DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
NOMBRE DE LA ENTIDAD ALCALDÍA MUNICIPAL
NIT 800103198-4
CIUDAD / MUNICIPIO MIRAFLORES
CATEGORÍA DEL MUNICIPIO SEXTA (6)
PRIVADA CON
CARÁCTER DE LA ENTIDAD PÚBLICA X PRIVADA FUNCIONES
PÚBLICAS
SECTOR - ORDEN Municipal
DIRECCIÓN Calle 5 No. 10 - 25 Barrio Chino.
TELÉFONO 3114620947
PAGINA WEB www.miraflores-guaviare.gov.co
CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL contactenos@miraflores-guaviare.gov.co
DEPARTAMENTO: GUAVIARE.
MUNICIPIO: MIRAFLORES.
NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL.
NIT: 800103198 - 4.
ORDENANZA: No. 01 DEL 7 DE AGOSTO DE 1992.
REPRESENTANTE LEGAL: ARLEY DE JESÚS ACOSTA OROZCO.
PERIODO: 2020 - 2023.
FECHA DE POSESIÓN: 24 DE DICIEMBRE DEL 2019.
DIRECCIÓN: CALLE 5 NO. 10 - 25 - BARRIO CHINO.
NO. DE COMUNICACIÓN: CELULAR:
- DESPACHO DEL ALCALDE 3114620947
- SECRETARIA DE GOBIERNO 3114914366
- SEC. PLANEACION 3114910345
NUMERO DE DEPENCIAS: 04(SECCIONES) - 14 (SUBSECCIONES).
DISTANCIA: 222 KM APROXI. A LA CAPITAL SANJOSE DEL GUAVIARE.
ELEVACIÓN: 180 MSNM.
GENTILICIO: MIRAFLORENSE.
SITIO WEB: www.miraflores-guaviare.gov.co
E-MAIL: contactenos@miraflores-guaviare.gov.co
UBICACIÓN - MAPA
DIAGNÓSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN EQUIPO DE TRABAJO
ENTIDAD: ALCALDÍA MUNICIPAL DE MIRAFLORES - GUAVIARE
FECHA DE ELABORACIÓN: 10/11/2021
Objetivo: Definir el equipo de trabajo que realizará el Diagnóstico Integral de Archivos. Es importante, que el equipo
establecido sea interdisciplinario y se involucre en todas las áreas de la entidad.
No AREA/DEPENDENCIA

1 Despacho del Alcalde

2 Oficina de Control Interno

3 Oficina Jurídica y de Contratación

4 Secretaría de Planeación, Infraestructura y Desarrollo Territorial

5 Secretaría de Gobierno, Seguridad y Posconflicto

6 Secretaría de Hacienda

7 Oficina de Archivo
 INTRODUCCIÓN
Se actualiza el Diagnóstico de Archivo, con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley
594 de 2000 (Ley General de Archivos), así como a lo definido en sus normas reglamentarias;
aunando lo expresado en el Decreto 1080 de 2015, “Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.

El Diagnóstico Integral de Archivos permitirá conocer el estado actual y real de la entidad frente a la
gestión documental en referencia a los aspectos administrativos, archivísticos, conservación
documental, infraestructura y tecnología. Además, la identificación de aspectos críticos, debilidades,
fortalezas, oportunidades y amenazas; todo con el propósito de dar cumplimiento a la política de
archivo y gestión documental al interior de la entidad.

El Diagnóstico de Archivos, busca formular y Programar la Gestión Documental de la alcaldía de

Miraflores Guaviare, en un centro de información transparente, eficaz y de servicio a la comunidad,
esto se realiza mediante los hallazgos más relevantes encontrados en los procesos de planeación,
producción, gestión, tramite, organización, valoración, transferencias y preservación, que se convierten
en necesidades apremiantes en nuestra entidad, las cuales es necesario brindar cumplimiento
formulándolos a corto, mediano y largo plazo.

De igual forma, asumiendo los lineamientos en atención con los aportes del Enlace de la estrategia
territorial 2021 del Archivo General de la Nación - AGN, asimismo siguiendo las pautas establecidas en
la normatividad concordante, la entidad actualiza el Diagnóstico Integral de archivos como proceso a
realizar en la organización documental, por medio del análisis, teniendo en cuenta los documentos
existentes en los archivos de gestión y fondo acumulado.

El Diagnóstico permite observar las diferentes falencias documentales que enfrenta la alcaldía y así
establecer pautas a seguir en la ejecución de los procesos archivísticos por medio de aplicaciones
técnicas y medidas de intervención de los documentos desde su producción hasta su destino final. De
esta manera el área de gestión documental de la entidad procederá con acciones encaminadas al
mejoramiento de la Problemática archivística evidenciada.
 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
NORMATIVIDAD INSTANCIAS ASESORAS Si No Parcial OBSERVACIONES
La Entidad ha conformado el Comité Institucional de Gestión y Desempeño? Si la respuesta es
X
afirmativa indique el Acto Administrativo y su fecha.
Los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño son los enunciados en el
X
Decreto 1499 de 2017? Resolución No. 268 - 2018 Adopción y Creación del Comité MIPG..pdf
Decreto 1499 de Las Funciones del comité institucional de gestión y desempeño son las enunciadas en el Decreto X
2017 1499 de 2017?

Decreto 1080 de En el territorio (Municipio) se ha creado el Archivo General Territorial? X

Acuerdo N° 018 de 2017 - Estructura Orgánica.pdf
2015

Están las funciones del Archivo General del Territorio acordes con las disposiciones del artículo
X
2.8.2.1.6 del Decreto 1080 de 2015? Decreto No 078 de 06 agosto - 2020 - Manual de Funciones.pdf

NORMATIVIDAD ASPECTOS ORGANIZACIONALES Si No Parcial OBSERVACIONES

Tiene la Entidad el Organigrama por dependencias actualizado? X

Acuerdo N° 018 de 2017 - Estructura Orgánica.pdf

Tiene la Entidad un manual de funciones actualizado? X

Acuerdo 038 de En el Manual de Funciones y de procedimientos se ha regulado el recibo y la entrega de los

X
2002 documentos de archivo por parte de los servidores públicos? Decreto No 078 de 06 agosto - 2020 - Manual de Funciones.pdf
La Entidad cuenta con el Mapa de Procesos actualizado? X
Ha desarrollado la Entidad un Normograma de acuerdo a su contexto legal? X
Tres (3) Reestructuraciones, la
última en el mes noviembre del
La entidad ha sufrido reestructuraciones, cuántas y cuándo fue la última? X año 2017, bajo acto Acuerdo N° 018 de 2017 - Estructura Orgánica.pdf
administrativo Acuerdo N° 018 de
2017.

La entidad ha tenido cambios en la estructura orgánico-funcional de la entidad? X

Acuerdo N° 018 de 2017 - Estructura Orgánica.pdf

Existen actos administrativos u otras normas que indiquen la creación de dependencias o grupos
X
con la respectiva asignación de funciones? Decreto No 078 de 06 agosto - 2020 - Manual de Funciones.pdf

Indique el Acto Administrativo de creación de la Entidad. X

Ordenanza No. 001 de 1992.pdf
 Ordenanza No. 001 de 1992.pdf

Indique el número de dependencias de la Entidad X 4 DEPENDENCIAS

Acuerdo N° 018 de 2017 - Estructura Orgánica.pdf

Se ha designado a una dependencia específica la función archivística de la Entidad o se ha creado

X
la dependencia, sección o grupo de archivo? Indique acto administrativo Acuerdo N° 018 de 2017 - Estructura Orgánica.pdf

Decreto 1080 de
La Entidad ha formulado una política de gestión Documental? X
2015 Política de Gestión Documental Alcaldía MFS - 2020.pdf

Acuerdo 05 de Existe la infraestructura en la cual se encuentra el fondo documental acumulado, de igual forma en el
La Entidad ha conformado el Archivo Central Institucional? X
2013 organigrama se observa como oficina de archivo.

Acuerdo 04 de Tiene la Entidad funciones relacionadas con la garantía, protección y salvaguardia de los
X
2015 Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario? Decreto No 078 de 06 agosto - 2020 - Manual de Funciones.pdf

Acuerdo 05 de
La Entidad ha creado el Archivo Histórico? X
2013

NORMATIVIDAD ASPECTOS DE FINANCIACIÓN Si No Parcial OBSERVACIONES

Cuál fue el presupuesto designado a las funciones de archivo durante la vigencia?
Según meta a cumplir del Plan de Desarrollo Municipal.
Programa de Gestion Documental.
X Implementacion de un (1) Programa de Gestion Documental vigencia 2020 - 2023.
Para la vigencia del 2020 se asigno $68.800.000.oo
Para la vigencia del 2021 se asigno $75.000.000.oo

Cuánto presupuesto ha sido asignado como gastos de funcionamiento del archivo? Describa en Los gastos de funcionamiento para al archivo se han invertido en pago de prestaciones de servicio durante el
X
qué se ha invertido. periodo 2020 - 2021, la suma de $53.451.850.oo

Cuánto presupuesto ha sido asignado en gastos de inversión para el archivo? Describa en que ha
X En gastos de inversión para al archivo se invirtió en (Infraestructura) en el año 2020 la suma de $23.653.587.oo
sido invertido.
Contrato PS
En vigencias anteriores se han contratado o ejecutado proyectos para el funcionamiento del
X Contrato PS N° 028 del 2015 EN INVESTIGACION N° 028 del INVESTIGACION
archivo o en sistemas de información?
2015

No, En cuanto al presupuesto asignado al área de archivo durante la vigencia para cumplir con el PINAR o el PGD,
Ha sido suficiente el presupuesto asignado al área de archivo durante la vigencia para cumplir
X es muy poco por cuanto de ahí se pagan también sueldos de funcionarios que se encuentran laborando mediante
con el PINAR o el PGD? Explique
PS - Prestación de Servicios.

NORMATIVIDAD ASPECTOS DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN Si No Parcial OBSERVACIONES

 En los años 2015, 2016, 2017, presencial con el Archivo General de la Nación "AGN" y Archivo Departamental del
Los funcionarios encargados de los archivos han sido capacitados en programas o áreas de su Guaviare, de ahí en adelante por medio de video conferencias, pero con demasiados inconvenientes, ya que solo
Ley 594 de 2000 X
labor? en algunas se logran ingresar, de igual forma la mayoría quedan inconclusas debido a la deficiencia del servicio
de internet.

Los servidores públicos han sido capacitados en temas relacionados al manejo y organización de
X Si, por el Archivo Departamental del Guaviare y la encargada del área de archivo de la entidad
Acuerdo 038 de los archivos?
2002
Los servidores públicos reciben o entregan los documentos o archivos inventariados? X No, a pesar de la existencia de Actos Administrativos que así lo establecen.

Acuerdo 050 de
Los servidores públicos han sido capacitados y entrenados para la atención de emergencias? X Las capacitaciones a la fecha no abarcan emergencias en lo que corresponde a la Gestión Documental.
2000

Acuerdo 060 de La Unidad de Correspondencia cuenta con el personal suficiente y capacitado para recibir, enviar Dichas funciones se encuentran a cargo de la secretaria ejecutiva del despacho del alcalde, pero las mismas no
X
2001 y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial? se estan ejecutando acorde a la norma.
 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
ASPECTOS DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

NORMATIVIDAD INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS Si No Parcial OBSERVACIONES

Se envió a convalidación al Consejo

Departamental de Archivo, pero fue devuelto
Acuerdo 05 de La Entidad ha elaborado el Cuadro de
X encontrándonos a la fecha educando las
2013 Clasificación Documental
observaciones determinadas en el concepto
técnico.
Concepto TRD Miraflores Guaviare..pdf
Se enviaron a convalidación al Consejo
Departamental de Archivo, pero fueron devueltas
La Entidad ha elaborado las Tablas
X encontrándonos a la fecha realizando las
de Retención Documental?
educaciones pertinentes acorde al concepto
técnico.

Las Tablas de Retención Documental Sí, por medio de Acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño
fueron aprobadas por la instancia
X
competente? Indique acto
administrativo Acta No. 002 del 1 de marzo de 2021.pdf

Las Tablas de Retención Documental

fueron convalidadas por la instancia
competente? Indique acto X No, la mismas fueron devueltas indicando diferentes observaciones.
Acuerdo 04 de administrativo o documento que lo
2019 acredite.

Las Tablas de Retención Documental

fueron implementadas por la instancia
X No aplica.
competente? Indique acto
administrativo

Las Tablas de Retención Documental
permiten la identificación de los
documentos electrónicos?
Las Tablas de Retención Documental
fueron publicadas en la página web
de la Entidad?
Han sido actualizadas las Tablas de
Retención Documental? Indique el
motivo y la fecha
El diagnóstico contempla los
Ley 1437 de 2011 documentos en un soporte diferente
al papel.
La Entidad ha elaborado el Programa
de Gestión Documental?
El Programa de Gestión Documental
fue aprobado por la instancia
competente? Indique acto
administrativo
Decreto 1080 de Se ha realizado la implementación del
2015 Programa de Gestión Documental?
Se ha realizado el seguimiento al
Programa de Gestión Documental?
Si, Según el Acuerdo No. 004 de 2019, Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la elaboración de las TRD, el Archivo General de la Nación
X nos indica algunos puntos a tener en cuenta de los archivos electrónicos, en
cualquier soporte o formato, con fundamentos técnicos generales; Acto
administrativo que se tuvo en cuenta en la elaboración de las TRD.
X No aplica.
X No aplica.
Si, teniendo en cuenta la Guía Técnica Colombiana GTC 185 y la Norma Técnica
X NTC-ISO colombiana 14721, se identificaron los principales componentes de los
archivos en soporte físicos y soporte magnético.
X
PGD - Programa de Gestión Documental..pdf
Sí, por medio de Acta del Comité Institucional de
X
Gestión y Desempeño.
Acta No. 002 del 1 de marzo de 2021.pdf
Se indica de forma parcial, ya que fue elaborado el
Acto Administrativo correspondiente a la adopción
e implementación, pero aún no se ha ejecutado
X
dado que acorde a lo determinado con el Enlace Resolución No. 098 de 2021 - Instrumentos Archivísticos..pdf
de la Estrategia Territorial 2021, se está a la
espera que sea revisado y/o actualizado.
X No aplica.
 Se ha publicado el Programa de
Gestión Documental en la página web
de la Entidad?
La Entidad ha elaborado el Plan
Institucional de Archivos?
http://www.miraflores-guaviare.gov.co/10--gestion-documental/programa-de-
X
gestion-documental--pgd
X
Plan Institucional de Archivos – PINAR. 2021.pdf

La Entidad ha elaborado las Tablas De acuerdo al PINAR - Plan Institucional de Archivos se encuentra proyectado su
X
de Valoración Documental? elaboración a largo plazo.

Las Tablas de Valoración Documental

fueron aprobadas por la instancia
X No aplica.
competente? Indique acto
Acuerdo 04 de administrativo
2019
Las Tablas de Valoración Documental
fueron convalidadas por la instancia
X No aplica.
competente? Indique acto
administrativo
Las Tablas de Valoración Documental
fueron implementadas por la instancia
X No aplica.
competente? Indique acto
administrativo
Sí, de acuerdo a los procesos archivísticos el FUID - Formato Único de Inventario
Ha implementado la Entidad la Documental, fue adecuado y presentado ante Comité Institucional de Archivos
elaboración de los inventarios Municipal – CIAM, donde fue evaluado y adoptado mediante Acta N° 02 del 5 de
X
documentales en los archivos de mayo del 2016 del CIAM, siendo asimismo socializado para su implementación en
gestión? la Alcaldía del municipio de Miraflores – Guaviare, mediante la circular AGM N°
07 de 2016.

Se encuentra en elaboración el modelo de requisitos para la gestión de

Ha elaborado la Entidad el Modelo de
Requisitos para la gestión de
documentos electrónicos?
documentos electrónicos conforme a las políticas, procedimientos y prácticas de
X
gestión de documentos electrónicos atendiendo la normativa y las necesidades
propias de la Entidad.

Decreto 1080 de

Ha elaborado la Entidad el banco
Decreto 1080 de terminológico de tipos, series y
2015 subseries documentales?
No, debido a que nos encontramos en elaboración y desarrollo de otros
documentos que nos proporcionan información para la construcción de este
X
proceso, acorde a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.8.
Instrumentos Archivísticos para la gestión documental.

Ha desarrollado la Entidad los mapas

A la fecha la entidad no presenta avances en lo que respecta a los mapas de
de procesos, flujos documentales, y
X procesos y flujos documentales, la descripción de funciones de las unidades
la descripción de funciones de las
administrativas se observa en el Decreto No. 078 de 2020.
unidades administrativas?

Ha desarrollado la Entidad las Tablas

de Control de Acceso para el
establecimiento de categorías No, el proceso se realizará acorde a la convalidación de las Tablas de Retención
X
adecuadas de derechos y Documental -TRD.
restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos?

Ha elaborado la Entidad el Sistema

X
Integrado de Conservación?
Sistema Integrado de Conservación.pdf

El Comité Institucional de gestión y

desempeño emitió concepto para la
Decreto 1499 de X
aprobación del Sistema Integrado de
2017 Conservación?
Sí, por medio de Acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Fue aprobado el Sistema Integrado
de Conservación mediante acto X
administrativo? Acta No. 002 del 1 de marzo de 2021.pdf

NORMATIVIDAD ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN Si No Parcial OBSERVACIONES

 Se están conformando los
expedientes de acuerdo a los
X No, los Cuadros de Clasificación Documental se encuentran aún en proceso.
Cuadros de Clasificación adoptados
Acuerdo 02 de por la Entidad?
2014
Los expedientes son identificados de
acuerdo al sistema de descripción X Sí, pero no todas las oficinas dan el respectivo cumplimiento al proceso.
adoptado por la Entidad?
Las carpetas reflejan las series y
Acuerdo 42 de subseries documentales Sí, realiza teniendo en cuenta la última
X
2002 correspondientes a la Unidad restructuración (año 2017). Identificación de unidades de conservación.pdf
administrativa?
Acorde a la normatividad vigente la entidad estableció el diligenciamiento de la
Se ha implementado la Hoja de
hoja de control en todos los expedientes a partir del primero (1) de enero del año
Control de documentos al interior del X
2017, No obstante, a pesar de encontrarse implementada, no todas las oficinas
expediente?
dan cumplimiento al proceso.

La Entidad ha desarrollado un
Acuerdo 05 de programa de descripción X
2013 documental?

Sí, de acuerdo a los procesos archivísticos desde el área de gestión documental

La Entidad ha elaborado instrumentos será diligenciado el censo de archivo, asimismo el FUID - Formato Único de
X
de descripción? Inventario Documental, fue adecuado y presentado ante Comité Institucional de
Archivos Municipal – CIAM, quien lo evaluó y adopto.

Sí, bajo el direccionamiento de la encargada del área de archivo se realiza

Acuerdo 02 de Se realiza la foliación de los seguimiento de forma semestral con respecto a los procedimientos mencionados,
X
2014 expedientes en su etapa de gestión? hacer realizados en las unidades de conservación de los archivos gestión de
cada oficina.
 Si, mediante Acta N° 02 del 5 de mayo de 2016, el Comité Interno de Archivo
Acuerdo 038 de La Entidad ha adoptado el Formato Municipal, lo evaluó, aprobó y adopto, siendo el mismo socializado para su
X
2002 Único de Inventario Documental? implementación en la Alcaldía del municipio de Miraflores – Guaviare, mediante la
circular AGM N° 07 de 2016.
Se realiza y mantiene actualizado el
Acuerdo 02 de Se indica de forma parcial, dado que solo algunas de las dependencias u oficinas
inventario de los expedientes en los X
2014 han dado el respectivo cumplimiento.
archivos de gestión?

El material gráfico (dibujos, croquis,

mapas, planos, fotografías,
La entidad no cuenta con sitios adecuados para la conservación del material
ilustraciones, prensa, entre otros) es X
gráfico, por lo tanto, estos no se extraen de los expedientes.
Acuerdo 11 de extraído y se deja en su lugar un
1996 testigo?
El material gráfico es almacenado en
la sección del archivo dispuesta para X No aplica.
conservar distintos formatos?
Se realiza préstamo de documentos
X Sí, este procedimiento se efectúa acorde a la solicitud.
para trámites internos?
Acuerdo 042 de
2002 Las dependencias realizan registro de
Sí, Diligenciando un libro Radicador para dejar constancia a quien se le presto el
los préstamos y solicitan su X
documento y tener en cuenta el tiempo límite para solicitar su devolución.
devolución?
La Entidad realiza o ha realizado
procesos de digitalización de los X No, a la fecha la entidad no ha implementado este proceso.
Acuerdo 02 de expedientes? Explique el motivo
2014
Se han realizado las transferencias No, ya que previo a este proceso se debe contar con las TRD implementadas,
X
primarias? instrumento archivístico que aún no ha sido convalidado.
Las cajas usadas para la
Acuerdo 042 de
transferencia primaria se encuentran X No aplica.
2002
identificadas?

Se ha establecido un procedimiento
para la Eliminación de documentos?
Acuerdo 04 de
2013
El procedimiento para eliminación de
documentos está acorde con lo
dispuesto en el Acuerdo 04 de 2013?
Tiene la entidad documentos
Acuerdo 02 de dispuestos sin ningún criterio de
2004 organización archivística (Fondos
Acumulados)?
Acuerdo 07 de Se han perdido parcial o totalmente
2015 uno más expedientes en la Entidad?
Las Historias Laborales son
Circular 04 de 2003 organizadas de acuerdo a lo
dispuesto en la Circular 04 de 2003?
En los archivos de gestión se utilizan
Acuerdo 02 de
unidades como AZ o carpetas
2014
argolladas?
Acorde observaciones y lo ordenado por el AGN en el Acuerdo No. 04 de 2019,
las TRD (en proceso) la casilla de PROCEDIMIENTO se encuentra descrito la
X
disposición final de los expedientes una vez cumplan con su retención en los
diferentes archivos, observando el procedimiento de eliminación.
Dado que el Acuerdo 04 de 2013, se encuentra derogado, el procedimiento se
X diligenció en las TRD acorde a lo descrito por el Acuerdo 04 de 2019 en su
Artículo 22. Eliminación de Documentos.
Sí, estos se encuentran en dos depósitos, asimismo este proceso se halla
X inmerso en el PINAR, proyectado a mediano plazo y dar inicio al levantamiento
del inventario documental en su estado natural.
Sí, Debido a hechos ocurridos en el municipio, por grupos al margen de la ley, en
los años 1995 y 1998, como lo fueron incendios y destrucción en la alcaldía se
sufrió una gran pérdida documental, aunando los acontecimientos sucedidos
X durante el periodo 2002 a 2004, en el cual la Administración Municipal, sufrió
saqueos en sus instalaciones y desplazamiento de los funcionarios, a despachar
desde las ciudades de San José del Guaviare y Villavicencio – Meta, lo que aún a
la fecha repercute en una gran pérdida de memoria Documental.
Si, de la misma manera bajo vigilancia desde la oficina de archivo dando
X
cumplimiento a la circular en mención.
Sí, pero la oficina de archivo ha hecho la respectiva recomendación bajo los
enunciados del AGN, es de agregar que aún se reflejan en algunas dependencias
X este tipo de unidades a las cuales no se les ha efectuado el debido
realmacenamiento, dada la falta de materiales de archivos como es el caso de
Cajas X200 y Carpetas desacificadas 4 aletas.
NORMATIVIDAD COMUNICACIONES OFICIALES Si No Parcial OBSERVACIONES
La Entidad ha creado o conformado la
Unidad de Correspondencia? Indique X
acto administrativo Resolución Interna No. 133 de 2018.pdf
Acorde a lo indicado desde AGN, el procedimiento que concierne a las firmas
La Entidad ha adoptado una política
X responsables debe estar incluido dentro del manual de procesos y
respecto las firmas responsables?
procedimientos, documento que a la fecha no está actualizado.

PROCEDIMIENTO: Se cuenta con la secretaria ejecutiva del despacho quien se

encarga de recibir en la ventanilla única las comunicaciones oficiales físicas y/o
electrónicas de origen externo, verifica el contenido y a quien van dirigidas las
Describa el procedimiento de mismas, para asegurar que sea la entidad quien debe recibirla y así iniciar el
X
radicación de documentos trámite concerniente, de igual forma se verifica que estas contengan los datos
descritos en la norma y establecidos en el formato adoptado por la entidad, luego
de ello se da el trámite respectivo ante la dependencia correspondiente para que
sea emanada la respuesta (si así se requiere).

Describa el procedimiento para la Para los Decretos y Resoluciones a comienzo de año se inicia a partir del Numero
Acuerdo 060 de numeración de actos administrativos 1 hasta (N) y una vez concluida la vigencia se inicia nuevamente desde 1.
X
2001 e indique la dependencia
responsable. La dependencia responsable es el despacho del alcalde.

Se han desarrollado e implementado

planillas, formatos o controles para
X A la fecha no sea implementado dicho proceso.
certificar la recepción de los
documentos a nivel interno?
Se elaboró en ofimática Excel una estrategia o prototipo de alerta, que mediante
Se han dispuesto servicios de alerta
días y diferencia de color informara con cinco (5) días de anticipación para dar
para el seguimiento de tiempos de X
respuesta o entrega de lo solicitado al interesado, pero en la actualidad no lo
respuesta?
están utilizando.

La entidad ha publicado el horario de
atención al público de la unidad de
correspondencia?
Si, la ventanilla única de correspondencia de la administración municipal de
Miraflores Guaviare, está al servicio de la comunidad y de más de la siguiente
manera:
X LUNES A VIERNES: 9:00 AM A 12:00 PM. - 2:00 PM A 3:00 PM. Horario que se
encuentra publicado en la parte externa de la alcaldía y en la cartelera
informativa.

ASPECTOS DE PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
CONDICIONES DE EDIFICIOS Y LOCALES
NORMATIVIDAD
DESTINADOS A ARCHIVOS
Indique el número total de depósitos de
archivo.
El terreno se presenta sin riesgos de
Humedad subterránea o problemas de
inundación y ofrece estabilidad?
El terreno se encuentra situado lejos de
industrias contaminantes o que presenten
riesgos de un posible peligro por atentados
u objetivos bélicos?
El espacio ofrece suficiente espacio para
albergar la documentación acumulada y su
natural incremento?
Los depósitos presentan el espacio
suficiente para albergar la documentación
y su natural incremento.
Los pisos, muros, techos y puertas están
construidos con materiales resistentes?
Las pinturas empleadas presentan
propiedades ignífugas?
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Si No Parcial OBSERVACIONES
La administración municipal de Miraflores Guaviare
posee dos (2) depósitos, el lugar donde se encuentra
X
el fondo acumulado se halla en 50% de adecuación Depósitos – Fondos Acumulados.pdf
como lo indica el Acuerdo No. 049 de 2000.
A la fecha el terreno ofrece estabilidad, y no sea
X
observado, ni evidenciado riesgos de humedad. Terreno.pdf
Las instalaciones no se encuentran cerca de algún tipo de industria contaminante,
pero si presenta riesgos de un posible peligro por atentados u objetivos bélicos dado
X
que el municipio asido duramente golpeado por hechos por grupos al margen de ley,
inclusive a la fecha hace parte de los municipios PDET.
X
El deposito del fondo Acumulado, no refleja un gran
espacio para seguir en los procesos de custodia y
conservación de la documentación que produce una Espacio - Fondo Acumulado.pdf
X vez cumplida su retención en los archivos de gestión.
Se encuentran construidos con materiales
X
establecidos por la entidad. Pisos, muros, techos y puertas.pdf
X Sea utilizado pintura de agua.
 Las condiciones que reflejan las placas del depósito
La resistencia de las placas es igual o es de alta resistencia dado que en años anteriores en
X
mayor a 1200 Kg/m2 este mismo depósito se albergaban las plantas Terreno.pdf
generadoras de energía, las que eran de gran peso.

En recopilación de la información este depósito fue

construido para las plantas generadoras de energía
eléctrica del municipio en el año 1995, una vez
El depósito fue diseñado y dimensionado empezó el crecimiento aledaño de este inmueble,
teniendo en cuenta la manipulación, fueron reubicadas, siendo trasladadas fuera del casco
X
transporte y seguridad de los urbano. Con el tiempo este local fue asignado como Depósito Fondo Acumulado.pdf

documentos? almacén municipal, y por ultimo dada a las

condiciones del terreno y el espacio se otorgó para
reubicar la oficina de archivo y el fondo acumulado
en el año 2013.

Fue adecuado el depósito climáticamente? X A la fecha no se cuenta con los equipos básicos de medición de temperaturas.
Acuerdo 049 de 2000

Las áreas destinadas a custodiar cuentan

X
con elementos de control y aislamiento?
Las zonas técnicas o de trabajo archivístico,
consulta, limpieza, entre otras actividades
X A la fecha las áreas que aplican a nuestra realidad, se encuentra en solo lugar.
se encuentran fuera del área de
almacenamiento?
La estantería está diseñada para almacenar
Se indica de forma parcial dado que no todas las estanterías cumplen con lo indicado
las unidades de conservación usadas por la X
en el interrogante.
Entidad?
La estantería está elaborada en láminas
Las estanterías están elaboradas en láminas metálicas y tratadas con tratamiento
metálicas, tratadas con tratamiento X
anticorrosivo.
anticorrosivo y pintura horneada?
 Las bandejas soportan al menos 100 Kg? X Muy pocas bandejas de las estanterías existentes soportarían ese peso.
Se encuentran los parales de la estantería El depósito aún se encuentra en proceso de adecuación y a la espera de suministro de
X
fijados al piso? estantería.
La balda inferior se encuentra al menos a La mayoría cumple con esta observación, pero una vez terminada la adecuación del
X
10 cm del piso? depósito, se procederá a realizar lo pertinente con cada uno de los estantes.
Los acabados del mobiliario son
X
redondeados?
Se utiliza el cerramiento superior para
X Se utiliza dada la poca existencia de estantería y demasiada documentación.
almacenar documentos u otro material?
Se encuentra la estantería recostada sobre
X Las estanterías se encuentra separadas de la pared por más de 20 cm.
los muros?
Tiene la estantería un sistema de El proceso se está adelantando acorde al levantamiento del inventario en su estado
X
identificación visual? natural.
Presentan oxidación los elementos de la
X Algunas de las estanterías que se encuentra para mantenimiento (Pintura).
estantería?
Las bandejas o parales de la estantería se Solo algunas que acorde del inventario del almacén municipal se encuentra para dar
X
encuentran deformados? de baja dado a su alto deterioro.

La Entidad usa planotecas? X A la fecha no sea implementado dicho procedimiento.

Se encuentran las planotecas en buen

X No aplica
estado?
Se realiza mantenimiento periódico a los
sistemas de rodaje de las bandejas de las X No aplica
planotecas?

NORMATIVIDAD UNIDADES DE CONSERVACIÓN Si No Parcial OBSERVACIONES


Las unidades de conservación están
elaboradas en cartón neutro?
Las unidades de conservación presentan
un recubrimiento interno?
Las Unidades de conservación presentan
orificios?
Las carpetas ofrecen protección a los
documentos?
Acuerdo 049 de 2000
Es necesario perforar los documentos?
Se desgastan o se deforman fácilmente las
unidades de conservación como cajas y
carpetas?
Los diseños y tamaños son acordes al tipo
de documentación que se almacena en
ellas?
NORMATIVIDAD CONDICIONES AMBIENTALES
Se han realizado mediciones de
condiciones ambientales en los depósitos
de archivo?
En su mayoría las cajas son de ref. X200 y X300,
X adecuadas para salvaguardar la documentación
existente.
Son pocas las unidades de conservación que
X presentan estas características, en los archivos de
gestión actualmente se utilizan carpetas 4 aletas.
En las carpetas solo algunas que utilizan con gancho
X legajador, y las cajas dado que estas vienen con
orificios desde fabrica.
En los archivos de gestión se utilizan carpetas 4 aletas
quedan la respectiva protección, en el fondo
X acumulado se observan diferentes tipos de carpetas
las cuales no protegen completamente el
documento.
Son muy pocas las oficinas que aún utilizan este Unidades de conservación.pdf
X procedimiento, pero a las mismas se les ha
socializado las pautas establecidas por el AGN.
La mayoría de las unidades de conservación se de
X forman con la manipulación en el paso de los días,
dada la baja calidad del producto.
En algunos archivos de gestión es acorde la
documentación con las unidades de conservación en
las cuales se almacena, contrario a estas existen
X
algunas unas oficinas y en el fondo acumulado donde
no se ajustan la documentación con las unidades de
conservación.
Si No Parcial OBSERVACIONES
X
La entidad aún no cuenta con los instrumentos o equipos acordes para este proceso.

Se han instalado materiales o equipos de
modificación de condiciones ambientales
en los depósitos de archivo?
Las ventanas, puertas o celosías permiten
el intercambio de aire?
Acuerdo 049 de 2000
Estos vanos están acondicionados con
filtros que impidan la entrada de partículas
o contaminantes al depósito de archivo?
Se utilizan luminarias fluorescentes de baja
intensidad?
Tiene ventanas que permiten la entrada de
luz solar al depósito de archivo?
NORMATIVIDAD MANTENIMIENTO
Se realiza la limpieza de las instalaciones?
Indique cada cuanto y describa el cómo y
los materiales que se utilizan.
Se realiza la limpieza de la estantería?
Acuerdo 049 de 2000 Indique cada cuanto y describa el cómo y
los materiales que se utilizan.
La entidad aún no cuenta con los instrumentos o equipos acordes para este proceso.
X
El deposito cuentan con pequeñas ventanas, pero
X dada las condiciones atmosféricas del municipio, en
Ventanas - celosías.pdf
rara vez permite el intercambio del aire.
Estos están cubiertos por una malla por la cual pasa
el polvo y los insectos pequeños, impidiendo el
X
ingreso a insectos de mayor tamaño u otro tipo de
animal.
Existen lámparas o balastras con luz blanca,
adaptadas las condiciones del depósito, con
X
visibilidad optima sin riesgos de radiación visible Luminarias.pdf
lumínica.
Existen unas pocas ventanas por las cuales ingresa la
X
luz solar en cierta época del año.
Si No Parcial OBSERVACIONES
X
Se realiza la limpieza de las instalaciones estanterías, unidades de conservación de
acuerdo a la necesidad y disponibilidad, dado que no se puede hacer de manera
X
constante, teniendo en cuenta la diferentes funciones que asumen y la falta de apoyo
con recurso humano.
 acuerdo a la necesidad y disponibilidad, dado que no se puede hacer de manera
Acuerdo 049 de 2000
constante, teniendo en cuenta la diferentes funciones que asumen y la falta de apoyo
con recurso humano.

Se realiza la limpieza de las unidades de

conservación? Indique cada cuanto y
X
describa el cómo y los materiales que se
utilizan.

NORMATIVIDAD SEGURIDAD Y EMERGENCIAS Si No Parcial OBSERVACIONES

Ha dispuesto la Entidad extintores en el

X Si, en el momento se cuenta con una unidad.
área de archivo?
Los extintores son de agentes limpios? X Se cuenta con extintor multipropósito.
Los extintores son recargados
X Extintor.pdf
anualmente?
Se han instalado sistemas de alarma contra
X
intrusiones?
Se han instalado sistemas de alarma para
X La entidad no cuenta con estos sistemas.
la detección de incendios?
Se han instalado sistemas de alarma para
X
Acuerdo 050 de 2000 la detección de inundaciones?

Se ha proveído la señalización para la

identificación de los equipos de atención
de desastres y rutas de evacuación?
Se ha elaborado un Plan de prevención de
desastres y situaciones de riesgo?
Se ha realizado el levantamiento y
valoración del panorama del riesgo en la
Entidad?
X Se cuenta con la respectiva señalización.
Se encuentra definido en el SIC, pero a la fecha no se
X
implementa.
Ruta de evacuación.pdf
Desde la secretaria de Gobierno, Seguridad y
X Postconflicto se adelantó el proceso de acuerdo a las
politicas internas y directrices del orden nacional.