1.1.lConceptos y delimitación de la Archivística.

ciencia o disciplina
Al igual que otras ciencias, la archívística,surgió como una técnica empírica en el siglo XIX,
con la finalidad de ortlenar y conservar los archivos. Bajo el término de archivolog[a, primero, y
posteriomiente a mediados del siglo XX con el de .u:chlvistica desanollándose un esfuerzo
epistemo ógico para lograr la delimitación de la archivística como ciencia o disciplina debido a
que presenta caracteristicas propias de ambas.
A partir de . medíarlos del siglo XX; . desde la concepción Mglosajoua (archivos
administrativos o "record mana.gement" - gestión documcmal), se delimita de su objeto propio de
estudio el archivo y los documentos cuyo análisis de estudio se em:D.?Tca desde la creación de los
documentos en Jas fustitucio�� product()ras otorgando mayor/ pree:11ine11cia 81 . valor
amninistrativo
. .
.
de
:·.
]os documentos sobre el histórico
·. '• . . . . .
y. ,el �njunto de principios teóricos y
. .
procesos prácticos, relacionados con la organización de los documentos en todas
. sus etapas y en
' ·. . ' ·. . _ . . . _· .. ;

. . . · . . . . .

todas sus manifestaciones, abarcando tanto Jos documentos textuales e.orno los cartográficos,
audiovisuales, informáticos, etc., que posibilita formalizar el.· tratamiento y admfoistraci6n
adecuada de los documentos y los archivos.
Los distintos autores contemporáneos en sus argumentaciones se inclinan, en unos casos, por
la definición de archivística como disciplina encaminada a _la práctica, en otras como ciencia. En
uno y otro sentido se presentan algunas definiciones;
Diccionario de Terminología Arclüvís�ca de España(l995. p.19)
"Disciplina que trata de las aspectos teória,s y prácticos (tipo'k>gfa, organizacw11.,
funcio11.amiento, p/anifzcación, etc.) de los arcltivos y el tratamiento archi'l?ÍStico de sus fondos
documentales".
Romero Tallafigo (1994)
"La arclü.vfstica es la teoría científica sobre los IIJ'chivos, consistente en una téc11ica.
para lograr que el proceso de acumulación, conservación y servido de la memoria, asentada
en determmados soportes fisicos y materiales, permanentes y durables (el conjuulo de
rlocumentos de archivo)funcione con eficacia y economía'�

Lodolini (1995, p21) define a la aréhivística:

Pág. 5
 . "Umiciencia, por estar basada en UiiOSJJri11cipi-Os demí.ficos, universalment� vá/idos,y
. por apoyarse, a lo largo J/e d,(}5 siglos, en una lüertitur� científica muy abundante, escrita en • · ..
multitud de lenguas"
Por su parte Hered.ia Herrera (1987, p.11)
"La ciencia que estudia la natUJ'a/eza de las arcrlvcs, los principihs de coJtServación y
organización y los medios para su utilizacwn. Su objeto de estudib, los archivos y, su
fina1!dlfd. · la del servicio dJJ los arcluvos a la sociedad, ya sea a la instüudón que sirve o a los
investigadores".
Según estas definiciones, puede caracte · arse en ia actualidad a la archivologia como
ciencia emergente, por su naturaleza, finalidad y objeto de esmdio. Estableciendo que la
Archivlstica estudia a los documentos a lo largo del tiempo en la denominación de series
documentales. (No d documento aislado) y al archivo como contenido de documentos. (El
concepto de series documentales, &: desarrollarán en Ja Unidad 3).

1J'.���liffil[t�&.1 i%1fit;,%fr�(}i.9jfü@li}<M.4J%t� .
Ciencia Funcionamiento de los archivos La naturaleza de los archivos
Los documentos como documentos Todos los archivos vistos
orgánicos. Es servir a la propia como contenido de
institución y posteriormente para documentos orgánícos.
investigación histórica.

Como se puede observar, el concepto de archivística está estrechamente ligado a su

objeto de estudio - científico, referido a la naturaleza de los archivos como contenido de los
documentos a la administración de los documentos y su organización en el archivo.
La finalidad de la archivística consiste en la custodia de los fondos para posibilitar la
recuperación de la información que será utilizada posteriormente como evidencia administrativa­
jurídica o científico-cultural; teniendo como fin óptimo el facilitar el fondo docllll1ental a los
usuarios.

1.1.2 Objeto de estudio de la archivística

De lo expu�sto en el punto 1.1.1, delimitaremos los objetos de estudio de la archivística:
físico e intelectual.

Los objetos de estudio tísicos son tres:

Pág. 6
 1-El a.rcbivo es decir, los conjuntos documentales producidos /recibidos/acumulados por
las entidades públicas o privadas en el ejercicio de sus funciones, coajuntos documentales sobre
los.cuaies la arcbivistica va a aplicar su teoría, metodología y praxis para llegar a sus objetivos.

2-EJ documento en sí mismo, como "individuo", aunque la arcbivísñca se ocupa, sobre

todo, de los conjuntos orgánicos de documentos. Es decir, el conocimiento la estructura orgánica
de las organizaciones e instituciones en la que se generan cada· documento "'individuo" y que
conforman los conjuntos orgánicos de documentos de una organización.

3-EI archivo como entidad. La archivística tiene. como objeto la entidad archivo de una
institución u organismo, a fin de proveer sus prácticas metodológicas principalmente en la
. aruninistración de los documentos, como también, en 1a importancia de disponer de recursos
humanos, edilicios, materiales y financieros en la administración de entidad aiclñvo.

Por otra parte, el objeto inteiectn,al. <le la · archivística a través de sus teoruis,
·.. _'. \ :,:·: .;.-·:,.'::..->.·: :.-::·-.: •,, '.::·
,metodologías y aplicaciones prácticas,. es )a. ac:�ofüdad de la. información o más
�recis�m��te, l�s d:itos contenidos e� io� cl�cumentos, posibilita� la irñonrui�ión. 'I��
Comprendiendo por infonnacíón archivística, la que es .indispensable para tl proceso
decisorio y para el funcionamiento de las actividades gubernamentales y/o de las empresas
privadas o personas. Asimismo, como testimonio de los derechos de los cia<ladanos; hasta la
infonnación utilizada por los historiadores para la critica y "explicación" de las sociedades
pasadas, y que, incluso independientemente de estos usos, permanece como componente de un
corpus informacional que permite la transmisión culturaJ de generación a generación.

1.1.3 Cainpo de actuación de la Archivístiéa

Según el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos -
CIA/ICA {l 988), queda definida como "el estudio teórico y práctico de los principios,
,PP(!fedimientos yproblemas concernientes a lasfanci(!'!es de los archivos-..
J;)e d�nde se deduce que la Archivística posee dos campos de actuación interrelacio
nados: la
'.��rla Y; la p�áctica. Los �unciados teóricos tienen un sustento empírico.
con aplicación de los
procesos archMsticos. El ámbito de cada campo quedaria limitado del siguiente modo:
• La teoría archiví�tica: Comprende su propia historia, su objeto
o funbito de actuación
que acapara el ámbito de actuación de los documentos en las instituciones públicas y
P.rivadas,_y su met��logía, para Ja consecución de sus fines.
�;_7� ·¡
........ ·_ •-J. ,"\.' • •• ... • ......... - ••,_" -�- �-.

Pág. 7
 • La. práctica archivístic-a:. Compuesta por las· técnicas• y. procesos empleados· en . el
tratám.i�to i�tegral de los ¿¿cum�ntos, para la �nse�ación. activa. de k>s documentos y
para la <lifusión de 1� infon:nación.

Es preciso señalar que los procesos y la praxis, es el aspecto que se orienta a ofrecer
respuestas concretas a problemas roales; 1!l teoría se compone de principios específicos, a la par
que son universalmente válidos.

De lo expuesto comprenderemos que el campo de . actuación de la archivística, es

naturalmente, el archlvo, en cuanto conjunto documental

Por consulta recuerde que se encuentra habilitado el Foro de Cnnsulta

Continuamos .••

La archivistica presenta dos principios fundamentales, comenzando por el Principio de

Procedencia, continuando C-On el Ciclo de Vida de lru Documentos, que .bao aportado coherencia
y solidez a la ciencia y permanecen validos en el tiempo.

1.2.l Principio de procedencia o respeto a los fondos y principio del orden

original

El Principio de _procedencia (Re.spect des fo11ds, en su acepción original) ha sido enunciado

por el historiádor francés Natalis de Wailly, en 1841. En este principio se daba a la luz la noción
de '<fondo de archivo", entendiéndolo por "reunir los documentos porfondos�.
Como señal.a M. Duchein (1985, p. 69) "reunir todos los documentos qae provienen de zm
cuerpo, de un estahleci1niento1 de una familia o de itn individao, y arreglar _estos fondos con
sujeción a un orden determinado".
, - Por consiguiente, cabe establecer que la enunciación del principio de procedencia en 1841, es
' . '

el punto de arranque de la archivística. El principio delimita el ámbito de acción de la

archivística, "j11stame1tte por su práctica el arclüvero se difere11ci.a netame1tJe del bibliotecario,
de una parte, y del dot:umentalista, por la otra". ('DUCHEIN, 1985, p. 71 ).

Unidad 1 Archtvística Página 8

 El principio de procedencia ha representado el fundamento sobTe el que se ha cimentado el
progresivo desarrollo de la teoria archivistica moderna, sirviendo de base para el entramado del
eje central sobre el que gira toda ella: la clasificación defondos.
El principio de procedencia hace hincapié en las cm·acterísticas conceptuales de los
documentos y no en sus caracteristicas físicas es decir prútdpalmente,, lo áocume11ws e11 su
conjunto, como un ú>tÚJ estructurad() procedente dezma instit11ción.(DUCHEJM, 1985).
De la aplicación de este principio se derivan el concepto de fondo y cinco premisas que
indisolublerneute están conectadas con la noción de fondo:

a)-Se entiende por fondo ªtoda la documentación producida o recibida por una institución o
persona física o jurídica en el curso de sus actividades". Es el producto natura! de 1a actividad
de una entidad. persona. física o moral; en consecuencia, resulta imprescindible identificar al
productor de los documentos. su natural� estructura y área de actividad.

·. b) -La concepción de fondo refleja la estructura orgánica de la institución/organismo. El ente

. productor de docmnentos y pPf la forma en que dichosdocwnentos han sido generados a lo largo
del tiempo, en el desarrollo de las funciones - competencias y . actividades propias del
organismofwstitución.

e) En consecnencia, la esnucturaci6n de un fondo de acuerdo con el principio de

procedencia, exige el conocimiento de los procedimientos administrativos del
orgaoismofmstitución. productor de los documentos, así como, de su propia evolución histórica,
es decir, los- cambios que hubieran ocurrido, en la continuidad de existencia de un organismo o
de los cambios de funciones- competencias y denominación

d)-Los fondos pueden ser abiertos o cerrados, en el caso de con-esponder a instituciones u

organismos vigentes y por tanto susceptibles de incrementar su volumen o a otras fenecidas o
que han cambiado su estructma QTJ3áoica; su denominación y estructura :funcional en cuanto a sus
competencias y atribuciones.

e}- El fondo documental es la materia prima para la toma de decisiones y ejecución de

funciones, razón por la cual debe mantenerse organízado y conservado adecuadamente para ser
facilitado en el momento que sea requerida por Ia propia administración o usuarios ex:temos o
terceros, con valor científico cuirura1
Por consigciente, para la identificación de los documentos de archivo de un fondo, es
esendal saber. exactamente. el or��.qio que lo ha generado, sus funciones- competencias, el

Unidad 1 Archivística Página 9

 marco legal O administrativo del procedimiento. Tal conocimiento es pós üle en la medida eri que,
f
y
el conjunto de documentos se haya conservado intacto, bie� individualizado sin confundirlo.. . .
con documentos de distinta procedencia, es decir, generados por otros organismos.
El principio de procedencia se expandió rápidamente a otros países y será en Prusia, donde
queda completado por H. von Seybel. director de los Archivos del Estado, en 1881, enunció un
nuevo principio: el Principio de respeto al orden original (registratw-prinzip).
En esencia disponía que los documentos de cada fondo debieran mantenerse en el orden que
les hubiera dado la oficina de origen. 'en lugar de hacerlo por asuntos o materias.
Así nace el denominado Principio de respeto al orden origln:al de los documentos, que
indica el necesario respeto que se ha dado al origen a los documentos. Con este nuevo principio
general se completaban los dos pilares básicos sobre los que descansará la teoría y la praxis
archivísticas.
En actual de la archivística moderna queda definido que el principio de respeto de los fondos
consiste en dos conceptos relacionados: el concepto de procedencia y el de orden origi1lol.
La procedencia refiere a la oficina de origen de los documentos; y el orden original a la
secuencia y la organización en que los documentos fueron creados o guardados por esa oficina
de origen. (CASAS 2003, p. 34)

1.2.2 Directrices del principio de procedencia y orden original

Los documentos de instituciones u organizaciones públicas deben ser administrados por
separado aunque los organismos en· cuestión se dediquen a actividades semejantes y/o
correspondan a la misma función o línea de jerarquía administrativa. Es decir, no deben
combinarse los documentos de dos instituciones u organizaciones.
De igual manera, los documentos privados de individuos no deben integrarse con los de
otros, aunque todos estuvieran relacionados entre si o experimentaran los mismos sucesos.
�4.U'L�§t�-,
� Ejemplo :
------------'
La documentación de Rectorado de una Universidad, no se mezclarán nunca con los
documentos de las distintas Facultades. Así también, en el Ministerio de Salud Pública se
mantendrá separados los documentos de los hospitales, corresponde al principio de procedencia
El orden angina! corresponde a los documentos recibidos en el archivo central de una
institución/organismo y dicho "orden" generalmente está establecido por las unidades
administrativas (oficinas), que se reflejan en los documentos las funciones o actividades del
organismo, por lo cual no deberá cambiarse.
Unidad 1 Archivística Página 10
 Los Archivos Administrativos/Centrales públicos o privados que reciben documentos
mediante sístemas de registro de Mesa de Entradas con frecuencia lo haoen en un orden original.,
estable y usable. Esto asegura el origen de procedencia (oficina o unidad administrativa) que
genera el documento y los conjuntos documentales estén claramente ordenados {orden original) e
identificados.
En otros casos es posible enc-ontrar en los archivos masas documentales ¿De qué orden de
procedencia 11 original se puede hablar en esta situación en que grandes masas docmncntales se
acumulan en armarios, corredores, ecl?
Generalmente la única intervención que se lleva a cabo de los documentos es de
reacomodarlos en otros espacios, con el único fin de habilitar más espacio, por necesidad de los
organ.ismosfmstitnciones.
Ésta última es una de las razones por la cual la aplicaci6n de los principios de
procedencia. {unidad adm.inistrativa) y orden original, son de gran importancia para asegurar la
identificación de los documentos de un organismo y prese�ar una docum�ión orgánica y la
info�ación sobre el sujeto orgánico ( unidad administrativa) y su ()rden original. ..

1.2.JQclo de yida de los documentos

El principio del ciclo de vida los documentos (Records Lifecycle, en su acepción original)
tuvo su oñgen e.n los Estados Unidos de Norteamérica como resultado dél proceso de
configuración. del sistema archivístico federal, cuyo primer hito fue la creación de los National
Archives . en 1934. Sin embargo, la mayor difusión de esta teoría se dio a partir de los' .afies
cincuenta y sesenta que se desarrollo el concepto de pre archivística.

. .del principio del ciclo de vida de los documentos Records lifecycle, se

En. la teoría
.
introdujo el concepto que el documento tiene una vida similar a la de un organismo biológico; el
cual nace (fase de creación), vh,:e {fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).
EJ ciclo de vida de los docmnentos se define como la secuencia de fases de actividad,
semiactividad e inactividad en las que se estructura la vida del documento, desde su creación
hasta su conservación definitiva, en consideración de su importancia como testimonio histórico,
o bien hasta su eliminación. una vez agotado su valor administrativo.
. La vida del documento se corresponde, con los tres tipos de archivos: de gestión u
oficina, intermedio e histórico. ( La definición de Archivos se estudiará en la Unidad 2)
El dOCUJllellto, . en efecto, atxaviesa por tres fases: Pre-archivística, Administrativa e
Histórica. Las dos primeras fases se-ubican.en el seno.de las instituciones
� y establecen el tiempo
. . , . ..; -. . .'
de vigencia administrativa, por el valor de los documentos ( valor administrativo, legal o fiscal),

Unidad 1 Archivística Página 11

 con:io ásí . tambi6t, la. frecuencia de consúlta: dt lcis . docllJÍ1entos, por parte de fas
. administraciones, � llegar a la pérdida de su valor originario y pued� ser eliminado, o bien.
adquirir un nuevo valor de futuro, que puede añ¡dírse al valor inicial sin sustituirlo, y se d�ide ·
su conservación permanente en la fase histórica
Comenzamos representando el desarrollo de las fases del Ciclo de vida de los
documentos:

1ra.Edad 2da.Edad 3ta.Edad

Cuadro propio de las Fases del Ciclo do vida do los documentos

1-Fase Pre-archivística:

La fase Pre-archivística lleva esa denominación porque nonnalnlente transcurre en la

oficina y su conservación es en el Archivo ile Ojicuuz, también denominado de Trámite o de
Gestión. La fase Pre-archivística comprende dos momentos: el momento de Concepción­
gestación del documento y el de Trámite.
La Concepdón - Gestación del documento es cuando se inicia la generación de los
documentos y está normalmente reglamentada por el procedimiento administrativo de un
organismo. Comienza cuando alguie.n inicia una acción administrativa, o judicial.
El momento de Trámite es el camino que el documento recorre para cumplir su acción
implícita. en su producción conocido, también, como flujo documental. Tiene como objeto
acumular los datos y la información necesaria para la resolución del asunto que motiva la
creación del documento.
ffl ___ :,�---,
��,��1:'?H:t

._.!:.;---------·
¡1i EjemP.lo :

En una administración pública para iniciar un pedido o reclamo, se iniciará el trámite a través
de la presentación de una nota que se integrará a un expediente. El proceso del trámite basta su

Unidad 1 Archivístlca Página 12

 resolución se formaliza en el procedimiento administrativo. En una admmisb:ación privada para
iniciar un pedido o reclamo se iniciará el trámite, a través de la presen:taci.ón de nna nota,
también normalizado por el proceso administrativo del organismo.

2. Fase adm.inistrath-a:

La fase administrativa lleva esa denominación porque. comprende todo el tiempo en que
el documento actúa e interesa a quien lo creó, ya sea una institucima o nn .in.dividuo. Se
distinguen en esta fase dos momentos aplicados ai tiempo de guarda o canservación de los
documentos: vigencia administrativa y el plazo precaucional.
La vigencia administrativa atiende directamente el moúvo por el ,que el docmnento es
creado, es el momento central en la vida de un documento. Se inicia con :h! fuma de autoridad
coinpetente, que resuelve y cierra el trámite dictando un acto administrativo que dispone,
testimonía o informa. "Es la eta¡,11 que el documento comporta el valor aiiédmo porque to.dos.
s documenllJs _son creados para estar vigentes" (VÁZQUEZ MlJR.1IL07 2()0l), pA7). Es
[o
decir, to<los los documentos ti�en un� vigencia l!Stablecida, por no.una � o administrativa. ..

. . . -�j�p�<?.� fo¡'� exigen_ s,er ��mul�&ls p�a �u�. ��1t:_ie11q� � vigeJli:ia. •· · ·

t�t�::· ����:t::;r·��rt��rt·�:.:.
administrativa de los documentos.
Vázquez Murillo (2006, p. 48), expresa "una vez agotada la vigmci11 se da un lapso
duraJ'tte el cual es menester retener el documente, por preeaució� el denombuuf.o plazo
prec:u1cw1Ull � mantienl! el documente, a�ndo a los. objetivos. de respo1tfler a posibls
e

recltmu,s admi1tistrativos y jurídicos sobre algún. 11Specto

. . . . . .
impugnable
. .
del amtp/i.mieato,
. . '. . . '. . . .
de lo
expresado en e1 durante la vigencia"
En la fase administrativa los docunientos con plazo precauciona! SOI1 conse:nrados en los
Archivos Administrativos Centra]es y/o Intermedios de las institucloues..

3. Fase Histórica:

La fase histórica es la que abarca desde el momento que está conchñdo cl plazo
preoauoionaL Debiendo cumplirse con los procesos aro)úvísticos de valo.tacló.n. y selección de los
documentos. "Los de mayor interés para la investigacúín pasan a iBtegrar el patrimomo
documentalpermanente, na nenen fecha final por que la conservación Je los iloc::um.entos es · t
in.definida" (VÁZQUEZ MURILLO, 2006 p. 50).

Unidad 1 Archivístlca Página 13

 Los documentos se conservan en los .Archivos Históricos y tienen el valor de permanente.

De lo expuesto · se representa gráficamente las fases del Ciclo de vida de los Documentos en
correspondencia con el uso de consulta y los valores de los documentos y los archivos.

Fa.<:<: re A.tchlvisrica Documc:otM en T:cim.irc o Valor Primuio Fucm: .rudüvo Ad.aúnhtrariro

A.ctirus Coo..<U!ta .6:ccll'=Oo:: d.cGcstión
V"igcacia .-\ilininistntiv.l

Valor Primario Débil. Potencia AJ:cbiro Adminlsttaát'O

d Vlllor Seciwlario

Fase Histórica
fMctr!OS

1.3.1 Relación de I archivística con la ciencia de la información

Se considera que la archivística se relaciona en el contexto ciencia de la información,

porque los archivos no dejan de ser sistemas de información. con características específicas de
prueba y testimonio de la información archivística.
Está característica de la información archivistica se manifiesta en los elementos
sustanciales dd documento de archivo, fuertemente anclados en los principios de procedencia de
los documentos generados por una institución u organismo o persona física. en su organicidad
que son el reflejo de las estructuras administrativas de una institución u organismo y en su
unicidad considerando a cada doewnento único, constituyendo a la infonnación contenida en los
documentos de archivo como prueba y testimonio del ejercicio de las funcioru:s/actividades del
órgano productor/acumulador d�l documento.
Comprendiendo que el significado pleno de cada documento, se evidencia solamente a
través del vinculo de conjunto orgánico de documentos y <:9nservados en Jos archivos de las

Unidad 1 Archivístlca Página 14

 administraciones públicas y privadas. Evidenciando que los documentos de archivo son
testimonios inequívocos de la vida de una institución.
Por un lado, demuestran cómo se producen y/o produjeron en relación a las unidades
administrativas. Los documentos se gen.eran como instrumentos esenciales para el
funcionamienro de las a<lministraciones públicas o privadas. Sean dócumentos de actos
dispositivos o documentos comprobatorios, que prueban las actividades de las administraciones
o sean los registros informativos que accionan y mueven su vida administrativa.
Por otro lado, 1a información contenida en los documentos reflejan, las competenci� las
atribuciones, fas funciones, las operaciones y las actuaciones ejercidas.por una entidad pública o·
privada, en el curso de su existencia.
Como así también, los documentos de archivo además de la función administrativa que
les dieron origen (dispositivos, comprobatorios e informativos) poseen una función de
información destinada a la investigación. científica� cultural, testimocio social que son
. conservados en los archivos históricos y constituyen 1a memoria de .una institución o 1a memoria
colectiva de una país, provincia o región.

1.3.2 Relación de la archivfstica con la ciencia jurídica

La arcliivística se relaciona con la cienciajurídica, desde sus orígenes históricos, debido a
que los archivos de las administraciones públicas representan desde siempre, los "almacenes,. de
la legislación doruie en las épocas remotas el Estado conservaba su arsenal normativo frente a
sus vasallos, y, a partir de la Revolución Francesa en que se abren los archivos a los ciudadanos,
el arsenal, no solamente es de los aerechos del Estado, sino también de los ciudadanos, asf como,
las obligaciones recíprocas.

. Asimismo, como bien afirma Antonia Heredia Herrera (1987) el acercamiento a la

génesis del documento ªnos será facilitado por el c,mocinzient.o de los conceptus
fimdame11t<iles del derecho administrativo y de las líneas ge11erales del proceáimien/Q
ndministram-on.
En est� sentido, esta parte de la ciencia juridica será también un elemento auxiliar
importante para la archivística, en cuanto nos permitirá a conocer el proceso administrativo y
actividades de las dependencias administrativas de una organización y reconocer los tipos
documentales administrativos y, a su vez rios facilitará la delimitación de las ., diferentes series
.. '
�· .
. ,•

documentales que se conforman por los tipos documentales. (Tipos documentales y serles. se
abordarán en la Unidad 3 ).

Unidad 1 Archivística Página 15

1.3.3 Relación dela archivística con la historia · ·
Por su parte, la relación de la archivística co� la �a se �ra por ser los
documentos de archivo. fuentes fidedignas, únicas y cuyo reconocimiento del contexto de su
producción aclaran hechos, siruaciones y acciones del .. órgano productor, es decir, los
documentos de archivo se generan por razones administrativas. jurídicas, funcionales. Cumplida
la función que ha motivado su creación, los documentos evidencian otro valor, d valor
secundario, para los efectos de investigación histórica o testimonio socio-cultural y conforman
los archivos históricos.
En la actualidad se ampliado los usuarios de los archivos históricos que no se limita
solamente a los historiadores, sino también a científi cos, periodistas, juristas, sociólogos,
arquitectos etc. interesados en hechos pasados, así como otros usuarios del archivo, tanto
estudiantes. como ciudadanos.

Unidad 1 Archivfstica Página 16

 El desarrollo histórico de los archivos lo abordaremos a partir de Ja Revolución Francesa
(1789), que repercutió decisivamente en la consideración dd archivo, por su apertura a fa
investigación_ Para consultar de �era extensa la historia de los archivos en la bibliografía de
lectura les sugiero un articulo del autor Romero Tallafigo.

2.1.1-La Revolución Francesa y los archivos

La revolución francesa, tuvo una serie de repercusiones· en 1os archivos, .de las cuales es
de mencionar las de mayor trascendencia: ·la creación de las escudas archivfsticas y la
. . .

sustitución del carácter de archivos secretos por el de archivos públicos y, consecuentemente,

accesibles a los investigadores que los recian;_aban... ·
· Por su parte
.
Según
.
Cruz Mundet ( 1996, .p. 35), presenta que son dos las características
. .

que identifican a la revolución francesa de importancia en la historia de-los archivos. Por un lado
surge, se desarrolla y desaparece un nuevo concepto: el de los ar�os de Estado y por el otro, la
docwnentación archivística, la que además de mantener su función de fue.o.te de poder, adquiere
paulatinamente una nueva función, la de. arseaal de la historia, consolidada a partir de la
legislación francesa 'en lo que comúnmente
. -
se denomina como los dereclws . ae1 hombre de
accesq a los archivos.
' - '
Coutnre y Rousseau (1998, p.5) expresan· que· la revolución· francesa. viene. a• coronar el

movimiento de centralización. "Instituye la primera red de archivos de la era moderna y

propone que éstos puedan ser consultados por todos, retomando así la concepéión griega de los
archivos, que permitía a todos los ciudadanos el acceso a los documentos del Estado".
Y aunque algunos autores. como Bautier. minimizan las repercusiones de la revolución
francesa, argumentando que fue la pé�da del valor administrativo de la documentación la causa
principal de la apertura de los archivos, motivada inicialmente por su estructuración en un
sistema nacional y después por �l cambio de concepto de· los mi.sinos, que pasaron de archivos
del Estado a ser archivos de la Nación, lo cierto es que la revolución inauguró una nueva era en
los archivos. (CRUZ MUNDET, 1996, p. 44).
En 1789, la Asamblea Nacional de Francia crea los Archivos Nacionales Franceses y el
Estado asume la conservación de los documentos y garantiza su consulta a través del articulo 37
Unidad 2 Los Aldüvos: Conceptos y principio� Página4
 de la Ley sobre organización de los archivos .de . la. República dd Mesidor, denominada
·oeclaración de los derechos dcl hombre erin:tate�fa de archivos la cual señala el �mienzo de la
·. época de la accesibilidad a los archivos. (HEREDIA HERRERA; 1987, pp. 72)
En el siglo XIX se generaliza el interés por el pasado. En Francia, a la vez que prosiguen
las investigaciones eruditas (la École des Chartes se funda en 1821, la École d'Athénes en 1846,
la École Pratique des Haures Études en 1868, la École de Rome en 1874) los románticos vuelven
a poner de moda la historia narrativa[ ... ]"( SALMON, 1972, p. 28).
Asimismo, se crean escuelas que darán impulso a los estudios documentales: [ ... }, la de
Viena enl854, la Escuela de Diplomática de Madrid, en 1856, y la Escuela de Paleografia y
Diplomática en Florencia en 1857.
Ea el mismo momento. y· llevados por la corriente romántico-cientifica, las escudas de

. formación histórica, esencialmente orientadas hacia los estudios medievales, logran imponer el
reclutamiento de &US alumnos entre los archivistas". Al mismo tiempo, los archivos son dirigidos
por los archivistas historiadores. "generalmente medievalistas" que convierten a los archivos en
"laboratorios de la ciencia histórica". (COUTURE Y ROUSSEAU, 1998, p. 5).
Es durante el siglo � que han nacido los archivos nacionales, en distintos países de
Europa, como Italia, Francia, España, Portugal, Alemania, Holanda y otros, destinados a recoger
la documentación de las oficinas gubemamentales y establecen una organización, que se
formaliza a través de legislaciones. E1 uso de los archivos, seguía siendo el jurídico­
administrativo, es decir, archivos solamente como instrumentos de información y como arsenal
de testimonios de las relaciones Estado-Ciudadano.
En este mismo periodo, se permite la investigación en los-archivos, como consecuencia
de la "historia cientifica", la historia positivista, que recién empezaba, y en la cual era dado un
valor excesivo y único a los datos contenidos en el documento de archivo.

2.1.2 El acceso a los archivos

A pesar de que los archivos poco a poco se abrieron a las labores de investigasión, no fue
sino a partir de la segunda guerra mundial. "cuando se genera la noción de accesibilidad a los
archivo", que estaba casi �elusiva.mente vinculada· con la investigación histórica,
paulatinamente, otras profesiones recurrieron cada vez más a los archivos, entre los que podernos
mencionar a los medios de infonnación, economistas, entre otros.
Ante la creciente demanda de la documentación archivística, el Estado, como propietario
de la documentación. ideó argucias para evitar, o cuando menos limitar, el acceso a los archivos.
Unidad 2 � Archivos: Concep!O$ y principios PáginaS
 Se establecieron normas y se fijaron plazos hasta de cien aiios, en algunos países, para Sl1

consulta. Sin embargo, aunque "el secreto subsiste", no se puede negar que se han logcarlo
importantes avances, en algunos países, donde el acceso a los archivos se ha elevado al rango de
ley, tal es el caso de Francia, Estados Unidos y Suecia.
En Francia la Commission d'Accés aux Documents Administratifs y las dos leyes sobre
las relaciones entre Mministración y Adr-,únistrados y la otra. sobre archivos, la primera de 1978
y la segunda de 1979, garantizan el acceso a 1os archivos.
En Estados Unidos La Freedom of Information Act de 1966 establece como único
requisito para acceder a los documentos el que "el solicitante individualice los documenu,s oon
una breve desaipdón, que previamente la Administración está obligada a ofrecer al
ciudadano".
En Suecia. La ley de 1976 de Suecia garantiza el libre acceso a los documentos con
excepción de aquellos que pongan en riesgo la seguridad nacional, la intimidad de las personas y
.otros que sólo podrán ser consultados cuando lo autodce el gobierno º. el parlamento de ese p�
• · (CRUZ'MUNDET. 1996 pp.316-317).
En este contexto, es de mencionar la inquietud del Consejo .Internacional de Archivos
(CIA) para conseguir la apertura de los archivos a .la 'investlgafión, que se ha puesto de
manifiesto duranle e� congreso .extraordinario Úlebra.do en Washingto� en 1966 y en el VI
Congreso Internacional desarrollado en Madrid en el año de 1968.
En estos congresos los participantes pugnaron por la disponibilidad de ciertas categoñas
o serles de documentos para fines de la invesµgación y plantearon el uso de los avances
.. ·

tecnológicos como el microfilm (considerado herram.ienta auxiliar en la difusión de los fondos

documentales).
· · Fmalmente. cabe mencionar que en el siglo XX, poco a poco, se han desarrollando. en
paralelo, el perfeccionamiento de los archivos de gestión, ligados a la administraci6n pública y
privada y el de los archivos históricos, con fines a la investigación. Constituyendo la doble ·
dimensión que han adquirido actuilmente los archivos, p�r wi lado custodios de los derechos y
d�beres de los ciudadanos, y, por otro, memoria del pasado de la Nación, Provincia o Región y
por eTio objeto de la investigación histórica-cultural.

A fin de tener una comprensión de las funciones de los archivos en .referencia al acceso en las
instituciones, como a los servicios y difusión se adjunta una ponencia de Ramon Albecch i

Unielad 2 Los .Archivos: Conceptos y principios Pégina6

Fugueras Ampliación dtl uso social de los archivos, Estrategias y Pers¡iectivas alojada en
' . . .
Lectura Crunpkmentaria. ·_. .
.
segultlW punto de la unidad
.

Continuamos con .el

2.2.1 Conceptos de archivo

El ooncepto de archivo, que tiene su origen etimológico del latín a rchivum y éste ·•. su vez del
griego ªPX.ci'ov, residencia de los magistrados, ha evolucionado con el avance de la propia
archiv.ística recibiendo mJeV.aS acepciones y matices, existiendo en la actualidad más de
cincuenta definiciones.
Iniciamos el desarrollo del concepto de archivos con la definición del autor argentino Tanodi
con · 1a definición del vocablo "arcliivalía ", originado del concepto alemán archivalie:n y
utilizado por autores argentinos de la Escuela de Archiveros de Córdoba.
El término "archivalía" expresado por Tanodi (1961).
"'Entendemos bajo el término archivo las secciones tÚ entidades y las instituciones que
reúnen, conserwm, ordaum# describen, admilúsúan y utllizan la archivalla y eventualmente
ws documentos históricos ,¡,te no son archivalia. ":
Del concepto de archival.ia se refiere a los documentos generados por una institución en
cumplimiento de sus funciones y �ctivida.des y conservados en los archivos �strativos
Asimismo aporta la conservación de · los docwnentos de valor histón'co ", que serán
conservados en los atchivos históricos•. ejemplo p Archivo Históricos Municipales, .Archivo
Históricos Provinciales o Archivo General de la Nación (La definición se desarrolla en e1 punto
2.3.2).
Por su parte, los autores españoles en el concepto de archivo se expresan: conjunto de
documentos. gestión de los documentos y la finalidad del servicio. Presentaremos las
definiciones de Cortés Alonso y Heredia Herrera.
Cortés Alonso (1982 p. I 9)
"Conjunto de documehlos acumulado en un proceso natural por una persona o
institución, p�bli'ca o p,muf� en el transcurs1> de la gestión de asunú>s de cual.quier índole,
los producidos y los recll,Llos, de cualquier fecña, lbs cuales se conservan y custodian para
servir de referencia, como testimonio e información, por las persnnas responsables de tales
asunros y sus sucesores•

Unidad 2 Los Archivos: Concep� y principkls P!gina?

 Heredia Herrera (1987 p.59)
ªEs uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecll� su forma y soporte
material, acwmiúulqs en un proceso n(l(ural por una persona o instüución pública o privada
en el transt:arso de su gesdón, conse:'vados, respetando aquel ord� para servir como
testimonio e información para la persona o insti.tución que lo produce, para las ciudadanos o
para servir defuentes de historia".
Destaquemos de las defuriciones que preceden Ia característica de conjunto orgánico, es
que los documentos, sin limitación de época y de soporte, son el resultado siempre de funciones
administrativas y, encaminadas al servicio de la información. (El concepto de documentos lo
desarrollamos en la Unidad 3)
Finalmente. com,prendemos que la razón de ser y existir de los archivos es la reunir y
conservar, los coajuntos orgánicos de documentos producidos y recibidos, durante la gestión de
una administración, a fin de garantizar la consulta a través del tiempo, reconociendo, su utilidad
práctica inmediata pm;a la propia administración o exteJ:?OS a ella.. Gorno .asi también. la decisión
de preseiv¡u- .la documentación. con fines aje;nQs a su orígenes. y cuyo propósito �•. en últizna
instancia la :función cultural· investigación. · ·
•En otros término; podemos expresar que las necesidades de consulta de los documentos
para la propia administración son de utilidad práctica,. al reflejarse en los documentos las
actividades y se diferencia de la co:nsu!t:a de investigación por su :función cultural.

Recuerde 4ue está disponible ,el Foro de C(!nsultas por dudas que se le
presente

2.2.2 Caracte.risticas de los. archivos····

Desde una perspc:ctiva actual podemos convenir en un concepto algo más avanzado de ]as
caractetisticas de los arclúvos entendido como un sistema corporativ� de gestión, en tanto es una
división o unidad logística de una institución/organismo que posee y lleva a cabo una
encomienda de gestión i:elativa a los documentos, que contribuye de manera efectiva, a la
correcta, acumulación. conservación. acceso y comunicación.
0 Archivo es la acumulación ordena.da de documentos creados por una institución o persona
en el curso de su acúvidad y preservados para la realización de sus fines políticos, legales
y culturales, por dicha institución o persona.
Es acertado señalar que los documentos se acumruan naturalmente por los propósitos
Unidad 2 Los Arcltlvos: Conceptos y principios Página 8
 prácticos de la �dministraclón, en con� con· un proceso artificial. éomo el que
supone la colección. de objetos para . un museo. De manera que -1os archivos no son ..
.· ·· .. · ··.·· pratfucto de la r�lón erudita, la colecta programada ni

documentos". (CORTÉS ALONSO, 1982p. 19).

• Los archivos administrativos (por ejemplo Central) estarán vinculados fundameutaJmeote

a la estructura y las funciones propias de la institución. Las funciones de conservación e
t
información de los archivos administra ivos estarán ligadas siempre al desempeño de las
actividades propias de la dependencia generadora de la documentación.

• La e-0nservación de los documentos adquiere en la actualidad un sentido de totalidad a

través del principio del ciclo de vida de los documentos, que involucran los plazos de
conservación y proceso de transferencia desde los archivos administrativos a los
históricos.

• El archivo se constituye en un sistema de informaci9-t1 primero para la propia

administración y a posterior en función social, con documentos de valor histórico. Para el

caso especifico del archivo histórico, formado por documentos de institución pública o
privada, que hayan sido consideradas de valor histórico, mereciendo preservación
permanente para fines de la culttn;a-investigación.

2.2.3 Principios de los archivos

De los principios arcltlvísticos, se desprenden los principios de los archivos para
intervenir en la identificación del contexto de producción de los documentos, y en lo que
implica la continuidad de conservación integra de los documentos de archivo, producidos o
acumulados por un organismo.

l. Principio de la procedencia: Fija la identidad del docume:ato, en el can.texto del

órgano productor ( la institución ) . Por este principio los archivos deben sei- organizados en
obediencia a las competencias y funciones de la institución y a las actividades de las unidades
administrativas. Los documentos de una institución o de una persona deben mantener su
individualidad, dentro de su contexto orgánico de producción, no debiendo ser mezclado en el
archivo, a otros documentos de distinto origen.
2. Principio de la organicidad (Orden original): Las relaciones administrativas

Unidad 2 Los Archivos: Conceptos y principios

 orgánicas se reflejan en los conjuntos documentales. La organicidad es la cualidad según la cual,
los archivos reflejan la estructura orgánica, integrada por cada una de las unidades
administrativas (oficinas) y sus actividades de la entidad productora (órgano productor).
Correspondiendo a las unidades administrativas la denominación del Sujeto Productor, es dedr,
cada una de las unidades administrativa más sus activjdades que generan los documentos.

Recuerden que en la Unidad l se han desarrollado los conceptos de los principios

archivísticos : Orden de Procedencia y Orden Original y aportado la definición de Fondo qtk es
1a producción de documentos de una institución - órgano productor•.

3-Pri.ncipio de la indivisibilidad o integridad archmstica: Los fondos del archivo

deben ser preservados sin dispersión. mutilación. alienación, destrucción no autorizada o adición
indebida. Este principio es derivado del principio de procedencia.

.A continuación se presenta gráficamente los principios de archivo

r· .
¡:··:,,-·,Fondo.Do
ff�llilil,,,ft'-=.:Jf:.:::z"'�:..�i.¡;·: �·====�J;i

¡-�;,;:;;:���
/!;�t\ª'�t.;).�i��4.�lt���J1-l;lf�í���
Gnlfiro principios =hivos propio

Unidad 2 Los Archivos: Concepros y principios Página 10

 Ahora. Íllgresaremos al segundo tema. de esta Unidad, es importante que
�sred haya comprendido el contetiidb kasta aquí desarrollado.
Comenzamos._..

La clasificación de los Archivos se realiza en base de varias variables, pero solamente

tomaremos dos en función a la personalidad Jurídica de la entidad productora y la función del
principio del Ciclo de vida de !os documentos, que divíde la agrupació� documental del fondo en
tres fases, relacionadas entres(.

2.3.1 Clasificación de los archivos en función a la personalidad Jurídica

En función de la personalidad jurídica de �a entidad productora del o los fondos que los
conforman, hablamos de archivos públicos/estatales y archivos privados/no estatales, es decir,
por el tipo de institución a la que sirven.
· Los primeros, son aquellos cuya dependencia o constitución es de derecho público y su
pertenencia a organismos del Estado; no significa esto que en ellos no podamos encontrar
archivos o cqlecciones de documentos privados. Ese decir, en los archivos históricos nacionales,
provinciales o municipales es posible encontrar colecciones de documentos privados o de
instituciones y/o organismos privados.
Los archivos privados/no estatales son aquellos cuyos fondos provienen de
organizaciones no públicas, resultantes de actividades del ámbito pñvado, como pueden ser los
archivos eclesiásticos, de partido políticos, etc.

A con�inuación _presentamos un cuadro de Clasificación de Archivos:

Por el Tipo de Institución a la que Sirven

Unid:id 2 Los Archivos: Conceptos y principios Págirul 11

 Nacionales
Poder Ejecutivó
1 [ Poder Legislativo

l
N ESTATALES Poder Judicial
s Provinciales
T Municipales Departamell!o Ejecutlva
1 n
Departame to Deliberativo
T
u
e Con fines [
lndu&riales
Comerciales
1 de lucro
Fmancieras
o · De servicio� , ·

N NO ESTATALES
E Sin fines Partidos políticos
. .
s de lucro
Sindicatos
Clubes
ONG
.otros

Confecci6n Cuadro Manuel Váu]nez 1\Imillo

2.3.2 Clasificación de los archivos. en función. del Ciclo . ele Vida de los
Docum�ntos
En función a la fase del ciclo de vida de los documentos que conservan se denominan en

términos genéricos:

Archivos Administrativo,: Comprende a los archivos que reúnen y conducen los

s
documentos desde el inicio del trámite hasta el fin del plazo precauciona! y correponden a las
tres primeras etapas del ciclo de vida de los documentos y condncen a _la transferencia de los
documentos.
En atención a los valores de los documentos y su :frecuencia de uso de consulta se
clasifican en.: Archivo de Gestión o de Trámite, · Archivo Central. Archivo Intermedio..

Uo.ilbd 2 � Archivos: CO�'l0$ y principios P6gina 12

"----
· Finalmente el Archivo HistÓrico, corresponde a los documentos seleccionados para su
· conservació.ri pe.rm.anent.e con valor científico cultural.
·
A continuación definiremos cada uno de los rucllivos admini�vos y a los. archivo� .
históricos, en función a la administración del estado.

Archivo de Gestión: Llamados también de oficina o de trámite, reúne los documentos en·
fase de tramitación., así como los que son de uso :frecuente por su continua utilización de consulta
administrativa, est.án bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas.
Tradicioruúmenre se establece que los documentos no pennanecen allí más que el periodo que
exige la conclusión del. trámite, que se estima en cinco (5) años.

Archivo Central: Recibe a través de transferencia primaria los documentos que han
cumplido el período ante.cionnente señalado y en los que obran decisiones de la administración o
informaciones que es necesario mantener y que aun son motivo de consulta relativamente
frecuente. Se considera el plazo de permanencia no mayor a los treinta (30) años. A partir de esta
fuse, y en adelante. los documentos están bajo -la responsabilidad y manejo directo del Archivero.

Archivo Intermedio: Se ubican entre el archivo �entra! y el archivo histórico, reciben los
documentos transferidos por el archivo central, La consulta por los organismos productores, es
esporádica. En este archivo los documentos serán valorizados para determinar su transferencia
al arcltlvo histórico o su eliminación. Se estima el plazo de permanencia no mayor a los
c�enta (50). Los arclüvos intermedios se generan en grandes instituciones y generalmente en
las administraciones de Argentina no se encuentran el archivo intermedio.

El plazo de penwmencia mencionado en cada nno de los archivos es en base a la

teoría a:rchlvística española que está reglamentada por la Ley de Procedimiento
Administrativo. EQ Argentina el tiempo de conservación en el archivo central es de diez
(1 O) años establecido en el Código Civil.

Archivo Histérico; Reciben los documentos por transferencia secundaria por el archivo
intermedio y custodian documentos que han sido valorizados para ser conservados de forma
permanente y están destinados a la consulta de usuarios múltiples que no han tenido relación con
su creación. También Jllleden conservar documentos rec10idos por donaciones o adquisiciones.
En caso de no existir el arcb.i.vo intermedio, es el arclrivo central el que realiza la transferencia al
archivo histórico. Los archivos históricos pueden pertenecer a una institución del Estado o

Unidad 2 Lo! Archivos: Concepros y pñncipios Página 13

 privada, debidamente creados en la estructura administrativa.

En función al nivel de la Administración Pública del Estado los Archivos Históricos

se dividen en:

Archivo GeneruJ de la Nación-AGN- Reúne la documentación del Poder- Ejecutivo de la

Nación.

Archh·D Histórico Provincial: Reúne la documentación del Poder Ejecutivo de la

provt.ncia a la cual pertenece.

Archivo Hist.órico Municipal: Reúne la documentación de la Administración MUJ1icipal

A continuación se presenta un gráfico de la clasificación de los Arcllivos y las

. transferencias
• :Los Archiv.os y transferencia en el delo de vida de fos do��entos

Archivo de Gestión Archivo Central .An:hlvo Histórico

Documexitos Activos Documentos Semiactlvos Documentos Inactivos

Fuerte el Valo: Prim:arlo Valor prhnatl.o débil se Valar Seomd:uio

Admiaisttativo potenc:i:1 el valor
Secundado

Gráfico Ciclo de vida de docume11tos propio

2.4.1 Concepto SIA

Para facilitar la conservación del fundo documental y optimizar la administración de los·
archivos institucionales y el servicio de la :información para la propia administración, a los

Unid.id 2 Los Areh.ivos: Conceptos y principios Página l4

 usuarios externos y a. posterior el servicio a Ja investigación lID. Sistema. Institucipnal, de
..•. Archivos- sIA es el modelo por medio del cual se linifi�. e integran todos los archivos de tina
· entidad, pública o privada.
El Sistema Institucional Archlvistico constituye el curso del ciclo vital del documento por .
los cuales transita el fondo integrado por los Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo
Históricos. Los primeros son los encargados de la organización y protección de los doc:umentos
en la primera fase del ciclo de vida de los documentos, es decir, en su etapa de gestión y trámite.
Para lo cual requieren ser custodiados en cada una de as unidades administrativas de la
institución. El segundo, archivo central, constituye el lugar donde se centraliza toda la
documentación de esa entidad, y finalmente el tercero el archivo histórico la conservación
permanente. El proceso de conservación de los documentos c:n cada .archivo se formaliza con las
transferencias
Por su parte para la implementación del SJA requiere por una parte del estudio de
aspect0s archivísticos, es decir, el órgano productor y sus unidades administrativas (oficinas) en
unión con los archivos que componen la institución, es decir el ciclo de vida de los documentos.
Por otra parte el análisis normativo legal de la institución. Ambos aspectos se involucran con el
fin de obtener una normalización de los archivos que componen una insti:rución, con el objetivo
de custodiar el fondo y brindar un mejor servicio a la gestión adruinisb:aliva en beneficio de la·
información institucional a los usuarios intemos y externos y a posterior a la investigación
De lo expuesto conceptuaremos la definición de SIA expresada por Fernando Gartja Jaén
(2003)
"El modelo por medio del cual se unifican o ürtegran todos 103 archivos de una entidad
pública o privada, constituida como tal."
Por su parte, Ra.mírez Deleón (1992) hace mención de los aspectos de estudios de
aplicación del STA y lo diferencian en : "el aspecto técnico archivistico y normativo
institucional"
Elementos técnico archivísticos
• La institución productora y sus ramificaciones (unidades administrativas) como marco de
producción y acumulación de los documentos
• · El fondo documental sobre el cual se sustenta el sistema archivístico (Recuerde que en la
Unidad l se ha desarrollado el concepto de Fondo)
• La organización y sistematización del fondo docmnental, a través del ciclo vida de los
documentos, es decir, la conservación en los archivos y su correspondiente transferencias
Unidad 2 Los Archivos: Concepto, y principios Página 1S
 Elementos normafurlD institucioul

111 El maroo legal - jmiclico de la institución, es decir, las normativas que establecen las

�����- funciones y competencias de la institución.

que
� Ejemplo · · : Las Sociedades Comerciales, se constituyen por la Ley de Sociedades Comerciales,
;:¡¡------------• 1
determinará las competeneúls de un comercio, industria, etc.
,. Las normativas aplicadas a la entidad archivo y a la conservación de documentos, que por
Jo general se emnarcim en un Reglamento de A..rclrlvo Administrativo, en el cual se
formaliza el <le vigencia de los documentos en los an:hivos, en cumplimiento del ciclo de
vida de los documentos y los procesos de transferencias. (Proceso de transferencia se
desarrollarán en la asi gna tura Metodología de la Gestión Documental)

Estos elementos son indispensables para la elaboración del .SlA. y se debe procurar la
coordinación y armonía del aspecto normativo institucional y técnico archivístico, para el logro
de los objetivos instituci�es, en conocimiento.
. . . .
de 41. naturaleza de la institución productora y.
de los recursos de la misma.

En este sentido para concluir, podemos definir al Sistema Archivístico Institucional como
el modelo de integración de todos los archivos de una institución, pública o privada, cu.ya
ñnalid&i (;$ }a orgtmizu:ü:w .&lainformacióo archivística pani ponerla al servicio de los clientes
internos y externos.

2.4.2 Modelos de �JStema Institucional de Archivos.

De acuerdo a lo expuesto en el punto 2.3.2, recordaremos que a cada nivel de archivo le
corresponde reunir los documentos. de una tramitación·de�da y que el sistema institucional
de archivo- STA se debe adaptar a las necesidades de cada organismo y/o ínstituci6n.
En las administraciones pequeñas sólo existirán dos órganos para atender a todos los
documentos: El / o los Archivos de Oficína o Gestión ( cantidad de unidades administrativas,
oficinas) y un Archivo Central.
Para las administracmnes mayores pueden existir 3 o 4 tipos de archivos:

• .An:hlvo de Oficina
• Archivo Central
• Archivo Intermedio
• Arcbivo Histórico
Unidad 2 Los Archivos: Concepros ypñncipios P&gina 16
 : · · · EJ'emplo . .,1
,- ;1;_._._:;:�-:::.:r----·. ,...

. . r·••u· •"=...,.,.,, ,..,,,,,...,¡¡¡¡; .

.
.. . . . 1,

----· --------'.
En las administtaciones de Gobierno Nacional, Pro�incial o de un Mu�cipio de una
ciudad grande y estructura organizativa compleja se creará el siguiente sistema:
Archivos de Gestión Tanto como oficinas
Archivos Centrales Generalmente uno, pero también pueden existir dos en base
al organismo.
.Archivo Intermedio Uno donde se recibirán los documentos procedentes de los
Centrales.
Archivo Histórico Uno donde se custodiarán los cio<;umentos de valor
permanente más de procedentes del Intermedio.

Recordando que hemos mencionado en el punto 2.3.2 puede faltar el Archivo

Intermedio, por lo cual el sistema de archivo esurrá fonnado por:

Archivos de Oficinas Tanto como oficinas

Archivo Central Generalmente uno, y es en este donde se realiza la
valorización para la transferencia al Archivo Histórico o la eliminación.
Archivo Histórico Uno

Independientemente de la correspondencia del archivo, es importante destacar que •�

valores documentos marcarán la atención que requiere el documento en relación al, Cick> de
vida y su correspondiente transferencia. ( Los valores de los documentos se desarrollarán en la
Unidad 3)

Unidad 2 1.o,s Archivos: Cancepuis y principios Página 17

 Actividad admi.o.istrntiva: Conjunto de acciones, regladas por las nonnas de procedimiento y
llevadas a cabo por una oficina de una administración pública o privada, que se materiaEzan en
un tipo documental
Caclo de vida de los documentos: La secuencia de fases de actividad, semiacti:vidad e
inactividad en las_ que se est'UCtura . la vida dei documento, desde su creación hasta su
conservación deñnitiva, en consideración de su importancia como testimonió histórico, o bien
. hasta su eliminación una vez agotado su valor administrativo. Se corresponde, con los tres tipos
de archivos: de gestión u oficina, intermedio e histórico.
Elim.maci6n: Destrucción física de los documentos de archivo que han perdido sus otros valores
y . tampoco tienen, ni se prevé que tengan, valor histórico, de acuerno con el proceso de
valoración documental y selección.
Selección ·. docn.mental: Operación fotelectual y material de· identificación, de las series
doCUillelltales q� han de ser conservadas o eliminadas o en vi.-rtud de los _criterios y plazos que
se establezcan a través de la valoración documental.
Valoración. documental.: Señalar los plazos de vigencia administrativa, legal y .flscal que tiene
la documentaci6n, así como las disposiciones legales que los sustentan.
Valon:s de los documentos El reconocimiento expreso de los valores de los documentos. Son
valores comunes: el administrrivo, el fiscal, el legal-jurídico, el informativo. el histórico.
Transferencia: Proceso por el que Ja.s series documentales son enviadas a la siguiente fase del
ciclo de vida de los documentos, de acuerdo con su edad. Supone tanto la entrega ordenada de
los documentos como el traspaso de las responsabilidades que les afecten. Estas
responsabilidades son de custodia, de conservación. de tratamiento adecuado, de servicio eficaz a
los usuarios y de transferencia a la fase siguiente

Unidad 2 Los Archivos: Ccnceptos y principios Página 18

 mili ibfflltiffl
CORTÉS ALONSO, Vicenta Manual de Archivos Municipales. Madrid: ANA.BAO, 1982
CRUZ MUNDEf, José Ramón. Manual de archMstlca. Madrid: Fundación GermáD Sánchez Ruipérez,
2• ed., 1996.:
HEREDTA HERRERA, Antonia.: Archivistica General. Teoría y práctica. Sevilla: Diputación de Sevilla,
1987.

JAÉN GARCTA, Luis Femando Los rrwdelos teóricos de unificación de archivos. EN: Anales de
Documentación, N °6, 2003- pp.121-135

RAMÍREZ DELEÓN, J. Diez pregumas y respuestas básicas sobre los Sist.emas de Archivos. EN: Foro
Archivístico, Nº3, 1992.

SALMÓN, Pierre. Historia y crítica. Introducción a la metodología hist6rica. Barcelona: Teide, 1972.

TANODJ, Aurelio.: Manual de Archivología Hispanoamericana. C-0rdoba: Universidad Nacional, 1961.

Al.BERCH l FUGUERAS, Ramón - Ampliación del uso social de los archivos. Estrategias y
perspeciivas. Seminario Tntemacional de Archivos Tradición Iberoamericana

RODRJGUES, A.Tia Celia Revisa:n(ÍJ) el concepto yfun.cio11es de íos archivos municipales En: El archivo,
los �rcñivos: textos archlvísticos.panamericanos. Lima: Instituto Panamericano de Geografia y Historia,
Pontificia Universidad Católica del Perú, 2001. p. 67-75.

ROMERO TALLAflGO, Manuel ÍA historia de los archivos. Disponible en

�agn.academiahistoria.org.do/boletines/boletin k16/BAGN 2006 No 1 I 6-07 pd.t: [Consultado 05
de Noviembre 2015].

Unldod 2 Los Archivos: Conceptas y prlncipioo Página 19