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DISTRIBUIDORA LAP S.A.S.

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


Nivel: Nivel profesional

Denominación del cargo: Jefe de centro de distribución


Área: Comercial

Números de cargos: 1

Cargo a quien reporta: Director Comercial

Coordinador de aseo, Coordinador de alimentos,


Cargo que le reportan:
Coordinador logístico.

II. PROPÓSITO DEL CARGO


Gestionar todo el departamento encargado de la distribución y la logística de LAP con
el fin de lograr los objetivos y metas del área y la organización, logrando el control
absoluto sobre toda la mercancía de la empresa, desde la llegada al centro de
distribución hasta el cliente final.

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NIT. 800.436.543 – 9
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III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

 Definir y elaborar las variables de gestión correspondientes al área


 Disminuir los índices de perdida de mercancía por daño o hurto.
 Establecer planes que ayuden al mejoramiento continuo del área
 Controlar la calidad y el stock de los productos
 Coordinar y realizar cronograma de entrega y recepción a clientes y
proveedores.
 Verificar que las personas a cargo realicen sus actividades bajo los
estándares de calidad y tiempos determinados
 Administrar el presupuesto, contratos y suministros
 Realizar seguimiento a los productos.

IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

 Administrar la operación y demostrar resultados favorables para la empresa


 Ahorrar recursos optimización de plazos y optimizar almacenamiento de los
productos derivados del proceso de producción
 Elaboración y ejecución del plan de Entregas a Clientes
 Desarrollo de las actividades de planificación de estrategias de rutas para la
mejor entrega de productos y mercadería.
 Elaboración y determinación de precios de fletes en coordinación con la
Gerencia General y Logística.

V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA

 Profesional graduado en  3 años de experiencia profesional


Administración de Empresas, como jefe de despachos
Negocios, Economía, Ingeniería
Industrial.

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VI. REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO


HABILIDADES
1. Procesos administrativos.
2. Gestión de logística y almacén de materiales.
3. Tecnologías de la información.
4. Liderazgo
5. Visión de Negocio
6. Trabajo en equipo
7. Orientación al cliente
8.Metódico
9.Proactivo
10. Habilidad relacional
11. Capacidad para trabajar y tomar decisiones bajo presión.
Complejidad del cargo:
Realiza tareas complejas en las cuales se deben tomar decisiones para resolver
problemas relacionadas la distribución y logística, logrando la satisfacción del cleinte

RESPONSABILIDADES
Por Almacenamiento del producto:
Debe velar por el buen uso del espacio y la rotación de mercancía, con el fin de
mantener los productos en óptimas condiciones
Por daños o hurtos:
Disminuir los daños o hurtos de mercancía.
Por contactos:
El cargo requiere tener permanentemente contacto directo con clientes externos e
internos de la organización.
Por manejo de información:
Maneja información extremadamente confidencial cuya revelación podría comprometer
el funcionamiento y estabilidad de la misma organización.
Atención de requerimientos de clientes:
trato directo con los clientes de los productos, lo cual le exige habilidades sociales
como la empatía, la escucha activa, la negociación, la inteligencia emocional, entre
otras.

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ESFUERZO
Esfuerzo físico:
Dentro de sus funciones debe desplazarse dentro de las instalaciones supervisando
especialmente el personal y el almacén. Debe realizar visitas a los clientes con el fin
de lograr fidelización.
Esfuerzo mental:
Dentro de sus funciones a realizar en el cargo debe trabajar bajo presión y estrés.
Debe ser responsable de tomar las decisiones.

VII. COMPETENCIAS LABORALES

COMPETENCIAS COMUNES
Competencias Definición

 Orientación a resultados.  Realizar las funciones y cumplir los


compromisos organizacionales con
eficacia y calidad.

 Servicio Al Cliente  Dirigir las decisiones y acciones a


la satisfacción de las necesidades e
intereses de los usuarios internos y
externos, de conformidad con las
responsabilidades públicas
asignadas a la entidad.

 Compromiso con la organización  Alinear el propio comportamiento a


las necesidades, prioridades y
metas organizacionales.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Competencia Definición

 Liderazgo  Guiar y dirigir su grupo


comercial y establecer y
mantener la cohesión de

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grupo necesaria para


alcanzar los objetivos
organizacionales.

 Planeación  Determinar eficazmente las


metas y prioridades del área
comercial, identificando las
acciones, los responsables,
los plazos y los recursos
requeridos para alcanzarlas.

 Toma de decisiones
 Elegir entre una o varias
alternativas para solucionar
un problema o atender una
situación,
comprometiéndose con
acciones concretas y
consecuentes con la
decisión.

 Dirección y desarrollo de  Favorecer el aprendizaje y


personal desarrollo de sus
colaboradores, articulando
las potencialidades y
necesidades individuales
con las de la organización
para optimizar la calidad de
las contribuciones de los
equipos de trabajo y de las
personas, en el
cumplimiento de los
objetivos y metas
organizacionales presentes y
futuras.

 Conocimiento del entorno  Debe conocer el mercado,


los principales clientes y

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competidores y realizar
estudios periódicos del
entorno.

VIII. CONDICIONES DE TRABAJO Y RIESGOS

Nivel
Nivel1 Nivel 2 Nivel 3 4
RIESGO OBSERVACIONES
(Bajo) (Medio) (Alto) (Muy
Alto)

Iluminación (para la
elaboración de la X
labor)

Ruidos y vibraciones
(por manejo de X
maquinaria)

Temperatura (Desde
la más baja hasta la X
más alta)

Ergonómico
(postura con riesgo
X
de lesión músculo
esquelética)
Psicosociales
(trabajo bajo presión, X
estrés)
Mecánicos (por
manejo de
X
maquinaria y
herrramientas)
Quimico (inhalación,
contacto con X
sustancias tóxicas)

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Alturas (caídas,
X
golpes)

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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO


Nivel: Nivel profesional

Denominación del cargo: Coordinador de alimentos


Área: Comercial

Números de cargos: 1

Cargo a quien reporta: Jefe de centro de distribución

Cargo que le reportan: Asesores comerciales Junior y Senior

II. PROPÓSITO DEL CARGO


Persona encargada de toda la línea de distribución de alimentos, debe velar por
mantener en óptimas condiciones los productos perecederos como no perecederos,
basándose en las Buenas Prácticas de Manufactura.

Encargado de planificar, dirigir y controlar las actividades referentes a los servicios de


alimentos y bebidas. Incrementando las ventas con el grupo de asesores.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES


 Lograr el cumplimiento de las metas definidas por la organización.
 Controlar el inventario y los ingresos.
 Negociar con los proveedores el suministro de alimentos y bebidas.
 Elaborar el presupuesto relacionado con el área
 Determinar el tipo de servicios a ofrecer e implementar los procedimientos
operacionales.
 Incrementar ventas por medio de los asesores
 Conseguir nuevos clientes

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IV. CRITERIOS DE DESEMPEÑO

 Administrar la operación y demostrar resultados favorables para la empresa


 Ahorrar recursos por medio de un stock equilibrado
 Realizar capacitación al grupo de asesores.
 Mantener las cadenas de frio y llevar estadístico de vencimientos con el fin de
no presentar daños en los productos
 Elaborar planes de contingencia en caso de daños o perdidas
 Capacidad para hacer ajustes sobre la marcha e incorporarlos cuando las
condiciones internas o externas cambian.
 Manejo de indicadores de gestión

V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA

 Perfil tecnólogo o profesional en  experiencia superior a tres años


administración hotelera, como coordinador de alimentos y
administración de empresas y bebidas.
carreras afines, conocimiento en
BPM

VI. REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO


HABILIDADES
1. conocimiento en gramajes y unidades de medida
2. Control de pedidos, requisiciones y órdenes de compra
3. Habilidades para entablar relaciones con nuevos proveedores
4. cumplimiento de indicadores del área
5. Mantenimiento de inventarios
6. Capacidad para la captación de nuevos clientes

Complejidad del cargo:


Persona con habilidades y orientación al cumplimiento de los logros

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RESPONSABILIDADES
Por Almacenamiento del producto:
Mantener en óptimas condiciones los productos perecederos como no perecedero,
logrando mantener la cadena de frio y la adecuación de los espacios en ambiente y
temperatura.
Personal a cargo:
Liderazgo y motivación a los asesores para el cumplimiento de las ventas, responsable
directo del grupo de asesores.
Por contactos:
El cargo requiere tener permanentemente contacto directo con clientes externos e
internos de la organización.
Inspección:
Realizar inspección a los productos con el fin de evitar pérdidas por daños o
vencimientos.
Manejo de estadísticas y cumplimiento de normas:
Realización de estadística, con la inocuidad de los alimentos. Hacer cumplir a los
proveedores los requerimientos solicitados por la normatividad vigente, al tratarse de
productos que son para el consumo humano.

ESFUERZO
Esfuerzo físico:
Dentro de sus funciones debe desplazarse dentro de las instalaciones supervisando
especialmente el personal y el almacén. Debe estar en permanente contacto con las
zonas de refrigerado.
Esfuerzo mental:
Dentro de sus funciones a realizar en el cargo debe trabajar bajo presión y estrés.
Responsable de lograr el éxito en ventas y el buen manejo del personal

VII. COMPETENCIAS LABORALES

COMPETENCIAS COMUNES
Competencias Definición

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 Orientación a resultados.  Realizar las funciones y cumplir los


compromisos organizacionales con
eficacia y calidad.

 Servicio Al Cliente  Dirigir las decisiones y acciones a


la satisfacción de las necesidades e
intereses de los usuarios internos y
externos, de conformidad con las
políticas de la empresa

 Compromiso con la organización  Alinear el propio comportamiento a


las necesidades, prioridades y
metas organizacionales.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Competencia Definición

 Responsabilidad  Compromiso con sus


deberes y sentido de
pertenencia con la empresa

 Liderazgo  Guiar y dirigir su grupo


comercial y establecer y
mantener la cohesión de
grupo necesaria para
alcanzar los objetivos
organizacionales.

 Planeación  Determinar eficazmente las


metas y prioridades del área
comercial, identificando las
acciones, los responsables,
los plazos y los recursos
requeridos para alcanzarlas.

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MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

 Toma de decisiones  Elegir entre una o varias


alternativas para solucionar
un problema o atender una
situación, ofreciendo
soluciones acertadas al
grupo de trabajo

 Dirección y desarrollo de  Conformación de un equipo


personal líder en ventas, depositando
la confianza y liderazgo en
cada uno de los empleados.
Logrando la satisfacción del
cliente e incentivando el
grupo colaborador

 Conocimiento del entorno  Debe conocer el mercado,


los principales clientes y
competidores y realizar
estudios periódicos del
entorno.

 Conocimiento de normatividad  Debe tener clara la


vigente normatividad vigente para el
almacenamiento y transporte
de mercancías, así como lo
exigido por la ley para cada
uno de los productos

VIII. CONDICIONES DE TRABAJO Y RIESGOS

Nivel
Nivel1 Nivel 2 Nivel 3 4
RIESGO OBSERVACIONES
(Bajo) (Medio) (Alto) (Muy
Alto)

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Iluminación (para la
elaboración de la X
labor)

Ruidos y vibraciones
(por manejo de X
maquinaria)

Temperatura (Desde X
la más baja hasta la
más alta)

Ergonómico
(postura con riesgo
X
de lesión músculo
esquelética)
Psicosociales
(trabajo bajo presión, X
estrés)
Mecánicos (por
manejo de
X
maquinaria y
herrramientas)
Quimico (inhalación,
contacto con X
sustancias tóxicas)

Alturas (caídas,
golpes) X

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