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Maestrante en Política y Gestión de la Innovación Tecnológica. (UCV/CENDES). Licenciado
en Bibliotecología y Archivología (UCV). Profesor Instructor de la (UCV). Coordinador
Administrativo de la Ofi cina de Documentación, Información y Archivo (CEDIA/ UCV).
Venezuela.
Resumen
Abstract
This paper analize the archival discipline’ s theory, as a dynamic element for the
establishment of strategies that may allow solving these weaknesses. The goal of the
experience is to refl ect about the problems of the national archival sector that have been
infl uenced by obsoleteness and bad use of archive technology, as for example, Legislación
Archivística Nacional and the conformation of study curricula of higher education institutions,
especially the School of Archive and Libraries at Universidad Central de Venezuela. For such
purposes, the descriptive method of research is employed, whose results analysis anticipates
the need to define a sole vocabulary so that professionals in the area, may execute learned
theory, using strategies based upon the consensus and search of discussion spaces for the
analysis of theoretical precepts and its applicability over the particularities of Venezuelan
archives. It is concluded that it is indispensable to define a discussion agenda that may serve
as a proposal for the normalization and validation of theoretical precepts that bear affinity
with the national archives development.
Key words: archives’ studies, archives legislation, archives’ theory, School of Archive
and Library.
Análisis General
Diversos son los problemas del sector archivístico nacional relacionados con el desarrollo de
la terminología archivística o en dado caso su validación:
• El lento crecimiento de los estudios de cuarto nivel hacia áreas o temas que permitan el
desarrollo epistemológico, teórico y metodológico de la archivología.
• La falta de espacios para la discusión de los postulados teóricos modernos, así como de
las normas internacionales aprobadas en los últimos años, entre otros.
• La falta capacitación técnica del recurso humano que labora en los archivos, y la
actualización de conocimientos de los profesionales de la información en temas emergentes
del sector archivístico.
De tal manera, el objetivo de la presente investigación nos permite refl exionar sobre
determinados problemas antes mencionados, en donde la disparidad en el manejo de la
teoría puede desviar y en muchos casos desvirtuar la búsqueda del ideal archivístico
venezolano, para ello, se ha delimitado el presente estudio en tres aspectos fundamentales:
la legislación archivística nacional; la conformación y desactualización de pensa de estudios
en las instituciones de educación superior: Caso Escuela de Bibliotecología y Archivología de
la Universidad Central de Venezuela y por último, la propuesta de agenda de preceptos
teóricos archivísticos a ser estudiados y validados por la comunidad de profesionales y
trabajadores de la información venezolanos.
En Venezuela la Ley de Archivos Nacionales data del 26-06-1945, conformada por dieciséis
(16) artículos referidos a la utilidad pública de la documentación y archivos históricos
pertenecientes a organismos del sector público, eclesiástico, político, cultural y personas
naturales; documentos que han de ser conservados en el Archivo General de la Nación,
Archivo del Congreso, Archivos del Poder Ejecutivo, Registros Públicos y otros Archivos
Especiales.
El Archivo General de la Nación, de acuerdo con la ley debe fungir como depósito de todos
los documentos generados por estas instituciones; así como, Instituto Técnico para la
formación del personal que labora en los archivos venezolanos; y a su vez, Centro de
Investigación y de Cultura Histórica, para lo cual amerita disponer de una estructura
organizativa y del recurso humano señalada en los artículos 6 y 7, y coordinada por una
Junta Superior de Archivo cuyas atribuciones son especificadas en los artículos 8 y 9.
Actualmente, a pesar que la Ley de Archivos Nacionales aún vigente pudiera considerarse
como obsoleta, existen en Venezuela otras leyes, reglamentos y normativas más modernas
y que aún carentes del manejo del vocabulario técnico más idóneo, permiten regular la
actividad archivística nacional (Rondón, 2006) de las cuales se mencionan:
• Transferencia de archivos
• Creación de registros
• Soporte informático
• Ley sobre mensajes de datos y firmas electrónicas (Gaceta Oficial N° 37.148 de fecha 28
de febrero de 2001) (Decreto N° 1.024 – 10 de febrero de 2001)
El elaborar una nueva y moderna Ley de Archivos Nacionales; así como, revisar y actualizar
la legislación archivística nacional en función de la teoría y la praxis de la disciplina, es una
tarea pendiente para la comunidad de archivólogos venezolanos, y en especial para
instituciones como el Colegio de Bibliotecólogos y Archivólogos de Venezuela, de los
diferentes Estados, la Asociación Venezolana de Archiveros y las Escuelas de Bibliotecología
y Archivología del país; ya que, sin una Ley que rija el destino del sector archivístico
venezolano, este no puede desarrollarse con la propiedad que se requiere y enfrentar los
graves problemas que actualmente padecen la gran mayoría de los archivos del país.
El plan de estudios vigente de 1978, fue evaluado por la Comisión de Diseño Curricular de
la EBA-UCV en el año 2005; con el fin, de establecer los posibles errores de estructuración;
al igual que, verificar la vigencia de las materias con referencia a las tendencias teóricas y
metodológicas de las Ciencias de la Información; los resultados de esta evaluación (Comisión
de Diseño Curricular, 2006) se desprenden algunos aspectos de interés para comprender la
adecuada utilización de la terminología técnica archivística en el plan de estudios de la EBA-
UCV:
2. Este plan presenta una serie de materias que pueden organizarse de acuerdo a las
siguientes agrupaciones:
• Bibliografía
• Bibliografía Archivológica
• Paleografía I
• Paleografía II
• Diplomática
• Organización y métodos
• Documentación e Información
• Archivos Administrativos I
• Archivos Administrativos II
• Archivos Históricos I
• Archivos Históricos II
• Museología
Tecnologías de información:
• Automatización de archivos
Historia:
• Historiografía Venezolana
• Medios Audiovisuales I
• Medios Audiovisuales II
Planificación y Gerencia
• Administración de Archivos
• Planeamiento Archivístico
5. Otro aspecto a reseñar, que infl uye sobre la adecuada utilización de los términos
archivísticos en la designación del nombre de una materia es la reunión de actividades y
operaciones archivísticas que no se encuentran linealmente correlacionadas de forma
sistémica al proceso de organización de los documentos de archivo. Este problema se puede
evidenciar en la materia Producción, Selección y Expurgo, en donde las actividades referidas
a la normalización documental y el control del fl ujo documental que han de aplicarse
técnicamente en los archivos de gestión (producción), se dictan junto con la teoría referida
a la selección, valoración y expurgo de los documentos, actividades que a pesar de ser
utilizadas en las dos primeras etapas del ciclo vital de los documentos, han de ser
coordinadas y definidas en los Archivos Centrales de las organizaciones como entes
reguladores del sistema de archivo. Esta situación causa en el estudiante una desorientación
en la captación de los conocimientos al no poderlos vincular de forma lineal con los esquemas
sugeridos de aplicación práctica de las operaciones y/o actividades técnicas archivísticas.
El actual plan de estudios que data de 1978 modificado en 1982, 2002 y 2005, presenta las
siguientes materias para el área de archivo:
A pesar que el nuevo pensum de estudio a ser definido en la EBA-UCV, se prevé
fundamentarse en la identificación de competencias profesionales y en la conjunción
disciplinar de la Bibliotecología, Archivología, Museología y Documentación, este deberá
tomar muy en cuenta en su concepción, las diferencias teóricas existentes en cada una de
estas disciplinas, al considerar que a través de los años se han desarrollado teorías y
metodologías únicas para cada una, y que en la práctica son de vital importancia para el
trabajo del futuro profesional de la información.
En los dos segmentos anteriores de esta refl exión se ha podido constatar la relevancia de
la teoría en dos actividades de vital importancia para el desarrollo archivístico venezolano;
como lo son, la legislación archivística y la conformación adecuada de los pensa de estudio
de la Escuela de Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela. Sin
embargo, existen aspectos teóricos que han de ser discutidos por los profesionales y
trabajadores de los archivos; los cuales, afectan la definición de un vocabulario único; así
como, de una metodología de trabajo que norme las actividades tanto técnicas como
procedimentales.
La labor archivística, requiere del conocimiento preciso de la terminología del área, pero por
los muchos factores explicados en la introducción de esta investigación estos conceptos son
muchas veces interpretados, manejados y aplicados de distintas formas de acuerdo a lo que
el archivólogo o trabajador de los archivos entiende y a su vez de acuerdo a las necesidades
propias de cada institución (Archivo General de la Nación, 1996).
Entre los diversos conceptos a ser validados y analizados en el sector archivístico resalta
como prioritario el que se discuta para Venezuela conceptos como Archivo, Documento de
Archivo, Ciclo Vital de los Documentos, Sistema de Archivo, Tipos de Archivo, Gestión
Documental y Operaciones Archivísticas, etc., siendo esta última la de mayor importancia
teórica en virtud de la inexistencia o débil conceptualización en la bibliografía nacional e
internacional sobre éstos términos.
Durante años y sin conseguir una justificación precisa y técnica, los docentes de la Escuela
de Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela, han formado a sus
estudiantes explicando que las operaciones archivísticas reúnen las actividades y técnicas
que han de utilizarse para la organización de los documentos de archivo; sin embargo, en la
bibliografía consultada para esta investigación con ubicación en la Biblioteca Miguel Acosta
Saignes de la Facultad de Humanidades y Educación de la UCV; así como, en diversos sitios
web, no se localizó conceptos o desarrollos teóricos relacionados con el término operaciones
archivísticas, a pesar que el mismo es incluido como vocablo en diferentes investigaciones.
Jaen (2002) nos señala en su ponencia “ Los retos de los archivistas en el nuevo milenio” ,
presentado en el XV Congreso Archivístico Nacional de Costa Rica, que los procesos técnicos
archivísticos son todas aquellas operaciones propias de la Archivística, que permiten el
tratamiento profesional de la documentación en cada una de sus edades, por ende, su
objetivo es proporcionar un procedimiento metodológico a los documentos de archivo,
conducente a su organización, conservación, accesibilidad y recuperación de la información
de forma expedita, para los fines que sean útiles.
Los aspectos antes mencionados, revelan que las operaciones archivísticas se soportan
mediante la operatividad de técnicas archivísticas y que están conformadas por una serie de
actividades y/o funciones de los archivos vinculadas al ciclo vital de los documentos.
• Orientar a los lectores para aprovechar al máximo los recursos bibliográficos que la
biblioteca les brinda
Las dos primeras funciones, son comúnmente conocidas como procesos técnicos y las dos
últimas como servicios al usuario. Con base a lo expuesto, se puede definir a los procesos
técnicos como la serie de actividades tendientes a proveer a la biblioteca de los materiales
necesarios; así como, a su adecuada organización en pro de disponer de servicios de
información de manera oportuna y veraz. Asimismo, cabe señalar que entre los procesos
técnicos y los servicios orientados a los usuarios existe una estrecha relación, pues de la
óptima realización de los primeros depende la optimización de los servicios.
Según señala Bloomberg (1981), los procesos técnicos tienen las siguientes funciones
básicas:
• Eliminación: Consiste en destruir o desincorporar las series documentales; una vez, que
hayan perdido su valor o vigencia dentro de una organización, para los fines se consideran
las disposiciones legales que nacionales que rigen la materia. Se realiza una vez que se
hayan seleccionado los documentos utilizando las tablas de retención, eliminándolos de tal
manera que sea imposible su recuperación.
Consideraciones finales
Las diferentes formas de entender la teoría archivística por parte de los profesionales que
lideran los procesos en los archivos venezolanos; así como, la falta de análisis y validación
de los preceptos teóricos para una normalización de un lenguaje y vocabulario único a ser
utilizado en Venezuela, han desencadenado indirectamente la gran problemática que
padecen los archivos del país. Es por ello, que en la presente investigación se mención los
problemas que pudieran estar supeditados a la validación y adecuado uso de la terminología,
centrando el análisis hacia la Legislación Archivística y la desactualización de los pensum de
estudio de algunas instituciones de educación superior; específicamente el de la Escuela de
Bibliotecología y Archivología de la UCV; con el fin, de someter a consideración de expertos
una agenda de términos archivísticos que puedan ser evaluados y discutidos por la
comunidad archivística venezolana.
A modo de propuesta, resulta necesario emprender acciones para abrir espacios de discusión
sobre el uso de la terminología a fin de no dejarla al entendimiento individual de los
profesionales y trabajadores de la información venezolanos, ya que se requiere analizar,
entender, asimilar y validar los diferentes modelos y conceptos teóricos que actualmente se
están desarrollando y que de forma natural han de llegar a nuestro país para su aplicación
práctica.
El manejar un lenguaje único permitirá entre otras cosas, el preparar asertivamente el
recurso humano que laborará en los archivos; así como, actualizar a los profesionales y
trabajadores que cumplen funciones en este importante sector. Por ende y de forma directa,
este mejoramiento a nivel de conocimiento infl uirá en el diseño de estrategias que
propendan el diseño y promulgación de una nueva Ley de Archivos Nacionales y la
consolidación del Sistema Nacional de Archivo, pasos necesarios y fundamentales para
mejorar la situación de los archivos venezolanos.
Bibliografía
4. Jaén García, L. (2002). El reto de los archivistas en el nuevo milenio. Memoria del XV
Congreso Archivístico Nacional. [ Links ]
revistaenlace@gmail.com