Tema 7.

Clasificación y archivos de la
información.
1. Sistema de clasificación y ordenación.

Para clasificar y ordenar los documentos es imprescindible establecer unas normas.

Cada empresa utiliza los criterios de clasificación que mas se adapten a sus necesidades. Los
distintos métodos o formas de clasificación son:

 Criterio alfabético: Clasificar y ordenar los documentos según el orden alfabético. Para
utilizar este criterio hay que tener en cuenta si los nombres que vamos a ordenar son
personas físicas o denominaciones de empresas.

Personas físicas:

 Se ordenan por el primer apellido y si hay coincidencia con los dos apellidos será por
orden de 1º apellido, 2º apellido y nombre.
 Los nombres y apellidos compuestos funcionan como si fueran uno solo.
 Las preposiciones, artículos o prefijos no se tienen en cuenta.

Ejemplo 1: Gema Carracedo Muñoz 2º

Olga Carracedo Muñoz 3º

Marc Morillo Medina 4º

María Del Campo Alarcón 1º

Nombres de empresas:

 Se ordenan por la 1º palabra de la razón social.

 Si la denominación incluye un nombre propio se regirá por las mismas normas que las
personas físicas.
 Si la 1º palabra es genérica (Bar, restaurante, librería, etc.) no se tiene en cuenta.
 Los nombres de instituciones, organismos o bancos si se tienen en cuenta la palabra
genérica (Ministerio, Consejería, Banco, etc.)
 Los artículos, prefijos o preposiciones no se tienen en cuenta.
 Las empresas que se conocen por sus siglas, se ordenan por sus siglas (H&M)
Ejemplo 2: Ministerio de Economía y Hacienda. 1º
Cafetería Noray 3º
Viuda de Juan Morillo Segovia 2º

Ejemplo 3: José María Río Pérez 3

Roberto Ríos Álvarez 6
Jacinta García -Parada Albacete 1
Marcos García Ruiz 2
Rafael Del Rio Zamora 5
Mercedes del Rio Zamora 4
Banco Santander 3
Consejería de Educación y Cultura 5
Ministerio de Defensa 7
Carnicería Javier Alarcón Ocaña 1
Hijos de Antonio Álvarez Gutiérrez 2
Francisco Javier Pérez Rodríguez 8
Rocío Martínez de la Cueva 6
Cepsa 4

 Criterio numérico: A cada uno de los documentos se le asigna un número que será el
que se utiliza para ordenarlo, el número puede ser algún dato del documento, por
ejemplo, el número de albarán o factura o en el segundo caso que no tenga relación
con el documento, si no que se le asigna así, en este segundo caso tendremos que
elaborar un índice en el que relacionemos el documento con el numero que le hemos
asignado. En la clasificación numérica la búsqueda de documentos es más rápida y la
falta de uno de los documentos es más notable ya que al estar de forma correlativa
se nota más la falta.
 Criterio Alfanumérico: Es un criterio que combina el sistema alfabético con el
numérico asignando claves establecidas por combinación de números y letras.

Ejemplo: Una empresa asigna a cada producto una clave alfanumérica; son los siguientes:

 125/a- 4º
 34/b- 3º
 167/tx- 5º
 16/z- 2º
 16/a- 1º
 168/z- 6º
Una empresa tiene que ordenar unos expedientes
 CO/24- 3º
 VE/78- 5º
 VE/1- 4º
 AD/45- 2º
 AD/23- 1º

 Criterio cronológico: Consiste en ordenar los documentos por fechas, de emisión, de

recepción, vencimiento, etc. Y se puede hacer en orden ascendente o descendente.
Hay veces que se usa un criterio mixto, usa el numérico con el cronológico y consiste
en asignar a un documento una clave compuesta por números y el año de emisión.
En este caso se ordenará por el año y luego dentro de este, por el número.
Ejemplo: Factura 35/2020
Ordenar por criterio cronológico de manera ascendente y descendente.

12/05/1984 7
19/05/1982 4
05/10/1982 5
03/11/1958 2
25/12/1983 6
19/08/1958 1
 09/12/2003 9
04/07/2008 11
08/09/2006 10
01/01/1995 8
28/02/1975 3
19/02/2016 12
09/06/2016 13

Elaborar listado de facturas pendientes de cobro, ordenando

a) número de factura descendente
47/2021
38/2021
34/2021
b) Fecha de emisión ascendente
05/01/2021
16/02/2021
22/03/2021
c)Importe en orden descendente
2500,00€
1525,35€
357,45€

 Criterio geográfico: si se elige un criterio geográfico, la documentación se ordena

según el lugar geográfico. Es un sistema en el que se realizan varias
subclasificaciones; Por ejemplo, Países- CCAA-Provincias- Localidades- Calles. Dentro
de estas categorías se ordena por criterio alfanumérico.
Ejemplo: Ordenar por CCAA, provincias, localidades:
2 Ernesto Benítez, Carlos Andalucía, Córdoba, Hinojosa del Duque
3 Caballa (Bar) Ceuta, Ceuta, Ceuta
1 Fernández López, Nieves Andalucía, Cádiz, Cádiz
4 Manuela Muñoz Márquez Galicia, Lugo, Lugo
6 Gema Carneiro Álvarez Galicia, Lugo, Ribadeo
5 Carmen Sánchez Vega Galicia, Lugo, Lugo
 Criterio Temático: Agrupa los documentos por asuntos, temas o materias y este
criterio se suele combinar con algunos de los criterios anteriores.

Ejemplo: Empresa que clasifica los documentos por los presupuestos, pedido, albaranes,
facturas y cobros y a la vez las facturas, pedido, etc se clasifican por números y luego otros
documentos como cobros o pagos, se clasifican por fecha.

2. El archivo. Naturaleza y finalidad.

El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se produce en el ejercicio de una

función o una actividad.

Cuando hablamos de archivo nos referimos, no solo al conjunto de documentos si no al lugar

donde se guardan los documentos.

- El archivo tiene que cumplir unas funciones que son:

 - Guardar, conservar y custodiar los documentos.
- Facilitar la localización de esos documentos.
- Constituir un centro activo de información para la empresa.
- Debe de cumplir las disposiciones legales que existen al respecto en cuanto a
conservación de los documentos.

2.1 Tipos de archivos.

Según el soporte utilizado. Podemos distinguir dos tipos:
- Los convencionales: se archivan documentos en soporte papel y para ello utilizamos
armarios, archivadores, ficheros, carpetas.
- Informáticos: Archivos en soporte digital y tienen la facilidad de una búsqueda rápida y
sobre todo de reducir el espacio.
Según el uso. Distinguimos:
- Archivo activo o de gestión: Contiene los documentos que se utilizan con frecuencia y
esta localizado en un lugar cercano al puesto de trabajo, también se le llama archivo de
oficina.
- Archivo semiactivo: En el se archivan documentos que proceden del archivo activo, y son
documentos que no se consultan con tanta asiduidad pero que por razones legales tienen
que estar archivados.
- Inactivo: Se llama archivo histórico o archivo definitivo. En este tipo de archivos se
guardan documentos con un alto valor histórico o un valor documental o legal, pero su
frecuencia de consulta es escasa o nula.

Según la localización.
- Archivo centralizado: Consiste en concentrar toda la documentación en un único lugar y
tiene la ventaja de que se comparte espacio, instalaciones, equipos y materiales. Es
atendido por profesionales especializados en la tarea de archivar, la documentación
siempre se archiva de la misma forma.
- Archivo descentralizado: Cada departamento tiene su propio archivo que es donde
guardan los documentos para que el acceso sea rápido, tiene la ventaja de que tiene un
acceso rápido debido a que esta cerca de los usuarios y se evitan los tramites de solicitar
documentos al archivo central.
- Archivo mixto: Consiste en combinar dentro de la misma empresa los archivos
descentralizados con el archivo central. Generalmente los archivos activos y semiactivos
están descentralizados y cuando la información deja de tener vigencia se pasan al archivo
inactivo centralizado.

3. Archivo convencional.
El archivo de documentos en soporte papel es el sistema tradicional utilizado por la empresa y
a pesar de los avances informáticos el soporte papel se sigue usando tanto en empresas como
en instituciones. El proceso de archivo de los documentos en soporte papel se desarrolla en
tres fases:
1. Fase de entrada: El proceso de entrada se hace periódicamente para evitar la acumulación
de documentos y se destacan 5 fases:
1.1. Determinar si el documento debe ser archivado o no teniendo en cuenta el valor
presente y futuro del documento. Desde el punto de vista legal o desde el punto de
vista de interés de la empresa.
 1.2. Realizar copias de seguridad o bien fotocopiándolas o digitalizándolas.
1.3. Referenciar los documentos ya que algunos hay que colocarlos en más de una
ubicación por lo que tenemos que anotar una referencia que nos indique donde se
encuentra el original.
1.4. Prearchivar, aquí se clasifican y se ordenan utilizando el mismo criterio, alfabético,
numérico, etc.
1.5. Archivarlos, se realiza cuando los documentos ya no se van a utilizar y se guardan en el
lugar que le correspondan.
2. Fase de conservación y utilización de documentos: Las empresas conservaran la
documentación en su archivo como mínimo el tiempo que establezca la ley. El código de
Comercio en su Art 30 dice que los empresarios conservaran los libros, la correspondencia,
la documentación y justificantes que conciernan a su negocio de forma ordenada durante 6
años, salvo lo que se establezca en otras disposiciones generales o especiales.
El plazo legal de conservación depende del tipo de documento y del motivo por el que
puedan ser exigidos, en el caso de la factura y justificantes contables la ley General
Tributaria exige como norma general que se conserven 4 años. En el caso de infracciones o
sanciones de orden social la ley establece un plazo de 3 años para que prescriban, salvo las
sanciones de la Seguridad Social que se tienen que conservar durante 4 años. La Ley de
Prevención de Capitales obliga a conservar algunos documentos que acrediten las
operaciones durante 10 años.
Para favorecer la conservación de los documentos las instalaciones tienen que contar con
unas condiciones optimas de temperatura y humedad. Para utilizar la documentación que
esta archivada hay que usar unas normas para evitar el extravió, como por ejemplo que
cuando se vaya a consultar un documento se extraiga el expediente completo al que
pertenece para facilitar la reincorporación. En archivos donde consulten muchas personas
se debe de llevar un control en el que conste el nombre de la persona que hace la consulta,
de que departamento es, que documento ha extraído y la fecha.
3. Purga o destrucción: Cuando los documentos dejan de tener valor y finaliza su plazo legal
se procede a su destrucción y a este proceso se le llama purga o expurgo, las empresas
realizan la purga en las épocas en las que su volumen de trabajo es menor y lo hacen con
maquinas destructoras que convierten los documentos en tiras de papel. Por otro lado,
también existen empresas especializadas en la destrucción de documentos y además lo
reciclan.

4. Equipos y materiales de archivo.

 Carpetas simples con sujeción. Estas sirven para proteger y colocar la documentación
y además se pueden incluir en otros archivadores.
 Carpetas clasificadoras: Tienen varios compartimentos y muchas de ellas con un
sistema de fuelle.
 Carpetas colgantes: Tienen los enganches laterales para colgarlas en unas guías
dentro de armarios o cajones.
 Bandejas: Están situadas en las mesas de los despachos para colocar los documentos
más utilizados.
 Archivadores de anillas: Carpetas con anillas cuya apertura se realiza con un sistema
de palanca.
 Cajas archivadoras: Pueden contener otro método de archivo como las carpetas
simples. Se usan para documentos que no se usan con demasiada frecuencia.
  Fichas: Materiales auxiliares y contienen datos de documentos o expedientes que
facilitan la localización.
 Guías: Material auxiliar y se utilizan para hacer separaciones entre los grupos de
documentos.

Mobiliario de archivo.

 Estanterías abiertas: Sirven para guardar cajas o carpetas.

 Armarios de oficina: Pueden ser de PVC o madera, puertas abatibles, con
bisagras, etc.
 Cajones archivadores: Son muebles o cajones a diferentes alturas que contienen
unas guías donde se colocan las carpetas.
 Archivadores móviles: Son muebles cuya estanterías se desplazan mediante unos
carriles colocados en el suelo.
¿Qué materiales y que mobiliario de oficina se recomienda para documentos que se
consultan mas frecuente y que elementos de oficina utilizarías para archivos que no se
consultan tanto?
Documentos consultados con mas frecuencia: Bandejas, fichas, carpetas clasificadoras,
armarios de oficina.
Documentos menos consultados: Cajas archivadoras, archivadores móviles.

5. Archivo informatizado.

Presenta ventajas respecto a los archivos tradicionales, ocupan menos espacio, los
documentos se localizan y se clasifican de forma mas rápida, los puedes localizar desde
cualquier punto donde te encuentres, el almacenamiento es más seguro ya que puedes
crear copias de seguridad. Un archivo informático es un conjunto de informaciones y datos
en formato electrónico que permite el almacenamiento y lectura y el almacenamiento se
hace dos formas:
 Documentos creados: Se hacen directamente en formato electrónico con alguna
aplicación informática
 Documentos digitalizados: documentos que se hacen en soporte físico convencional y
se han pasado a formato digital mediante el escaneado.

5.1 Archivo de la documentación en soporte informático.

Al igual que la documentación en papel que se conserva en carpetas y archivadores, la
información en soporte digital se conserva mediante una serie de soportes como son:
 Disco duro: encontramos el interno y externo.
 Discos ópticos (DVD)
 Pen Drive
 Nube
6. Seguridad y confidencialidad.