1. Clasificar y ordenar... ¿Para qué?

Antes de entrar a justificar la necesidad de estas tareas, hagamos una consulta al

diccionario y precisemos el significado de ciertos términos, relacionados con los sistemas de
archivo, que vamos a utilizar con frecuencia.

Clasificar-Agrupar elementos por clases.

Ordenar-Colocar elementos de acuerdo a un orden establecido
Archivo
1. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc.,
producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
2. Lugar donde se custodian los documentos.
3. Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un ordenador para almacenar
porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante
una instrucción única.

Por tanto, la clasificación y ordenación de los documentos son la base del funcionamiento
de los archivos, que contienen información.

Pero no se pueden guardar los documentos en el archivo de manera caótica, o

desordenados; previamente habrá que separarlos por grupos homogéneos y agruparlos por
clases; en esto consiste la clasificación. Después se colocarán siguiendo un orden, es decir,
se ordenarán. El paso final será guardarlos en el archivo.

Tanto en la fase de clasificación como en la ordenación es necesario seguir algún criterio

fijado y conocido de antemano por todas aquellas personas que manejan
la documentación.

Existen diferentes métodos o sistemas que se pueden emplear de manera aislada o

combinados entre sí. Todos y cada uno de ellos presentan ciertas ventajas e
inconvenientes, como estudiaremos más adelante.

Hay que tener presente que, cualquiera que sea el sistema elegido, deberá cumplir
ciertos requisitos:

El criterio de clasificación y ordenación adoptado deberá:

• Ser el más adecuado al tipo de documentos que se manejan.
• Resultar sencillo y no presentar casos de ambigüedad.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos.
• Permitir ampliaciones futuras.

2.El sistema alfabético

uno de los métodos más sencillos y de uso más generalizado. Consiste en cla-icar y
ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, respetando la cuencia del mismo.

2.1 Palabra ordenatriz

Cuando un nombre se compone de varias palabras (como en el caso de los nombres
propios), hay que determinar cuál es la palabra principal, u ordenatriz, es decir, aquella que
vamos a tomar como clave, referencia o guía para clasificación; el resto de las palabras del
nombre están subordinadas a esta.
Al clasificar nos vamos a encontrar con gran variedad de tipos de palabras y nombres; la
elección de la palabra ordenatriz no puede ser arbitraria, sino que se hará acuerdo a unas
normas de uso general, que irás aprendiendo.

2.2. Nombres de personas físicas

Están compuestos por nombre y apellidos. El primer apellido es la palabra ordenatriz, que
se toma como guía. Los nombres que tienen igual el primer apellido se ordenan por el
segundo, y si este también coincide, por el nombre propio.

EJEMPLO
El nombre de Marina Pradillo Vidal, quedaría clasificado por su palabra ordenatriz, Pradillo,
y a efectos de su ordenación lo escribiríamos como: Pradillo Vidal, Marina
Si tenemos una lista de nombres como la siguiente:

Cuando los apellidos son compuestos y van separados por un guión.Se toman como una
sola palabra a efectos de su clasificación.

2.3. Nombres de empresas o de instituciones

Cuando la denominación social incluye un nombre propio
Se sigue el mismo criterio que en el caso de los nombres de las personas físicas, tomando
el primer apellido como palabra ordenatriz.
A veces, el nombre propio va acompañado de otras partículas (hijos de.../y compañía/... y
hermanos, etc.); estas palabras complementarias no se tendrán en cuenta en la
clasificación.

Palabra genérica como parte de la razón social

A veces los nombres incluyen alguna palabra genérica (bar, papelería, supermercado, etc.),
que no debe tenerse en cuenta en la clasificación ya que aporta poca información pues
otras empresas podrían contener esa misma palabra genérica en su denominación. En
estos casos, la regla general es tomar como palabra ordenatriz el primer nombre
significativo que aparezca en la denominación de la empresa, seguido de las restantes
palabras.

Nombre de organismos o de instituciones

En estos casos sí se toma como palabra ordenatriz el nombre genérico; ejemplos:

ministerio, banco, etc., sin tener en cuenta artículos, preposiciones o cualquier otra
partícula.
Empresas conocidas por las siglas

La regla general es clasificarlas por el nombre completo; no obstante, muchas veces son
más conocidas por las abreviaturas o siglas, en cuyo caso se ordenarán por
estas.
Nombre de empresas extranjeras
Tomaremos como palabra guía la primera que aparece en el nombre.

2.4. Ventajas e inconvenientes del sistema alfabético

Ventajas:
• No requiere un aprendizaje especial, ya que el alfabeto es conocido de todos.
• Es abierto y permite la ampliación, porque se pueden añadir e intercalar nuevas fichas o
carpetas, sin necesidad de mover el resto.
• Sencillez, ya que para clasificar se emplea un solo criterio (alfabético), y no
presenta subdivisiones.
• Se adapta a todo tipo de documentos.
Inconvenientes:
• Hay que determinar previamente la palabra clave o palabra ordenatriz.
• Los criterios para designar dicha palabra clave no son universales ni unánimes.
Esto obliga a establecer reglas fijas que las personas encargadas de la clasificación
deberán seguir al pie de la letra.
• Al extraer un documento de una carpeta, o una ficha de un fichero, hay que dejar una
señal en su lugar, en caso contrario no se notaría su ausencia.

3. El sistema numérico

3.1. ¿Cómo se realiza la clasificación?

A cada documento le corresponde un número que será el que se utilice al ordenar.

La asignación del número clave se realiza por orden de llegada, y no está en relación con el
contenido de la información. En realidad, este es un sistema indirecto que suele adoptarse
conjuntamente con algún otro.

3.2. Ventajas e inconvenientes que presenta el sistema numérico

VENTAJAS

• Es muy sencillo
• Es ilimitado, como lo son los propios números.
• Una vez asignada la clave numérica a un documento o expediente, no es posible
confundirlo.
• Cuando se toma un documento, como van correlativos, su falta es evidente y no es
necesario dejar ninguna señal para advertirlo,

DESVENTAJAS

• Si se desconoce el número clave de un documento, es muy difícil su localización.

• Este sistema obliga a tener índices o fichas adicionales a la propia documentación, para
• No permite intercalar nuevos documentos.
• No todos los documentos se adaptan a este sistema

4. El método alfanumérico
4.1. ¿En qué se basa?
Es un sistema mixto, que se apoya en los alfa números, claves compuestas de letras y
números, como por ejemplo: A-25; T-130. De ahí que se utilicen los sistemas alfabético y
numérico conjuntamente.

Permite muchas variantes:

• Letras seguidas de números.
• Una sola letra y varios números.
• Números seguidos de letras.
• Varias letras y varios números, etc.

La utilidad es la misma que en el sistema numérico, y también en este caso es necesario

llevar paralelamente unas fichas o índices de referencia.
El método de ordenación a seguir varía en función del alfanúmero.
• En el caso de claves compuestas por letras y números (ejemplo: AB-45), el primer criterio
será el alfabético, y el segundo, el numérico.
• En los casos en que aparece primero el número y luego letras (ejemplo: 246-VB). El primer
criterio para ordenar será el numérico, y el segundo, el alfabético.

4.2. Ventajas e inconvenientes del sistema alfanumérico

Son las mismas que se indicaron en el sistema numérico, con el inconveniente adicional de
que este sistema no es tan sencillo como el basado únicamente er
5. El criterio cronológico
5.1. Forma de clasificar
El elemento base de la ordenación es la fecha de los documentos. Se comienza a ordenar
por el año, después el mes y finalmente el día, en sentido ascendente (de la fecha más
antigua a la más reciente) o descendente (de la más reciente a la más antigua).
Este método, a veces, se emplea en combinación con el alfabético o el numérico.
Una variante es la clasificación numérico-cronológica, basada en claves compuestas por el
número del expediente y el año del mismo (por ejemplo, 85/1996).
Al ordenar se toma primero el año, y después el número.

5.2. Ventajas e inconvenientes del sistema cronológico

Entre otras, podemos resumirlas en el cuadro siguiente:
VENTAJAS
• Sencillez y rapidez.
• No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos, sin que se altere
el orden.
• No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.

DESVENTAJAS

• Es imprescindible conocer la fecha del documento que se está buscando.

• Cuando se extrae documentación hay que dejar un testigo en el lugar correspondiente a la
misma, pues en otro caso no sabremos que faltan documentos.
6. El sistema geográfico
6.1. Forma de clasificación
Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma
(domicilio, lugar de emisión, destino, etc.).
Es otro de los sistemas compuestos, ya que implica varias clasificaciones sucesivas: país,
región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle, etc. Dentro de
cada uno de estos grupos la ordenación sigue el criterio alfabético, teniendo en cuenta que
la capital de cada provincia siempre encabeza su grupo, y se coloca por delante del resto de
las poblaciones.

6.2. Ventajas e inconvenientes del sistema geográfico

Ventajas:
-Método sencillo
-No necesita índices auxiliares
-Permite ampliación
-Puede combinarse con otros criterios
Desventajas:
-Hay que designar la palabra ordenatriz para nombres compuestos
-No es adecuada para archivos voluminosos
-Requiere que se indique con una marca

7. Clasificación por materias o asuntos

7.1. ¿En qué se basa el sistema?
Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto, y a continuación
ordenar la documentación de cada grupo siguiendo alguno de los sistemas vistos
anteriormente: alfabético, numérico, cronológico, etc.
7.2. Ventajas y desventajas que presenta el sistema
Según este método, hay que realizar al menos dos clasificaciones: la primera por asuntos, y
otra posterior, de ahí se derivan ciertas desventajas:

8. Buenos hábitos que simplifican el trabajo…

La PRIMERA es evitar a toda costa la acumulación de montañas de papel en la mesa de

trabajo, lo que implica que se deberá:

• Clasificar siempre los documentos, es decir, agruparlos en función de la clase

correspondiente.
• Archivar los documentos cuando no hay que manejarlos de forma continua, o lo que es lo
mismo, guardarlos en el lugar que les corresponde, para que podamos encontrarlos cuando
se necesiten

• Ser selectivos con los papeles; conservar sólo los necesarios, los que aportan utilidad.
• Evitar hacer copias innecesarias. Copiar (o imprimir) de manera indiscriminada, no sólo
genera trabajo de copia, manejo y archivo, sino que, además, es una práctica que degrada
el medio ambiente.
La SEGUNDA buena práctica tiene que ver con el orden.
Es fundamental no dejar papeles sueltos, todos los documentos forman parte de algún
asunto, expediente, etc. Los papeles sueltos son muy peligrosos porque se pierden con
facilidad.Por eso conviene que cada papel tenga acomodo en su carpeta.

La TERCERA norma se refiere a los dispositivos de sujeción.

Si un grupo de documentos tiene que ir unido, no deben utilizarse elementos que puedan
caerse o desprenderse, como por ejemplo clips; es mejor unirlos mediante grapas o pinzas
que sujetan de forma eficaz y no dejan marca en el papel.

La CUARTA norma es fundamental para evitar el caos producto de la duplicidad: antes de

abrir un nuevo expediente o carpeta, hay que asegurarse de que no existe, que no lo hemos
abierto con anterioridad, para impedir que se multipliquen las carpetas de manera
incontrolada.

La QUINTA pauta a seguir consiste en emplear códigos visuales para las localizaciones
rápidas, como por ejemplo:
• Carpetas de diferente color para cada asunto o grupo de documentos.
• Separadores (de documentos, de fichas, de carpetas, etc.).
• Etiquetas con anotaciones bien visibles (incluso de colores diferentes) en los lomos de las
carpetas o expedientes, etc.

La SEXTA norma consiste en marcar el lugar de un documento (o carpeta) que se haya

extraído.
Esto se hace mediante «testigos», esos elementos (de cartulina, plástico o cualquier otro
material) que nos informan con su presencia. Además de dejar la marca o testigo, conviene
anotar dónde se encuentra o quién lo tiene. Esto nos evitará muchos quebraderos de
cabeza y búsquedas desesperadas a ciegas.

Unos testigos especialmente eficaces son los papeles adhesivos (tipo post-it), de tamaños y
colores variados, en los que se puede escribir y que son de un solo uso.

La SÉPTIMA norma está en relación con la primera, por lo que se refiere a no acumular
papel.
Es preciso utilizar adecuadamente las técnicas de expurgo, porque los papeles no se
pueden conservar indefinidamente, es muy caro y entorpece el trabajo. Hay que eliminar
aquellos que han dejado de tener utilidad cuando haya pasado el tiempo que la Ley
establece para guardarlos. Las normas sobre expurgo o eliminación tienen que ser claras,
esta es la forma de evitar errores que a veces podrían ser irreversibles.
A la altura de esta octava pauta, ya debemos de tener claro que «archivar no es acumular»,
tampoco es «almacenar».

El archivo es un lugar en el que la documentación se guarda debidamente organizada, y así

debe permanecer hasta que se elimina.
Es una técnica de archivo que consiste en eliminar, selectivamente, los documentos que ya
no sirven. Se estudiará con más detenimiento en la siguiente unidad.La SÉPTIMA norma
está en relación con la primera, por lo que se refiere a no acumular papel.
Es preciso utilizar adecuadamente las técnicas de expurgo, porque los papeles no se
pueden conservar indefinidamente, es muy caro y entorpece el trabajo. Hay que eliminar
aquellos que han dejado de tener utilidad cuando haya pasado el tiempo que la Ley
establece para guardarlos. Las normas sobre expurgo o eliminación tienen que ser claras,
esta es la forma de evitar errores que a veces podrían ser irreversibles.
A la altura de esta octava pauta, ya debemos de tener claro que «archivar no es acumular»,
tampoco es «almacenar».
El archivo es un lugar en el que la documentación se guarda debidamente organizada, y así
debe permanecer hasta que se elimina