UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

“Manual de Políticas y Procedimientos de Compras”

CONTROL

INTEGRANTES:
- Corral Alcazar Arturo Alfonso

- García Moreno Jazmín

- Montaño Miyagui Sayuri

DOCENTE:
C.P.C. Roberto Ruiz Velázquez

Mexicali, B.C. 03/09/2022

Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Índice

CONTENIDO

- Visión ____________________________________________________ 3

- Misión ____________________________________________________ 4

- Introducción _______________________________________________ 5

- Objetivo del Manual _________________________________________ 6

- Políticas Generales _________________________________________ 7

- Políticas Específicas ________________________________________ 10

- Organización ______________________________________________ 14

- Proceso de Compras ________________________________________ 15

- Procedimiento de compra ____________________________________ 17

- Anexos ___________________________________________________ 18

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Visión
Ser un negocio líder en el mercado de la venta de vestidos de novia. Siendo
reconocidos por la calidad de nuestros productos utilizando para ello procesos
continuos de evaluación de las tendencias actuales de vestimenta formal y los
materiales textiles para ofrecer un mejor servicio de calidad.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Misión
Ser la opción de confianza de todas aquellas damas que necesiten una vestimenta
especial para una ocasión especial que los haga sentirse bien consigo misma.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Introducción
En la actualidad a nivel mundial se vive un fenómeno inflacionario muy severo que a
hecho que los costos de materia prima o de servicios que se necesitan para la
operación de una empresa o negocio día a día sean más elevados por lo que necesitan
buscar una solución a esta situación que les permita ser más eficientes en todas sus
actividades.
Es tan grave la elevación de los costos y así mismo el crecimiento de la competencia
en el mercado al que pertenecemos que nos estamos viendo obligados a tomar
medidas en el asunto para tratar de evitar las consecuencias que trae consigo dicho
círculo vicioso.

Son situaciones como las anteriormente mencionadas las que hacen que las empresas
o negocios traten de gestionar lo más que se puede sus recursos existentes para
seguir siendo rentables ya que es esto lo que les asegurara el éxito, de lo contrario la
entidad caerá un precipicio financiero del cual será muy difícil emerger dada la
situación que se atraviesa.

Por ello, a continuación se presenta un manual de políticas y procedimientos de

compras que establecerá la forma correcta en que se deben de realizar las compras de
materia prima para la elaboración de vestidos de novia, así como otros puntos
importantes como nuestros proveedores cuidando la cuestión de calidad que es de
nuestras mayores prioridades, bajo la característica de una gestión y aplicación
adecuada de los recursos que disponemos, control interno de los mismos y la medición
del costo - beneficio buscando los mejores márgenes de rentabilidad.

Este manual fue elaborado por los estudiantes de la carrera de contaduría de la

Universidad Autónoma de Baja California, Unidad Académica (Facultad de Ciencias
Administrativas): Corral Alcazar Arturo Alfonso, Garcia Moreno Jazmin y Montaño
Miyagui Sayuri.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Objetivo del Manual

El presente manual tiene por objetivo brindarle la información necesaria para que el
usuario pueda llevar a cabo de forma correcta la requisición de la materia prima
necesaria, como poliseda, tul, agujas, zippers, botones, etc; para la elaboración de los
productos que representan el giro del negocio (Vestidos), para que de este modo se
lleve una gestión y control adecuado de todas esas erogaciones de recurso económico
que realiza el negocio, así como asegurar un proceso que garantice que los materiales
o servicios adquiridos cumplen con los estándares de calidad que establece
previamente el negocio “Creaciones Fiancee”.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Políticas Generales

Toda decisión respecto a una solicitud de compra de bienes o contratación de servicios,

debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

Criterios para la Elección de Proveedores.

● La antelación de criterios de selección de un proveedor o producto, debe ser

valuado por el cumplimiento de los requisitos de “Creaciones Fiancee” que son
específicamente el historial que avala la calidad del proveedor, el precio, el
tiempo de entrega y la garantía que ofrecen.
● Creaciones Fiancee tendrá la facultad de efectuar la evaluación de los
proveedores de acuerdo a los criterios de referencia, ahorro, especificaciones
(calidad del bien o servicio) y tiempos de entrega, cumplimiento total de lo
entregado y/o al análisis de costo - beneficio.
● Se evaluará a los proveedores y se emitirá la información de la negociación para
que los demás departamentos, planteles y/o áreas conozcan los convenios,
compromisos y condiciones logrados con los proveedores y en base a esto
solicitar la autorización para la compra, realizar sus pedidos directamente y
realizar seguimiento del suministro del material solicitado.
● Seleccionar los mejores proveedores artículo por compra, considerando y
evaluando los requisitos de oportunidad, calidad, costo y servicio, para
determinar cuál es la mejor opción y concretar la solicitud del suministro de
materia prima o un servicio.
● Obtención por parte de los proveedores una forma adecuada de pago en base a
la situación económica actual de la empresa, con el objetivo de tener mayor
comodidad.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Requisitos para los proveedores.

● Calidad: Creaciones Fiancee busca que sus proveedores le provean materia

prima, para la elaboración de vestidos de novia, de alta calidad que le permitan
llevar a cabo sus procesos de fabricación de buena forma teniendo como
resultado un producto distintivo que sobresalga en el amplio mercado de la
moda.
● Precio: La materia prima que “Creaciones Fiancee” requiere para la fabricación
de vestidos de novia son:
❖ Telas: raso, encaje, tul, jersey y/o tela de forro
❖ Encaje francés
❖ Agujas
❖ Zipper
❖ Botones
❖ Hilo blanco
El monto de dinero que “Creaciones Fiancee” destina para la compra de los
materiales de fabricación es de $5,000 - $10,000 pesos mexicanos de manera
mensual, la variación depende de la temporada y la demanda que existe al
momento de la compra.
Dicho lo anterior, se busca que el proveedor se ajuste al presupuesto con el que
se cuenta.
● Tiempo de Entrega: La compra de materiales se hará de manera mensual, por
lo que el pedido se realizará cada mitad de mes y la entrega se requiere al
finalizar el mes para continuar con el proceso de fabricación y a su vez venta.
● Plazo de Pago: Se busca que el proveedor otorgue un crédito flexible que se
acomode a la situación financiera actual de la empresa que le permita pagar la
deuda sin incidencias o retrasos que afecten su convenio. El plazo de pago base
será de 30 días, sin embargo, si ocurre un problema con la actividad operacional
se tenga la posibilidad de ampliar dicho plazo de pago.
● Garantía: Tener un respaldo total por parte del proveedor en la cuestión de que

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

si alguna materia prima presenta algún problema en su calidad que merme el

proceso de producción se reponga dicho elemento sin tener que realizar un pago
extra.

Compras de artículos, bienes o servicios.

● Los bienes, artículos y servicios para adquirirlos deberán presentarse en las

circunstancias conforme a lo establecido en el presente manual de
procedimientos.
● Para realizar la compra de bienes, artículos o servicios se debe presentar una
necesidad previamente establecida en documentación soporte que avale la
necesidad que se pretende satisfacer.
● Los presupuestos deberán establecerse de acuerdo a lo que los lineamientos de
operación indiquen.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Políticas Específicas

Orden de compra.

● Todas las erogaciones de la empresa “Creaciones Fiancee” o en el caso el

departamento de compras, deberán tener previamente autorizada la orden de
compra en original y una copia. De esto se encargará el Gerente del
Departamento de Compras.
● En el caso de tener que adquirir maquinaria para la fabricación de vestidos
(Maquinas de Coser) u otro instrumento necesario se deberá tener previa
autorización del gerente general.
● Las solicitudes de autorización para compra de artículos necesarios en el
departamento de compras (Mobiliario y Equipo de cómputo, hojas blancas,
plumas, toner, etc), deberán realizarse de manera bimestral o con un previo
aviso por parte del gerente general.
● Las órdenes y requisiciones de compra se recibirán en un horario de Lunes y
Miércoles de las 10:00 a las 17:00 horas. Y se tendrá la autorización por parte
del Gerente de Compras en un mínimo de 2 días habiles, maximo 3 dias habiles.

Solicitud de cheque.

● Se deben de hacer llegar a la Dirección General las solicitudes de cheques para

que puedan ser tramitados, siempre y cuando tengan anexada la documentación
soporte, y en caso particular, tratándose de gastos a comprobar, se deberá
incluir una descripción de dicho gasto a realizar, anexando la orden de compra.
De no cumplirse con la documentación específica para cada caso no se podrá
tramitar el cheque.
● El monto de la factura debe de coincidir con el que aparezca en la orden de
compra.
● Las solicitudes de cheques solo se podrán tramitar los días Martes, Miércoles y
Jueves, y serán recibidas durante toda la semana laboral, cabe recalcar que

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

deberán enviarse con tiempo de anticipación (10 días hábiles), antes de

necesitar el dinero para su pago.
● La presentación de las solicitudes de cheque se hará en una hoja tamaño carta
en original y copia, con su respectivo sello de recibido por parte del Gerente
General y Gerente de Compras.
● Cuando se trata de la solicitud de cheque para la compra de un bien y/o el pago
de un servicio, la factura deberá contener el nombre y firma de la persona que
reciba el bien y/o el servicio e indicar para qué área se utilizará.
● En las solicitudes por concepto de anticipo, se deberá anexar la factura
correspondiente al monto solicitado.
● Los cheques solicitados se entregarán en el departamento de compras, con
copia de póliza firmada por la persona que reciba el cheque, con el recibo de
acuse correspondiente.
● Los cheques serán firmados únicamente los días Lunes y Viernes.

Caja Chica.

● Solo se tramitarán solicitudes de caja chica dos veces al mes.

● En las solicitudes por reembolsos de caja chica, no se aceptarán comprobantes
de proveedores autorizados, por préstamos personales, gastos a comprobar o
gastos aún no efectuados.
● Para solicitar la reposición de caja chica la solicitud no deberá ser menor de
1,000 ni mayor a fondo asignado.
● Los gastos que se hagan de caja chica deberán de ir separados por concepto y
desglosados.

Concentrado de Solicitudes de Cheque.

● Las solicitudes de cheque se presentarán y tramitarán en una hoja tamaño carta

incluyendo todos los cheques que se requieran para evitar desperdicios de papel
y tener una mejor gestión de los documentos.
● En caso de que una persona solicite cheques para diferentes departamentos,

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

deben de ir separados por departamento en una misma solicitud.

● Si se requieren dos o más cheques a nombre del mismo beneficiario, se
sumarán los importes y se solicitará un cheque por el importe total.

Gastos a Comprobar.

Las solicitudes de cheques que se comprueben deberán de contar con la siguiente

formalidad:

● Orden de Compra.
● Descripción del bien y/o servicio que se pretende comprar.
● Monto a pagar.
● Nombre del proveedor.

Cuando se realice el gasto, los comprobantes del pago deberán de ser enviados al
auxiliar contable, si existe alguna diferencia a favor del solicitante, se deberá adjuntar la
solicitud de cheque por el monto a pagar.

Recepción de Cheques y Proveedores.

● La Dirección General le entregará al área de compras los cheques con el original

de la póliza, quedando en su poder los originales de los comprobantes y la copia
de la póliza de cheque firmada por la persona que lo reciba (Gerente General),
las cuales se enviarán al auxiliar contable.
● Los cheques a los proveedores, como lo son Telas “El Fuerte” S.A de C.V, Telas
“La Moderna” o “La Parisina”, se entregarán directamente al auxiliar contable.

Políticas de Pago a Proveedores y Prestadores de Servicios.

● Se podrán hacer los pagos a través de transferencias electrónicas, previa

solicitud por escrito de los proveedores, siempre y cuando estos tengan cuenta
bancaria que la empresa maneje, enviando el número de cuenta o la clave y el
número de sucursal para realizar el pago.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

● La empresa “Creaciones Fiancee” cuidará que las erogaciones que realice de su

presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal se hagan en base a los siguientes
lineamientos:
❖ Se efectúen dentro del ejercicio fiscal actual.
❖ Están debidamente justificados con sus comprobantes originales y
requisitos fiscales correspondientes.
❖ Es responsabilidad de la Dirección General de la empresa la supervisión
de todas las erogaciones por concepto de compras para hacer una
comparación de precios y/o cotizaciones que se efectúan para la decisión
de la compra y/o contratación de un servicio.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Organización

Los responsables de las principales actividades del departamento de compras

(autorizacion, compra, recepción, enajenacion, verificacion de documentacion, registro
y pago), son los siguientes:

● Gerente General: Encargado de la autorización del girador del cheque de

compra.
● Gerente de compras: Encargado de la autorización de la orden de compra y el
giro de cheque de compra.
● Supervisor de compras: Encargado de supervisar y seleccionar presupuesto y
generar la orden de compra.
● Auxiliar de compras: Encargado de identificar y establecer las necesidades de
compras y realizar presupuestos.
● Supervisor de almacén: Encargado de la autorización de recepción de
compras.
● Auxiliar de almacén: Encargado de la recepción de compras.
● Auxiliar Contable: Encargado del registro en libros de las erogaciones por
concepto de compras.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Proceso de Compras

1. Reconocimiento de las necesidades para realizar el producto solicitado.

2. Solicitud en el material necesario para la elaboración del producto.
a) Material para elaboración de un vestido de novia:
- Telas: raso, encaje, tul, jersey y/o tela de forro
- Encaje francés
- Agujas
- Zipper
- Botones
- Hilo blanco

3. Determinación y selección de proveedores.

1) (nombre de la empresa) realiza la selección de proveedores de acuerdo a los
criterios de referencia, precio, calidad y tiempos de entrega.
2) Se evalúan a los proveedores, emitiendo la información de negociación a los
departamentos administrativos; en base a esto, se solicita autorización de
compra, se realizan pedidos y seguimiento del material solicitado.
3) Obtener de los proveedores alternativas de crédito y descuentos que satisfagan
la situación financiera.
4. Preparación y asignación de Orden de Compra.
a) (nombre de la empresa) enlista y contacta a los proveedores asignados con la
materia prima necesaria para realizar el producto.

5. Seguimiento y expedición de Orden de Compra.

a) Ya determinada la Orden de Compra con el proveedor asignado, se especifica
un determinado tiempo de entrega; si no se cumplio, se le da seguimento al
mismo, contactando al proveedor.

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

6. Recepción e inspección de artículos.

a) Al recibir la mercancía el almacenista y/o área de producción se encarga de
verificar si todo el material/artículos requeridos se encuentre en perfectas
condiciones.

7. Liquidación de facturas y pagos a proveedores.

a) (nombre de la empresa) una vez recibida la mercancía adjunta la factura, nos
requieren 30 días para ser pagada. El cual se realizará por transferencia
electrónica. (crédito determinado por el proveedor).
b) Para solicitar el pago de la factura del proveedor se requiere las siguientes
formalidades:
● Orden de compra
● Descripción del bien material
● El costo
● Nombre del proveedor
● Copia de factura o comprobante

8. Mantenimiento de registros
a) Es necesario tener un historial de cada Orden de Compra, que consiste en la
requisición de Orden de Compra, la autorización del mismo, la factura o
comprobante de pago.

Con la finalidad de tener un control en las compras realizadas (documento

original y copia)

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Procedimiento de compras

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

Anexos
1) SOLICITUD DE COMPRA

2) AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE COMPRA

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

3) PRESUPUESTO

4)ORDEN DE COMPRA

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Manual de Políticas y Procedimientos de Compras

5) FACTURA

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6) CHEQUE

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