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ARCHIVÍSTICA (UMA)

TEMA 1 - 2016-17

PROF. 16-17
TEMA 1: ARCHIVÍSTICA. CIENCIAS COMPLEMENTARIAS

1. ¿Qué es la Archivística?

2. La evolución histórica de la Archivística.

3. Objeto, fin y método de la Archivística.

4. Ciencias complementarias.

5. La historiografía y las fuentes documentales.

1. ¿Qué es la Archivística?

La Archivística es la ciencia que trata de los archivos. Pero su definición aún se somete a constantes
discusiones y matizaciones.

En su acepción más elemental y etimológico se puede decir que la Archivística es la ciencia de

los archivos, y que como tal está integrada por un conjunto de conocimientos y métodos para el
tratamiento de los documentos y de los archivos, como ciencia es posterior a su objeto; es decir,
los archivos existieron desde varios milenios antes de nuestra era, mientras que la ciencia es muy
posterior. En un estado embrionario es posible considerarla en el siglo XIX, no antes. Se trata de una
"ciencia en formación".

No será hasta los últimos años del siglo XX cuando se produzca una expansión sin precedentes en el
interés por la construcción de una teoría archivística.

Según el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos se entiende

por Archivística "el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los archivos". Así posee dos campos de actuación, el de la teoría y el
de la práctica.

La teoría archivística comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación y su metodología.

La práctica archivística es la compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la

conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.

2. La evolución histórica de la Archivística

La archivística, como toda ciencia, ha ido evolucionando con el devenir de los siglos hasta llegar a la
concepción actual que de ella poseemos. La archivísitca ha pasado de ser una ciencia indefinida a ser
una ciencia impartida en Universidades.

En su evolución podemos distinguir tres etapas:

Una etapa denominada pre-archivística

El desarrollo archivístico

Una etapa denominada archivística

Etapa pre-archivística

La etapa pre-archivística va desde Roma hasta finales del siglo XIX. Su característica principal es
la indefinición de la ciencia y de sus presupuestos teóricos. Dentro de esta etapa a su vez podemos
distinguir cuatro momentos:

Archivos de Plalacio = Antigüedad

Cartularios y cancillerías = Edad Media

Archivos como arsenal de autoridad = Antiguo Régimen o Edad Moderna

Archivos como laboratorios de la historia = principios del s. XIX - mediados s. XX. (desarrollo
archivístico)

En cada momento se va a tener una noción de la archivística diferente.

Durante la época romana ya era habitual conservar los documentos escritos en el Tabularium, estaban
ordenados según un orden cronológico-alfabético.

Durante la Edad media existieron tres instrumentos o instituciones (que no eran archivísticas) que
permitieron controlar la documentación de archivo:

Las Cancillerías: como instituciones propias de la administración de los reinos, eran las únicas
que estaban autorizadas para legalizar y autorizar las disposiciones regias, de ahí que fueran una
institución fundamental tanto en la producción como en la conservación de la documentación.

Los Cartularios: se trataban de libros donde se copiaban literalmente todos los documentos que
recepcionaba una institución. Sobre todo hablamos de insituciones eclesiásticas.

Los Registros: su fin es controlar los documentos emanados de una misma institución.

La etapa del Antiguo Régimen (ss. XVI-XIX) se caracteriza porque surge, se desarrolla y desaparece
un concepto nuevo: el de los Archivos de Estado, que desaparecerá para que en el período posterior
aparezcan los archivos nacionales.

Durante la Edad Moderna la documentación archivística, no sólo constituye una fuente de poder, sino
que además va cobrando una utilidad para la historia, la cual se consagrará definitivamente con la
caída del Antiguo Régimen y la apertura de sus fondos para la investigación.

Será a partir de entonces cuando los archivos sean los únicos depositarios y garantes de derechos, y
con ello los archiveros y la archivística se convertirán en pieza clave y primordial para la recuperación
de esa memoria.

Dentro de este ambiente de preocupación por la conservación y custodia de esos garantes de derechos,
los documentos, se llevan a cabo diferentes iniciativas:
Se dictan normas cada vez más precisas que garantizan el depósito de los documentos en los archivos
y su buena conservación.

Aparece la denominada como literatura archivítica, en 1632 se publica la obra de Bonifacio titulada
"De archivis liber singularis". Será en el siglo XVIII cuando proliferen los tratados específicamente
archivísticos, estos tratarán sobre todo de la ordenación de los documentos de archivos.

Desarrollo archivístico (ss. XIX-XX)

En el tránsito del siglo XVIII al XIX aparece una preocupación por la reconstrucción del pasado, de
los hechos históricos, así nacen historias científicas. Esto dará lugar a que la archivística pase de tener
una función meramente jurídica a una función y un valor historiográfico. Este valor historiográfico
cobrará mayor fuerza en la primera mitad de la centuria decimonónica, esto conllevará que la
archivística busque un objetivo: el de la descripción de los documentos y el de la información
que contienen dichos documentos de cara a la investigación. Esto se traduce en que la literatura
archivística que se publica pasa de la teoría archivística a publicar instrumentos de descripción
tales como inventarios, catálogos, etc. Durante este período también se produce la sepración de los
denominados como Archivos Históricos de los Archivos Administrativos, con ello se distinguirán dos
tipos de tratamientos para dos tipos de documentos, para aquellos que podríamos llamar útiles para la
historia, y aquellos que son imprescindibles para la Administración.

En la segunda mitad del siglo XIX tienen lugar dos hitos cruciales para poder entender la evolución de
la archivística:

La cración de los Archivos Nacionales # su fin es recoger y custodiar los fondos de institución ya
desaparecidas, aunque también recogerán la documentación procedente de las desamortizaciones.

El principio de procedencia # aparece la necesidad de ordenar estos fondos de modo que se respete
la individualidad de cada uno de ellos, lo que dará lugar al principio de procedencia, primordial en
archivística, con él se garantiza la separación e individualidad de los fondos que se depositen en esos
grandes archivos.

Durante este período también será importante para la evolución de la archivística como ciencia la
aparición de nuevos tratados y manuales de archivística, que concluirá en 1898 con la aparición del
"Manuel de archiveros holandeses", será con este cuando se considera que nace la archivística como
tal, ya que en él la Archivística ya aparecerá separada de la Biblioteconomía o la Museología.

Etapa archivística

Desde el siglo XX a la actualidad.

3. El objeto, fin y método de la Archivística

El objeto son los archivos, no los documentos, la ciencia de los documentos es la diplomática, no
lo debemos confundir. El objeto que son los archivos, lo son en su totalidad, los archivos como
conjuntos de documentos, como edificios e instalaciones, y los archivos teniendo como objeto los
usuarios. El objeto de la archivísitica también es el tratamiento de los archivos como medio para
dos fines concretos: conservar los documentos y preservar la información contenida en los mismos.
Por lo tanto la diplomática que es el estudio aislado del documento no lo debemos confundir nunca
con la archivística, no obstante, la diplomática va a ser una ciencia necesaria para todo archivero.
Así archivística es el estudio de un fondo documental completo, y un fondo documental tendrá
muchos tipos de documentos distintos. Porque en la archivística y en los archivos el documetno no se
comprende de forma aislada sino dentro de un contexto de producción. En un archivo el documento
nunca está solo, siempre forma parte de una unidad documental compuesta, ésta sería un expediente, o
expediente personal...esto es muy importante porque la unidad básica de trabajo en un archivo será el
expediente y la serie que ese expediente forma.

Cuál es el fin: el fin es la conservación de la documentación y la recuperación de la información,

que es lo que se asocia con el servicio, servir. La conservación siempre se asocia al patrimonio
documental, pero no es cierto del todo, ya que conserva documentación sea patrimonio documental
o no. Hay una responsabilidad de todos los países que quieren conservar su patrimonio documental.
Pero tenemos que hablar sin más de conservación de documentos.

Cuál es el método de la archivísitica: conjunto de prinicipios teóricos y prácticos, este conjunto de

prinicipios se formulan para conseguir esos objetivos y fines anteriores. Y el método de la archivística
tiene 4 etapas básicas:

recoger: en un archivo de oficina se recoge la documentación con la que se trabaja, en un archivo

histórico recoger la documentación. Si no entra documentación no existe razón de ser.

conservar/custodiar

organizar: entra dentro del proceso de gestión.

Servir: lo difundo, en la medida que se pueda.

Para conseguir este método hay unos principios teóricos y prácticos.

El primer principio sería el carácter seriado de los documentos (el documento no es algo aislado,
forma parte de un todo).

El segundo principio: principio de procedencia y del respeto al origen de los fondos: mantener
agrupados los expedientes tal como se generaron. Y esto significa que ni lo mezclamos con otros, ni
los separamos de su conjunto, y da igual que quien lo haya producido sea un órgano administrativo o
un órgano particular.

Otro principio básico: principio de las 3 edades del documento.

Y por último el principio de transparencia.

Existen tres principios básicos para la Archivística:

1. El Principio de Procedencia.

2. El Ciclo de la Vida de los Documentos.

3. El Modelo de la Continuidad de los Documentos.

Son tres paradigmas que han aportado coherencia y solidez al campo del saber y de actividad de la
Archivística . Y que explicaremos en profundidad en el tema 4.
4. Ciencias Complementarias

La primera es la PALEOGRAFÍA, porque la mayor parte de los documentos van a requerir una
interpretación, nos sirve como instrumento de lectura, pero también como instrumento de crítica
histórica y textual. Para un archivero es fundamental por el tema de las abreviaturas, por ejemplo
en las instancias, antes de la firma vienen las siguientes siglas: q.b.ss.p.m (que besos sus pies y sus
manos).

Otra ciencia básica es la DIPLOMÁTICA, es la ciencia que estudia el documento, la del diploma
para ser más exactos, pero se fue extendiendo, hoy en día hay una diplomática que se llama
diplomática del documento contemporáneo. El que realiza los manuales de estos documentos
será el Ministerio de Administraciones Públicas, edita unos libros que se llaman el documento
administrativo. Es otra herramienta fundamental para el archivero, porque en todo archivo siempre
se trabaja con un conjunto de documentos, y serie es igual a tipos de documentos, y tengo que saber
todos sus caracteres, internos y externos. También es básica para el archivero, porque además el
archivero tendrá que hacer documentos (cómo se hace un informe).

Otra ciencia básica es la SIGILOGRAFÍA, es la ciencia que estudia el sello. Sigilo significa silencio,
es un tipo de garantía, el que pone un sello se compromete al silencio, los usaban los cancilleres,
tiene una restricción, por ello tiene una función de validación del documento. Es un elemento de
validación , de dar autenticidad, de compromiso de que le llega al destinatario que es y no a otros. Nos
sirve en archivística porque nos va a permitir en muchos casos identificar los documentos, fecharlos,
y porque muchas veces los sellos tienen que ser conservados en los archivos de manera diferente
a los documentos. Hay una serie de elementos, el sello siempre está compuesto de dos elementos,
tiene siempre una parte textual y otra iconográfica, en la textual vamos a tener que usar la paleografía
o la epigrafía, tamibén tenemos que usar la heráldica. El archivero también tiene que conocer la
sigilografía como elementos de descripción. Nos sirve para fechar y para describir. Hay manuales
de sigilografía especializados para archiveros, hay uno de María Carmona de los Santos "manual de
sigilografía".

Otra ciencia sería la CRONOLOGÍA, es básica en un archivo, porque un elemento fundamental de

toda descripción en un archivo es la fecha. La clave inicial es la fecha. La cronología es más difícil de
lo que parece. La fecha es siempre doble, pero la realidad no es esa, al menos en un archivo, porqué,
porque cuanto más cercano sea el documento no le ponen la fecha. De los documentos se conservan
originales y copias, y algunos no se fechan porque se deduce de lo anterior o de lo posterior. También
es fundamental si trabajamos en archivos con documentación del siglo XVI, porque se han utilizado
distintos sistemas para datar. Todo historiador, y todo archivero, tiene que tener en cuenta con los
documentos fechados por Carlos V, porque utiliza el año de la natividad o el año de la encarnación,
y nos va a ayudar el hecho histórico. El archivero tiene que saber que esto le puede pasar. "Manual
de cronología española e internacional" de Agustí Voltes y Vives. Hay otro muy bueno de José María
Lacarra pero sólo es para España. Tenemos que saber que esta ciencia existe, y que son aplicables en
el día a día.

Otra ciencia es la HERÁLDICA, es la ciencia que valiéndose de signos y símbolos sirve para
componer, interpretar y diferenciar armerías. Por lo tanto la heráldica para un archivero es la ciencia
que le va a permitir estudiar, describir, algunos documentos, pero además es complementaria a la
sigilografía. Es más, muchos elementos heráldicos son documentos en sí mismo. Hay unas técnicas,
que son difíciles, porque tiene una terminología muy precisa. Hoy el archivero tiene que describirlo,
qué se conjuga en la descripción: hay que combinar las figuras (las representaciones), los colores y la
composición, más la forma. Un "manual de heráldica española", de Eduardo Pardo de Guevara.
Otra ciencia es la GENEALOGÍA, es la ciencia que mediante documentos fehacientes establece el
parentesco entre personas, familias y linajes. La genealogía es sobre todo para los historiadores, pero
el archivero también tiene que saber sus rudimentos, para trabajar en archivos familiares. Y hay dos
cosas que hay que tener en cuenta, a efectos de la descripción de documentos, que son los árboles
genealógicos, es el documento que mediante una represetación gráfica muestra una genealogía,
y tenemos que saber describirlo. Hay de dos tipos: el árbol genealógico ascendente, que parte de
un individuo, que es el origen de la familia, y llega a sus descendientes en el punto que se fije. Y
el otro sería el árbol descendiente, es la inversa, se parte de hoy y llego hacia abajo hasta donde
pueda. Realmente hay un componente textual enorme. En los archivos no estamos obligados a hacer
genealogías, le damos al usuario la documentación para hacerlo. En qué casos es útil que el archivero
elabore un árbol genealógico: cuando se trabaja con archivos familiares, ya que hay que conocer la
historia de la familia. Es un elemento de trabajo, igual que para los archivos públicos hacemos un
cuadro de clasificación de fondos.

Otra ciencia es la NUMISMÁTICA, es la ciencia de las monedas y de las medallas, porque a un

archivo llegan muchas medallas con la documentación, y el archivero tiene que describirlo. Tiene
mucho que ver la numismática con la sigilografía y con el arte del blasón, porque siempre hablamos
de lo mismo, de representaciones simbólicas con elementos textuales. Aunque también hay monedas,
hay sobre todo medallas, pero hay que conservarlas a parte del documento, ya que requiere medidas
de conservación diferentes al papel, pero siempre tengo que saber a qué expediente corresponde, así
que qué hago: se hacen signaturas cruzadas, es decir, siempre tengo que mirar ambos, por ejemplo:
EXP 3222/OBJ 300, y si vemos la medalla será: OBJ 300/ EXP 3222. Se hacen con las medallas,
mapas, documentos audiovisuales, fotografías, nunca puedo perder la unión de todo este corpus
documental.

Otra ciencia es la EPIGRAFÍA, es cierto que es sobre todo la que van a utilizar los arqueólogos, ya
que estudia las fuentes documentales fijadas en formas grabadas, pintadas, cinceladas, moldeadas,
en soportes duros, es decir, principalmente piedra y metal, aunque también se pueden dar en la
cerámica o en el ostracón. Hay muchas maneras de escribir sobre esos diversos soportes duros. En
archivos también podemos encontrar rótulos, títulos, letreros y lo tenemos que considerar epigrafía.
La epigrafía tendrá la dificultad de la letra en la que esté. Otro problema que tiene, es los propios
soportes, cada soporte va a requerir un tipo de conservación preventiva especiales. Otro problema es
también el tamaño de las piezas normalmente.

Otra ciencia es la VEXILOLOGÍA, es la ciencia que estudia los estandartes y banderas, procede
etimológicamente de la palabra latina vellum (paño, manto, cortina). Es muy común que haya una
sección de banderas en el archivo. Así hay manuales, tengo que saber que existe y tengo que saber los
elementos básicos. Otro problema que tiene el archivero ante este tipo de documentos, no es sólo los
documentos, sino un problema específico de conservación del tejido, que es muy delicado.

Otra cosa hay que tener en cuenta es el DERECHO ADMINISTRATIVO, porque siempre vamos
a trabajar con documentación realizada en las administraciones públicas, por lo tanto el derecho
administrativo nos va permitir conocer las estructuras orgánicas, pero también los procedimientos de
trabajo. Por eso en todas las oposiciones para archivos hay un bloque que es derecho administrativo.

La HISTORIA: con la que la Archivística tiene una relación indisoluble, por cuanto los individuos y
las organizaciones desarrollan sus actividades en una secuancia temporal; al paso que los documentos,
como resultado de ese devenir, constituyen la base para la elaboración de la Hisotira.

La LINGÜÍSTICA: como ciencia de la lengua, que configura el contenido de los documentos y

que se emplea para representar su contenido, tanto en la descripción, como en la clasificación, las
ontologías, la indización...
Otra sería la HISTORIA DE LAS INSTITUCIONES, es básica, es el antecedente del derecho
administrativo. Estudiamos las instituciones. Los archiveros pueden salir perfectamente formados de
dos facultades: las de historia y las de derecho.

5. La historiografía y las fuentes documentales

El archivero tiene que hacer historia, preparo las fuentes documentales para que otro investigue,
y para eso tengo que hacer historia, y para eso tengo que saber qué es la historiografía y qué es el
método científico. Tenemos que manejar los recursos del método científico para informar a nuestros
usuarios, y sobre todo al usuario-historiador. Hay que hacer una guía de fuentes, el primer paso es la
heurística, es la búsqueda de fuentes, y cuántas tengo para mi proyecto de investigación y para eso es
lo que ayudamos los archiveros, no para buscarle las fuentes, el archivero informa para la heurística,
no busca la fuente. La heurística es la búsqueda de las fuentes y también su valoración.

La recogida de datos tiene varios pasos, la primera es la heurística.

Después vendría la epistemología: el análisis de la fuente, en el que el archivero también ayuda.

Por lo tanto el archivero ayuda al historiador en lo que es el criterio de viabilidad de una

investigación, y ese criterio es aplicando la heurística y la epistemología.

El archivero no hace la búsqueda de documentos para terceros, salvo para la justicia, pero eso no sería
investigar, sino indagar para.