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Poner el logo de la empresa

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S
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

Nombre de la empresa

Logo de la empresa

Elaborador Por:
xxxxxxxxxxx
Actualizado año xxxxxx
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REGISTRO DE REVISIONES

Rev Hoja Fecha

Descripción Revisó Aprobó
No. No. Rev.

00 Emitido/Liberado
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Glosario
Pág.

Datos de la empresa 1
Alcance 2
Descripción 2
Estructura Orgánica 3
Competencias 4
Análisis y Descripción de cargo Gerente 10
Análisis y Descripción de cargo Contador 20
Análisis y Descripción de cargo Especialista en SS-SG 26
Análisis y Descripción de cargo Secretaria 33
Análisis y Descripción de cargo supervisor 42
Análisis y Descripción de cargo Operarios 49
Análisis y Descripción de cargo Mensajero 55

Anexos
Formato Análisis y Descripción de cargo 61
 Datos

EMPRESA xxxxxxxxxx

SECTOR xxxxxxxx

NIT xxxxxxxxxxxxx

TAMAÑO DE LA xxxxxxxxxxxxx
EMPRESA

NÚMERO DE xxxxxxxxxxxx
TRABAJADORES

ESTILO DE MANDO xxxxxxxxxxx

LOCALIZACIÓN dirección
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Objetivo 1

Contribuir con el desarrollo de la misión y visión de xxxxxxxxx, a través de

un capital humano especializado, que permita potencializar cada área de trabajo,
para esto se tendrá en cuenta la descripción de perfiles por competencias
especificado en este documento.

Alcance

Este documento aplica para todo el personal que tiene un contrato de

trabajo con xxxxxxxxxxxxxxxxx.

Descripción

La empresa xxxxxxxxxxxxxxxxx, atendiendo a la necesidad de estructurar y

consolidar el desarrollo organizacional de la empresa, se generó un manual de
funciones y competencias, el cual está pensado en las necesidades que se
presentan en cada puesto de trabajo, con el fin de mejorar la productividad y la
eficiencia en los resultados esperados.
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Estructura Orgánica

Organigrama de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

GERENTE

CONTADOR
ESP. SALUD
OCUPACIONAL

SUPERVISOR DE
SECRETARIA 1 SECRETARIA 2
OPERARIOS

OPERARIO OPERARIO OPERARIO OPERARIO

MENSAJERO 1 2 3 4
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COMPETENCIAS DE xxxxxxxxxxxxxxxx

Nivel de competencia: AUTOCONTROL

DEFINICIÓN NIVELES CRITERIOS

Nivel A: Controla sus Brinda confianza a sus

emociones y trabajadores en aquellas
Comportamientos frente a circunstancias que pongan en
Capacidad para
situaciones que duda el cumplimiento de la
controlar emociones y
comprometan el misión de la organización.
comportamientos
cumplimiento de la misión
negativos ante
de la organización. Desarrolla estrategias con el
situaciones
fin de buscar soluciones
demandantes. inmediatas ante situaciones
que se presenten dentro de la
organización.

Nivel B: Controla de sus Verifica el funcionamiento y

emociones y comportamiento de sus

comportamientos ante subordinados

circunstancias que pongan

en riesgo el desempeño de Mantiene una buena actitud

sus operarios. ante situaciones que le

generen estrés.
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Controla efectivamente
situaciones que pongan en
riesgo el desempeño de los
operarios.

Nivel C: Control de sus Mantiene su desempeño

emociones y ante circunstancias
Comportamientos antes emocionales que afecten su
situaciones que labor.
comprometan actividades
de su cargo. Conserva su postura
durante las actividades de
su cargo.
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Nivel de Competencia: COMPROMISO CORPORATIVO

DEFINICIÓN NIVELES CRITERIOS 5

Compromiso corporativo: Nivel A: Conserva Estable y cumple con los

un alto compromiso valores y principios de la

Capacidad de los trabajadores con su trabajo, empresa.

para apropiarse del desarrollo y apoyando los valores

y principios Mantiene una alta
cumplimiento de su trabajo
organizacionales responsabilidad en el
dentro del tiempo establecido,
transmitiendo a sus desarrollo y
con responsabilidad y esfuerzo.
empleados. funcionamiento de la
empresa.

Nivel B: fija Lleva a cabo los valores

objetivos y principios establecidos.
organizacionales
para el grupo. Mantiene una actitud y
aptitud ante su cargo.

Nivel C: Es Muestran agilidad y

consciente de la destreza al realizar su
importancia de su tarea.
trabajo, llevando el
cumplimiento sus Mantienen una buena
tareas. actitud y responsabilidad
ante sus funciones.
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Nivel de Competencia: SERVICIO AL CLIENTE

6
DEFINICION NIVELES CRITERIO

Mantiene una relación

Capacidad de identificar formal y agradable con

y comprender Nivel A: Habilidad y sus clientes.

necesidades de los comunicación oral

clientes, dando solución positiva, para los Tiene la capacidad de

que

a problemas superando clientes y sus empleados crear una imagen positiva

reciban todo tipo de de los productos de la
sus expectativas.
noticia. empresa.

Busca estrategias, para

que sus empleados
tengan un buen
desempeño a la hora de
atender a los clientes.

Nivel B: Adquieren Identifica las necesidades

destreza en situaciones del cliente, para satisfacer
de estrés con el cliente, sus necesidades.
mostrando amabilidad y
cortesía.

Nivel C: Capacidad de Realizar y crear buenos

discernimiento para productos que sean
transmitir información agradables al gusto del
importante. cliente.
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Nivel de Competencia: COMUNICACIÓN

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DEFINICIÒN NIVELES CRITERIOS

Capacidad para Nivel A: Mantiene una Maneja estrategias para mejorar las
expresarse y recibir comunicación directa con habilidades comunicativas de los

mensajes, toda la organización, trabajadores en todos los niveles de

información e ideas creando una cultura clara y la empresa.

precisa de la identidad.
claras y precisas en
Desarrolla programas de incentivos
forma verbal y no
para que los trabajadores adquieran
verbal.
destrezas comunicativas

Nivel B: Trasmite y explica Enuncia conceptos de manera clara

temas complejos donde y precisa.
expresa sus ideas con
claridad y precisión, Expresan sus ideas con claridad,
manteniendo una actitud manteniendo una actitud receptiva.
receptiva ante las opiniones
de los demás. Escucha a los demás con atención y
respeto.

Nivel C: Emite opiniones y Muestra una actitud abierta hacia los

escucha los puntos de vista otros.
de los demás.
Expresas opiniones a sus
compañeros de trabajo de manera
sutil.
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Nivel de competencia: GESTIÓN DE RECURSOS

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DEFINICIÓN NIVELES CRITERIOS

Capacidad para Nivel A: Decide que Busca los recursos

hacer un uso recursos son importantes para adecuados con el fin de

generar una excelente
adecuado y el logro de la misión de la
organización. producción dentro de la
garantizado de los
empresa.
recursos, a fin de
contribuir a la
Verificar que los recursos
productividad de la tanto tangibles como
empresa. intangibles sean los
adecuados.

Nivel B: Define, aprueba y Supervisa y controla los

solicita los recursos recursos preestablecidos

por la organización.
propuestos con el fin de
desempeñarse
Incorpora los recursos
efectivamente dentro de los
aplicables a los proyectos y
procesos de la
procesos de la empresa.
organización. .

Nivel C: Realiza tareas Hace uso adecuado de los

operativas mediante el uso recursos.

de recursos suministrados
Racionaliza los recursos
por la organización.
asignados para el
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desarrollo de sus tareas.

Cargo GERENCIA
Código: PS01 – Mf – Dt-04

LOGO ANÁLISIS Y Revisión: 00

DESCRIPCION DE Fecha Revisión: XXXXXXXX
9
CARGOS Fecha Emisión: XXXXXXX

Página 1 de 1

Elaboró: XXXXXXXXXXXXXXX Aprobó: Gerencia

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

1.1 Nombre del Cargo: GERENTE

1.2 Personas en el Cargo:

1

1.3 Jefe Inmediato:

Dueño de la empresa

1.4 Área que pertenece:

Administrativo

2. PROPÓSITO /MISION DEL CARGO

Dirigir las actividades en general de la empresa, por consiguiente es el responsable

por la dirección y representación legal, judicial y extrajudicial, estableciendo las políticas
generales que regirán a la empresa. Desarrolla y define los objetivos organizacionales.
Planifica el crecimiento de la empresa a corto y a largo plazo. Además presenta al dueño
de la empresa los estados financieros, el presupuesto, programas de trabajo y demás
obligaciones que requiera.
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3. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES
10
00

Administración General

Ejercer la representación legal de la Empresa.

Realizar la administración global de las actividades de la empresa buscando

su mejoramiento organizacional, técnico y financiero.

Garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas e

instructivos internos y los establecidos por las entidades de regulación y control.

Participar en reuniones de negocios.

Analizar y coordinar las actividades de la empresa en general.

Coordinar y controlar la ejecución y seguimiento al cumplimiento del Plan

Estratégico de la empresa.

Participar en reuniones con Asociaciones, Cámara de comercio y demás

Instituciones Públicas y Privadas.
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Finanzas y Administración

Controlar y supervisar los reportes financieros, comparando resultados 11

reales con los presupuestados. 0

Controlar la administración de los recursos monetarios y el cumplimiento de

regulaciones en materia tributaria, arancelaria y demás obligaciones legales.

Controlar los costos y rentabilidad de la empresa.

Administrar los presupuestos operacionales y las inversiones de la empresa.

Gestión de Compras

Controlar los niveles de inventarios.

Gestión financiera estratégica.

Producción

Controlar el cumplimiento de los planes y las ventas de producción.

Controlar los índices y costos de producción.

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Controlar la producción de la fábrica.

Ventas y Mercadeo
12
0

Diseñar y desarrollar estrategias tendientes a incrementar la rentabilidad y

participación en el mercado nacional e internacional

Definir las políticas de ventas y distribución.

Supervisar la planificación y ejecución de las estrategias y acciones de

comercialización de la empresa.

Efectuar el análisis y evaluación de los resultados de los planes de

mercadeo y ventas de la empresa.

Supervisar la rotación de los productos de la empresa.

Controlar los niveles de cartera.

Realizar visitas a clientes claves o clientes.

Plan de SS-SG
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Utilizar correctamente los EPP y cumplir con las normas e instrucciones del
Programa de Salud Ocupacional y Reglamento de higiene y seguridad industrial.

Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos

y demás actividades a las que sea citado.

13
0
Participar en la continua identificación de los peligros, reportar los actos y
condiciones inseguras de la Corporación y los incidentes sin lesión y con lesión.

Cumplir con las normas, requisitos, procedimientos en materia de SST y

adoptar comportamientos seguros de trabajo y buenas prácticas.

4. RECURSOS QUE ADMINISTRA EL CARGO

Recurso Humano x Personas a cargo 10

Computador, Impresora, teléfono, escritorio, una (1)

Equipo de oficina x ¿Cuál? silla, un (1) archivador, (1) escritorio.

Existencias de productos, pedidos, clientes, precios,

Manejo de Información x ¿Cuál?
contratos, proveedores, materia prima.

Insumos y materia prima x

Financieros x

Otros ¿Cuáles?
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5. CARGOS SUBORDINADOS

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Contador 0

Esp. Salud y seguridad en el trabajo

Secretaria 1

Secretaria 2

Supervisor de Operarios

Operario 1

Operario 2

Operario 3

Operario 4

Mensajero

6. RELACIONES

6.1 RELACIONES INTERNAS

6.1.1 Clientes Internos

DEPENDENCIA PRODUCTOS QUE ENTREGA

Contaduría y financiera Manejo de información, recibos de pagos y

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contratos.

Manejo de información personal y asuntos

Secretaria administrativos, agenda, redacción de
contratos.

Salud y seguridad en el trabajo Manejo de información sobre la

administración de los riesgos y salud en el
trabajo.

Supervisor de operarios y/o operarios Manejo de información sobre la

producción y entrega de la mercancía.

Mensajero Manejo de información y mensajería de la

empresa.

6.2 RELACIONES EXTERNAS

6.2.1 Clientes externos

DEPENDENCIA PRODUCTOS QUE ENTREGA

Clientes Entrega del producto final

6.2.2 Proveedores externos

DEPENDENCIA INSUMOS QUE RECIBE

Proveedores Facturas y pagos por la materia prima.

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8. PERFIL DEL CARGO

8.1 EDUCACIÓN

Ingeniero (a) Industrial, civil, mecánico, eléctrico, topográfico, metalúrgica, 16

financiera, o afines, administrador de empresas, financieros o ciencias social como 0
economía o psicología. Con especialización o maestría a fin con la dirección de la
empresa.

8.2 EXPERIENCIA

Experiencia en el sector industrial, construcción y ventas (5) a (8) años, manejo de

personal, dirección de empresas y trabajo bajo presión, excelente presentación personal y
fluidez verbal y escrita.

8.3 FORMACIÓN

Acreditar y/o demostrar conocimientos en ventas, financieros, administrativos, de

dirección, manejo de programas informático y manejo de tecnología.
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8.4 COMPETENCIAS

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COMPETENCIAS NIVEL CRITERIOS DE DESEMPEÑO 0
CORPORATIVAS REQUERIDO

Brinda confianza a sus

trabajadores en aquellas
circunstancias que pongan en
duda el cumplimiento de la
misión de la organización.
AUTOCONTROL A
Desarrolla estrategias con el fin
de buscar soluciones inmediatas
ante situaciones que se
presenten dentro de la
organización.

Estable y cumple con los valores

y principios de la empresa.
COMPROMISO A
CORPORATIVO Mantiene una alta
responsabilidad en el desarrollo
y funcionamiento de la empresa.

Mantiene una relación formal y

agradable con sus clientes.
Servicio al cliente A
Tiene la capacidad de crear una
imagen positiva de los
productos de la empresa.

Maneja estrategias para mejorar

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las habilidades comunicativas

de los trabajadores en todos los
niveles de la empresa.
Comunicación A
Desarrolla programas de
incentivos para que los
trabajadores adquieran
destrezas comunicativas.

Busca los recursos adecuados

con el fin de generar una
excelente producción dentro de
Gestión de recursos A la empresa.

Verificar que los recursos tanto

tangibles como intangibles sean
los adecuados.
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