Mtodos de Informacin Vol 4 - N 1 7-18 Marzo-Mayo 1997

La Clasificacin de
Fondos Archivsticos
Administrativos

Por ngel Montejo Uriol

Generalitat Valenciana / Conselleria de Sanitat

a
cripcin, indizacin, seleccin, valoracin, etc.).
Mientras est en debate el mismo concepto de
clasificacin archivstica, no podemos sostener
que la archivstica ha completado un mtodo de
trabajo acabado y definitivo. La clasificacin es
una cuestin metodolgica archivstica pendiente de resolver.

1 El concepto de
clasificacin de fondos
La clasificacin de la informacin administrativa
contempornea es una de las asignaturas pendientes de la archivstica. Quiz su principal
asignatura pendiente, pues la clasificacin debe
ser la estructura analtica principal que sistematice el conjunto de la informacin contenida en
cualquier fondo de archivo. El proceso archivstico requiere un plan de clasificacin sistemtico, objetivo, lgico y estable, basado en el anlisis conceptual de la informacin administrativa y
de sus fuentes de informacin legales y normativas, facilitando el resto de operaciones documentales sobre el fondo de archivo (ordenacin, des-

Los archivos son muy antiguos, pero el desarrollo

tcnico de la archivstica es relativamente
reciente, encontrndose an en proceso de consolidacin como disciplina tcnica. La ausencia
de un acuerdo, ni siquiera terminolgico1, sobre
los sistemas de clasificacin necesarios en los
fondos de archivos administrativos en proceso de
formacin, seleccin y valoracin, dificultan el
desarrollo tcnico de la archivstica como disciplina. La terminologa archivstica utiliza con-

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ceptos como organizacin, clasificacin y ordenacin. Parece lgico pensar que es una confusin
ya superada. La organizacin es un concepto muy
amplio, siendo ms propio de la gestin de recursos humanos y materiales y su distribucin que
del tratamiento archivstico.

texto decimonnico marcado por el historicismo.

Archivo era slo aquella institucin de carcter
cultural que dispona de los fondos documentales
antiguos en base a los que fundamentar la historia. Esta orientacin tcnica ha conducido al concepto de gestin de archivos. Jenkinson, representante de la escuela tradicional europea basada en la gestin de archivos, orientada a los fondos de conservacin permanente, ha definido
desde esta ptica la nocin de fondo de archivo6.
Lodoloni es un brillante representante de la
escuela basada en el mtodo histrico 7. Para esta
corriente terica, el fondo de archivo es la memoria cultural que el archivero debe recibir del productor y administrador de documentos. El archivero slo interviene a partir de las transferencias
de fondos, no en el origen de la produccin
documental. El fondo de archivo recibido es un
fondo ya consolidado, que el archivero trata
documentalmente para disponerlo al servicio de
la investigacin histrica

Las polmicas tericas sobre organizacin, clasificacin y ordenacin y sobre clasificaciones a

priori o a posteriori 2, revelan una situacin terica an inmadura. La ordenacin es una operacin archivstica que afecta a cada serie documental, al tiempo que el orden fsico de la documentacin es una cuestin influida por la normalizacin de documentos ms que un asunto analtico. Se ha dicho, por ello, que es una operacin
tcnicamente mecnica3. Estas dudas metodolgicas demuestran que la clasificacin de fondos
es todava un tema polmico.
El concepto tcnico, como en el resto de disciplinas documentales, es clasificacin, que es la fase
del tratamiento documental que tiene por objeto
el anlisis de la informacin contenida en un
fondo de archivo y su estructuracin conceptual
en un sistema objetivo y estable de clases y categoras de las familias competenciales y funcionales administrativas. Clasificar es separar, diferenciar, distinguir o dividir un conjunto de elementos de la misma composicin (sujetos productores, ttulos de serie, funciones) en clases,
grupos o categoras, efectuando las subdivisiones
que sean convenientes. Clasificar es analizar un
todo, una realidad, la informacin transmitida por
un fondo documental, distinguiendo y separando
cada una de sus partes hasta llegar a conocer sus
principios o elementos, las unidades bsicas de
clasificacin.

No parece exacto pensar que la archivstica histrica ha dependido en exceso de la biblioteconoma. Ms bien ha ocurrido lo contrario. La
archivstica histrica se ha caracterizado por su
especializacin dada la peculiaridad y la especificidad de su objeto de estudio. El mtodo archivstico histrico est planteado por y para la historia. Durante el tiempo que la institucin del
archivo ha sido predominantemente lugar de conservacin de fondos antiguos, la archivstica no
ha generado una metodologa ajena a las necesidades propias de una ciencia social como la historia, con fuertes componentes ideolgicos y subjetivos. Los archivos histricos custodian fondos
documentales esquelticos heredados de un
pasado que slo se puede reconstruir a travs de
la ayuda de la historia, como una realidad en s y
para s misma. Esta escuela responde a las necesidades archivsticas de fondos de archivo antiguos, producto de instituciones y sociedades que
hace tiempo dejaron de existir. La archivstica
histrica posee un mtodo propio y desarrollado
desde el siglo XIX, auxiliada por otras disciplinas como la paleografa, la diplomtica, la historia de las instituciones y del derecho, la cronologa, la sigilografa, etc. 8

La archivstica administrativa ha estado tradicionalmente vinculada a la archivstica histrica,

dominada por una visin basada en el mtodo
histrico. Incluso hay autores que consideran
como prearchivos a los archivos administrativos 4.
Esto es lgico, pues los constructores y los principales defensores de los archivos han sido historiadores, ya que los fondos de archivo son la
materia prima de la investigacin histrica. Es
una realidad que todo archivero ha tenido alma
de historiador y todo historiador ha sido un poco
archivero 5. El nacimiento de la archivstica como
disciplina independiente se produce en un con-

Frente a esta concepcin de gestin de archivos,

la escuela norteamericana ha contrapuesto un
concepto moderno de archivstica denominado

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gestin de documentos, que es entendida como la

parte del procedimiento administrativo orientada
a una mayor eficacia y economa en la iniciacin,
la gestin y la explotacin de los documentos
administrativos producidos, recibidos o reunidos
en el ejercicio de su actividad por las entidades
pblicas y privadas 9. T. H. Schellenberg es el
mejor exponente de esta escuela, siendo un autor
que ha influido de forma extraordinaria en la profesin archivstica de la segunda parte del siglo
XX. Ms adelante, estudiaremos su punto de
vista sobre los sistemas de clasificacin, pues su
anlisis de Archivos modernos en 1956 apenas
est superado. Segn esta concepcin, el archivero debe solucionar las necesidades de las
administraciones modernas, que producen de
forma masiva documentos administrativos cuya
complejidad y especializacin administrativas
requieren un tratamiento documental desde el
origen de la produccin de documentos. El archivero ha de reforzar al productor de los fondos de
archivo, ayudando a la oficina administrativa
productora, primera gestora de documentos por
razones de ndole administrativa, a generar la
documentacin administrativa de forma normalizada, siguiendo las pautas tcnicas proporcionadas por el sistema de archivos al que corresponda o, en su defecto, las emitidas por el archivo
central de cada institucin productora, racionalizando la gestin y el tratamiento documentales.

una materia profesional, la descripcin archivstica, que ha evolucionado ms que los estudios
de clasificacin. A diferencia del desarrollo de
los sistemas de clasificacin biblioteconmicos y
documentales, la clasificacin es una materia de
estudio e investigacin an poco evolucionada en
la archivstica moderna. Faltan estudios y
referencias acerca de sistemas y planes de clasificacin concebidos para archivos administrativos en formacin. La clasificacin de la informacin administrativa no debe esperar a su futura
valoracin cultural, sino que debe ser clasificada
de acuerdo a su valor administrativo, analizada y
situada en el lugar conceptual que le corresponda en el conjunto de competencias y funciones
desarrolladas por el organismo productor.

2 La clasificacin
archivstica y las tipologas
documentales
Del mismo modo que faltan estudios de clasificacin archivstica, no por casualidad tambin faltan investigaciones sobre las tipologas archivsticas modernas dada la tendencia a estudiar los
sistemas de clasificacin al mismo tiempo que los
tipos documentales. Una vez ms, la archivstica
est influida por el mtodo histrico y por la
diplomtica tradicional.

Los archivos administrativos estatales, autonmicos, locales, de entidades privadas, disponen de

fondos producidos en el ejercicio de su actividad
por instituciones vivas, cuyo pasado est conectado con su presente con una lnea histrica continua incluso en sus secciones de fondos ya histricos, como es el caso de diputaciones y ayuntamientos. Las instituciones y organismos vigentes y en funcionamiento pueden ser estudiados
mediante la legislacin y la normativa que le dio
origen, estudiando su funcionamiento real para
desarrollar el ejercicio de sus competencias y de
sus objetivos y fines.

Schellenberg distingui las caractersticas externas e internas de los documentos de archivo 11.
Los carcteres externos proporcionan la configuracin fsica de los documentos y se expresan a
travs del medio de transmisin o clase, el tipo,
el formato, la forma y la cantidad o volumen de
las unidades archivsticas. Los carcteres internos atienden a la informacin contenida por los
documentos, concretndose en organismo o sujeto productor, funcin administrativa, fecha, entidad o persona, asunto y lugar. El Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid ha
definido tipo documental como la expresin de
las diferentes actuaciones de la Administracin
reflejadas en un determinado soporte (papel,
cinta magntica, microfilm, microficha...) y con
unos mismos carcteres internos especficos para

La archivstica actual no debe ser una disciplina

basada en adjetivos, como una disciplina al servicio de otras ciencias o tcnicas. Su interrelacin con otras disciplinas y ciencias tcnicas y
sociales, no debe alejarnos de la construccin
definitiva de lo que debe ser el mtodo archivstico general. La ISAD (G) 10 es prueba de ello en

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cada uno, que determinan su contenido 12,

uniendo en el mismo concepto las caractersticas
externas e internas. A. Heredia Herrera entiende
que la delimitacin de los tipos, su fijacin e
identificacin vendrn determinados por el anlisis de los carcteres externos e internos de los
documentos y de su mensaje o informacin 13.
El Diccionario de Terminologa Archivstica lo
define como la unidad documental producida
por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo
y soporte son homogneos (por ejemplo, el expediente personal) 14. Estas definiciones relacionan
tipo documental con funcin administrativa, relacionando caractersticas distintas.

tipos de documentos producidos, evitando la disgregacin de las unidades documentales compuestas y que obliga a un cuidado especial de
todo archivo en cuanto al orden fsico de los
documentos 15. Parece, pues, que la definicin de
las tipologas documentales de archivo es una
parte de la archivstica que parece tener mayor
relacin con la descripcin que con los mtodos
de clasificacin ya que no se ocupa del anlisis
conceptual de la informacin administrativa.
Por tanto, la clasificacin archivstica tiene por
objeto la sistematizacin de la informacin contenida en un fondo de archivo, en base al anlisis
de los carcteres internos de los documentos. La
clasificacin archivstica ha de referirse a la
localizacin conceptual de la informacin 16 con
el objeto de realizar un plan de recuperacin de
la informacin de todos los documentos relacionados con un determinado sujeto productor, con
el ttulo de cualquier serie documental o con una
competencia o funcin administrativas concretas.

Cabe pensar, por novedoso que parezca, que las

tipologas documentales de archivo se refieren a
la funcin informativa de los dos grandes grupos
de documentos administrativos, los documentos
primarios y los secundarios, que son producidos
en serie con un determinado medio de transmisin, formulario, formato y soporte como materializacin de las actividades administrativas, que
se distinguen en actividades primarias de procedimiento y tramitacin o secundarias de informacin. La cantidad o volumen de los documentos
es parte de la descripcin fsica de cada unidad
archivstica en concreto. La mayora de los tipos
documentales de fondos de archivo son documentos primarios (expedientes, correspondencia,
informes, disposiciones administrativas, actas,
notas, hojas, partes y otros), que testimonian e
informan de forma directa acerca de las actuaciones administrativas. La documentacin secundaria, en constante avance como expresin de la
especializacin y de la informatizacin de las
administraciones modernas, est compuesta por
los inventarios y catlogos de fondos archivsticos
administrativos, las bases de datos documentales
administrativas y los modernos sistemas de informacin administrativa, pues estos documentos
condensan documentos administrativos primarios.

3 Los mtodos de
clasificacin de fondos
archivsticos administrativos
En el desarrollo tcnico de los estudios archivsticos sobre sistemas de clasificacin, se pueden
distinguir cuatro perodos:
Hasta la primera mitad del siglo XIX, la influencia del enciclopedismo ilustrado provoc que los
fondos de archivo fueran clasificados de acuerdo
a criterios temticos de origen biblioteconmico,
como sucedi con el conocido ejemplo del sistema de Daunou y Camus en los Archivos Nacionales franceses. En este perodo, la archivstica no
ha despegado todava como disciplina tcnica
autnoma de la biblioteconoma y adopta mtodos
ajenos a la naturaleza de los fondos de archivo.

Los nuevos soportes, sobre todo los pticos, as

como la informatizacin evidente de las administraciones pblicas y de la sociedad contempornea, conducirn sin duda a una utilizacin y
explotacin de los recursos de informacin administrativa basadas en la normalizacin de los

A mediados del siglo XIX, la archivstica nace

como disciplina tcnica autnoma de la biblioteconoma, definindose con claridad el concepto y
la naturaleza del fondo archivstico, diferenciado
definitivamente a partir de entonces de la

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coleccin bibliogrfica o documental. En 1841,

Natalis de Wailly expone las Instructions pour la
mise en ordre et le classement des archives
dpartamentales et communales, en forma de circular administrativa del Ministerio del Interior
francs, sealando que la clasificacin general
por fondos es la nica verdaderamente apropiada
para asegurar el pronto cumplimiento de un
orden regular y uniforme. La nocin de fondo de
archivo consiste en reunir los documentos por
fondos, es decir, reunir todos los documentos que
provienen de un cuerpo, de un establecimiento,
de una familia o de un individuo, sin mezclar
unos fondos con otros. De esta manera, queda
establecido el principio de respeto al origen o a la
procedencia de los fondos de archivo 17. Este
principio metodolgico marca el nacimiento de la
archivstica como disciplina tcnica independiente, delimitando el objeto de estudio y es la
base metodolgica de las clasificaciones orgnicas. A final de siglo, H. von Seybel, en base a las
ideas de M. Lehmann, propone en Prusia un
nuevo principio complementario del anterior: el
registraturprinzip o principio de respeto al orden
natural 18, segn el cual los documentos de cada
fondo deben mantenerse en el orden dado por las
oficinas productoras. Este principio no es aplicable a los pases de tradicin latina, pues no disponen de procedimientos administrativos similares a la registratura germnica. El liviano procedimiento de las administraciones pblicas espaolas cede la responsabilidad de la ordenacin
de los documentos a las oficinas y unidades productoras. El manual de los archiveros holandeses
S. Mller, J. A. Feith y R. Fruin, publicado en
1898 19, consi-derado el manual bsico por varias
generaciones de archiveros durante el siglo XX,
recoge ambos principios, difundindolos entre la
comunidad archivstica internacional.

de un organismo para conseguir los fines para los

que ha sido creado. Estas competencias o atribuciones se concretan en las funciones, las actividades y las transacciones encomendadas a cada
unidad administrativa. Funcin es entendida
como las responsabilidades sealadas a una oficina para que realice los propsitos para los que
fue establecida. Usualmente, las funciones estn
definidas por la ley, el decreto o la circular que
establece la dependencia. Se pueden distinguir
las actividades como sustantivas, cuando se
refieren a tareas tcnicas y administrativas propias de la dependencia, o facilitativas, si estn
relacionadas con la administracin interna. Las
transacciones pueden ser polticas u operativas.
El fondo de archivo es la materializacin documental del desarrollo competencial y funcional,
basado en procedimientos administrativos normativos. El anlisis de las acciones y de las funciones administrativas permite la construccin
de sistemas de clasificacin funcionales, pues los
fondos archivsticos administrativos se usan con
relacin a ellas [las funciones] y, por lo tanto,
deben clasificarse de acuerdo a dichas funciones
u operaciones 21. El enfoque funcionalista es la
gran aportacin de Schellenberg para resolver la
metodologa de la clasificacin de fondos archivsticos administrativos.
La organizacin responde a las necesidades
administrativas por las que un organismo se
estructura en unidades, estableciendo relaciones
jerrquicas entre las mismas. De acuerdo al principio de procedencia de los fondos, los documentos se agrupan sobre una clase organizadora u
orgnica por medio de su divisin en series.
Este mtodo produce las clasificaciones orgnicas, los denominados cuadros de clasificacin
orgnico-funcionales, en dos niveles no homogneos analticamente: los rganos o sujetos productores como estructura analtica y las series
documentales como categoras documentales de
clasificacin.

A mediados de siglo XX, Schellenberg sintetiza

el trabajo desarrollado por la escuela norteamericana, estudiando la racionalizacin de la gestin
de documentos desde el origen, desde el productor de fondos de archivo. Para ello, Schellenberg
estudia los mtodos de clasificacin en base a
tres elementos a considerar para construir sus
respectivos sistemas de clasificacin: las acciones, las estructuras orgnicas y los asuntos o
materias 20.

Los asuntos o materias de los que trata el fondo

de archivo son otro elemento de clasificacin,
pudiendo generar sistemas de clasificacin de
asuntos o materias al servicio de las actividades
de gobiernos y organismos altamente especializados en relacin a los asuntos particulares.
Propone un esquema basado en principios a
posteriori para casos excepcionales, estable-

Las acciones expresan las competencias globales

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ciendo las clases de asuntos o materias bajo el

pragmatismo de la experiencia administrativa.
Esta idea parece ms cercana a la elaboracin de
ndices de recuperacin por asuntos o temas que
a un sistema de clasificacin propiamente dicho.

anterioridad de la identificacin general de las

competencias y de las funciones a partir de las
fuentes de informacin legales y normativas
sobre la identificacin detallada de los documentos; y en segundo lugar, la jerarqua de divisiones, una concepcin jerrquica de las clasificaciones funcionales.

Desde la dcada de los 80, al tiempo que se mantienen en la prctica archivstica los cuadros
orgnico-funcionales, han surgido esfuerzos significativos de desarrollo de sistemas de clasificacin archivsticos basados exclusivamente en la
informacin contenida en la documentacin
administrativa, en su naturaleza funcional 22,
como es el caso de R. de Felici, que ha realizado
en Italia una clasificacin sistemtica de competencias y de ttulos de serie sobre Medio Ambiente 23. En cualquier caso, la clasificacin de documentos est entre las primeras prioridades de los
profesionales de la archivstica 24.

El sistema de clasificacin propuesto por Roberge est estructurado en siete niveles de clasificacin 27 codificados alfanumricamente y complementados con columnas de datos sobre los plazos
de conservacin y otros factores. El primer nivel
de clasificacin son las categoras (G o X) que
representan las competencias del aparato administrativo comn a todo organismo, que producen
los documentos de gestin (G), y las competencias
de cada organismo en relacin a sus objetivos
especficos, que generan los documentos de
explotacin u operativos (X). El segundo nivel
representa las clases que son las funciones principales de gestin y de explotacin. Las funciones de gestin son ocho: organizacin y gestin
(G1), gestin de la informacin y de las comunicaciones (G2), relaciones pblicas y externas
(G3), gestin de recursos humanos (G4), gestin
de recursos financieros (G5), gestin de recursos
mobiliarios (G6), gestin de recursos inmobiliarios (G7) y, por ltimo, legislaciones y asuntos
jurdicos (G8). Las clases de funciones de explotacin han de clasificarse ad hoc para cada organismo, siguiendo determinadas pautas metodolgicas: una vez conocidas las principales fuentes
de informacin legales sobre el organismo y su
origen (leyes, estatutos, reglamentos, etc.), se
procede a confeccionar una relacin exhaustiva
de funciones y subfunciones del organismo y sus
actividades especficas derivadas, recabando
esta informacin del propio organismo y sus unidades mediante formularios normalizados, para
identificar las clases, las subclases, las divisiones y las subdivisiones especficas de los documentos de explotacin. La tercera subdivisin
son las subclases que distinguen las subfunciones
de gestin y de explotacin (G7 3 Utilizacin de
recursos inmobiliarios). Los cuatro ltimos niveles estn representados por las divisiones, que
son cuatro: las divisiones (D4) diferencian las
actividades precisas de cada subfuncin (G7 311
Conservacin de recursos inmobiliarios), las divisiones (D5) corresponden a la subactividades (G7
311 012 Edificios), las divisiones (D6) diferen-

M. Roberge, archivero de la escuela canadiense

francfona, es uno de los primeros investigadores
que ha desarrollado un sistema de clasificacin
ntegramente funcional. Partiendo de la concepcin de la jerarqua de sistemas como estructuracin funcional de los organismos modernos
(recursos humanos, recursos financieros, etc.), la
clasificacin de documentos administrativos es
parte del subsistema de gestin de documentos,
que pertenece al sistema de gestin de la informacin. En este sentido, ha definido sistema de
clasificacin como la estructura jerrquica y
lgica que refleja las funciones y las actividades
de una organizacin, funciones que generan la
creacin o la recepcin de documentos que
organiza intelectualmente la informacin El
sistema de clasificacin es un modelador de
informacin, irremplazable por un ndice,
que permite la identificacin de documentos
administrativos. Para ello, es un requisito previo
un perfecto conocimiento de las funciones y de
las actividades del organismo que genera los
documentos 25, a travs de las fuentes de informacin legales y normativas de las que son resultado los documentos administrativos.
Roberge ha concebido una clasificacin universal de documentos administrativos 26 fundamentada en el anlisis funcional de la documentacin
administrativa, independientemente de las
estructuras orgnicas productoras. Plantea dos
principios de clasificacin : en primer lugar, la

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cian elementos particulares de las actividades

(G7 311 012 110 Planes de habilitacin), las
divisiones (D7) son el ltimo nivel de clasificacin como elementos ms detallados de actividades especficas (G7 311 012 111 Decoracin).

4 Conclusiones
Hasta el momento, la inmensa mayora de la
escasa literatura cientfica sobre clasificacin
archivstica se ha centrado en el estudio del principio metodolgico por excelencia de la archivstica: el principio de respeto al origen o procedencia de los fondos. Como la aportacin del archivero francs se centr sobre la delimitacin del
concepto de fondo, este principio afecta a los productores de fondos. Su estudio posterior ha definido con gran precisin los fundamentos tcnicos
para establecer una normalizacin de los encabezamientos de los sujetos productores de fondos
(organismos, personas fsicas) y en el caso de las
entidades pblicas y privadas complejas, la clasificacin orgnica de unidades administrativas
productoras, estableciendo las relaciones jerrquicas entre las unidades. Pero este principio no
establece una clasificacin de la informacin
contenida en los documentos administrativos,
sino que clasifica las unidades administrativas
que componen un organismo, como sujetos productores de fondos. Dado que los organismos
pblicos y privados son cambiantes de acuerdo a
la coyuntura y a la voluntad directiva, las clasificaciones orgnicas de unidades administrativas
no son estables en general 28. Esta es la principal
razn para considerar que la unidad o sujeto productor debe situarse al nivel administrativo ms
bsico (negociado, seccin, servicio), pues son
estructuras administrativas ms estables que las
grandes divisiones orgnicas, sometidas a la
coyuntura de los avatares polticos. La clasificacin orgnica nos llevar a un ndice alfabtico
de organismos y unidades productoras, que debe
ser una de las formas principales de ordenacin
del inventario de cualquier fondo, pues es uno de
los puntos bsicos de acceso a la informacin de
los documentos.

De acuerdo a las necesidades de un organismo, la

estructura de la clasificacin permite el fraccionamiento de la mayor parte de sus niveles
mediante tres tipos de subdivisiones complementarias, que son las uniformes, las especficas y las
nominativas.
La validez del ensayo de Roberge radica en ser
una iniciativa metodolgica enteramente funcionalista, superando el enfoque orgnico-funcional.
Las aportaciones tericas son considerables
teniendo en cuenta el punto de partida. En efecto, los organismos producen documentos generados por las competencias administrativas horizontales de cualquier organismo (procedimiento,
informacin y comunicaciones, personal, rgimen econmico, etc.) y documentos sectoriales,
operativos o de explotacin, relativos a sus actividades especficas (industria, educacin, sanidad, etc.). La consecucin de un sistema de clasificacin funcional completo del conjunto de la
informacin de un fondo es valioso pues permite
avanzar en el estudio de modelos de clasificacin
funcional.
En cambio, la universalidad de las clasificaciones funcionales es discutible, dado que los fondos de archivo son expresin de realidades y
regmenes nacionales, econmicos, sociales y
culturales, pblicos y privados, distintos, por lo
que parece no tener sentido tratar de clasificar
todas las realidades administrativas de cualquier
pas, organismo pblico o entidad privada, pues
cada uno funciona de forma muy diferente. Pero
esto no resta mrito al esfuerzo metodolgico del
estudio de Roberge. Quiz es ms apropiado realizar clasificaciones funcionales de los organismos con personalidades jurdicas similares:
administracin central, comunidades autnomas,
ayuntamientos, entidades privadas.

Las clasificaciones orgnicas son denominadas

usualmente cuadros de organizacin o de clasificacin de fondos. El trmino cuadro ya nos revela que es una visualizacin grfica, descriptiva,
de los sujetos productores y de su produccin
archivstica en series documentales. En este sentido, la clasificacin archivstica ha sido comparada con la estructura de un rbol, en el que la
raz y el tronco son los rganos y las hojas son las
series documentales 29. Este forma de tratar la

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informacin se acerca ms a lo que podemos

denominar una archigrafa, entendida como el
repertorio de las series documentales producidas
por un organismo y cada una de sus unidades
dependientes en un momento determinado,
estructurado de acuerdo a su organizacin y a los
sujetos productores de fondos, que a sistemas de
clasificacin de la informacin contenida en la
totalidad de un fondo.

administrativas de informacin de su misma

organizacin (servicios de informtica, centros de
documentacin administrativa, servicios de
publicaciones).
En este sentido, es preciso desarrollar modelos
de clasificacin funcional de acuerdo a las personalidades jurdicas diferenciadas, con realidades
competenciales y funcionales similares. De este
modo, el archivo podr proporcionar una visin
de conjunto de las actividades de los organismos,
facilitando adems la investigacin cientfica
posterior.

La clasificacin archivstica tiene por misin

situar y poder estudiar cada rbol en relacin con
el resto de rboles que tengan una o varias relaciones funcionales. De este modo podremos estudiar el rbol en el contexto del bosque al que pertenece y relacionarlo con los que son de su
misma familia funcional, al margen de su ubicacin orgnica, comprendiendo el desarrollo competencial y funcional de un organismo en su conjunto. Por esto, el repertorio de series documentales no posee una codificacin propia correspondiente a una clasificacin analtica y conceptual,
sino que puede numerarse correlativamente o
bien alfabetizarse por ttulos de serie. Slo tiene
sentido codificar una clasificacin cuando representa el conjunto de las competencias y de las
funciones que expresan un fondo.

Un ejemplo de clasificacin de origen funcional

en la Comunidad Valenciana es el desarrollado
por el Area de Atencin al Ciudadano de la
Generalitat Valenciana 30, que es una clasificacin de las actividades realizadas por la administracin autonmica valenciana en el contexto del
Sistema de Informacin al Pblico (SIAP) y del
catlogo de documentos administrativos.

Notas
1
WALNE, P. (ed.): Dictionary of archival terminology.
Dictionaire de terminologie archivistique. Mnich [etc.]: K.G.
Saur, 1984, pgs. 26-27. Arrangement en ingls, classement en
francs, ordinamento en italiano, clasificacin y ordenacin en
castellano. Subdireccin General de los Archivos Estatales,
Comisin de Terminologa: Diccionario de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio de Cultura, 1995, pgs. 27 y 43.
Clasificacin es la operacin archivstica que consiste en el
establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la
estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso
de organizacin, dentro de la fase del tratamiento archivstico
denominada identificacin. Organizacin es el proceso que,
mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la
estructura de un fondo. Ambas definiciones han sido matizadas respecto a las publicadas en la primera edicin del diccionario (1993).

Hasta el momento, los archivos administrativos

han utilizado bsicamente dos instrumentos de
recuperacin de la informacin : los inventarios
ordenados por sujetos productores y por ttulos de
series documentales, siguiendo una perspectiva
metodolgica orgnico-funcional, y los ndices
onomsticos (personas, entidades), geogrficos
(lugares), de asuntos. Sin embargo, la complejidad y la especializacin de las administraciones
contemporneas requieren una especializacin
paralela de los servicios de archivo, que deben
ser concebidos como unidades de informacin y
de documentacin administrativas en sentido
amplio. Estas unidades son una de las productoras del sistema de informacin administrativa, y
por ende, de los sistemas de clasificacin. Por
ello, el archivo administrativo debe ampliar sus
funciones de difusin informativa administrativa,
extrayendo el mximo de la informacin contenida en el fondo, aparte de su localizacin fsica, de
su signatura, para proporcionar a la organizacin
a la que sirve una memoria administrativa de su
realidad funcional operativa y til, manteniendo
una estrecha relacin con el resto de unidades

2
HEREDIA HERRERA, A.: Archivstica general. Teora y prctica. Sevilla: Diputacin Provincial, 1987, pgs.
184-186.
3
Ibid., pg. 183. Frente a la clasificacin, actividad
profunda e intelectual, la ordenacin responde a unas reglas
ms mecnicas.
4
LODOLINI, E.: Archivstica. Principios y problemas,
Madrid: ANABAD, 1993, pgs. 45-60.
5
SCHELLENBERG, T. H.: Archivos modernos. Principios y tcnicas. Mxico: Archivo General de la Nacin, 1987,

57

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pg. 2. han sido los historiadores, en mayor medida que

cualquier otros, quienes autodidcticamente han sentado los
principios fundamentales.
6

20

21
Ibid., pg. 106. Es esencial que se establezcan las
clasificaciones sobre una base a posteriori y no a priori.
Las clasificaciones se crearn segn la experiencia pruebe su
necesidad, es decir, a medida que se produzcan los documentos
durante el desarrollo de las funciones... De ninguna manera
debe arreglarse arbitrariamente sobre una base especulativa.

Ibid, pg. 38.

7
LODOLINI, E.: op. cit., pg. 115. El problema fundamental de la archivstica es, por el contrario, otro: el de ordenar documentos -para conservar permanentemente y para
poner a la libre consulta- que forman el archivo histrico (o
mejor, el archivo sin otros aadidos) mtodos de ordenacin de los archivos: ordenacin cronolgica, ordenacin
alfabtica por nombres de persona, ordenacin geogrfica,
ordenacin por materias, ordenacin decimal, cuyos lmites estn constituidos solamente por la fantasa del ordenador:
por formato, por color, por peso o composicin qumica.

22
DUCHEIN, M.: op. cit., pg. 72. El documento de
archivo no tiene razn de ser sino es en la medida en que pertenece a un conjunto. El sitio de un documento de archivo est
dentro del proceso funcional.
23
FELICE, R. de: Larchivio contemporaneo. Titolario e
classificazione sistematica di competenza nei moderni archivi
correnti pubblici e privati. Roma: La Nuova Italia Scientifica,
1988. 116 pgs.

8
ANABAD, Comisin Tcnica de Archivos Histricos;
LOPEZ GOMEZ, P. (coord.): Organizacin de fondos de los
archivos histricos provinciales. Madrid: ANABAD, 1994, 111
pgs.

24
Actes de les segones jornades darxivstica de Catalunya en Lligall, 2, 1990, celebradas en Andorra La Vella en 1989
y dedicadas a los sistemas de clasificacin y a la seleccin y
eliminacin de documentos. Actas de las primeras jornadas
sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las administraciones pblicas. Madrid:
Ministerio de Cultura, 1992, celebradas en marzo de 1991.
Recientemente ha sido publicado Archivos municipales. Propuesta de cuadro de clasificacin de fondos de ayuntamientos.
Madrid: ANABAD, 1996, 120 pgs.

9
CRUZ MUNDET, J. R.: Manual de archivstica.
Madrid [etc.]: Fundacin Germn Snchez Ruiprez; Madrid:
Pirmide, 1994, pgs. 143-146.
10
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,
Comisin Ad Hoc de Normas de Descripcin: ISAD (G). Norma
internacional general de descripcin archivstica.. Madrid:
Ministerio de Cultura, 1995, 48 pgs.
11

Ibid, pgs. 93-108.

25
ROBERGE, M.: Le systme de classification des documents administratifs, en Lligall, 2, 1990, pg. 14.

CRUZ MUNDET, J. R.: op. cit., pgs. 100-102.

12
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID: Manual de tipologa documental de los
municipios. Madrid: Comunidad de Madrid, Consejera de
Cultura, 1988, pg. 12.

26
ROBERGE, M.: La classification universelle des documents administratifs. Qubec: Documentator, 1985, 247 pgs.

13

28
SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., pg. 106. Generalmente es inconveniente la subdivisin en clases o clasificaciones orgnicas en un esquema de clasificacin, pues la estructura orgnica de las dependencias gubernamentales modernas
es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la
clasificacin.

27

HEREDIA HERRERA, A.: op. cit., pg. 95.

14
SUBDIRECCION GENERAL DE LOS ARCHIVOS
ESTATALES, Comisin de Terminologa: op. cit., pg. 54.
15
SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., pg. 42. Creo que
al archivista moderno le es necesario redefinir sus archivos de
la manera ms adecuada para su propia conveniencia..
16

29
HEREDIA HERRERA, A.: op. cit., pg. 187. La clasificacin siguiendo el principio de procedencia precisa de su
plasmacin material en un esquema o cuadro que no es otra
cosa que el andamio para sistematizar cada fondo en sus
secciones y series.

CRUZ MUNDET, J. R.: op. cit., pg. 229.

17
SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., pgs. 281-283.
DUCHEIN, M.: El respeto de los fondos en archivstica: principios tericos y problemas prcticos, en WALNE, P. (rec.): La
administracin moderna de archivos y la gestin de documentos. Pars: Unesco, 1985, pgs. 69-92.
18

Ibid., pg. 17-26.

30
GENERALITAT VALENCIANA, Conselleria de Presidncia. Codificacin funcional. Valencia: 1996, 34 pgs.
Este trabajo no est publicado. Actualmente, el Area de Atencin al Ciudadano depende de la Subsecretara para la Modernizacin de las Administraciones Pblicas de la Conselleria de
Economa, Hacienda y Administracin Pblica de la Generalitat Valenciana.

CRUZ MUNDET, J. R.: op. cit., pg. 231-232.

19
SCHELLENBERG, T. H.: op. cit., pg. 38. Su ttulo en
ingls es Manual for the arrangement and description of
archives.

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