2. GESTIÓN COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR.

11.09. Objetivos de la Gestión de Compras.

11.10. Organización de las Compras. Diagramas de Contexto de Compras.

11.11. Modalidades y Condiciones de las Compras Locales.

11.12. Modalidades y Condiciones de las Importaciones.

11.13. Políticas de Compras.

11.14. NIC – NIIF. Asientos en Contabilidad.

11.15. Información a SUNAT

 GESTIÓN COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR.
11.09. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COMPRAS.

La gestión de compras es un componente crucial de la cadena de suministro y tiene un

impacto significativo en la eficiencia y rentabilidad de una empresa. Los objetivos de la gestión
de compras van más allá de simplemente adquirir productos o servicios; también se centran en
optimizar costos, garantizar la calidad, y establecer relaciones sólidas con proveedores. Aquí
hay algunos objetivos clave de la gestión de compras:

1. Optimización de Costos:

- Reducir los costos de adquisición de productos o servicios a través de negociaciones

efectivas, búsqueda de proveedores competitivos y aprovechamiento de economías de escala.

2. Asegurar la Calidad de los Productos/Servicios:

- Garantizar que los productos o servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad
establecidos por la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes y mantener la
integridad de la marca.

3. Mejora de la Eficiencia Operativa:

- Agilizar los procesos de adquisición para reducir los tiempos de entrega y asegurar que los
productos o servicios estén disponibles cuando se necesiten.

4. Gestión del Riesgo:

- Identificar y mitigar los riesgos asociados con la adquisición, como fluctuaciones en los
precios de los insumos, interrupciones en la cadena de suministro o problemas de calidad.

5. Desarrollo y Gestión de Proveedores:

- Establecer relaciones sólidas con proveedores confiables y colaborar con ellos para mejorar
la eficiencia, calidad y costo de los productos o servicios.

6. Cumplimiento Normativo:

- Garantizar que todas las transacciones de compras cumplan con las normativas y
regulaciones locales e internacionales, así como con las políticas internas de la empresa.

7. Innovación en la Cadena de Suministro:

- Buscar continuamente nuevas formas de mejorar la cadena de suministro a través de la

introducción de nuevas tecnologías, procesos innovadores y mejores prácticas.

8. Sostenibilidad y Responsabilidad Social Empresarial:

- Considerar y promover prácticas sostenibles en la gestión de compras, como la compra de

productos ecológicos, la reducción de residuos y el cumplimiento de estándares éticos y
sociales.

9. Optimización de Inventario:
 - Mantener un equilibrio adecuado en los niveles de inventario para evitar la escasez o el
exceso de existencias, optimizando así los costos y mejorando la eficiencia operativa.

10. Negociación Efectiva:

- Desarrollar habilidades de negociación para obtener condiciones más favorables en

términos de precios, plazos de pago y otros aspectos contractuales.

11. Mejora Continua:

- Implementar procesos de mejora continua para identificar oportunidades de eficiencia,

reducción de costos y optimización de la cadena de suministro.

Al alinear la gestión de compras con estos objetivos, las empresas pueden mejorar
significativamente su rendimiento operativo, reducir costos, garantizar la calidad de los
productos y fortalecer sus relaciones con proveedores, lo que contribuye al éxito general del
negocio.
11.10. ORGANIZACIÓN DE LAS COMPRAS. DIAGRAMAS DE CONTEXTO DE COMPRAS.

La organización de las compras en una empresa puede variar según su tamaño, industria y
estructura organizativa. Sin embargo, en términos generales, la función de compras involucra
la adquisición de bienes y servicios necesarios para la operación de la empresa. Aquí hay un
ejemplo simplificado de un diagrama de contexto para la función de compras:

DIAGRAMA DE CONTEXTO DE COMPRAS:

1. Entidades Externas:

- Proveedores: Entidades externas que suministran bienes o servicios a la empresa.

- Sistema de Contabilidad: Para registrar transacciones y costos asociados con las compras.

2. Proceso de Compras:

- Identificación de Necesidades: Los departamentos internos identifican las necesidades de

bienes o servicios.

- Solicitud de Cotizaciones (RFQ): Se emiten solicitudes de cotizaciones a proveedores

potenciales.

- Evaluación de Cotizaciones: Se revisan y evalúan las cotizaciones recibidas.

- Selección de Proveedor: Se elige al proveedor más adecuado en función de diversos

factores, como costo, calidad y plazos de entrega.

3. Transacciones de Compras:

- Generación de Orden de Compra (PO): Se emite una orden de compra formal al proveedor
seleccionado.

- Recepción de Mercancías o Servicios: Se registra la recepción de los bienes o servicios.

- Facturación y Pago: Se procesa la factura del proveedor y se realiza el pago de acuerdo con
los términos acordados.

4. Información de Apoyo:

- Sistema de Gestión de Inventarios: Para mantener un registro actualizado de los niveles de

inventario.

- Sistema de Gestión de Proveedores: Para almacenar información sobre proveedores y

evaluar su rendimiento.

5. Resultados:

- Abastecimiento Eficiente: Asegurar la disponibilidad oportuna de bienes y servicios.

- Optimización de Costos: Lograr acuerdos que optimicen los costos para la empresa.

- Relaciones con Proveedores: Desarrollar y mantener relaciones sólidas con proveedores.

Diseñar Diagrama de Compras

ROLES CLAVE:

- Departamento de Compras: Responsable de coordinar todo el proceso de compras, desde la

identificación de necesidades hasta la selección y gestión de proveedores.

- Departamentos Internos (Usuarios): Identifican las necesidades de bienes o servicios y

colaboran con el departamento de compras en el proceso de toma de decisiones.

- Proveedores: Suministran bienes o servicios a la empresa.

- Sistema de Contabilidad: Registra y realiza seguimiento de todas las transacciones financieras

asociadas con las compras.

Este diagrama proporciona una visión general de cómo se relacionan las diferentes entidades y
procesos dentro de la función de compras. Es importante adaptar este tipo de diagrama a la
estructura y procesos específicos de cada empresa. Además, la implementación de sistemas
tecnológicos, como sistemas de gestión de compras, puede facilitar y optimizar aún más estos
procesos.
11.11. MODALIDADES Y CONDICIONES DE LAS COMPRAS LOCALES.

Las modalidades y condiciones de las compras locales pueden variar según la naturaleza de los
bienes o servicios que se estén adquiriendo, así como las políticas y prácticas específicas de la
empresa. A continuación, se presentan algunas modalidades y condiciones comunes asociadas
con las compras locales:

MODALIDADES DE COMPRAS LOCALES:

1. Compras Directas:

- Adquisición de bienes o servicios directamente de un proveedor local sin intermediarios.

Este método se utiliza para transacciones simples y de bajo valor.

2. Compras por Licitación:

- Se invita a múltiples proveedores locales a presentar ofertas competitivas para suministrar

bienes o servicios. Se selecciona el proveedor basándose en criterios predefinidos.

3. Compras por Contrato Marco:

- Se establece un acuerdo a largo plazo con un proveedor local para suministrar bienes o
servicios durante un período determinado. Los términos y condiciones se negocian
inicialmente, y las transacciones se realizan conforme a esos términos a lo largo del tiempo.

4. Compras por Subasta:

- Los proveedores compiten en una subasta para proporcionar bienes o servicios. La oferta
más baja o la oferta que cumple con ciertos criterios predefinidos gana la adjudicación.

5. Compras Electrónicas:

- Utilización de plataformas en línea o sistemas electrónicos para realizar transacciones de

compras con proveedores locales. Esto puede incluir subastas electrónicas, solicitudes de
cotizaciones en línea, etc.

CONDICIONES COMUNES DE COMPRAS LOCALES:

1. Plazos de Pago:

- Especificación de los plazos en los cuales se realizarán los pagos a los proveedores. Pueden
ser términos de pago estándar o acuerdos especiales negociados.

2. Condiciones de Entrega:

- Especificación de los términos y condiciones de entrega de los bienes o servicios,

incluyendo el lugar de entrega, el método de transporte, y quién asume los costos asociados.

3. Garantías y Devoluciones:

- Establecimiento de políticas y condiciones relacionadas con garantías de productos y

procesos para devoluciones en caso de productos defectuosos o insatisfactorios.
4. Calidad y Especificaciones:

- Definición clara de los estándares de calidad y especificaciones técnicas que deben cumplir
los bienes o servicios adquiridos.

5. Normativas Legales y Cumplimiento:

- Garantizar que todas las transacciones de compra cumplan con las leyes y regulaciones
locales, incluyendo normativas fiscales y laborales.

6. Confidencialidad y Propiedad Intelectual:

- Establecimiento de condiciones de confidencialidad y protección de la propiedad intelectual

cuando sea aplicable.

7. Seguro:

- Determinación de quién es responsable del seguro durante el transporte y entrega de los

bienes o servicios.

8. Evaluación de Proveedores:

- Establecimiento de procesos para evaluar y medir el desempeño de los proveedores en

términos de calidad, puntualidad y otros criterios relevantes.

Es importante que las empresas definan claramente estas modalidades y condiciones en sus
procesos de compras locales, y que se comuniquen de manera efectiva con los proveedores
para garantizar una relación de negocios exitosa y sostenible. La transparencia y la
comunicación abierta son fundamentales para establecer relaciones sólidas con los
proveedores locales.
11.12. MODALIDADES Y CONDICIONES DE LAS IMPORTACIONES.

Las modalidades y condiciones de las importaciones pueden variar significativamente según la

naturaleza de los bienes, la relación con el proveedor extranjero y las regulaciones aduaneras
del país importador. Modalidades y condiciones comunes asociadas con las importaciones:

MODALIDADES DE IMPORTACIONES:

1. Importación Directa:

- La empresa importadora realiza directamente la adquisición de bienes o servicios del

proveedor extranjero.

2. Importación por Intermediarios:

- Se utiliza un intermediario, como un agente aduanal o un intermediario logístico, para

facilitar el proceso de importación.

3. Importación por Distribuidores o Representantes:

- Los bienes son importados por un distribuidor local o un representante autorizado del
proveedor extranjero.

4. Importación por Consignación:

- El proveedor extranjero envía los bienes a la empresa importadora, pero esta última no
realiza el pago hasta que los bienes han sido vendidos o utilizados.

5. Importación por Contrato de Compra:

- Se establece un contrato de compra con un proveedor extranjero para la adquisición de

bienes o servicios. Los términos y condiciones son acordados antes de la importación.

6. Importación Temporal:

- Los bienes son importados con la intención de ser utilizados por un período específico y
luego exportados nuevamente.

7. Importación por Muestras:

- Importación de bienes o productos como muestras para evaluación y prueba antes de

realizar una compra a gran escala.

CONDICIONES COMUNES DE IMPORTACIONES:

1. Aranceles y Derechos de Aduana:

- Determinación de los aranceles y derechos de aduana aplicables a los bienes importados.

2. Documentación Aduanera:
 - Cumplimiento de la documentación requerida por las autoridades aduaneras, que puede
incluir la factura comercial, conocimientos de embarque, certificados de origen, entre otros.

3. Incoterms:

- Especificación de los términos comerciales, como los Incoterms, que definen las
responsabilidades y costos relacionados con el transporte y la entrega de los bienes.

4. Condiciones de Pago:

- Establecimiento de los términos de pago, que pueden incluir el pago por adelantado, carta
de crédito, pago a la vista, entre otros.

5. Seguro de Carga:

- Determinación de quién es responsable del seguro durante el transporte de los bienes

importados.

6. Normativas y Certificaciones:

- Cumplimiento de las normativas y certificaciones locales, como estándares de calidad,

seguridad y salud.

7. Inspecciones y Permisos:

- Obtención de los permisos necesarios y cumplimiento de las inspecciones requeridas por las
autoridades locales.

8. Moneda de Transacción:

- Determinación de la moneda en la que se realizarán las transacciones, considerando

posibles fluctuaciones cambiarias.

9. Gestión de Inventarios:

- Planificación y gestión de inventarios para asegurar la disponibilidad oportuna de los bienes

importados.

10. Evaluación de Riesgos:

- Identificación y mitigación de riesgos asociados con la importación, como problemas

aduaneros, retrasos en el transporte, etc.

La gestión efectiva de las importaciones requiere un conocimiento profundo de las

regulaciones locales e internacionales, así como una planificación cuidadosa de los aspectos
logísticos y financieros. La transparencia en las transacciones y la comunicación efectiva con
los proveedores extranjeros son esenciales para el éxito en las importaciones.
11.13. POLÍTICAS DE COMPRAS.

Las políticas de compras son un conjunto de directrices y reglas establecidas por una empresa
para guiar y estandarizar el proceso de adquisición de bienes y servicios. Estas políticas son
esenciales para garantizar la transparencia, eficiencia y conformidad con los objetivos
estratégicos de la organización. Elementos comunes que suelen incluirse en las políticas de
compras:

1. Autoridad y Responsabilidades:

- Definición de las responsabilidades y autoridades de los distintos roles involucrados en el

proceso de compras, incluyendo aprobaciones y límites de gasto.

2. Procedimientos de Compras:

- Establecimiento de procedimientos detallados para la solicitud, aprobación y ejecución de

compras, asegurando un flujo de trabajo eficiente y cumplimiento normativo.

3. Selección de Proveedores:

- Criterios y procedimientos para la selección de proveedores, incluyendo evaluaciones de

desempeño, análisis de riesgos y métodos de evaluación.

4. Competencia y Transparencia:

- Promoción de la competencia y transparencia en el proceso de adquisición, evitando

prácticas monopolísticas y favoreciendo la igualdad de oportunidades para los proveedores.

5. Contratos y Acuerdos:

- Establecimiento de políticas para la redacción, negociación y firma de contratos y acuerdos

con proveedores, incluyendo términos y condiciones específicas.

6. Gestión de Riesgos:

- Identificación y gestión de riesgos asociados con las compras, como riesgos de suministro,
fluctuaciones de precios y problemas de calidad.

7. Ética y Cumplimiento Normativo:

- Adhesión a prácticas éticas y cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas con las
compras, incluyendo normativas fiscales, laborales y medioambientales.

8. Política de Calidad:

- Establecimiento de estándares de calidad para los bienes y servicios adquiridos, asegurando

que cumplan con los requisitos especificados.

9. Condiciones de Pago:

- Definición de las condiciones de pago, incluyendo plazos y métodos de pago, de acuerdo

con las prácticas comerciales y las necesidades de liquidez de la empresa.

10. Sostenibilidad:
 - Integración de criterios de sostenibilidad en las decisiones de compras, considerando
factores ambientales, sociales y éticos.

11. Gestión de Inventarios:

- Políticas relacionadas con la gestión de inventarios, incluyendo niveles de inventario

óptimos, seguimiento y rotación.

12. Uso de Tecnología:

- Integración de tecnologías y herramientas de gestión de compras para mejorar la eficiencia

y la precisión en el proceso.

13. Actualización y Revisión:

- Establecimiento de un proceso regular de revisión y actualización de las políticas de

compras para asegurar que estén alineadas con los objetivos cambiantes de la empresa y las
condiciones del mercado.

La elaboración y aplicación de políticas de compras sólidas contribuyen a la eficiencia

operativa, la gestión eficaz de recursos y la conformidad con normativas y estándares éticos.
Además, estas políticas son fundamentales para establecer relaciones sostenibles con
proveedores y mantener la integridad en el proceso de adquisición de bienes y servicios.
11.14. NIC – NIIF. ASIENTOS EN CONTABILIDAD.

En el contexto de compras, las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF) pueden tener implicaciones en varios
aspectos contables relacionados con las adquisiciones de bienes y servicios. A continuación, se
presentan algunas NIC y NIIF relevantes, junto con ejemplos de posibles asientos contables en
el contexto de compras:

1. RECONOCIMIENTO DE ACTIVOS Y PASIVOS (NIC 1):

Ejemplo:

La empresa adquiere inventario por $5,000.

Asiento Contable:

Inventario (Activo) 5,000

Cuentas por Pagar (Pasivo) 5,000

2. RECONOCIMIENTO DE INGRESOS (NIIF 15):

Ejemplo:

La empresa adquiere bienes para la reventa por $8,000 y los vende a un cliente por $12,000.

Asiento Contable para la Compra:

Inventario (Activo) 8,000

Cuentas por Pagar (Pasivo) 8,000

Asiento Contable para la Venta:

Cuentas por Cobrar (Activo) 12,000

Ingresos por Ventas (Cuenta de Ingreso) 12,000

Costo de Ventas (Gasto) 8,000

Inventario (Activo) 8,000

3. ARRENDAMIENTOS (NIIF 16):

Ejemplo:

La empresa arrienda un espacio de oficina por $2,000 al mes.

Asiento Contable:

Arrendamientos (Gasto) 2,000

Efectivo o Bancos (Activo) 2,000

4. GASTOS Y PROVISIONES (NIC 37):

Ejemplo:

La empresa identifica un pasivo estimado por garantía de productos de $1,000.

Asiento Contable:

Gastos por Garantía (Gasto) 1,000

Provisiones por Garantía (Pasivo) 1,000

5. INSTRUMENTOS FINANCIEROS (NIC 32 Y 39):

Ejemplo:

La empresa adquiere bienes utilizando una línea de crédito.

Asiento Contable para la Compra:

Inventario (Activo) XXX

Cuentas por Pagar (Pasivo) XXX

Asiento Contable para el Reconocimiento de la Deuda (si es relevante):

Deudas Financieras (Pasivo) XXX

Efectivo o Bancos (Activo) XXX

6. IMPUESTOS SOBRE LAS GANANCIAS (NIIF 12, NIC 12):

Ejemplo:

La empresa paga impuestos sobre las ganancias relacionadas con las compras.

Asiento Contable:

Gastos por Impuestos (Gasto) XXX

 Efectivo o Bancos (Activo) XXX

Estos son ejemplos generales y simplificados. Las transacciones específicas y los asientos
contables pueden variar según las circunstancias y la naturaleza de la empresa. Además, las
políticas contables específicas de la empresa y las circunstancias individuales pueden influir en
cómo se aplican estas normas.
11.15. INFORMACIÓN A SUNAT

En el contexto de compras en Perú, la Superintendencia Nacional de Aduanas y de

Administración Tributaria (SUNAT) es la entidad encargada de la administración y recaudación
de los tributos en el país. La información que se debe proporcionar a la SUNAT está
relacionada con las obligaciones tributarias y aduaneras asociadas a las transacciones de
compras. Aquí hay algunos aspectos clave en los cuales se debe informar a la SUNAT:

1. Facturación Electrónica:

- En Perú, la emisión de comprobantes de pago, como facturas, boletas y notas de crédito, se

realiza electrónicamente. Es obligatorio informar a la SUNAT sobre estas transacciones a través
del sistema de facturación electrónica.

2. Registro de Compras:

- Las empresas están obligadas a llevar un registro detallado de sus compras, incluyendo
información sobre proveedores, montos, fechas y otros detalles relevantes. Este registro debe
concordar con la información presentada en las declaraciones tributarias.

3. Declaraciones Juradas de Impuestos:

- Las empresas deben presentar declaraciones juradas de impuestos, como el Impuesto

General a las Ventas (IGV) y el Impuesto a la Renta. En estas declaraciones, se informa sobre
las ventas, compras y otros elementos que afectan la determinación de los impuestos.

4. Información sobre Proveedores Extranjeros:

- En el caso de importaciones, es importante proporcionar a la SUNAT información detallada

sobre las transacciones con proveedores extranjeros, incluyendo facturas, detalles de la
importación y otros documentos relacionados.

5. Detalles de Pagos a Proveedores:

- Se debe informar sobre los pagos realizados a proveedores, asegurando que se cumplan los
plazos establecidos y que se reflejen adecuadamente en los registros contables y tributarios.

6. Registro de Detracciones y Retenciones:

- En ciertos casos, se pueden aplicar detracciones y retenciones a los pagos realizados. Es

necesario informar a la SUNAT sobre estas operaciones y cumplir con las normativas
correspondientes.

7. Información sobre Bienes y Servicios Adquiridos:

- Proporcionar detalles específicos sobre los bienes y servicios adquiridos, incluyendo códigos
de clasificación, descripciones precisas y valores asociados.

8. Cumplimiento de Otras Obligaciones Informativas:

- Además de las declaraciones de impuestos, existen otras obligaciones informativas que las
empresas deben cumplir. Esto puede incluir la presentación de informes sobre transacciones
con partes vinculadas, bienes en el extranjero, entre otros.
Es fundamental que las empresas mantengan registros precisos y actualizados, y que cumplan
con todas las obligaciones tributarias y aduaneras establecidas por la SUNAT.

El incumplimiento de estas obligaciones puede resultar en sanciones y multas.