INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA

INFORMÁTICA (IUTEPI)
ESCUELA: ADMINISTRACION
CARRERA: ADMINISTRACION INDUSTRIAL
GUANARE - ESTADO PORTUGUESA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

AUTORA:
Nairuska Paredes
Código: 162794
Especialidad: Administración Industrial

TUTOR ACADEMICO:
Lcda. Elda Aponte

Guanare, marzo 2023

 DEDICATORIA

Al culminar esta nueva meta en mi vida, le dedico a Dios Todopoderoso mis

esfuerzos, empeño y dedicación. Es fue el soporte fundamental que guió mis pasos y
estaré eternamente agradecida.
A mis padres y familiares porque me demostraron su amor, comprensión y
compartieron mis alegrías y tristezas, apoyándome para seguir adelante.

ii
 AGRADECIMIENTO

Agradecer es más que dar las gracias. Es reconocer el apoyo, las bendiciones
y que ayuden a levantarte espiritual y físicamente. Por eso, agradezco a Dios por
darme salud, sabiduría y caminar junto a mí. Por mis padres, que se alegran con mis
éxitos y abrazan cuando decaigo. A mi familia toda, porque comparten y se regocijan
con el logro de esta meta. A mis profesores del IUTEPI, por compartir sus
conocimientos ayudándome a formar académicamente. A todos…….

Gracias, gracias, gracia.

Nairuska

iii
 ÍNDICE

PP.
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO
I JUSTIFICACIÓN
1.1 Justificación o Importancia…………………..……………………. 3
1.2 Objeticos…………………..………………………………………. 5
1.2.1 General……………………………………………………… 5
1.2.2 Específicos………………………………………………..… 5

II MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Investigación….………………………………. 6
2.2 Bases Teóricas…………. 8
…………………………………………... 9
2.2.1 Conceptos Relacionados…………………………………..…. 9
2.2.1.1 Manual……………………………………………….. 9
2.2.1.2 Norma………………………………………………… 10
2.2.1.3 11
Procedimiento………………………………………… 12
2.2.2 Manual de Normas y Procedimientos………………………. 13
… 15
2.2.2.1 Objetivos …………………………………………. 16
…. 17
2.2.2.2
Tipos………………………………………………….
2.2.2.3 Estructura …………………………………………. 20
… 21
2.2.3 Elaboración de un Manual de Normas y
Procedimientos…….. 22
2.2.3.1 Pasos para Elaborar los Manuales….……………….
24
III CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.1 Conclusiones………………..………………………………………
3.2 Recomendaciones…………………………………………………..

REFERENCIAS………………………………………………………
GLOSARIO DE TÉRMINOS………………………………………..

iv
v
 LISTA DE FIGURAS

1 Componentes del manual de normas y procedimiento. Fuente:

Elaborado por Paredes (2023)………………………………………….. 11
2 Tipos de manual de normas y procedimientos. Fuente: Elaborado por
Paredes (2023)………………………………………………………….. 13

vi
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA
INFORMÁTICA I.U.T.E.P.I
GUANARE-PORTUGUESA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Autora: Nairuska Paredes
Fecha: Marzo de 2023
RESUMEN

El manual de normas y procedimientos es de utilidad para las organizaciones

empresariales porque aporta aquellas informaciones consideradas como esenciales,
concernientes a las diferentes unidades de producción como administrativas y de
servicio, facilitando el desempeño del recurso humano que mediante su
desempeño colabora en la consecución de los objetivos propuestos y del
desarrollo de las funciones dentro del marco normativo y legal establecido. Por
ello, se desarrolló la presente investigación tipo monográfico, con el objetivo de
analizar el manual de normas y procedimientos como instrumento de apoyo a las
actividades desarrolladas por las organizaciones empresariales, para ello se indagó los
elementos del manual de normas y los componentes del manual de procedimientos
como instrumento de apoyo a las actividades desarrolladas por las organizaciones
empresariales, cuya utilidad es múltiple al constituir un instrumento que permite
conocer el funcionamiento interno referente a descripción de tareas, ubicación y
puestos responsables. Las informaciones fueron recabadas de fuentes documentales
impresas y electrónicas, estableciendo como conclusión que las organizaciones
empresariales ejecutan actividades propias de su naturaleza comercial, lo cual exige
que posean un manual de normas y procedimientos que orienten a los trabajadores en
el eficiente desempeño de sus labores, lo cual genera productividad, reduce
situaciones de accidentes laborales, pérdida de materiales, insumos y tiempo; además
garantiza la calidad de los productos manufacturados o del servicio prestado a los
consumidores. Se recomienda a las empresas que no dispongan de este instrumento,
abocarse al diseño del mismo para asegurar su rentabilidad y productividad, porque el
contenido está dirigido a especificar los procesos y pautas o directivas para su
realización, que facilita la ejecución de las tareas propias de cada cargo, economía de
tiempo, dinero y además facilita el entrenamiento del nuevo personal.

Descriptores: Manual, normas y procedimientos.

vii
 INTRODUCCIÓN

Toda organización debe contar con las directrices necesarias que ayuden a
cumplir las metas, objetivos, misión, visión y razón social que se hayan planteado, lo
cual incidirá en la obtención de resultados más favorables. Por consiguiente, una de
las formas efectivas para mejorar el funcionamiento de toda organización es por
medio de la ejecución satisfactoria de los procesos administrativos y de todas las
actividades que se han de ejecutar en la organización.
Es de mencionar, que las empresas deben disponer de manuales en los cuales
se describan los pasos que serán cumplidos al momento de desempeñar una tarea,
independientemente de su naturaleza, e igualmente especificar las normas de
seguridad, conducta, técnicas y en general a ser acatadas cuando se desempeñe una
función determinada. En tal particular, se dispone del manual de normas y
procedimientos que es un documento en el cual se describe de manera sistemática los
pasos a seguir y las normas a cumplir para ejecutar las actividades propias de un
puesto o cargo determinado e igualmente las funciones que se cumplen en las áreas o
unidades administrativas.
Al considerar todos estos aspectos, se procedió a efectuar una revisión
documental de autores versados en la temática de los manuales de normas y
procedimientos, con la intención de indagar los elementos del manual de normas
como instrumento de apoyo a las actividades desarrolladas por las organizaciones
empresariales como también especificar los componentes del manual de
procedimientos como instrumento de apoyo a las actividades desarrolladas por las
organizaciones empresariales.
Todo esto, con la intención de disponer de técnicas y procesos específicos a
seguir para alcanzar el cumplimiento del trabajo productivo desempeñado por todo el
personal y de quienes comparten responsabilidades específicas de tipo administrativo,
con el mínimo margen de error, reduciendo la pérdida de tiempo, dinero, insumos,
materiales, a la vez que se trabaja con calidad y eficiencia.
Es de mencionar, que la investigación se presenta en tres capítulos,
correspondiendo el primero a la Justificación, en el cual se describen aspectos
generales del tema de los manuales y su beneficio para la empresa; asimismo, se
formulan los objetivos de la investigación. El Capítulo segundo es el Marco Teórico,
que incluye los antecedentes de la investigación, que son estudios previos
relacionados con el problema en estudio. Asimismo, se describen las bases teóricas.
En cuanto al capítulo III, contiene las conclusiones derivadas del análisis de
las informaciones recabadas de autores estudiosos de la temática investigada, como
también las respectivas conclusiones. Asimismo, se presenta las referencias siguiendo
un orden alfabético, para dar pertinencia a los conceptos reseñados en el capítulo II.
Seguidamente, se incluyó el glosario de términos.

2
 CAPITULO I
JUSTIFICACIÓN

1.1 Justificación o Importancia

A menudo la creación o formación de empresas responde a la necesidad de

cubrir un servicio o una exigencia en un entorno determinado, mediante la cual existe
la posibilidad de salir beneficiado. Para ello, el emprendedor o el grupo de
emprendedores interesados en establecer una organización empresarial, reúne los
recursos económicos y logísticos necesarios para poder afrontar dicho reto y cumplir
los objetivos que se marquen haciendo uso de los llamados factores productivos:
trabajo, tierra y capital.
Es por ello que las empresas están concatenando esfuerzos para ser más
eficientes y tener mayor participación en la industria, para lograr esto, las
organizaciones necesitan un crecimiento constante; lo que las obliga a canalizar sus
recursos financieros a diferentes áreas, para dar cumplimiento a la cancelación de
compromisos u obligaciones tanto con el personal como con el funcionamiento
propio del establecimiento. En ese sentido, uno de los estipendios es el sistema de
viáticos, por lo que es pertinente aplicar ciertos procedimientos para controlar las
finanzas de la empresa relacionadas con los gastos frecuentes u ocasionales,
asociados con los viajes que se realizan por motivos comerciales.
Por consiguiente, toda empresa que se precie de tal, deberá contar con un
manual de normas y procedimientos, documento de mucha importancia porque
registra y transmite sin distorsiones, información básica referente a las unidades;
facilitando la actuación del recurso humano que colabora en la consecución de los
objetivos propuestos y del desarrollo de las funciones dentro del marco normativo y
legal establecido. Sabido es, que un procedimiento permite uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su duplicidad; su utilidad es múltiple,

3
en virtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno
referente a descripción de tareas, ubicación y puestos responsables.
En este particular, Continolo (2016), al definir el manual, indica que es "Una
expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en
un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada
los esfuerzos del personal operativo" (p.53). Efectivamente, el contenido de un
manual se relaciona con aquellas especificaciones, directrices e instrucciones que han
de ser cumplidas por los trabajadores con la finalidad de participar con sus tareas en
el logro de las metas organizacionales.
Puede decirse entonces, que cada manual estará centrado en la actividad
económica que desempeña la empresa, en el cual se especificarán los procesos
correspondientes a las actividades desarrolladas; por consiguiente, estarán dispuestas
secciones con normas y procedimientos para la compra, la venta, la publicidad, pago
de nómina, pago a proveedores, cancelación de viáticos y otros de naturaleza similar.
Ahora bien, dentro de los manuales están los de normas y procedimientos,
definidos por Palma (2010), como el instructivo “que describe de manera detallada
las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden
secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los
miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos” (s.p.),
Por lo antes expuesto, se aprecia que un manual de normas y procedimientos
será de gran utilidad para las empresas, porque el desempeño de las diversas
actividades laborales de los empleados estará ajustado a las directrices y procesos
descritos en el mismo. De tal modo, que la carencia de este instrumento puede
ocasionar retardos en la aplicación de una técnica si el trabajador no posee o conoce
las instrucciones requeridas; igualmente, se retrasa el proceso de adaptación de los
nuevos trabajadores, porque tendrán que aprender haciendo, lo cual ocasionaría
pérdidas de tiempo, materiales o insumos, e incluso la insatisfacción de los clientes si
sienten que son atendidos por empleados con escasos conocimientos que no llenan
sus expectativas.

4
1.2 Objetivos

1.2.1 General

Analizar el manual de normas y procedimientos como instrumento de apoyo a

las actividades desarrolladas por las organizaciones empresariales.

1.2.2 Específicos

Describir los elementos del manual de normas y procedimientos como

instrumento de apoyo a las actividades desarrolladas por las organizaciones
empresariales.
 Explicar la estructura del manual de procedimientos como instrumento de
apoyo a las actividades desarrolladas por las organizaciones empresariales.

5
6
 CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes de la investigación, de acuerdo con Arias (2012), “se

refieren a los estudios previos: trabajos y tesis de grado, trabajos de ascenso, artículos
e informes científicos relacionados con el problema planteado, es decir,
investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con
nuestro proyecto” (p. 106). Aplicando lo citado, se procedió a la revisión de fuentes
documentales electrónicas con la intención de cubrir esta sección del capítulo, y por
ende fueron seleccionados tres estudios que guardan relación con la problemática
abordada en el actual trabajo.
Al respecto, se menciona a Vivanco (2017), quien desarrolló la investigación
titulada “Los manuales de procedimientos como herramientas de control interno de
una organización”, enmarcada en un estudio tipo documental a nivel descriptivo. En
las conclusiones, la autora menciona que en la actualidad las organizaciones a nivel
mundial se mueven mediante procesos y nace la necesidad de controlar cada uno de
estos para su desarrolle eficiente, por lo que es importante el control interno aplicado
mediante manuales de procedimientos, los que al mismo tiempo son guías operativas
para el proceso que se asigna a una persona o actividad dentro de una organización.
Argumenta la autora, que su estudio es una recopilación de información
basados en el control interno y los manuales de procedimiento como herramienta del
mismo, mencionando que la importancia de estas dos herramientas se denota porque
posibilitan el encuentro de la base teórica del control interno y los manuales de
procedimiento. Se ofrece, además, una guía de los eslabones que tiene un manual
óptimo y cómo se compactan estas dos teorías, al ser el control interno base
fundamental para desarrollar un manual de procedimientos en una entidad.

7
 Lo mencionado por Vivanco (ob.cit.), viene a corroborar la importancia de la
presente investigación porque en ambas se plantea la utilidad del manual de normas y
procedimientos como instrumento fundamental para la ejecución eficiente de las
distintas actividades desarrolladas dentro de las organizaciones empresariales que se
traduce en altos índices de productividad y rentabilidad.
Por su parte, Escalante, (2018), realizó una investigación dirigida a proponer
un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Archivo y
Correspondencia de la Facultad de Farmacia de la Universidad Central de Venezuela
en Caracas. La investigación es descriptiva porque persiguió la descripción y
caracterización del problema de estudio, además, es considerada documental al estar
sustentada con la teoría existente en fuentes bibliográficas especializadas en materia
de archivo y de gestión de procesos tanto nacionales como internacionales y de
campo porque se realizó el levantamiento de información directamente en el lugar
donde ocurren los fenómenos que dieron origen al problema en el departamento;
estando además enmarcada dentro de un Proyecto Factible.
Las conclusiones de la investigadora muestran las debilidades presentes en la
mencionada facultad, al no disponer de un manual de normas y procedimientos a
disposición de los estudiantes, quienes aprenden por ensayo y error al no disponer de
informaciones e instrucciones precisas para el manejo de los equipos y las sustancias
empleadas dentro del laboratorio. Por consiguiente, procedió a diseñar la propuesta
que presentó como alternativa de solución al problema, que recomendó fuese
implementada en beneficio tanto del laboratorio como del estudiantado.
Esta investigación tiene correspondencia directa con el estudio actual, al
considerar que la empresa evaluada si posee procedimientos contables, pero los
mismos carecen de un desempeño apropiado que conlleva a limitar el desarrollo de
los objetivos establecidos ante la limitante que representa la inexistencia de controles
contables.
De igual manera, Vidal (2018), presento su investigación titulada “Manual
de normas y procedimientos para el control de procesos contables dirigida a la

8
empresa Inversiones Pacheco C.A.”, en Barinas estado Barinas. La modalidad de
investigación se basó en la Investigación Acción Participante, siendo los sujetos de
estudio el propietario y cinco (5) empleados de dicha empresa, La técnica
empleada para la recolecta de las informaciones fue la encuesta y como instrumento
un cuestionario estructurado con catorce ítems politómicos.
La validación de las informaciones recabadas se basó en la técnica del
análisis de contenido. Los datos aportados por los encuestados denotaron las
debilidades relacionadas con los procesos de control internos al no efectuarse los
registros contables de los movimientos débito y crédito de la inversora, por lo que
diseño el manual de normas y procedimientos para el control interno, el cual
recomienda sea implementado.
Evidentemente, existe una relación entre el estudio citado con respecto a la
investigación actual porque en ambos se plantea la problemática relacionada con la
inexistencia de controles internos fundamentados en un manual de normas y
procedimientos y las consecuencias que esto acarrea para las empresas; asimismo,
ambos coinciden en determinar los beneficios derivados del empleo de dicho manual
para apoyar los procesos administrativos de las organizaciones empresariales.

2.2 Bases teóricas

La base teórica o conceptual es una revisión bibliográfica o documental que se

relacionan directamente con las variables que se desarrollan y la relación entre ellas.
Haciendo referencia a los diversos enfoques teóricos que se utilizaron en
investigaciones previas relacionadas con la temática de la misma. e acuerdo a esto,
señala Arias (2012). “Las bases teóricas están formadas por: “un conjunto de
conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado,
dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado” (p. 39). Atendiendo a estos
postulados, se describen seguidamente las bases teóricas relacionadas con el manual
de normas y procedimientos.

9
 2.2.1 Conceptos Relacionados
2.2.1.1 Manual
La definición de manual se presenta según aportes de Pérez (2010), quien lo
conceptúa como una publicación que incluye los aspectos fundamentales de una
materia. Se trata de una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo, o bien
que educa a sus lectores acerca de un tema de forma ordenada y concisa. Un usuario
es, por otra parte, la persona que usa ordinariamente algo o que es destinataria de un
producto o de un servicio.
Por su parte, Catacora (2014); al definir el manual indica que estos son:

Un medio de comunicar las decisiones de la administración,

concerniente a organización, políticas y procedimientos. Las empresas
progresistas han llegado a considerar sus estructuras organizativas,
planteamiento de políticas y prácticas de procedimiento, simplemente
como elemento que pueden y deben cambiar tan a menudo como se
requiera para capitalizar nuevas oportunidades y enfrentar la
competencia (p. 96).

Estas dos definiciones permiten comprender el significado de un manual,

porque brinda las instrucciones necesarias para que un usuario pueda utilizar un
determinado producto o servicio. Por ejemplo, si el manual de usuario está referido a
un teléfono móvil (celular), incluirá los conceptos y las guías necesarias para su
utilización, detallando las funciones de sus teclas, las opciones disponibles a través de
los diferentes menús, entre otras aplicaciones.

2.2.1.2 Norma

Una norma es un patrón de conducta o procedimiento, establecido por una o

más reglas de carácter administrativo, social o jurídico que deben seguir tanto las
personas como las instituciones en un contexto determinado, especialmente con la
intención de lograr el orden social. Al respecto, Cossio (2016), expresa “Una norma

10
es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o
actividades” (p.7). De esto se deduce, que las normas constituyen estándares
aplicables en el quehacer humano.
De igual manera, Kelsen (2012), define la norma así: “Norma es el sentido de
un acto con el cual se ordena o permite, y en especial, se autoriza un comportamiento.
La norma es algo distinto del acto que la produce” (p. 19). Bien lo conceptúa el
mencionado autor, cuando ubica a la norma dentro de un contexto en el cual las
personas interactúan ajustándose a los preceptos establecidos como parte de la
dinámica para la convivencia, con lo que se logra que cada uno comprenda, acepte y
cumpla las directrices indicadas, bien sea en lo laboral, social, educativo e incluso
jurídico.

2.2.1.2 Procedimiento

Un procedimiento es una guía detallada que muestra una secuencia ordenada

de cada uno de los pasos a seguir para ejecutar una actividad determinada. Según
Melinkoff (2010), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una
de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la
disminución de errores". (p. 28). Por su parte, Múnich y Martínez, (2014), señalan
que son:

Aquellos que establecen el orden cronológico y la secuencia de

actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo
repetitivo. Lo anterior conlleva a decir que un procedimiento es una
guía detallada de acción que muestra de una manera lógica y
secuencial, el orden que siguen las actividades que realizan las
personas en su trabajo (p. 40).

Al interpretar ambas definiciones, se deduce que el término procedimiento se

relaciona con la descripción detallada, lógica y secuencial de acciones que han de
cumplirse para la consecución de un producto, un objetivo, una meta. Evidentemente,

11
en el campo de las organizaciones empresariales, hace referencia a los procesos que
han de seguirse para la producción, manufactura o distribución de bienes y servicios,
particularmente cuando está involucrado el desempeño laboral de trabajadores y
trabajadoras. Por ello, un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos
pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería
ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos
procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas
diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

2.2.2 Manual de Normas y Procedimientos

A partir de las informaciones descritas en párrafos precedentes, surge el

planteamiento del manual de normas y procedimientos, que en opinión de García
(2017), “describe de manera detallada las operaciones que integran los
procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas
que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con
dichos procedimientos” (s.p.). Por deducido, estos manuales contienen las
instrucciones para desarrollar un determinado proceso e igualmente especifican que
medidas han de ser aplicadas para ejecutar cada uno de estos.

Normas

Manual de Normas y
Procedimientos

Procedimientos

Figura 1: Componentes del manual de normas y procedimiento. Fuente:

Elaborado por Paredes (2023)

12
 Los manuales de normas y procedimientos definen la aplicación de técnicas y
métodos, al igual que las instrucciones necesarias para ejecutar las actividades. a
presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer cómo funciona un
departamento o unidad administrativa, por lo cual, es necesario que todos los
procedimientos se agrupen de forma ordenada en este documento llamado manual de
normas y procedimientos. La información que contiene este instrumento, dependerá
de la estructura, normativas por las cuales, se rige la organización y, el tamaño de la
misma. Además, estos son vitales para incrementar y, aprovechar los conocimientos y
experiencias de las personas u organizaciones, justamente porque pueden ser
actualizados según las necesidades de la organización.

2.2.2.1 Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

Un objetivo, representa un fin o finalidad que se pretende alcanzar mediante el

cumplimiento de ciertos pasos o etapas, según la naturaleza de lo pretendido. En tal
sentido, García (2017), indica que los manuales de normas y procedimientos tienen
los siguientes objetivos:
 Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
 Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
 Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
 Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
 Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad del trabajo.
 Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
 Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción

13
de tareas, y requerimientos.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la
repetición de instrucciones y directrices.
 Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
 Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del
personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.
Según lo antes mencionado, las ventajas del manual de normas y
procedimientos están dirigidas a toda la organización empresarial, dado que exige la
presentación general operativa de la empresa, especifica la secuencia de cada paso, la
responsabilidad de los encargados de desempeñar cada actividad, muestra
gráficamente el flujo de las operaciones, orienta al personal de nuevo ingreso según
cada área laboral, optimiza la productividad, suministra información, describe tareas
y directrices escriben en forma detallada las actividades de cada oficina, define la
responsabilidad de cada trabajador y la estandarización de tareas.

2.2.2.2 Tipos de Manuales de Normas y Procedimientos

Según su
ejecución

Según su
Tipos de manuales área

Según su
función

Figura 2: Tipos de manual de normas y procedimientos. Fuente: Elaborado por

Paredes (2023)

14
 Rodríguez (2022), presenta una clasificación de los tipos de manuales de
normas y procedimientos que se caracteriza según la finalidad de los mismos, que se
citan seguidamente.
1. De acuerdo con su ejecución: están dirigidos a acompañar a los trabajadores
en la ejecución de sus actividades, considerando las operaciones individuales como
las grupales, priorizando la forma en que se ejecutará la acción; asimismo, requiere
un análisis de la operatividad de la empresa y de las capacidades de trabajo de la
plantilla. Algunos ejemplos son los siguientes:
Individuales hechos para la capacitación y monitoreo de las actividades de
cada empleado de forma aislada.
 Colectivos, que buscan establecer pautas de colaboración entre dos o más
actores empresariales.
 Departamentales, que están diseñados para acompañar a los representantes
de toda un área de la organización.
2. De acuerdo con su área: están diseñados conforme al departamento que se
dirige el mismo, considerando que cada área tiene conocimientos técnicos
específicos, posee habilidades analíticas diferentes y utiliza distintos lenguajes de
comunicación; pueden optimizarse para ser comprensibles por el público objetivo;
algunos ejemplos de estos manuales son:
 De procedimientos financieros, destinados a los departamentos contables.
 De contratación, optimizados para el área de Recursos Humanos.
 De procedimientos administrativos, dirigidos al personal que trabaja en
oficina.
 De procedimientos industriales, diseñados para la plantilla de trabajo en
fábrica.
3. De acuerdo con su función: se adaptan a la función que desempeñarán en la
logística y operatividad de la empresa. Básicamente se habla de dos modalidades:
 Manuales de procedimiento general, que ayudan a que los líderes y

15
directivos vigilen el cumplimiento de las metas desde una perspectiva panorámica y
gestionen adecuadamente los procedimientos específicos.
 Manuales de procedimiento específico, que contienen toda la información
detallada de los requerimientos para cumplir con una función particular
eficientemente.
Generalmente, en el diseño de los manuales se integran los tres tipos antes
descritos con la finalidad de disponer de un documento completo, aunque cada
departamento puede tener sus propios manuales de normas y procedimientos en
cuanto a la ejecución, al área y a su función específica, teniendo presente la razón
social de la empresa.

2.2.2.3 Estructura del manual de normas y procedimientos

La estructura de los manuales de normas y procedimiento, guardan relación

con el tipo de actividad y naturaleza de la empresa; por ejemplo, el manual de una
manufacturera de papel será diferente al manual de una empresa petrolera o minera.
De acuerdo con Franklin (2009), en líneas generales han de presentar la siguiente
estructura:
Identificación, aquí se incluyen los datos de la empresa, logotipo, nombre de
la empresa, denominación del manual, fecha de elaboración, número de páginas y
datos relativos a la o las revisiones del manual.
Índice, presenta la relación de capítulos y apartados del documento.
Introducción, es una breve explicación del contenido total del manual.
Objetivo, muestra qué es lo que se quiere lograr con dicho documento.
Alcance, son todos los requisitos a cumplir para lograr el objetivo.
Políticas, son criterios que orientan y facilitan las operaciones.
Responsable, es el puesto o la unidad administrativa que tiene a su cargo la
preparación y aplicación del procedimiento.

16
 Procedimientos, son la descripción detallada de las operaciones, se presentan
por escrito y de una forma secuencial, describe en qué consiste el procedimiento,
cómo, dónde y con qué se lleva a cabo.
Glosario, es la lista que explica de forma técnica algunos conceptos
relacionados en el contenido.

2.2.3 Elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos

Para la elaboración de los manuales de procedimientos, se deben tener en
cuenta los siguientes conceptos
Flexibilidad: los procedimientos deben ser dinámicos y permitir la objetividad
en la toma de decisiones, de acuerdo con el área y jerarquía donde se ubique la
persona que las aplique. Debe contemplarse la posibilidad del mejoramiento continuo
y/o cambios en un momento dado, bien sea por decisiones de la administración o
situaciones legislativas, con miras a su optimización.
Eficiencia: un manual de procedimientos debe permitir el mejor
aprovechamiento de los recursos financieros, humanos, físicos y técnicos que
participen de un proceso, permitiendo su mejor combinación, con miras al alcance de
los objetivos institucionales, para lograr los mejores resultados en la gestión.
Unidad: la organización es un sistema y por lo tanto, los procedimientos
realizados en cada una de las dependencias o áreas de trabajo, obedecen a parámetros
o directrices únicas y generales previamente diseñadas, y deberán estar concordantes,
cumpliendo los objetivos del Plan de desarrollo de la organización.
Integridad: cada procedimiento, independientemente debe ayudar a cumplir un
objetivo que lleve a lograr la misión de la organización. Por ello, las dependencias o
áreas de trabajo no son consideradas separadamente y deben contemplar la
coordinación e información y así mismo se deben considerar integralmente, la
existencia de responsabilidades asociadas a la de autoridad.

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 Claridad: los manuales de procedimientos deben tener un fin didáctico y por
tal razón este principio debe aplicarse y garantizarse para cualquier tipo de actividad
o tarea, permitiendo el rápido aprendizaje para su realización y así evitar tropiezos a
la gestión administrativa.
Control: los procedimientos son proyectos o planes a ejecutar, lo cual permite
realizar los pasos dentro de una actividad, para lograr un objetivo. Deberá contemplar
los mecanismos o parámetros de control, especialmente facilitando detectar errores y
que permitan evaluarse para ajustar dentro de un proceso constante de
retroalimentación y mejoramiento continuo.

2.2.3.1 Pasos para Elaborar Manuales de Normas y

Procedimientos

En opinión de Gómez (2011), los pasos a seguir para la elaboración de los

manuales de normas y procedimientos, comprende los descritos a continuación.
1. Realizar la recolección de la información. Las técnicas que por lo general se
emplean para recolectar información son: Revisión bibliográfica, entrevista y
observación directa. Es decir, que el encargado de elaborar dicho manual, debe
realizar un trabajo de campo dirigido a la observación de los procesos desarrollados
en la empresa.
2. Análisis de la información: En este paso plantéate las siguientes
interrogantes: ¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuándo se hace? ¿Con qué
frecuencia? ¿Dónde se hace? ¿Por qué se hace? ¿Qué registros se emplean? En este
punto es importante realizar un análisis cuidadoso para asegurarse de no perder
ningún detalle, ni obviar ningún elemento fundamental para la ejecución de las
actividades.
3. Análisis del procedimiento: Una vez que se ha recolectado la información,
se debe realizar el análisis del procedimiento para identificar: Qué actividades se
pueden eliminar; las actividades que se pueden combinar para evitar duplicidades;

18
todas aquellas actividades que puedan cambiarse para que sean mejores, identificar
todo aquello que se puede mejorar, mantener las actividades que resulten provechosas
para el procedimiento,
4. Descripción de las actividades: se ha de realizar la narración de cada una de
las actividades de forma secuencial, explicando cómo se ejecuta cada una de ellas. De
igual forma, se deben considerar los responsables de cada actividad, el cómo se
ejecutan, cuando y las normativas u observaciones aplicables. Cuando se realiza la
narración de un procedimiento, se debe evitar suponer que los demás comprenden
aquello que se debe hacer. Los manuales son para facilitar la información de los
procesos, de forma que esta ejecución sea eficaz. Es por ello, que deben ser
redactados de forma simple.
5. Revisión y aprobación del documento: En la mayoría de las organizaciones,
los responsables de cada área deben revisar los documentos para incluir los cambios
que sean necesarios y, asegurar que todas las actividades se encuentren especificadas
y cumplan con las normativas requeridas. Posteriormente, se realiza la aprobación del
documento a través del medio que se tenga establecido y, por parte de los
responsables asignados para cada área específica de la organización.
6. Distribución y resguardo de los manuales de normas y procedimientos: Los
manuales deben ser distribuidos a las áreas. Sin embargo, previo a ello, se
recomienda realizar una formación para notificar de los cambios a los involucrados.
De igual forma, se resguardan los documentos originales de forma digital y/o física.
Manteniendo el control de cada una de las copias distribuidas por área.
7. Actualización de documentos: Los controles que se realizan a través de
listados internos, deben especificar las fechas de elaboración, fechas de revisión y
fechas de caducidad de cada uno de los documentos. De igual forma, se debe asegurar
que los documentos obsoletos se encuentren controlados y, que los vigentes se
adapten a las actividades actuales de la organización, proceso que exige el monitoreo
de los procesos empresariales.

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 Tal como se aprecia en los párrafos anteriores, los pasos para elaborar el
manual de normas y procedimientos, exigen el cumplimiento de un proceso de
búsqueda e indagación que aporte informaciones de las actividades que lo
conformarán, las cuales deberán ser analizadas y luego procesadas. A esto sigue la
descripción de cada actividad, con sus respectivos procesos y normas a cumplirse,
para luego ser sometido a revisión y aprobación para su posterior difusión y
protección.
En muchas empresas, los integrantes de la organización desconocen que
existen estos manuales y, que se han elaborado para cada proceso. Lo anterior, ocurre
porque se crean únicamente para cumplir con normativas, pero, no se les da la
importancia que ameritan, como por ejemplo, que todos deben tener acceso a ellos.
Los manuales son herramientas que, si son bien usadas e implementadas, pueden dar
mucho valor a una organización. De igual forma, se debe involucrar a todas las áreas
integrantes de la empresa para garantizar que se dé el uso adecuado y, no sea una
pérdida de recursos y tiempo.

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 CAPÍTULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Efectuado el análisis de la información recabada mediante la consulta a

fuentes documentales relacionadas con la problemática abordada en la investigación,
se presentan seguidamente las conclusiones y recomendaciones respectivas.

3.1 Conclusiones

 Las organizaciones empresariales ejecutan actividades propias de su

naturaleza comercial, lo cual exige que posean un manual de normas y
procedimientos que orienten a los trabajadores en el eficiente desempeño de sus
labores, lo cual genera productividad, reduce situaciones de accidentes laborales,
pérdida de materiales, insumos y tiempo; además garantiza la calidad de los
productos manufacturados o del servicio prestado a los consumidores.
Los manuales de normas y procedimientos establecen de manera clara y
comprensiva para todos los miembros de una organización los pasos a seguir, los
procedimientos a cumplir y resultados a obtener al realizar una actividad. Sus
elementos constituyentes le imprimen pertinencia, integralidad y a través de estas
herramientas es posible crear un paradigma de trabajo que regule las operaciones
dentro de la organización que asegure que se obtendrán los resultados esperados.
 El diseño de los manuales de normas y procedimiento, exigen la realización
de un trabajo de investigación que detecte los procesos desarrollados en las empresas,
las posibles maneras de mejorarlos o simplificarlos mediante el análisis e
interpretación de las informaciones recabadas, teniendo en cuenta que estos manuales
se elaboran atendiendo a la ejecución, las áreas y la función de cada departamento o
sección de la organización.

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3.2 Recomendaciones

A partir de las conclusiones formuladas, se plantean las siguientes

recomendaciones
 A la organización empresarial que no disponga de este instrumento,
abocarse al diseño del manual de normas y procedimientos para que asegure su
rentabilidad y productividad, porque el contenido de este documento está dirigido a
especificar los procesos y pautas o directivas para su realización, que facilita la
ejecución de las tareas propias de cada cargo, economía de tiempo, dinero y además
facilita el entrenamiento del nuevo personal.
Informar al personal sobre la empresa, acerca de la existencia del manual, y
llevar un seguimiento para que todos hagan uso de este manual de forma correcta.
Tener en cuenta que este manual se le tiene que hacer modificación por lo menos una
vez al año; y asegurarse que sea accesible para todos y así poder seguir cada paso y
conocer los objetivos, ubicación y puestos responsables.

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 REFERENCIAS

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Científica. Caracas: Epísteme.

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Disponible en: http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/manuales-de-
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24
Rodríguez, J. (2022). Manual de procedimientos: qué es y cómo hacer uno (con
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https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-procedimientos-empresa

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Barinas. Trabajo Especial de Grado. UNELLEZ: Barinas.

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interno de una organización. Trabajo especial de grado. Revista Universidad y
Sociedad vol.9 no.3 Cienfuegos jul.-set. 2017

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 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Manual de Normas y procedimientos: documento en el cual se describen los

procesos desarrollados en la organización y las respectivas normas que deben
aplicarse al momento de hacer operativa cualquiera de los procesos allí descritos.
Manual: libro o folleto en el cual se recopilan los aspectos básicos y
esenciales de una actividad de la organización. Permiten comprender el
funcionamiento de algo o acceder de manera ordenada y concisa.
Norma: modo establecido y acordado de hacer una cosa. Puede tratarse de
fabricar un producto, gestionar un proceso, prestar un servicio o suministrar
materiales. Pueden cubrir un amplio espectro de actividades realizadas por las
organizaciones y utilizadas por sus clientes.
Procedimiento: conjunto de acciones que tienen que realizarse todas
igualmente, para obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias

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