1.

Clasificación Alfabética

Cuando realizamos una clasificación alfabética de personas o empresas es preciso

determinar la palabra por la que se ordena ( palabra principal u ordenatríz) por lo que se
establecen unas normas de clasificación.
Con éste sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la
persona, o la razón social de la empresa que figura en el documento a archivar, como se
hacen por ejemplo en las guía telefónicas

2.Clasificación Geográfica

En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o

entidad, según el siguiente orden: Autonomía, provincia, municipio, calle y por último
el nombre.

3.Clasificación por materias

En la clasificación por materias, los documentos se agruparan en función del tema que
traten, entendiendo por “materia” una determinada característica común a todos los
documentos (motivo principal del documento)
Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos:
a) Orden alfabético de las materias.
b) Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando alguno de los
siguientes criterios:
-Numérico: a cada materia principal le asignamos un número, y a cada
subdivisión de la materia otro número.
-Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número y la
subdivisiones se representaran por una letra o número que se agrega al primer
componente.

4.Clasificación Cronológica

Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como

referencia la fecha de entrada, la de vencimiento, la de creación, etc.

5.Clasificación Decimal

Consiste en agrupar documentos, libros, etc en 10 grandes grupos. La primera división

se enumerará del 0 al 9, cada una de estas clases de subdividirá en otros 10 grupos del 0
al 9 y así sucesivamente.
-Clasificación decimal universal: es el sistema de clasificación más completo que existe,
pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas. Es un
catálogo de materias con las que se clasifican todos los conocimientos del ser humano,
agrupándolos en 10 categorías. Se utiliza en las bibliotecas para clasificar los libros.
 6.Normas de Clasificación

A la hora de ordenar nuestros documentos y una vez elegido el sistema de clasificación

que mejor se adapte a la estructura organizativa de la empresa, debemos tener presente
una seria de reglas o normas.

A) NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA

1. Nombre de personas
- En los nombres propios de personas individuales tomaremos
como palabra principal el primer apellido.
- En el caso de que coincida el primer apellido, se tomará el
segundo apellido para su clasificación, y si coinciden los dos
apellidos se tomará el nombre.
- No se considerará las preposiciones, las contracciones y los
artículos.
- Los apellidos como estos, separados por un guión, se
considerarán como un solo apellido.
- Los nombre extranjeros se clasificaran por el primer apellido,
teniendo en cuenta que las partículas, du, von y mac forman
parte del apellido.
2. Empresas
- En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma,
sin tener en cuenta su actividad o dedicación.
- Si el nombre de la empresa contiene las palabras hijos de,
sobrinos de, etc, se prescinde de ellas.
- Para las empresas conocidas habitualmente por sus siglas,
tomaremos éstas para su clasificación.
- Los organismos oficiales, bancos, cajas, etc, se ordenarán
según su denominación genérica.
- Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de
su razón social.
- Si el nombre de la empresa y organismo comienza con un
artículo, no lo tendremos en cuenta ala hora de realizar su
clasificación.

B) NORMAS DE CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA

A la hora de realizar una clasificación geográfica se aplica el siguiente orden:

-Autonomía.
-Provincia.
-Municipio.

Si coincidiesen varias empresas o personas con el mismo nombre y localidad de

residencia, utilizaríamos como criterio de clasificación el nombre de la calle donde
residan, seguido del nombre o razón social.
-Las partículas que forman parte del nombre debemos considerarlas como parte
integrante del mismo.