Mg. Rocio F.

Villaverde
Retamozo

Arequipa, enero de 2024

 ESQUEMA

1.- Ideas y conceptos

2.- El vocablo “archivo”
3.- Concepto de “archivo”
4.- Sistematización de archivos
5.- Funciones de los archivos
6.- Etapas de los archivos
1. IDEAS Y CONCEPTOS
1. IDEAS Y CONCEPTOS
 1. IDEAS Y CONCEPTOS

Documentos +

Archivo =
Organización +

Servicios
2. EL VOCABLO “ARCHIVO”

• Al archivo en el mundo greco-latino se le designaba como:

• Scrinium Archivio (italiano)

• Tabularium Archivo (castellano)
• Sacrarium Arxiu (valenciano)
• Armarium
Archivio (portugués)
• Archivum
Archive (francés)
2. EL VOCABLO “ARCHIVO”

• Lugar (físico, ubicación, edificio o

instalaciones)
ARCHIVO • Institución (entidad generadora de
acepciones documentos)
• Material (conjunto de documentos)
• Depósito (recinto o estancia concreta
dentro de una institución)
• Colección de documentos
 III. CONCEPTO DE ARCHIVO

1. Conjunto de documentos
1. ¿Qué compone un archivo?

2. Reunidos, producidos y
2. ¿Quién lo crea? recibidos por una persona o
institución pública o privada
 III. CONCEPTO DE ARCHIVO

1. En razón de sus funciones y

actividades, de cualquier fecha y
soporte,

1. ¿Cómo se forma? 2. Se conservan como testimonio e

información y están al servicio de
la investigación, cultura y gestión
2. ¿Para qué se conserva? administrativa
 DEFINICIÓN DE ARCHIVO

<<Conjunto de documentos reunidos, producidos y recibidos

por una persona o institución pública o privada, en razón de
sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte,
que se conservan como testimonio e información y están al
servicio de la investigación, la cultura y la gestión
administrativa>>

J.R. Cruz Mundet. Manual de Archivística.

Fund. Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 2001. Págs. 89-92
 DEFINICIÓN DE ARCHIVO
SEGÚN LA LEY 16/1985 DEL PHE

<<Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la

reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas,
públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al
servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la
información y la gestión administrativa (...)
 DEFINICIÓN DE ARCHIVO
SEGÚN LA LEY 16/1985 DEL PHE

(…) Asimismo, se entienden por archivos las instituciones

culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden
para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos
orgánicos>>.
 IV. SISTEMATIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS
1.Según la relación que mantenga el archivo con la institución o
entidad que lo ha creado
1.1) Con relación a su existencia
* vivo
* muerto
1.2) Con relación a la naturaleza de la institución
* civil
* religioso
IV. SISTEMATIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS
1.http://www.parquechasweb.com.ar/parquechas/notas/Nota_Hos
pitalTornu.htm
2. http://www.ua.es/dossierprensa/1998/01/17/7.html
3.http://www.porttarragona.es/castellano/empreses_arxiucentral.ht
m
4.http://lanic.utexas.edu/project/tavera/colombia/predicadores.ht
ml
 IV. SISTEMATIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS
2) Según la función que ejercen en la entidad o institución
2.1) archivo corriente o de gestión
2.2) archivo depósito o intermedio
2.3) archivo histórico

3) Según el organismo productor

3.1) archivo público
3.2) archivo privado
 IV. SISTEMATIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS
• ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas. Son universalmente imprescindibles e inalienables, de
propiedad pública y no pueden ser destruidos.
• http://www.mcu.es/archivos/MC/AGA/index.html
 IV. SISTEMATIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS
ARCHIVO PRIVADO: según su dependencia con instituciones enmarcadas en el
derecho privado. En función de su actividad, se dividen en: personales,
nobiliarios, eclesiásticos y de empresa.

http://www.fcmedinasidonia.com/4archivo/1Archivo23ind/archivo.htm
IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
4) Según su categoría
4.1) locales
4.2) provinciales
4.3) regionales // autonómicos
4.4) generales

5) Según la edad del documento

5.1) archivo de gestión
5.2) archivo intermedio
5.3) archivo histórico
IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

6) Según los fondos que contenga

6.1) singulares
6.2) múltiples

¿7) según su soporte?

7.1) audioviosuales
7.2) cartográficos
7.3) especiales
IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Algunos ejemplos:
• http://www.ayto-
alcaladehenares.es/template2.asp?cat_id=2403&mcat_id=1103&site_language=2
• http://www.aytoburgos.es/contenidos/cpcontent.asp?contentid=516&nodeid=420
• http://www.precolombino.cl/es/audiovisual/index.php
• http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema12b.htm
 V. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

1. Organizar la documentación administrativa útil y vigente

(fase pre-archivística)
2. Recibir la documentación no vigente
3. Valoración y selección de la documentación. Expurgo
4. Clasificación y ordenación
 V. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

5. Descripción de la documentación
6. Instalación de la documentación

1º La administración
2º Los ciudadanos
7. Dar servicio a:
3º La investigación y
difusión cultural
 V. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

• Funciones que, a decir de V. Cortés, pueden resumirse en tres:

RECOGER, CUSTODIAR
Y SERVIR
VI. LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

➢ARCHIVO DE GESTIÓN
➢ARCHIVO ADMINISTRATIVO
➢ARCHIVO INTERMEDIO
➢ARCHIVO HISTÓRICO
SOBRE ESTOS ASPECTOS, PODEMOS
CONSULTAR A MODO DE EJEMPLOS…
• http://www.documentalistaenredado.net/203/deficiencias-en-la-gestion-
archivistica-de-la-administracion-publica-valenciana-aclaraciones-y-2/
• http://www.archivonacional.go.cr/transferencias.htm
• http://www.itcr.ac.cr/informatec/2007/Enero-Febrero/n32.htm
Muchas
Gracias