4.3.

3 RATIOS RELACIONADAS CON EL PROCESO DE COMPRAS

Relaciones entre compras y producción

El objetivo primordial de compras es servir el programa de fabricación y asegurar

que los componentes y materias primas no faltarán ni en cantidad ni en calidad.

Sin embargo, los dos servicios suelen actuar con distinta mentalidad:

El proceso productivo o de elaboración tiende a obtener para sus necesidades los

mejores materiales y en cantidad sobrada. Esto puede llevar a la creación de
fuertes stocks de material incluso cuando no son necesarios.

Compras se sitúa en la posición contraria que tiende a obtener los materiales dentro
de límites razonables de calidad y cantidad.

Las relaciones entre los dos servicios se pueden armonizar notablemente si existe
un intercambio de información y opinión entre las dos actividades.

Producción debe tener informado constantemente y en el tiempo más breve posible

a compras de los planes y programas productivos. Disponiendo de tal información,
compras tiene la posibilidad de prever a su vez con suficiente antelación y precisión
los aprovisionamientos.

Cuando se prevén cambios en los programas de producción, compras debe estar

oportunamente informado de ello para que se pueda disponer de tiempo para la
gestión con los proveedores. Producción debe aceptar que transcurre cierto tiempo
entre el pedido de un material y su llegada. Un excesivo número de urgencias sólo
aumenta los costes de aprovisionamiento, disminuye la calidad de los productos y
empeora los resultados de la empresa.

Por su parte, compras ha de tener a producción continuamente informado sobre la

llegada de materiales y comunicar oportunamente cualquier retraso para que se
pueda programar de nuevo la producción evitando interrupciones.
Relaciones entre compras y oficina técnica

La oficina técnica es normalmente responsable del diseño, proyecto y de sus

características técnicas, así como de los procesos productivos correspondientes.
Las relaciones entre compras y oficina técnica se deben al diseño y especificación
del producto.

Las mayores divergencias aparecen cuando la oficina técnica tiene una gran
tendencia a especificar productos con amplios márgenes de calidad, seguridad y
funcionamiento, como es el caso de la industria química, mientras que compras
debe disminuir estos márgenes y trabajar con los mínimos necesarios con el fin de
reducir costes. La oficina técnica no debe tener pretensiones excesivas que ignoren
las consideraciones de costes, compras no debe insistir en el coste hasta el punto
de ignorar las exigencias técnicas fundamentales. Una colaboración auténtica de
ambos departamentos dará como resultado llegar a soluciones mejores y más
prácticas, que permitan realizar económicas sustanciales sin disminuir la calidad o
utilidad del producto final.

Un programa de estandarización de materiales que incorporan los productos de la

empresa es un camino de colaboración entre ambos servicios en dónde se pueden
obtener resultados muy beneficiosos.

Relaciones entre compras y ventas-planificación

Ninguna empresa puede sobrevivir a largo plazo si sus productos no se venden con
el beneficio adecuado.

Compras debe colaborar con ventas estudiando los precios y la planificación de las
entregas para que la empresa se mantenga dentro de los límites de unos costos
establecidos y un adecuado servicio al cliente. Ventas debe colaborar con compras
ofreciéndole datos sobre las ventas en curso y sobre las previsiones del futuro para
que se puedan establecer programas de previsión de las compras.
Relaciones entre compras y el departamento financiero

Cada compra da lugar a una cadena de operaciones contables que van desde el
cargo de la compra en el concepto de gasto correspondiente hasta la liquidación de
la factura con la correspondiente repercusión en la tesorería de la empresa.

Es necesario que exista una estrecha colaboración entre ambos departamentos ya

que se trata de administrar los fondos de la empresa y no de renunciar a la
posibilidad de apreciables mejoras en los procesos financieros y condiciones de
pago a los proveedores.

Relaciones entre compras y calidad

Compras es responsable de que los materiales, componentes y productos

concuerden con las especificaciones previstas y la calidad deseada. En el proceso
de elaboración de la industria química la calidad de los productos utilizados marcará
la calidad de nuestros productos.

Compras debe informar a los proveedores de cuáles serán los criterios de

aceptabilidad y que pruebas y ensayos deben pasar sus productos. Esta
información se efectuará a priori reduciendo así al mínimo las posibilidades de
malas interpretaciones y controversias.

Compras debe conocer la calidad de sus proveedores mediante las oportunas

encuestas y visitas y a través de los sistemas de evaluación que se hayan
establecido.

INDICADORES RELACIONADOS EN EL PROCESO DE COMPRAS

Estos indicadores KPI´s nos ayudan en la anticipación y corrección de desviaciones

respecto a los resultados esperados, facilitando la generación de decisiones,
medidas y acciones para minimizar en lo posible los riesgos y sobrecostes
identificados.
  Dependencia de proveedores / Participación de los proveedores

Valora el riesgo de no disponer de proveedores alternativos y la participación de un

proveedor en la provisión de materiales adquiridos.

 Colaboración de los proveedores

Mide el grado de relación de la empresa con sus proveedores en lo que se refiere a

capacidad y disponibilidad de estos para enviar materiales de calidad y en tiempo
correcto.

 Acierto de los proveedores en el material sugerido

Mide el éxito de los proveedores en los perfiles elaborados para la adquisición de

materiales de manera correcta.

 Fiabilidad de los proveedores

Evalúa, los días, el cumplimiento de los plazos de entrega solicitados y estipulados

de los materiales solicitados.

 Desviación de precios en %

Valora la gestión del departamento de Compras en cuanto a su capacidad para

cumplir los objetivos presupuestarios de coste de los materiales adquiridos.

 Certificación de proveedores

Controla la calidad de los proveedores y el nivel de la integración de los mismos.

 Calidad de los pedidos generados

Controla la calidad de los pedidos generados por el departamento de compras.

 Volumen de compra

Controla el crecimiento en las compras.

 Entregas perfectamente recibidas

Controla la calidad de los productos / materiales recibidos, así como la puntualidad
de los mismos, por parte de los proveedores de estas mercancías.

Estos KPI´s están diseñados en función de evaluar y mejorar continuamente la

gestión de compras y el abastecimiento como factor clave en el éxito de la cadena
de suministro de la empresa, donde se pueden controlar aspectos del proceso de
compras.

4.3.4 RATIOS RELACIONADAS CON PROVEEDORES

La comunicación y la ecuanimidad son, una vez más, los ejes centrales del proceso
de transformación de un proveedor en un socio comercial valioso para la estrategia,
el éxito y el crecimiento de nuestra empresa.

La instauración de una relación de colaboración, en lugar de una relación en la que

el comprador adopte un papel dominante, nos ayudará a reforzar nuestra posición
en el mercado.

Indicadores que una empresa debe exigir a sus proveedores para lograr un
resultado provechoso:

 Un producto o servicio de la calidad esperada.

 Puntualidad en las entregas.

 Precios competitivos basados en unos patrones de referencia.

 Buenas condiciones de pago, con condiciones satisfactorias para ambas

partes.

 Fiabilidad: Debemos asegurarnos en dejar claro qué es lo más importante

para nuestra empresa.

 Sostenibilidad: Puede referirse a la planificación a largo plazo o a la

utilización de materiales o servicios sostenibles, según nuestro sector de
actividad.
 Cumplimiento de las normativas vigentes.

 Ecología: Trabajar en colaboración puede ser una magnífica manera de

reducir la huella de carbono y mejorar la gestión de residuos.

Nosotros como empresa debemos cumplir determinados criterios con respecto a

ellos. Sólo así podremos lograr una relación profesional óptima:

 Conocerlos: Visitar sus instalaciones, conocer su maquinaria y su proceso de

producción para extraer lo mejor de sus competencias. Cerciorarnos de que
conocemos sus limitaciones para evitar expectativas poco realistas en el futuro.

 Planificar nuestras necesidades con antelación: Esta acción no sólo ayudará

al proveedor y permitirá las compras de volumen; también generará economías
de escala para ambas partes.

 Concretar lo que queremos: Poner por escrito nuestras especificaciones y

ofrecer unos plazos de entrega adecuados para que los proveedores puedan
recabar todos los recursos necesarios para atender nuestros pedidos.

 Verificar: Verificando lo que enviamos y lo que recibimos (especificaciones,

productos, servicios o facturas) evitaremos decepciones, devoluciones de
mercancías y malos entendidos.

 Pagar con puntualidad: Con ello no sólo promovemos el respeto y la

confianza entre nosotros y nuestros proveedores, sino que, además, podemos
acrecentar su buena voluntad y promover futuros descuentos.

 Revisar y ajustar: Una revisión anual de la tendencia de los resultados

teniendo en cuenta todos los parámetros como, por ejemplo, la puntualidad de
las entregas, la tasa de devoluciones, los artículos con desperfectos, etc.,
 permitirá a los socios comerciales pulir la estrategia y mejorar las directrices
actuales.

KPI´s que inciden directamente en la calidad de la relación entre empresa y

proveedor:

1. Satisfacción

Es básicamente el efecto positivo tras la evaluación de todos los aspectos de la

relación de trabajo de una organización con otra. Mientras las empresas
experimenten éxitos en sus actividades conjuntas, con el tiempo experimentarán
también satisfacción, en parte debido a la percepción de compatibilidad que tiene
una de la otra.

2. Compromiso

El compromiso con una relación de negocios dará lugar a un deseo de desarrollar

una relación estable y la voluntad de hacer sacrificios para mantener esa relación.
Esa voluntad de hacer sacrificios estará también vinculada a una orientación.

3. Coordinación

Es a menudo descrita como una estructura, proceso o resultado específico entre las
organizaciones. El establecimiento de alguno de estos entre las organizaciones es
en sí mismo un resultado de coordinación, porque implica una acción conjunta entre
las partes.

4. Oportunismo

Existen dos tipos: el pasivo y el activo. El primero se refiere, por ejemplo, al olvido o
falta de voluntad para informar correctamente un desempeño; el segundo podría
ser, por ejemplo, engañar a un socio comercial. De cualquier forma el oportunismo
es una variable que reduce la eficiencia en una relación y está negativamente
relacionado con la confianza.

5. Activos específicos
Los activos específicos son esfuerzos por adaptar los recursos de la empresa a las
necesidades del proveedor. Por ejemplo, la personalización del negocio o la
alineación de actividades de mercadeo con las de algún proveedor.

6. Dependencia

La dependencia de un comprador con sus proveedores se define como la

necesidad que tiene el comprador de mantener una relación de intercambio con el
proveedor y así lograr los objetivos deseados.

7. Formalización

Las guías de formalización restringen el comportamiento de los participantes en la

cadena de suministros. Los compradores y proveedores saben lo que deben
esperar el uno del otro en el futuro; por lo tanto, se espera que el aumento de la
formalización reduzca el potencial de conflictos y sea un mecanismo estabilizador
que haga más fácil la planificación entre ambos.

8. Continuidad

Se refiere a la certeza de parte de las empresas para con sus proveedores de que
las relaciones serán duraderas, lo mismo que los esfuerzos de ambos por alcanzar
ese objetivo. La formación de alianzas estratégicas son un buen ejemplo.

9. Cooperación

Se trata de la orientación sobre el funcionamiento de una organización con otra. Por

tanto, se define la cooperación como un espíritu de buena voluntad de una
organización para trabajar con otra organización.

10. Confianza

La confianza reduce la incertidumbre en una relación. Si una organización confía en

otra, tendrá la intención de cooperar con ella. Desde otra perspectiva, se sugiere
que la confianza ofrece garantías razonables de que las metas y resultados
deseados se lograrán, lo que debe llevar a una mayor inclinación a cooperar.