ARCHIVO

GENERAL
DE LA
NACION
Aplicación de la Norma
para la Administración
de Archivos en la
Entidad Pública
Directiva Nº 009-2019-
AGN/DDPA
Que es la Administración Pública

La Administración pública es la organización que tiene a su cargo la dirección y la gestión

de los asuntos estatales ordinarios dentro del marco de derecho, las exigencias de la
técnica y una orientación política.

- La Administración Pública tiene como cometido primordial la gestión del trabajo estatal
o de las diversas empresas e instituciones que componen al Estado, de manera de
garantizar el cumplimiento eficaz de:

1. La satisfacción de las necesidades mínimas de la ciudadanía.

2. La salvaguarda del orden interno de la nación.
3. Garantizar las relaciones burocráticas, jerárquicas e informativas que mantengan un
sistema social, político y ciudadano operando.

Fuente: https://concepto.de/administracion-publica/#ixzz67pPlh8cs
¿Que es un sistema?

Es el conjunto de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante

los cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser
realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos
Constitucionales y los niveles de Gobierno. Son de dos tipos:
a. Funcionales.
b. Administrativos.
Solo por ley se crea un Sistema. Para su creación se debe contar con la opinión favorable
de la Presidencia del Consejo de Ministros.
Título V Sistemas
Artículo 43.- Definición
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo (Ley N° 29158)
Artículo 44.- Entes Rectores
Los Sistemas están a cargo de un Ente Rector que
se constituye en su autoridad técnico-normativa
a nivel nacional; dicta las normas y establece los
Procedimientos relacionados con su ámbito;
coordina su operación técnica y es responsable
de su correcto funcionamiento en el marco de la
presente Ley, sus leyes especiales y disposiciones
complementarias.

Artículo 45.- Sistemas Funcionales

Los Sistemas Funcionales tienen por finalidad
asegurar el cumplimiento de políticas públicas
que requieren la participación de todas o
varias entidades del Estado. El Poder Ejecutivo
es responsable de reglamentar y operar los
Sistemas Funcionales. Las normas del Sistema
establecen las atribuciones del Ente Rector
del Sistema.
Sistema Nacional de Archivos

Se constituye el año 1991

Protección del Patrimonio Entidades
Documental de la Nación Públicas
Ley N° 25323 que crea el
Sistema Nacional de
Archivos Compuesto por

Archivo General de la Nación Los Archivos Regionales

Archivos Públicos
“Entidades Públicas”

Cumplimiento de Normas y Directivas que

emite el ente rector
 Proteger y defender el
Contribuir a la eficiente
"Patrimonio
gestión pública y
Documental de la
privada en apoyo al
Nación
desarrollo nacional

Asegurar la uniformidad Políticas de

y eficiencia de los Desarrollo
procesos técnicos Archivístico
archivísticos en la Cautelar y difundir los
República. valores de la identidad
nacional

Fomentar la
investigación científica
y tecnológica a través
del servicio de los
fondos documentales
Base Legal:
• Ley de Defensa, • Ley del Sistema Nacional de
Conservación e Incremento Archivos y su reglamento, el
al Patrimonio Documental Decreto Supremo Nº 008-
de la Nación y su 92-JUS.
reglamento, el Decreto
Supremo Nº 022-75-ED.

Constitución Decreto Ley Nº

Ley Nº 25323,
Política del Perú. 19414,

• Ley de Modernización de la • Reglamento de Organización

Gestión del Estado. y Funciones del Archivo
General de la Nación y
modifica diversos artículos
del Decreto Supremo Nº
008-92-JUS y el artículo 2°
del Decreto Supremo Nº
005-93-JUS.
Decreto
Ley Nº 27658, Supremo Nº
005-2018-MC,
Base Legal:
• Ley General del Patrimonio • Ley de Transparencia y • Ley del Sistema Nacional de
Cultural de la Nación y su Acceso a la Información Control y la Contraloría
reglamento aprobado Pública General de la República
mediante D.S. N° 011-2006-
ED

Ley N° 28296 Ley N° 27806 Ley Nº 27785

• Ley del Procedimiento • Reglamento de Organización

Administrativo General y la
Contraloría General de la
República
Ley Nº 27658,
y Funciones del Archivo
General de la Nación y
modifica diversos artículos
del Decreto Supremo Nº
008-92-JUS y el artículo 2°
del Decreto Supremo Nº
005-93-JUS.
Decreto
Supremo Nº
005-2018-MC,
• que aprueba el • que aprueba la “Norma
Reglamento del Sistema Técnica para la
Administrativo de la Implementación de la
Gestión Pública. Gestión por procesos en
la Entidades de la
Administración Pública”.

Decreto Resolución N°
Supremo Nº 123- 006-2018-
2018-PCM, PCM/SGP,
 • Técnico Normativo, asesoramiento,
supervisión y Control
Los Archivos integrantes
del Sistema Nacional de
Archivos están
obligados a cumplir las
Entidades
directivas, normas,
Públicas
disposiciones y
(Archivos
lineamientos de política
Públicos)
dictados por el Órgano
Rector del Sistema
Sistema Nacional
de Archivos

Art. 28° del D.S. N° 008-92-

JUS Reglamento de la Ley N°
25323 Los funcionarios públicos, sea cual fuere su nivel no podrán
conservar en su poder documentos generados en el ejercicio
de sus funciones, estando obligados a remitirlos al archivo
respectivo
 Archivo General de la Nación
Es el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos de carácter multisectorial;
goza de autonomía técnica y Administrativa.

Los Archivos
Públicos entes autónomos

ministerios
están integrados por
instituciones públicas
descentralizadas
los archivos empresas estatales de
pertenecientes a derecho público y privado
los poderes del
empresas mixtas
Estado con participación accionaría del Estado

Gobiernos Regionales

Gobiernos Locales

Notarías
Ley de creación del Ministerio de Cultura
LEY Nº 29565

Artículo 7.- Funciones exclusivas

El Ministerio de Cultura cumple las siguientes funciones exclusivas respecto de otros
niveles de gobierno:

j) Organizar técnica y sistemáticamente el Patrimonio Documental de la Nación, y

supervisar y evaluar el funcionamiento de los archivos integrantes del Sistema
Nacional de Archivos.
 • Es el otorgado o extendido por instituciones o personas en
el ejercicio de una actividad o función pública con el que
se afirma, prueba o justifica algún hecho y que sirven para
la defensa de los derechos.
¿Qué es un Artículo 3º.- D.S. N° 008-92-JUS
Reglamento de la Ley N° 25323
documento
público? 1. El otorgado por funcionario público en
ejercicio de sus atribuciones;
2. La escritura pública y demás documentos
otorgados ante o por notario público, según
la ley de la materia;
3. Todo aquel al que las leyes especiales le
otorguen dicha condición.
Artículo 235º del Código
Procesal Civil
 Es aquel que
contiene una ¿Que es
información documento
de cualquier archivístico?
fecha forma soporte

producido por

persona entidad

natural jurídica pública privada

que se genere
en el ejercicio de su Como resultado del
actividad avance tecnológico.

Artículo 5º.- D.S. N° 008-92-JUS

Reglamento de la Ley N° 25323
¿Qué es el • Es el conjunto de documentos de valor
permanente
Patrimonio • Forma parte del Patrimonio Cultural de la
Documental de la Nación
Nación? • Es conservado en los Archivos Públicos y
privados del ámbito nacional que sirven como
fuente de información para la investigación en
los aspectos históricos, sociales, económicos,
políticos y legales.
• No es materia de transferencia a ningún título
sin conocimiento y autorización expresa del
Archivo General de la Nación a excepción del
heredero.

Artículo 4º.- D.S. N° 008-92-JUS

Reglamento de la Ley N° 25323
 producidos (emitidos y
recibidos)

Por una

ARCHIVO entidad (institución o

persona)

Es el
Conjunto
ORGANIZADO en ejercicio como
de de sus resultado de
documentos funciones una actividad

Ó a través de un
Entiéndase Clasificación Procedimiento
“División” en distintas
clases
que se agrupan de acuerdo a sistemas de
clasificación definidos.
Funciones del
Archivo

Brindar acceso a los documentos de

gestión.

Custodia del Patrimonio

Documental (Cultural Archivístico)
de la Región (Nación).

Asumir responsabilidad en el
préstamo y consulta (servicio
archivístico).

Implementar procesos técnicos en su

desarrollo y gestión.
¿Qué entendemos
por Archivo de
organización documentos
Gestión?
producidos en unidad de
Es el de la conservación y de los (recibidos y cada organización
responsable emitidos)
uso
De toda
entidad

transferirlos
El Titular de la Unidad de Organización
asume o designa a un encargado del archivo
de gestión (notifica al A. Central).
vencidos los periodos de
al concluir su gestión retención establecidos en el
Al asumir el encargado de archivo de gestión
o trámite Programa de Control de
elabora un informe técnico que refleja el
estado situacional del archivo Documentos Archivísticos de la
entidad.
El Archivo Central asesora al Encargado del
Archivo de Gestión entregándole un
ejemplar de la norma interna sobre archivos Archivo
correspondiente Central
6.1 Administración de Archivos Directiva N° 003-2019-
AGN/DDPA , aprobada mediante RJ N° 023-2019-AGN/J

Área de Investigación y Normas Archivísticas

Calle José Pezet y Monet 1882 - Lince
Responsabilidad de los Servidores Públicos
para con sus Archivos de Gestión

Disponer de un Mantener accesible el

inventario de los archivo o acervo
documentos que documentario
custodian (producen) producido por la oficina

Separar los documentos Elaborar la entrega de

de archivo de los cargo formal adjuntando
archivadores de palanca un original de inventario
y ubicarlos en cajas de los documentos de
archiveras las oficinas

La salida ilegal del país de
documentos de valor
permanente;
La extracción no autorizada
de documentos de los
archivos conformantes del
Sistema Nacional
La apropiación ilícita de
documentos por parte de
funcionarios y servidores
públicos
La eliminación de
documentos sin observar
las disposiciones legales
vigentes
El incumplimiento de los
plazos de transferencia de
los documentos que por ley
debe pasar al Archivo
General de la Nación o
Archivo Regional
De las faltas y sanciones
Los daños al Patrimonio
Documental por
negligencia o por acción u
omisión deliberada
La transferencia del
Patrimonio Documental de
la Nación a terceros sin
observar los dispositivos
legales vigentes
Todos los documentos que custodian los
archivos integrantes del Sistema Nacional son
accesibles al público en general de acuerdo a
las normas administrativas vigentes sobre el
particular

excepción de aquellos que puedan atentar

contra los intereses y la seguridad nacional y a
la privacidad o intimidad personal.

El procedimiento se establecerá de
acuerdo a las normas dadas por el
Sistema Nacional de Archivos.
Acción Normativa
• Desde el año 2018, se ha propuesta la actualización
de normas archivísticas teniendo como objetivo:
• Actualizar los procedimientos técnicos y definiciones de
la práctica archivística
• Establecer mecanismos de control de la labor que realiza
el propio AGN y AR que permita identificar fallas o
falencias en su aplicación
• Recoger las expectativas de los gestores documentales y
archiveros para fortalecer los lazos e integrar el SNA
hacia objetivos concretos
 1986
1991
• RJ N° 173- • Ley N°
1985 86-AGN/J 25323,
• RJ N° 073- que aprueba que crea
85-AGN/J las directivas el Sistema
1975 de
que aprueba Nacional
• Reglament las normas elaboración de
o del D.Ley generales del PCD,
transferenci Archivos
1972 N° 19414 del Sistema
Nacional de a,
• Ley que crea de utilidad eliminación
archivos
pública la Defensa y
Conservación e Incremento conservació
del Patrimonio Documental n del PDN
de la Nación
 RESOLUCIÓN JEFATURAL N°
RESOLUCIÓN JEFATURAL N° 026-2019-
AGN/J
242-2018-AGN/J

Directiva N° 006-2019-AGN/ DDPA: Directiva N°001-2018-

“Lineamientos para la foliación de AGN/DAI "Norma para la
documentos archivísticos de las eliminación de documentos
entidades públicas” de archivo del Sector
Público“

RESOLUCIÓN JEFATURAL N°
AEI02.02 342-2018-AGN/J
Investigar sobre la necesidad
Reglamento Interno de la
de nuevas normas referidas a Comisión Técnica de Archivos
los procesos técnicos
archivísticos y actualización de
la legislación archivística
existente
RESOLUCIÓN JEFATURAL N°
021-2019-AGN/J
Directiva N° 001-2019-AGN/
DDPA, “Normas para la
Elaboración del Plan Anual de
Trabajo Archivístico de las
Entidades Públicas”
Administración de
Archivos

Norma S.N.A. 01 Administración de Archivos,
aprobada con Resolución Jefatural N° 073-85-
AGN/J, de fecha 31 de mayo de 1985, que
aprobó las Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos para el Sector Público
Nacional.
1.17. Principio del ejercicio legítimo del
poder.-
La autoridad administrativa ejerce única y
exclusivamente las competencias atribuidas para la
finalidad prevista en las normas que le otorgan
facultades o potestades, evitándose especialmente el
abuso del poder, bien sea para objetivos distintos de
los establecidos en las disposiciones generales o en
contra del interés general.
TUO Ley 27444
D.S. N° 004-2019-JUS
OBJETIVO
Disponer de un documento técnico
normativo que permita reconocer el
ámbito de competencia, mejoramiento,
implementación y administración
del sistema de archivos en la entidad
pública.
RESPONSABILIDAD
artículo 2° del Reglamento de la Ley N°
25323, de creación del Sistema Nacional de
Archivos, aprobado mediante Decreto
Supremo N° 008-92-JUS, en concordancia
con lo establecido en los numerales del 1 al 7
del artículo I del Título Preliminar del Texto
Único Ordenado de la Ley N° 27444 de
Procedimiento Administrativo General,
aprobado por Decreto Supremo N° 004-
2019-JUS y sus modificatorias
RESPONSABILIDAD
El/la titular de la Entidad Pública

• responsable del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente

directiva y la aprobación del Plan de Implementación y Mejoramiento de
Archivos del Sistema de Archivos en la entidad (PIMA).

El Comité de Implementación y Mejoramiento (CIM)

• Se conforma mediante Resolución de Alta Dirección que se remite al Archivo

General de la Nación o Archivo Regional.

El Archivo desconcentrado

• coordina la elaboración del PIMA con las unidades de organización, la oficina

de planeamiento y presupuesto o la que haga sus veces a nivel regional y el
archivo central de la entidad pública.

El titular de cada unidad de organización

• Es responsable de brindar las condiciones necesarias para el funcionamiento

de su Archivo de Gestión u oficina, de acuerdo a lo señalado en la presente
directiva.
 La entidad pública
AG
integra a sus archivos en un
sistema que adapte los
preceptos o normas del Sistema AG
Nacional de Archivos en el AD
ámbito institucional (Archivos
Públicos).

AC AG
D.S. N° 054-2017-PCM
La entidad debe contar con
un Archivo Central como
unidad de organización o
funcional específica,
siguiendo los lineamientos
de gestión de la estructura
del Estado Peruano y del
presupuesto que se le debe
asignar.
COMITÉ DE IMPLEMENTACIÓN Y MEJORA ARCHIVÍSTICA (CIM)

1. La Alta Dirección de la entidad,

2. El órgano de Planeamiento y Presupuesto,
3. El archivo central
4. La unidad de organización que produce o
custodia los documentos de acuerdo a sus
funciones
El enfoque de trabajo para la implementación de un sistema
de archivos, es el de procesos transversales a la gestión
operativa, funcional y administrativa de la entidad pública.
 El Archivo de Gestión
1. Es el archivo de oficina
2. Se forma con los
documentos Responsabilidad
producidos en cada
unidad de organización
(órgano, unidad Identificación
orgánica, área o
dependencia), remisión de los
3. Custodia los documentos archivísticos
documentos (transferencia) al Descripción
siguiente archivo de
archivísticos, acuerdo a su ciclo vital
conformando series (Archivo Central).

documentales, de
acuerdo a los periodos
de retención
establecidos en el separación del material
Conservación
no archivístico
PCDA vigente.
4. Se encuentra a cargo
de un titular
acceso (préstamos y
responsable consultas)
Archivo Central

procesos

Planificar Organizar, Dirigir, Normar, Coordinar Ejecutar Controlar procedimientos archivísticas

actividades

Conservación y uso de los documentos proveniente de los

archivos de gestión;

Ejecutar la transferencia

Ejecutar la eliminación de documentos en coordinación con

el Archivo General de la Nación o el Archivo Regional.
 Archivo
Central

El Archivo Central, de acuerdo a su

naturaleza, funciones y
competencias, asume los roles en
aplicación de las políticas de gestión
pública, tomando en cuenta las
siguientes materias:

El Archivo Central, es el encargado de

conservar y custodiar unicamente
documentos archivísticos que han
cumplido su vigencia administrativa o el
trámite que les dio origen (inactivo).
Archivo Desconcentrado

procesos

Planif Orga Dirigi Nor Coor Ejecu Contr

icar nizar, r, mar, dinar tar olar
procedimientos archivísticas

actividades

Conservación y uso de los En las dependencias regionales, agencias,

documentos proveniente de los
archivos de gestión;
direcciones regionales, unidades de organización o
funcionales desconcentradas, se pueden constituir
archivos desconcentrados al:
Ejecutar la transferencia

Tener
Ejecutar la eliminación de No formar parte de
independencia
documentos en coordinación con el un solo núcleo
Archivo General de la Nación o el administrativa
Archivo Regional. administrativo o
de la sede
sede.
central

Cada Archivo Desconcentrado puede contar con un Comité

Evaluador de Documentos (CED), debiendo la entidad pública
velar porque tenga representatividad y funcionamiento.
 Archivo
Central

Es responsable de

coordinar con el Comité Evaluador de conducir elaborar

Documentos
coordinar

la eliminación
Elaboración de unidades de organización
del PCDA documentos que producen
documentos

Plan Anual de
Trabajo
implementación de Tecnologías de Archivístico de la
Información en la Gestión Documental, entidad
conforme a la normativa vigente.
 Orienta
supervisa
Identifica Archivos de
Archivo
problemas la entidad
Central
Propone
soluciones

Elabora el Cronograma Anual de Remite al Archivo General de la

Eliminación de documentos Nación o Archivo Regional.
Rol en la Implementación del Gobierno Digital.
Archivo Central

participa

procesos de Decreto Legislativo N°

uso de nuevas 1412
digitalización de
tecnologías Ley del Gobierno Digital
información

enfocadas al tratamiento de los

documentos de archivo durante todo su
ciclo de vida.

Rol en la Transparencia y Acceso a la Información Pública en los Archivos.

La entidad pública velará porque los documentos que se custodien en los archivos de
la Entidad sean accesibles

De esta forma el documento archivístico es un activo y patrimonio de la entidad.

El documento archivístico deberá ser valorado de acuerdo a su serie documental, tomando en cuenta
su importancia, utilidad, factores internos de conservación, frecuencia de consulta y marco legal
vigente.
 El Archivo Central

participa

elaboración coordinación

aplicación

1. Estrategias de transición
hacia un desarrollo
sostenible;

documentos 1. Reducción gradual de la

archivísticos producción de documentos
innecesarios

El Archivo Central participa en la

elaboración del informe anual de
Ecoeficiencia de acuerdo a la
normatividad vigente

El Archivo Central desarrolla sus
actividades en
cumplimiento de los principios
éticos y valores en aplicación del
Código de Ética de la Función
Pública.
La entidad pública brindará los
medios necesarios para la
incorporación del personal que
labora en los archivos de
acuerdo a los estándares de
meritocracia.
El Archivo Central apoya en la elaboración del
Plan Anual de Capacitaciones y Desarrollo de las
Personas en materia de archivos, en atención a
las disposiciones que al respecto establezca la
oficina de Recursos Humanos o
quien haga sus veces.
 PIMA

• Elaborar una presentación de la realidad

problema, relevando la importancia de la
I. implementación y Mejoramiento del Archivo.
INTRODUCCIÓN

• Datos Generales de la Entidad

• Personal
• Mobiliario
• Infraestructura
II. ESTADO • Metros lineales del acervo documentario del Archivo
SITUACIONAL de Gestión, o Central a implementar
• Principales series documentales
• Estado de Conservación
 PIMA

• Se consignará un cronograma mensual y las etapas de

III. CRONOGRAMA implementación del archivo central.
DE ACTIVIDADES

• Consignar información detallada del presupuesto

IV. PRESUPUESTO requerido para la implementación o mejora del archivo.
REQUERIDO

• De ser necesario se adjuntan las especificaciones técnicas

del trabajo a realizar detallando los aspectos más
V. INFORMACIÓN
TÉCNICA relevantes.
 aina@agn.gob.pe
987006501

AGN protegiendo la memoria

de todos los peruanos