Sesión 1: Dirección de Desarrollo y Políticas

Archivísticas
Temas:
✓ Nociones Básicas de la Archivística
✓ Legislación archivística peruana
Nociones Básicas de
la Archivística:

Expositora: Marlitt Rodriguez Francia

Nociones Básicas de la Archivística:

1.1. La Archivística y su terminología.

1.2. Clasificación de los archivos.
1.3. El documento de archivo y sus características.
1.4. Procesos archivísticos.
 LA ARCHIVÍSTICA

La Teoría Archivística lleva consigo una metodología

científica rigurosa en el tratamiento de los fondos
documentales.
Desde la consideración de la Archivística, como una
Ciencia empírica para el arreglo y organización de los
Archivos, hasta la actualidad, se ha pasado por tres
etapas distintas:
 LA ARCHIVÍSTICA

• 1. Consideración de la Archivística como una Ciencia

Auxiliar de la Historia, planteamiento propio del siglo
XIX, etapa paralela al desarrollo de las Ciencias
Históricas y la creación de las primeras Escuelas de
Archiveros.

• 2. Ciencia Auxiliar de la Administración, al tiempo que

se inician los grandes cambios socioeconómicos de
principios de siglo XX, y la aparición del records
management.
 SE HA CONSIDERADO, QUE LA ARCHIVÍSTICA
ES …

• 3. Una parte integrante de las Ciencias de la Información.

OPINIÓN DE ALGUNOS AUTORES :

• Tanto Antonia Heredia, como José Ramón Cruz Mundet exponen que
la “Archivística es una Ciencia relativamente nueva”.
Coinciden en que sólo se puede hablar de Archivística propiamente
dicha hasta bien entrado el siglo XIX.
Antonia Heredia la consideraba primero como una técnica empírica,
pero a diferencia de José Ramón Cruz Mundet le va a dar dos tipos
de consideraciones:
✓ Disciplina independiente.
✓ Ciencia Auxiliar de la Historia.
• Para José Ramón Alberch, la Archivística como tal, no aparece hasta
que “Natalis de Wailly enuncia su principio de procedencia en 1841,
diferenciándose de las demás Ciencias”.
Según Gustavo Villanueva *

• Existen en toda ciencia o conjunto de conocimientos conceptos que

dan forma a una teoría que para desarrollarse necesitan una
transmisión que puede darse a partir de diversas maneras. Si bien las
formas de transmisión escrita buscan y llegan a un público mas bien
reducido, también es cierto que, generalmente, se trata del mas
preparado, del que tiene mayor posibilidad de entender las ideas y los
conceptos, repensarlos y, en su caso relaborarlos para permitir así la
evolución normal de todo conocimiento… existe ya una extensa
bibliografía que cotidianamente, se incrementa en aras, a veces, de la
unificación y adopción de criterios universales y, en otras, de la
diversidad de puntos de vista.
• Existen obras archivísticas que plantean variaciones sobre temas
conocidos; otras también que intentan globalizar el conocimiento
para su mejor entendimiento y aplicación; otras, en fin, que dictan
acciones concretas para una mejor aplicación de la teoría y, como en
el caso que nos ocupa, otras que, independientemente de la vigencia
de su contenido, son consideradas algo así como “clásicas de la
literatura archivística”… De estas importantes obras, los archivistas
hemos abrevado los principios y las técnicas que han normado
nuestras labores cotidianas y que han permitido, en mayor o
menor grado, ir creando una cultura archivística.
(* “La importancia del manual holandés de 1898 en el desarrollo de la
archivística”-Teoría y práctica archivística III-UNAM, 2003)
DEFINICIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA, SEGÚN EL C.I.A

• Según el diccionario de terminología La

Archivística: “Es el estudio teórico y práctico de
los principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los
Archivos". Consejo Internacional de Archivos
(C.I.A.)
• Es la versión oficial que engloba dentro de los
archivos a los documentos, los pone al mismo nivel
de importancia.
LA ARCHIVÍSTICA

ARCHIVOS
DOCUMENTOS

ARCHIVERO
OTRAS DEFINICIONES:

• En la definición de Antonia Heredia la Archivística es

la. Por lo tanto considera que la función primorciencia
de los archivos, no de los documentos, aunque en
última instancia estos sean el producto integrante de
aquellosdial de las Archivística serán los archivos,
poniendo en un segundo plano a los documentos.

• Así, la definición definitiva de la Archivística es:

“La ciencia que estudia la naturaleza de los
archivos, los principios de su procedencia y orden
original; y los medios para su utilización".
Principios
• Principio de procedencia o respeto al fondo, el cual fundamenta que
la documentación debe ser considerada dentro del fondo documental del
cual procede, quiere decir que los documentos que la conforman sean
estos generados o recibidos conforman el fondo; además este principio
establece que un fondo no debe ser mezclado con otro.
• Albertch, Duchein (2003, p. 24), expresa que el archivo no es el
resultado de una reunión de elementos de distintas procedencias que
puedan formar una colección, sino al contrario, de elementos que no
tienen una existencia independiente, integrados dentro de una estructura
global de documentación que es especial para comprender su
significado. No existe, por tanto, el carácter de individualidad del
documento, sino que este únicamente adquiere su significación cuando
se pone en relación con el conjunto documental de donde procede,
expresando en el principio de respeto del fondo.
• Principio de respeto al orden original o estructura interna de los
fondos, el cual determina que se debe conservar de acuerdo a la
estructura organizacional, es decir de la estructura interna del fondo, es
decir mantener los documentos en su forma original, no como se
encuentran, sino en el orden y continuidad que fueron gestionados.
Hoy podría definirse a la Archivística como la ciencia (o
en maduración) que estudia el origen, la formación, la
organización, el funcionamiento y la conservación de los
Archivos. En esta definición se contienen 3 elementos
fundamentales:

1. Conservación.
2. Organización.
3. Utilización o aprovechamiento de los fondos de los
Archivos para fines específicos.
JUSTIFICA SU EXISTENCIA POR LA IMPORTANCIA QUE REVISTEN LOS
ARCHIVOS

Los Archivos en general, al custodiar información

pertinente clasificada, son vitales en la conservación y
permanencia de los regímenes sociales y de toda
estabilidad política, ya que el principio de servicio al
público no es cumplido en su totalidad, a excepción de
algunos regímenes.

Por la información conservada permiten la elaboración

de toda historia del poder, social, cultural, etc.
(mediante la selección y el expurgo se permite el
acceso a cierto tipo de información).

PARA EL CASO PERUANO …(?)

Archivos y las instituciones

Forman parte de esa forma política de organización

social, económica, social política e ideológica.
Aparecen y desaparecen en la historia según el interés
social o de grupos determinados.
Se agrupan según su origen:
➢Público
➢Privado
No institucionalizado (por ejemplo ONGS)
Son organismos creados por el estado para el
control y manejo de la vida pública.

En nuestro País tenemos :

Hispánica 1532 – 1821

Republicana Herencia hispánica: 1821 – 1920

Modernidad y profesionalismo: 1920 – 20….
“Un pueblo sin memoria,
es un pueblo sin historia,
tiende a repetir los errores
del pasado”

“Los documentos son la

memoria de la nación y del
país.

El Archivero es por tanto el

profesional encargado de su
custodia y administración.
 ARCHIVOS y CIUDADANOS

SUSTENTO DE DEBERES Y DERECHOS

GARANTIZA EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN PARA
EL CONTROL Y LA TRANSPARENCIA
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA:

LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA

TOMA DE FUENTES
PATRIMONIO
DECISIONES DE LA
CULTURAL
HISTORIA

IDENTIDAD
NACIONAL
 ARCHIVOS Documentos en
Paquetes

cajas
Archivador
Otros Soportes
La Generación de Documentos en las
Instituciones o Empresas se hace en
cumplimiento de sus fines y objetivos, lo
que da lugar a funciones típicas,
principales, secundarias, actividades,
procesos.
PROBLEMÁTICA
La Superproducción Documental: Archivo de
ARCHIVO CENTRAL Gestión: Complejidad de funciones ,
procedimientos, técnicas de comunicación,
avance de la tecnologías de la información.

La Falta de Presupuesto Para los Archivos:

Locales inadecuados, escaso equipamiento y
carencia de personal, como recurso esencial
en los Archivos.

Solución a la Problemática: Administración

adecuada de documentos y archivos,
cumplimiento de las normas sobre archivo,
capacitación del personal.
Dificultades para una práctica
normalizada:

▪Complejidad orgánica de la Administración.

▪Falta de conexión de las administraciones.
▪Falta de control en la circulación de la
documentación.

Nuevos retos:
▪Necesidad de control de las series
documentales desde su creación.
▪Control de los fondos acumulados en los
archivos.
▪Interconexión de los organismos de la
Administración Central y Periférica.
 CONCEPTOS
FUNDAMENTALES
DOCUMENTO

Información registrada en cualquier soporte material

Textuales (Mecanografiado, manuscritos o impresos)
Gráficos
(Mapas, planos, fotografías)
Sonoros
(CD, cintas magnetofónicas)
Audiovisuales y Digitales
(Microfilms, películas cinematográficas, CDS, discos ópticos, Microformas digitales)
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Documentos producidos, recibidos y
conservados por personas naturales o jurídicas,
que contienen información relacionada a
las funciones desarrolladas cotidianamente.
Características:
 Son únicos
 Son objetivos
 Es un producto en relación al hecho administrativo
 No genera propiedad ni derecho de autor
 Tiene un carácter seriado.

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VALOR DEL DOCUMENTO

PRIMARIO, se refiere desde su nacimiento y tiene

como principal objetivo servir de garantía o prueba de
algo.

SECUNDARIO, es cuando los derechos y

obligaciones garantizados por testimonios escritos
prescriben.

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NIVELES DE ARCHIVOS

• ARCHIVOS DE GESTIÓN
También se le conoce como archivo de
oficina o secretarial. En este archivo
podemos encontrar documentación
producida y recibida por la misma
unidad que origino tal actividad, por
otras dependencias, como también
por otras entidades, encontrándose en
plena etapa de creación, trámite y de
uso administrativo y jurídico.
 ARCHIVO CENTRAL
Este Archivo, esta conformado por las
transferencias de los documentos, provenientes
de los archivos de gestión o periféricos, se
encuentra en una etapa de utilización con un
nivel de uso poco frecuente y conservación, ya
que su valor administrativo aún no ha prescrito.
Frecuentemente, se ubica en ambientes de la
misma entidad, con personal archivero
capacitado, como responsables de su
administración.
 DESTINO DE LOS DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa

del ciclo vital de los documentos.
CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
 EL CICLO VITAL DE DOCUMENTOS Y SU RELACIÓN CON LOS
NIVELES DE ARCHIVOS

• Los documentos del Archivo Central son de uso poco frecuente y no se

conservan más de treinta años.

• Los documentos del Archivo Histórico se conservan definitivamente.

Corresponde a los Archivos Históricos.
Para la correcta comprensión de como se decide el tiempo de
permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos.
 Rol del Archivero
Estas son las principales acciones de los archiveros:

• Dirigir el Sistema Institucional de Archivo.

• Cumplir y hacer cumplir del Reglamento del Sistema Institucional de Archivo, el Manual de Procesos
Archivístico y el Programa de Control de Documentos, para una administración y gestión archivística de
calidad en apoyo de la gestión institucional.
• Coordinar y supervisar la aplicación de los procesos archivísticos en los diferentes niveles de archivo
del Sistema.
• Supervisar el cumplimiento del Programa de Control de Documentos.
• Elaborar y presentar el Plan Anual de Archivo de acuerdo a la norma dada por el Archivo General de la
Nación.
• Realizar y actualizar los Instrumentos de gestión documental: Diagnostico situacional, el Cuadro de
clasificación Documental, Inventarios y Registro de Documentos.
• Brindar el apoyo a los Usuarios en el servicio archivístico.
• Organizar la documentación de acuerdo a lo establecido en el Cuadro de Clasificación y el Manual de
Procesos y Procedimientos de Archivo.
• Capacidad para diferenciar los documentos de archivo.
• Realizar la depuración de los documentos no archivísticos.
• Ingresar y actualizar el instrumento de descripción.
• Colaborar en la transferencia de documentos.
• Realizar los inventarios de series documentales y de eliminación.
• Atender los pedidos y solicitudes de los servicios archivísticos.
• Cumplir con el Reglamento del Sistema Institucional de Archivo.
 PROCESOS TÉCNICOS
ARCHIVISTICOS

❑ Administración de Archivos

❑ Organización Documental

❑ Descripción Documental

❑ Valoración Documental (transferencia y

eliminación)

❑ Conservación

❑ Servicios
 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

FONDO DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PLAP /00

ADMI/00

CONTROL INSTITUCIONAL IMAGEN INSTITUCIONAL

COIN/00 IMIN/00

SERIES

RECURSOS
TESORERIA HUMANOS
TESO/00
SECCIÓN

Organización
de un Fondo CONTABILIDAD ARCHIVO CENTRAL
Documental CONT/00 ARCE/00
 ARCHIVO GENERAL FONDO
DE LA NACIÓN

Organización SECCIÓN

de un Fondo NORMAS ARCHIVÍSTICAS

Documental
SERIE

SUPERVISIONES

PIEZAS DOCUMENTALES.

OFICIO INFORME DIAGNÓSTICO OFICIO

FUNCIÓN: Supervisar los archivos integrantes del SNA

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PARA LA CORRECTA COMPRENSIÓN DE
COMO SE DECIDE EL TIEMPO DE
PERMANENCIA DE LOS DOCUMENTOS EN
LOS DIFERENTES NIVELES DE ARCHIVOS, SE
DEBE ELABORAR …….

Tabla de Retención Documental: “La

Tabla de Retención Documental es un
listado de las Series Documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.”
EVALUACIÓN

Eliminación de Documentos
 ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Es responsable de la identificación,
descripción, conservación, acceso,
separación del material no archivístico y
remisión de los documentos archivísticos
(transferencia) al siguiente archivo de
acuerdo a su ciclo vital.
Es el archivo encargado de planificar,
organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar,
controlar los procesos, procedimientos y las
actividades archivísticas a nivel institucional.
Es el archivo encargado de planificar,
organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar,
controlar los procesos, procedimientos y las
actividades archivísticas a nivel
desconcentrado.
ALCANCES SOBRE LOS PROCESOS TÉCNICOS:
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
 IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

FONDO DOCUMENTAL:
Conjunto de documento producidos por todos y cada uno
de los órganos generadores de documentos, que
conforman la estructura orgánica de una institución.
SECCIÓN:
Cada una de las divisiones del fondo que pueden
corresponder a una parte de un fondo:
• SECCIÓN LEGAL.
• SECCIÓN FINANCIERA
SERIE
• Conjunto de documentos producidos por un órgano en
el desarrollo de una misma actividad administrativa,
regulado por la misma norma jurídica y/o
procedimiento.
• Tiene características comunes, un mismo asunto.
 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Se aplica en todos los documentos archivísticos,

independientemente de su soporte o medio físico.
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA VIGENTE
Legislación Archivística Peruana

Expositor: Rogger M. Gallardo Kruger

Agenda
1. Leyes generales.
2. Sistema Nacional de Archivos.
3. Directivas del Sistema Nacional de Archivos.
4. Principales instrumentos de Gestión Archivística.

Tiempo: 60 minutos.
Leyes generales
Archivística

“el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas

concernientes a las funciones de los archivos”.
Consejo Internacional de Archivos (1988)

“la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su

conservación y organización y los medios para su utilización”.
Antonia Heredia (1991)

“Ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de

aquéllos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la
metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y
servicio de los documentos y de los Archivos.”
Antonia Heredia (2011)
Leyes generales
Archivística
“[…]se deduce que la Archivística posee dos campos de actuación, el de la teoría y
el de la práctica […]:
• La teoría archivística: que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de
actuación y su metodología, para la consecución de sus fines.
• La práctica archivística: compuesta por las técnicas y procedimientos empleados
para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.”
Cruz Mundet (2011)

“Ciencia que estudia los principios y procedimientos metodológicos y técnicos de la

gestión, organización, preservación y comunicación de los documentos de archivo desde
su producción, con el objetivo de racionalizar la gestión documental de las organizaciones
y garantizar los derechos, intereses y memoria de las personas jurídicas y físicas..”
Foro Iberoamericano de Evaluación de Documentos (2013)
Leyes generales

Archivística

“Disciplina que apoya la metodología y práctica de la

valoración, adquisición, autenticación, preservación y
acceso a los materiales documentales archivados.”

Proyecto InterPARES (2014)

Leyes generales | base
Constitución Política del Perú
Articulo 2, inciso 5
Toda persona tiene derecho a: […]
A solicitar sin expresión de causa la información
que requiera y a recibirla de cualquier entidad
pública, en el plazo legal, con el costo que
suponga el pedido. Se exceptúan las
informaciones que afectan la intimidad personal
y las que expresamente se excluyan por ley o por
razones de seguridad nacional.
Artículo 21
Los yacimientos y restos arqueológicos,
construcciones, monumentos, lugares, documentos
bibliográficos y de archivo, objetos artísticos y
testimonios de valor histórico, expresamente
declarados bienes culturales, y provisionalmente los
que se presumen como tales, son patrimonio cultural
de la Nación, independientemente de su condición
de propiedad privada o pública. Están protegidos por
el Estado.
Leyes generales | base
Decreto Ley N° 19414
(1972)
Es de utilidad pública la
defensa, conservación e
incremento del patrimonio
documental
Reglamento
Decreto Supremo N° 022-75-ED
Patrimonio documental de la Nación.
Transferencia de documentos y
expedientes
Traslado de archivos y documentos
Documentos de particulares
Salida del país de documentos
Conservación y eliminación
Ley N° 25323
(1991)
Crean el Sistema Nacional
de Archivos
Reglamento
Decreto Supremo N° 008-92-JUS
Fines y funciones del SNA
Conformación del SNA
Funciones del AGN
Órganos consultivos
Archivos regionales
Archivos públicos
Obligaciones
Faltas y sanciones
Accesibilidad de la información
Ley N° 28296
(2004)
Ley General del Patrimonio
Cultural de la Nación
Reglamento
Decreto Supremo N° 011-2006-ED
Entes rectores
Declaración de bienes culturales
Transferencia de bienes culturales
Registro nacional de bienes
Bienes culturales inmuebles
Bienes culturales muebles
Patrimonio cultural archivístico (Art. 69 y 70)
Infracciones y sanciones
Difusión y promoción
Leyes generales | conexas
Ley N° 27444
(2001)
Ley del Procedimiento Administrativo General
Texto Único Ordenado
Decreto Supremo N° 004-2019-JUS
Principio de presunción de veracidad
Principio de acceso permanente
Forma de los actos administrativos
Procedimiento administrativo electrónico
Expediente electrónico
Valor de documentos públicos y privados
Deberes de las autoridades en los procedimientos
Requisitos de los escritos
Copias de escritos
Recepción documental
Presentación mediante correo certificado
Régimen de fedatarios
Potestad administrativa para autenticar actos propios
Regla de expediente único
Información documental
Presentación externa de expedientes
Intangibilidad del expediente
Medidas de seguridad documental
Acceso al expediente
Ley N° 27269
(2000)
Ley de firmas y certificados digitales
Reglamento
Decreto Supremo N° 052-2008-PCM
Validez y eficacia de la firma digital
Documentos firmados digitalmente como medio de prueba
Conservación de documentos electrónicos
Principios generales de acceso a los servicios públicos
electrónicos seguros
Garantías para el acceso de los ciudadanos a los servicios
públicos electrónicos seguros
Implementación de los procedimientos y trámites
administrativos por medios electrónicos seguros
Elementos de los Centros de Acceso Ciudadanos
Intercambio de documentos electrónicos por medios
seguros
Cooperación de información entre las entidades de la
Administración Pública
Leyes generales | conexas
Ley N° 27806 Ley N° 29733
(2002) (2011)

Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Ley de protección de datos personales

Texto Único Ordenado

Decreto Supremo N° 021-2019-JUS Reglamento
Reglamento Decreto Supremo N° 003-2013-JUS
Decreto Supremo N° 072-2003-PCM

Información de acceso público

Acceso directo
Excepciones al ejercicio del derecho Seguridad para el tratamiento de la información digital.
Conservación de la información Conservación, respaldo y recuperación de los datos
personales.
Gestión especializada de la información
Transferencia lógica o electrónica de los datos personales.
Aplicación de las normas del Sistema Nacional de
Almacenamiento de documentación no automatizada.
Archivos
Digitalización de documentos e información Copia o reproducción
Gratuidad de la búsqueda en los archivos Acceso a la documentación
Traslado de documentación no automatizada.
Obligación de búsqueda de información extraviada y de
comunicación de resultados Prestaciones de servicios sin acceso a datos personales
Funcionario o servidor poseedor de la información
Información contenida en correos electrónicos
Leyes generales | conexas
Decreto Legislativo N° 1412
(2018)

Ley de Gobierno Digital

Reglamento
Decreto Supremo N° 029-2021-PCM

Proveedores Públicos de Servicios Digitales

Estructura funcional de la Plataforma Digital GOB.PE
Documento electrónico
Código de verificación digital
Representación imprimible
Exámenes y auditorías
Expediente electrónico
Estructura del expediente electrónico
Número o código único de identificación
Índice Digital
Generación del Índice Digital
Metadatos del expediente electrónico
Obtención de copias del expediente electrónico
Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano
Recepción de documentos en original y/o copia vía canal digital
Digitalización de documentos en soporte papel presentados en las unidades de recepción documental
Documento archivístico digital
Repositorio archivístico digital institucional
Repositorio archivístico digital nacional
Normas y políticas para la gestión archivística digital
Sistema Nacional de Archivos
Sistema

“Complejo de elementos en interacción, ordenada (no fortuita)”

Bertalanffy (1976)

“Un Sistema Institucional de Archivos (SIA) involucra a toda la organización y

por supuesto el jefe del AC será quien se encargue de su conducción. El éxito
de su funcionamiento no solo depende del jefe del AC sino de todos los
miembros de la organización.”
Aida Mendoza (2015)

“Conjunto complejo de elementos en interacción, de naturaleza ordenada y en

ningún caso de carácter fortuito. […] Un sistema no es el resultado de la suma
de diferentes partes aisladas, sino una construcción armónica, especialmente
de los principios de interacción y totalidad.”
Ramón Alberch (2021)
Sistema Nacional de Archivos
Sistema de acuerdo con la Ley N° 29158
Titulo V

[…] conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos mediante los

cuales se organizan las actividades de la Administración Pública que requieren ser
realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos
Constitucionales y los niveles de Gobierno.

Dos tipos:
1. Sistemas Funcionales, que aseguran el cumplimiento de políticas públicas que requieren
la participación de todas o varias entidades del Estado.
2. Sistemas Administrativos, que regulan la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública

Ente rector:
[…] autoridad técnico-normativa a nivel nacional; dicta las normas y establece los
procedimientos relacionados con su ámbito; coordina su operación técnica y es
responsable de su correcto funcionamiento […]
Sistema Nacional de Archivos
Ley N° 25323 y su reglamento
Integra a las Entidades e Instituciones de carácter público, que realizan funciones de archivos en
el ámbito Nacional para alcanzar objetivos en la defensa, conservación, organización y servicio
del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios, normas, técnicas y métodos de
archivos.

Archivo General
de la Nación

Comisión Técnica de
Archivos

Archivos Privados
Archivos Archivos Públicos
con información de
Regionales (24) interés público (art. 2
del DL 19414)

Comisión Técnica
Regional de Archivos
Sistema Nacional de Archivos
Fines
1. Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicos
integrándolos al Sistema Nacional de Archivos;
2. Propiciar el desarrollo nacional a través de la defensa, conservación, organización y servicio
del Patrimonio Documental de la Nación como fuente esencial de información; y,
3. Promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos del país.

Funciones
1. Definir políticas y emitir normas sobre la protección y defensa del Patrimonio Documental de
la Nación;
2. Contribuir a optimizar la gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional,
permitiendo la oportuna toma de decisiones;
3. Promover y participar en el fomento de la identidad nacional, a través del Patrimonio
Documental de la Nación; y,
4. Propender a la adopción de las normas que aseguren la uniformidad y ejecución de los
procesos técnicos archivísticos de la República.
Sistema Nacional de Archivos
Funciones del Archivo General de la Nación

1. Ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Archivos.

2. Proponer la política nacional en materia archivística y supervisar y evaluar su cumplimiento.
3. Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
4. Normar y racionalizar la producción administrativa y eliminación de documentos en la Administración pública

• a nivel nacional.
5. Supervisar y dar seguimiento a la aplicación de la normatividad de los procesos técnicos del Sistema Nacional de Archivos.
6. Calificar, acopiar, conservar, organizar, describir y servir la documentación histórica con valor permanente y trascendente para la
Nación y la documentación proveniente de la administración pública central, con sujeción a la legislación sobre la materia.
7. Identificar, inventariar, inscribir, registrar, investigar, proteger, conservar, difundir, y promover los bienes integrantes del Patrimonio
Cultural de la Nación de su competencia.
8. Proponer las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la Nación y efectuar los servicios de restauración y reprografía
de documentos a nivel nacional.
9. Promover, apoyar y efectuar la formación profesional y capacitación especializada en archivística.
10. Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre archivos y documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a
Ley.
11. Absolver consultas y emitir opinión técnica vinculante en las materias de su competencia.
12. Otras funciones que le sean asignadas por ley.

Ley N° 25323 y su reglamento

Decreto Supremo N° 005-2018-MC

Sistema Nacional de Archivos
Funciones del Archivo Regional
1. Organizar y promover el funcionamiento de los Archivos Regionales y Subregionales;
2. Impulsar la capacitación e investigación archivística en la Región;
3. Adecuar y aplicar las normas y políticas que emite el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos en el
ámbito de su jurisdicción;
4. Planificar, dirigir, conducir y evaluar las actividades archivísticas de su jurisdicción;
5. Sistematizar y uniformar la producción y administración de documentos públicos dentro del ámbito regional
en concordancia con las normas nacionales;
6. Brindar un eficiente servicio de información archivística a la investigación científica y cultural;
7. Proponer al Gobierno Regional la creación de archivos subregionales, cuando así lo requieran las Regiones
y supervisar su funcionamiento;
8. Aprobar el Plan Regional de Archivos;
9. Asesorar y supervisar la organización y funcionamiento de los archivos administrativos de las reparticiones y
dependencias públicas de la Región;
10. Autorizar el traslado total o parcial de los documentos de los archivos subregionales, con la opinión de la
Comisión Técnica Regional de Archivos;
11. Autorizar la eliminación de documentos declarados innecesarios pertenecientes a las entidades
conformantes del Sistema, previa opinión favorable de la Comisión Técnica Regional de Archivos y con
conocimientos de la Comisión Técnica Nacional de Archivos; y,
12. Efectuar los servicios de restauración y reprografía de los documentos que custodia.
Sistema Nacional de Archivos
Conformación y obligaciones de los Archivos Públicos

Los Archivos Públicos están integrados por los archivos pertenecientes a:

1. Los poderes del Estado,
2. Entes autónomos,
3. Ministerios,
4. Instituciones públicas descentralizadas,
5. Empresas estatales de derecho público y privado,
6. Empresas mixtas con participación accionaria del Estado,
7. Gobierno Regionales,
8. Gobiernos Locales y
9. Las Notarías.

La relación de los Archivos Públicos con el Sistema Nacional de Archivos es:

a. de carácter técnico-normativo,
b. de asesoramiento,
c. de supervisión y
d. de control.
Sistema Nacional de Archivos

Conformación y obligaciones de los Archivos

comprendidos
en el Artículo 2 del D.L. N° 19414

Artículo 2.- El Patrimonio Documental de la Nación está constituido por la

Documentación existente en los archivos de todas las reparticiones y organismos del
Sector Público Nacional; en los archivos históricos notariales, eclesiásticos, parroquiales
y de conventos, en los archivos particulares y en general por el material documental, aún
de origen privado, que sirva de fuente de información para estudios históricos y del
desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación.
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
¿Una directiva? ¿Una norma? ¿Una política pública? ¿Qué
es una política?
Un plan para alcanzar un objetivo de interés público, que a su vez, será implementada por
programas y otros instrumentos. (Banco Mundial, 2010)
Definen los objetivos prioritarios, los lineamientos, los contenidos principales de las
políticas públicas, los estándares nacionales de cumplimiento y la provisión de servicios
que deben ser alcanzados y supervisados para asegurar el normal desarrollo de las
actividades públicas y privadas. (articulo 8.2 del Reglamento que regula las Políticas Nacionales – DS N° 029-2018-
PCM)

Las políticas públicas constituyen un instrumento de toma de decisiones en el campo

de la ciencia política y administrativa. (Mendoza, 2004)
Las políticas públicas tienen la tendencia a ser comprendidas como el «Estado en acción»,
es decir, el Estado implantando un proyecto de gobierno. Se trata de acciones
procedentes de una autoridad dotada de poder político y de legitimidad gubernamental que
afecta a uno o más sectores de la sociedad. (Jardim, 2010)
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
¿Por qué necesitamos normas o legislación y políticas?

[…] la Administración Pública, al emitir actos administrativos –que por definición, generan
efectos específicos, aplicables a un conjunto definido de administrados– debe adecuarse a
las normas reglamentarias de carácter general. Estas últimas evidentemente deben de
complementar debidamente la norma legal que les da sustento, cumpliendo con
reglamentarla de manera adecuada, en el caso de los llamados reglamentos ejecutivos.
(Guzmán, 2015)

La legislación archivística suministra elementos reguladores a la política archivística, pero

no es en sí misma una política. (Jardim, 2010)

La existencia de la ley no garantiza su aplicación […]. La legislación no puede

confundirse con la acción concreta. (Couture, 1998)
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[…] las normas no se hacen solas. Para que existan normas, y sean
reconocidas como tal, es necesario que exista un organismo o institución
normalizadora […]. (Bustelo, 2021)

Reconocimiento de su
Recursos
autoridad

Archivo General de la Nación

Directivas del Sistema Nacional de Archivos

Sistema Nacional de Archivos

Archivo General de la Nación

3
15 normas 3 guías 1 manual 1 protocolo
reglamentos
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Directiva N° 02-2008-AGN/DNAH-DC, Prevención de siniestros por incendio en archivos

.
Directiva N° 001-2018-AGN/DAI, Norma para la eliminación de documentos de archivo del sector público

Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA, Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas.

Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA, Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas

Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA, Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública

Directiva N° 009-2019-AGN/DDPA, Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Pública

Directiva N° 011-2019-AGN/DDPA, Norma para Ia Descripción Archivística en la Entidad Pública

Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA, Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública

Directiva Nº 001-2019-AGN/DC, Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública

Directiva N° 007-2019-AGN/DDPA, Directiva Para la Supervisión en Archivos de las Entidades Públicas

Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA, Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector
público
Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA, Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas

Directiva N° 01-2020-AGN/DDPA, Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública

Directiva N° 002-2020-AGN/DDPA, Directiva que aprueba lineamientos de prevención, seguridad y actuación en cumplimiento de las normas
del sistema nacional de archivos
Directiva N° 001-2019-AGN/DAN, Servicio de publicidad de los Archivos Notariales que brinda la Dirección de Archivo Notarial del Archivo
General de la Nación
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Norma para la Administración de Archivos en la

Entidad Pública

Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 09-2019-

AGN/DDPA

Establecer las directrices que deberán aplicarse para la estructura de un sistema

de archivos idóneo y adecuado a las normas de obligatorio cumplimiento del
Sistema Nacional de Archivos.

Establecimiento Marco de
Responsabilidad Integración del Enfoque del Conformación Roles de los
de un Archivo actuación de los
del titular de la CIM funcionamiento del Sistema de Archivos
Central en la tipos/niveles de
entidad pública. Archivos
entidad. Archivos
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Normas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo archivístico

de las entidades públicas

Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/DDPA, que aprueba la Directiva N° 001-

2019-AGN/DDPA

Disponer de un instrumento de gestión que permita desarrollar óptimamente las

actividades archivísticas en la Entidad Pública.

Responsabilidad
Formulación del Elaboración de
del Archivo Central PATA
Articulación del Elaboración del Facultad del AGN consolidado de
o Desconcentrado
PATA con el POI PATA para supervisar Etapa de ejecución Actividades
sobre la
de la entidad programadas y
elaboración del Etapa de evaluación ejecutadas
PATA
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Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las

entidades públicas

Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN-J que aprueba la Directiva N° 006-2019-

AGN/DDPA

Orientar la acción de foliación y mantener la integridad del documento archivístico

en las entidades públicas.

Define la
responsabilidad Responsabilidad y Acciones
del Archivo Definición de la Características de Rectificación de
derechos de la generales para Incorporación y
Central para los documentos
foliación de entidad sobre sus
que deben ser los documentos retiro de folios
efectuar el parámetros de foliar un
documentos foliados foliados
cumplimiento de la foliación documento
directiva.
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Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la

Entidad Pública

Resolución Jefatural Nº 180-2019-AGN/SG - Aprueba la Directiva N°10-2019-

AGN/DDPA

Establecer las pautas y recomendaciones para la correcta organización de

documentos archivísticos en las Entidades Públicas

Etapas de la
El Archivo Central organización:
tiene Agrupaciones Cuadro de
Responsabilidad responsabilidad Principios Documento documentales identificación,
del titular de la para gestionar la archivísticos archivístico
clasificación, Clasificación de
Unidad ordenación y
entidad pública organización de documental Fondo – CCF
asignación de
documentos signatura
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Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública

Resolución Jefatural Nº 214-2019-AGN/J, que a prueba la Directiva Nº 012 -2019

Establecer las pautas y procedimientos para la valoración documental y

elaboración del Programa de Control de Documentos Archivístico

Responsabilidad Sobre el
Responsabilidad
del Archivo Factores para Valores de los Programa de
del titular de la Central para la Sobre la Sobre el Comité
considerar en la Control de
entidad sobre el valoración de la Valoración
valoración documentos Evaluador de
Documentos
cumplimiento de series documental archivísticos Documentos
documental Archivísticos -
la directiva documentales
PCDA
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Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública

Resolución Jefatural Nº 213- AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 011 -2019

Establecer pautas y recomendaciones para que la descripción archivística permita

el acceso, recuperación y control adecuado de los documentos archivísticos y la
información contenida en ellos

Responsabilidad Responsabilidad del Sobre los

Sobre la definición Sobre los
del titular de la Archivo Central para Sobre el Programa
y estructura de la elementos de instrumentos de
entidad sobre el la conducción de la de Descripción
cumplimiento de la implementación de la descripción Descripción Descripción archivística
directiva. archivística archivística archivística
directiva
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las
entidades públicas

Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 002-2019-

AGN/DDPA

Establecer disposiciones que permitan garantizar una transferencia uniforme del

acervo documental y asegurar la conservación e integridad del Patrimonio
Documental de la Nación
Condiciones del
Responsabilidad Responsabilidad del documento
Competencias de Responsables para
del titular de la Archivo de Gestión y archivístico para la
entidad sobre el Central para la
los archivos para la la ejecución de las Cronograma Anual
transferencia de transferencias de Transferencia. transferencia
cumplimiento de la transferencia de
documentos documentos documentales Etapas de la
directiva
transferencia
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector
Publico

Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J que aprueba la Directiva N° 001-2018-

AGN/DAI

Garantizar la eliminación de documentos innecesarios en los archivos de las

entidades del sector público, y descongestionar de manera eficiente y progresiva
los repositorios de los archivos
Responsabilidad
del AGN como El Archivo Central Responsabilidad procedimiento
como conductor de la Comisión procedimiento
único competente
de la Propuesta Técnica de Principios de para entidades Evaluación del
para autorizar la eliminación de general de que cuentan con
eliminación de los de Eliminación, en Archivos para expediente
conjunto con el emitir opinión en documentos eliminación . un PCDA y sin
documentos de
archivo CED última instancia PCDA
Directivas del Sistema Nacional de Archivos

Norma para Servicios archivísticos en la Entidad Pública

Resolución Jefatural Nº 10-2020-AGN/J, que a prueba la Directiva Nº 01-2020

Establecer las normas y pautas generales que permitan el acceso, préstamo,

consulta y reproducción del documento archivístico y así una eficiente atención al
ciudadano

Responsabilidad Características del

Responsabilidad del titular de cada Modalidades del
Responsabilidad del Archivo servicio servicio archivístico: Directiva o
Central para
unidad Definición del archivístico Manual de
del titular para el organizacional reprografía, referencia,
establecer y servicio ofrecido consulta y préstamo
cumplimiento de la sobre el servicio Servicios
directiva. ofrecer sus archivístico Condiciones del de documentos
servicios
que brinda en su Archivísticos
servicio archivístico. archivísticos.
Archivo
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Norma para la Conservación de documentos en la Entidad
Pública

Resolución Jefatural Nº 304-2019-AGN/J, que a prueba la Directiva Nº 01-2019

Establecer las normas y recomendaciones para disponer de acciones preventivas

y correctivas para la conservación del documento archivístico de la entidad pública

Sobre la Sede o
local del Archivo
Central
Responsabilidad del
Responsabilidad Archivo Central para Contenedores y
Definición de la Especificación mobiliario. Reporte de las
del titular de la la protección y Preservación
entidad pública conservación de
conservación de sobre la actividades de
Conservación del
para cumplir la documentos, en todo documentos de restauración de soporte o medio físico digital conservación
normativa . el ciclo vital del archivo documentos
documento Control de las
condiciones
medioambientales y
biológicas
Principales instrumentos de Gestión Archivística
Instrumentos
“Instrumentos técnicos que permiten el desempeño de las
actividades archivísticas y el control de la documentación a lo
largo de su ciclo vital.”

Ramírez Deleón (2016)

Fases por las que pasa un documento de acuerdo con la finalidad que
cumple en la entidad.

Fase activa Fase semi-activa Fase histórica

Principales instrumentos de Gestión Archivística

Fases por las que pasa un documento de acuerdo con la

finalidad que cumple en la entidad.

Fase activa Fase semi-activa Fase histórica

Archivo de Gestión Archivo Archivo Archivo Histórico

Central Intermedio
Principales instrumentos de Gestión Archivística

Fases por las que pasa un documento de acuerdo con la

finalidad que cumple en la entidad.

Fase activa Fase semi-activa Fase histórica

Archivo de Gestión Archivo Archivo Archivo Histórico

Central Intermedio

Expediente - Procedimiento
Principales instrumentos de Gestión Archivística

Fase Activa Fase Semi-activa Fase Histórica

Transferencia X<30 años X>30 años

Transferencia

Archivo
Archivo de Archivo Archivo
Archivo Central Intermedio
Gestión Periférico Histórico AGN
AGN

Transferencia Transferencia
X>30 años

Expediente en
proceso /
trámite

Valor primario eliminación Valor secundario conservación

 Principales instrumentos de Gestión Archivística

Organización Valoración Descripción de Conservación Servicios

de documentos documental documentos de documentos archivísticos

Programa de Control de Programa de

Documentos Archivísticos Descripción
Cuadro de que contiene: Archivística que Directiva o Manual
contiene: Plan Anual de
Clasificación del Fichas Técnicas de
Trabajo Archivístico de Servicios
Series documentales -Inventarios
Fondo documentales
Archivísticos
Tabla de Retención de
Documentos Archivísticos
- Guías documentales
Principales instrumentos de Gestión Archivística

Organización Valoración Descripción de Conservación Servicios

de documentos documental documentos de documentos archivísticos

Programa de Control de Programa de

Documentos Archivísticos Descripción
que contiene: Archivística que
Cuadro de Fichas Técnicas de Plan Anual de Directiva o Manual
contiene:
Clasificación del Series documentales Trabajo Archivístico de Servicios
Fondo - Inventarios Archivísticos
Tabla de Retención de documentales
Documentos
Archivísticos - Guías documentales
Principales instrumentos de
Gestión Archivística
Gracias por su atención.