la información y gestiona datos faltantes

Una vez el Catalogador recibe el formato de solicitud de Catalogacion, procede a validar su correcto
diligenciamiento y la consistencia de la información suministrada frente a los manuales de fabricantes y
las características definidas en cada una de las plantillas. Posteriormente completa la información
requerida para perfeccionar la taxonomía del producto a crear o actualizar; sin embargo, existen
definiciones de características únicas de cada bien o servicio que únicamente pueden ser definidas por el
usuario, dado que su modificación o alteración podría originar inconsistencias en la adquisición de los
bienes o servicios.
El catalogador debe validar la información diligenciada por el usuario solicitante revisando los
requerimientos mínimos para la construcción de la descripción técnica del bien o servicio. Se deben
devolver las solicitudes en caso de considerar deficiente la información enviada por el área solicitante, el
catalogador debe notificar por medio del mecanismo de respuesta, el motivo por el cual el bien o servicio
no se puede catalogar. Así mismo las búsquedas preliminares de bienes o servicios deben ser realizadas
bajo los siguientes criterios:
 Nombre técnico del bien o servicio, incluyendo sinónimos o mnemónicos del producto.
 Valores de especificaciones técnicas.
 Número de parte / referencia y fabricante / marca.
5.3.15 ¿Requiere Información técnica Adicional?

El catalogador establece si la información técnica suministrada y la consultada en las fuentes de
información, son suficientes para proceder con la catalogación del bien o Servicio.
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5.3.16 Envía requerimiento de aclaración al usuario, indicando información faltante

Una vez el catalogador identifica la información técnica faltante que no ha sido posible completar a través
de la consulta de los catálogos de fabricantes, envía el requerimiento de información faltante al usuario,
indicando la información que debe suministrar para proceder con la creación o actualización del código.
5.3.17 Revisa el formato de solicitud y complementa información

El usuario verifica los requerimientos de información solicitados por el área de Catalogacion y completa
la información faltante, enviado correo electrónico con los datos técnicos solicitados.
5.3.18 Crea el código o actualiza la información en el ERP

El catalogador realiza las siguientes actividades para generar la descripción del producto:
 Selecciona la categoría UNSPSC adecuada de acuerdo al tipo de producto.

 Asigna nombre y modificador del bien o servicio a catalogar.
 Ingresa los valores de las especificaciones técnicas en los atributos de la plantilla, y en caso de
aplicar, relaciona la unidad de medida para cada valor de la especificación.
 Para los materiales no genéricos, ingresa el fabricante / marca y parte número o referencia.
 Determina la unidad de medida para el producto.
 Anexa el código de cliente en caso que el material sea utilizado en procesos de abastecimiento,
logística e inventarios con otras compañías.
 Garantiza que la descripción de los servicios se haga de forma genérica y en singular, esta
descripción debe contener una palabra que describa la acción o actividad del servicio y un sustantivo
común e individual.
 Verifica que la descripción de los servicios no contenga: números de plano, detalles de bosquejos,
marcas, fabricantes, números de parte, impuestos, condiciones de pago, sitios de entrega o
ejecución, tarifas, plurales, preposiciones y condiciones de compra.
A través de la taxonomía se estructura la descripción técnica del producto; cada categoría UNSPSC
cuenta con una estructura taxonómica la cual se compone de los siguientes elementos:
 Prefijo: Abreviatura para describir el país donde se utilizará el código, indica si es un material o
servicio y tipo de gestión de inventarios (stock, no stock).
 Nombre: Palabra que identifica de forma particular e independiente el bien o servicio.
 Modificador: Palabra que aporta información y complementa el significado del nombre.
 Plantilla: Conjunto de atributos o especificaciones técnicas obligatorias u opcionales que permiten
describir producto.
 Valores de Atributos: Son los valores asignados a cada atributo o especificación técnica.
Para los materiales que no son genéricos, será necesario complementar la taxonomía con los siguientes
elementos:
 Fabricante o marca: Nombre o identificación comercial de quien elabora el producto.
 Parte número o referencia: Un identificador particular utilizado para reconocer el elemento de forma
inequívoca.
El conjunto de descripciones para todo tipo de producto son las siguientes:

 Descripción corta, conformada por el prefijo, nombre, modificador y abreviaturas de los valores de
atributos.
 Descripción Larga, configurada por el nombre, modificador, atributos, valores de atributos, fabricante
/ marca y parte número / referencia.
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5.3.19 Notifica creación de bienes o servicios al área solicitante.

El catalogador debe revisar la respuesta final de catalogación al usuario solicitante, verificando la totalidad
de los códigos para cada producto y las observaciones realizadas para cada ítem; el envío se realiza por
medio del mecanismo dispuesto en el software de catalogación, o vía correo electrónico.
5.3.20 Procede con la elaboración del requerimiento de Abastecimiento.

Una vez las áreas usuarias cuentan con la codificación de los bienes o servicios, proceden con la
elaboración de los procesos logísticos necesarios para iniciar la compra o contratación de los productos
requeridos. Es indispensable contar con la codificación en el ERP de los bienes o servicios previo a su
adquisición.
5.3.21 Realiza rutinas de revisión y actualiza maestro de Bienes y Servicios.

Corresponde a las actividades, procedimientos y técnicas que permiten mejorar la calidad de los datos a
fin de evitar descripciones duplicadas, obsoletas y ambiguas con el fin de enriquecer la informacíon y
optimizar el uso del catálogo. Para cumplir con lo anterior se deben realizar las siguientes acciones:
 Seleccionar grupos de materiales existentes y verificar la calidad de la información. La rutina se
realiza de forma permanente asegurando cubrir la totalidad de los productos existentes. Las
novedades encontradas son comunicadas al lider del proceso solicitando la actualización de la
información y aplicando las medidas necesarias para evitar su repetición.
 Elegir una muestra del representativa de los materiales creados en el mes y realizar una verificación
de los siguientes conceptos: existencia de materiales duplicados, informacion suficiente en la
descripción corta y larga, categorización acorde con la norma UNSPSC, verificación de las unidades
de medida, asignación contable del material. Es admisible un margen de error entre el 1 % y el 3%
sobre el total de la muestra seleccionada, una vez terminada la revisión, se desarrolla el informe de
hallazgos que son procesados y dicumentados para asegurar la calidad de la información.
 En función del informe de hallazgos se corrige en el software de catalogación las novedades
encontradas y se plantean las acciones para evitar la repetición de las desviaciones. Para los
materiales que tienen errores en la unidad de medida y cuentan con Stock en SAP B&D al momento
de la revision, el catalogador gestiona los ajustes que sean necesarios en conjunto con el área de
logística e inventarios para el traslado de saldos entre duplicados, bajas de material por UMB errada
etc.
 Mejorar la descripción de materiales enriqueciendo nombres, modificadores y valores de atributos
con base en fuentes de informacion confiables.
 Propender por la salud de los datos del catlogo, depurando y bloqueando los bienes y servicios cuya
frecuencia de uso sea baja o nula.
6. ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE CATALOGACION
6.1 Recepción de solicitudes de catalogación y asignación a catalogadores

La solicitud de creación o actualización genera un número consecutivo con el cual el usuario hará
seguimiento a la misma. El líder del proceso determina los parámetros para gestionar las solicitudes de
catalogación fijando los criterios de atención o prelación incluyendo el tipo de asignación o carga de trabajo
para el catalogador.
6.2 Categorización de bienes y servicios

La categorización de productos permite la clasificación de los bienes y servicios según su clasificación y
ayuda a realizar análisis cuantitativos por grupos de Bienes o Servicios; para ello se han definido los
siguientes criterios en el proceso de Catalogacion:
 Categoría de producto SAP.
 Categoría PSCM.
 Categoría UNSPSC.
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Estas categorías se relacionan entre sí permitiendo que la Categoría SAP se relacione con uno o varios
elementos de la categoría PSCM y esta a su vez se relacione con uno o varios elementos de la Categoría
UNSPSC. El líder del proceso será el encargado de gestionar las categorías y autorizar su creación,
modificación o eliminación. Para consultar la tabla de categorías revise el anexo Tabla de categorías.
6.3 Creación de un nuevo nombre y/o modificador

Si en la lista de nombres y modificadores existentes no se encuentra el nombre técnico del nuevo
elemento, el catalogador debe solicitar la creación de la nueva entidad nombre/modificador con el
administrador del software de catalogación; previamente debe haber revisado la lista de mnemónicos
relacionada con los actuales nombres y modificadores para comprobar que el elemento no tenga un
nombre homólogo.
6.4 Administración de registros, datos y valores en el software de catalogación

El líder del proceso definirá el administrador del software de catalogación el cual se encargará de gestionar
los datos maestros para generar la taxonomía del producto, establecer la estructura de descripciones y su
respectiva categorización. El administrador debe cumplir con las siguientes funciones:
 Administrar las listas o diccionarios de prefijos, nombres y modificadores, categorías SAP, categorías
PSCM, Categorías UNSPSC, plantillas, unidades de medida, atributos y valores de atributos, marcas
o fabricantes de producto, nemónicos y abreviaturas.
 Gestionar los valores de los campos para la solicitud de catalogación: Nombre y apellido del
solicitante, país, proyecto o dependencia y fecha-hora.
 Parametrizar el esquema generador de descripciones corta y larga del producto en cuanto a prefijos,
longitud del texto, prelación de valores y unidad de medida.
 Determinar el diligenciamiento obligatorio u opcional por parte del catalogador para cada uno de los
valores de atributos de la plantilla.
 Crear y modificar valores de atributos; en caso de modificar los valores de las listas, los cambios
deben reflejarse en la descripción de todos los productos que contengan dicho valor, como también
garantizar los cambios en SAP B&D, avalando la sincronización de la información entre la herramienta
y el ERP.
 Gestionar los valores para la información de los campos adicionales requeridos en SAP B&D en los
campos: General, Compras, Logística, Planificación, Confirmación de disponibilidad, Ventas,
Valoración, Impuestos y Anexos, lo anterior debe estar relacionado para cada una de las Categorías
UNSPSC y los valores determinados por el área contable de la compañía.
 Definir los parámetros para detección de materiales duplicados por igual número de referencia o parte
número o igualdad en especificaciones técnicas.
 Gestionar los campos de diligenciamiento obligatorio u opcional por parte del usuario solicitante para
el registro de la solicitud de catalogación como el formulario o tabla de productos.
6.5 Designación de materiales no stock

Son todos aquellos materiales adquiridos para soportar la operación de la compañía, su imputación
contable se hace directo como un gasto al proyecto o centro de costo, no requieren control de inventarios,
planeación, reabastecimiento o custodia por parte de los almacenistas.
6.6 Designación de materiales genéricos

Son aquellos materiales que pueden ser adquiridos con diferentes fabricantes sin que existan duferencias
representatvas en las especificaciones técnicas del material; estos elementos no requieren de fabricante,
marca, número de parte o referencia.
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6.7 Seguimiento y control al proceso de catalogación

Se determinan los siguientes indicadores de gestión para medir de forma objetiva el proceso de
catalogación; como mínimo se establecen las siguientes métricas: Total de ítems procesados, ANS
acumulado, cumplimiento ANS, gestión por catalogador, estado de solicitudes, total de códigos creados
por categoría, solicitudes por estados en tiempo, área, usuario, fecha de solicitud y fecha de respuesta. El
software de catalogación debe generar alertas de solicitud a tiempo, vencidas o en backlog, los acuerdos
de nivel de servicio deben ser parametrizados y controlados por el administrador del software previa
aprobación del lider del proceso.
7. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES.
7.1 RECURSOS.
Para la implementación de este procedimiento, se requieren los siguientes recursos:
 Usuario.
 Catalogador.
 Líder del proceso.
 Formato de solicitud de catalogación ST20000.460.220001.
 Formato para solicitar y definir un activo fijo ST20000.470.220019.
 Software de catalogación.
7.2 ROLES Y RESPONSABILIDADES.
 Usuario: Funcionario de la compañía que tiene las facultades para gestionar las solicitudes de
Catalogacion, dentro de sus principales funciones se encuentra:
o Realizar búsquedas del bien o servicio requerido en el Catalogo, generar la solicitud de
catalogación, suministrar la información completa requerida por el área de catalogación, delegar
o responder inquietudes técnicas por parte del catalogador, de ser necesario enviar ficha técnica
o información que el catalogador requiera para dar cumplimiento al proceso, verifica que la
información suministrada por el catalogador sea la correcta, realiza control de calidad a la
información suministrada por catalogación.
 Catalogador: Funcionario de la compañía con amplio conocimiento de bienes y servicio de la industria,

y encargado de realizar las actividades definidas en el presente documento, dentro de sus principales
funciones están:
o Gestionar las solicitudes de catalogación asignando datos parametrizados de nombre, modificador
y valores de atributos a cada uno de los elementos a catalogar según la plantilla asociada a la
categoría UNSPSC, cumplir con los ANS establecidos en el proceso, propender por la calidad y
salud de los datos maestros del Catálogo.
 Líder del proceso: Es la persona designada por la organización para la administración y control del
proceso de Catalogacion, sus principales funciones están orientadas a:
o Definir los objetivos del proceso, asignar roles y responsabilidades, distribuir las cargas operativas,
brindar asesoría técnica, tomar decisiones y monitorear el proceso de catalogación, velar por el
cumplimiento de los ANS del proceso.
8. DEFINICIONES.
ACTIVO FIJO: Maquinaria o equipo que sirve como bien de apoyo a las actividades de la compañía y
posee valor potencial o real para la organización.
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BIENES: Conjunto de elementos tangibles como materiales y activos fijos.
CATALOGACION: Es el proceso por medio del cual se asigna a un bien o servicio una codificación
numérica, nominación y especificación del mismo, de tal manera que se pueda identificar mediante una
descripción sistemática y ordenada, especificando los datos técnicos más relevantes.
MATERIAL: Elemento tangible que puede transformarse o agruparse en un conjunto de piezas y

repuestos.
MSDS: Una hoja de datos de seguridad de materiales (MSDS) es un documento que contiene información
sobre los peligros potenciales (salud, fuego, reactividad y medio ambiente) y cómo trabajar de forma
segura con el producto químico. Es un punto de partida fundamental para el desarrollo de un programa
completo de seguridad y salud.
MNEMÓNICO: Nombre sustituto o informal que tiene el mismo significado del nombre técnico de un bien
o servicio.
PARTE NUMERO: Un número de parte es un identificador único para cada parte de un producto que los
fabricantes utilizan cuando lo diseñan (MPN - Manufacturing Part Number).
PLANTILLA: Es la compilación ordenada y estructurada de los principales atributos técnicos con los
cuales se logra describir de manera completa y organizada un bien o un servicio. Se constituye en el
parámetro más importante en el proceso de Catalogacion ya que garantiza la estandarización en la
descripción de los materiales.
PRODUCTOS: Conjunto general de bienes y servicios catalogados.
SERVICIO: Labor o actividad que una persona o compañía puede ofrecer a otra, es esencialmente
intangible, no puede ser almacenado, es producido y consumido de forma simultánea.
SOFTWARE DE CATALOGACION: Sistema de información que garantiza la uniformidad, precisión,

gestión, consistencia semántica y responsabilidad de los de datos maestros generados para cada
producto; es capaz de crear y actualizar el maestro de bienes y servicios de SAP B&D.
UNSPSC: Es una convención jerárquica que se utiliza para clasificar todos los productos y servicios para
fines comerciales a escala mundial. (The United Nations Standard Products and Services Code)
9. REFERENCIAS.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Código Nombre del documento
ST20000.460.220001 FORMATO PARA SOLICITUD DE CATALOGACION DE BIENES Y SERVICIOS.
ST20000.470.220019 FORMATO PARA SOLICITAR Y DEFINIR UN ACTIVO FIJO.
10. EXHIBITS (ANEXOS)
a. Tabla de categorías:
Consultar el enlace relacionado:
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PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

5. DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO.

5.1 Aspectos funcionales del procedimiento

5.2 Diagrama de Flujo

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PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

Versión: 1.0 Vigente desde: 01/07/2021

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

5.3 Descripción de Actividades

5.3.1 Valida Existencia del Bien o Servicio Requerido

5.3.2 ¿El Bien o Servicio esta Creado?

5.3.3 Elabora Solicitud de Catalogacion

El proceso de catalogación se realiza en días laborales de lunes a viernes en el horario de 8:00am a

5.3.4 ¿El Bien o Servicio esta Creado?

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PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

5.3.5 Envía comunicación al usuario sobre la existencia del bien o servicio

5.3.6 ¿Es considerado un activo fijo?

Para mayor información consultar el documento ST20000.470.020001, Directriz para la definición de

5.3.8 ¿Requiere Actualización o creación de la Plantilla?

5.3.9 Elabora o actualiza la Plantilla y envía al aprobador correspondiente

Versión: 1.0 Vigente desde: 01/07/2021

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

 Catálogo o manual que contiene el material y fichas técnicas del material.

5.3.10 Aprobador verifica plantilla y actualiza o crea la información

5.3.11 ¿Es creación o actualización del Código?

5.3.12 Corrobora información con Catálogos de Fabricantes

5.3.13 ¿Requiere Aclaración respecto fuentes de información?

5.3.14 Valida completitud de la información y gestiona datos faltantes

5.3.15 ¿Requiere Información técnica Adicional?

Versión: 1.0 Vigente desde: 01/07/2021

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

5.3.16 Envía requerimiento de aclaración al usuario, indicando información faltante

5.3.17 Revisa el formato de solicitud y complementa información

5.3.18 Crea el código o actualiza la información en el ERP

 Selecciona la categoría UNSPSC adecuada de acuerdo al tipo de producto.

El conjunto de descripciones para todo tipo de producto son las siguientes:

Versión: 1.0 Vigente desde: 01/07/2021

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

5.3.19 Notifica creación de bienes o servicios al área solicitante.

5.3.20 Procede con la elaboración del requerimiento de Abastecimiento.

5.3.21 Realiza rutinas de revisión y actualiza maestro de Bienes y Servicios.

6. ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE CATALOGACION

6.1 Recepción de solicitudes de catalogación y asignación a catalogadores

6.2 Categorización de bienes y servicios

Versión: 1.0 Vigente desde: 01/07/2021

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

6.3 Creación de un nuevo nombre y/o modificador

6.4 Administración de registros, datos y valores en el software de catalogación

6.5 Designación de materiales no stock

6.6 Designación de materiales genéricos

Versión: 1.0 Vigente desde: 01/07/2021

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR BIENES Y SERVICIOS.

6.7 Seguimiento y control al proceso de catalogación

7. RECURSOS, ROLES Y RESPONSABILIDADES.