Archivo de documentos físicos
Todas las actividades que la empresa realiza generan información. Gran parte de esta información
se presenta en documentos físicos, de los cuales hay que identificar aquellos que son importantes
o útiles para que ameriten formar parte de los archivos de la organización. En otras palabras, los
archivos están conformados por los documentos que la empresa ha seleccionado y clasificado para
ser conservados.
El objetivo de administrar los archivos de una empresa es organizar los documentos de tal forma
que la búsqueda de información sea eficiente y eficaz, para agilizar los procesos de la empresa.
Además, incluyen información importante para la acertada toma de decisiones.
La importancia de los documentos se debe a que son el soporte de varias transacciones que la
empresa realiza, como, por ejemplo: pago de impuestos pago de salarios (nómina o planilla), pago
a proveedores, pedidos de los clientes, libros contables, entre otros. En la actualidad, cada vez se
imprimen menos documentos, tanto para evitar la contaminación ambiental como por la falta de
espacio para almacenarlos, sin embargo, todavía existen muchos que deben ser impresos por
razones legales.
Conocer los distintos tipos de documentos, clasificarlos de acuerdo con diversos criterios,
entender las clases de archivos que existen, las finalidades de cada uno de ellos y cuándo deben
ser archivados, es una tarea fundamental para que el trabajo administrativo funcione
correctamente y contribuya a la eficiencia de la empresa.
Sistemas de registro clasificación de documentos
La clasificación de documentos consiste en agruparlos de acuerdo con criterios que permitan un
orden lógico y funcional para la empresa. Existen diferentes sistemas de clasificación de
documentos los cuales responden a las necesidades de búsqueda de información de cada
empresa.
Estos sistemas de clasificación tienen en común las siguientes características:
Sencillez los criterios para la clasificación deben ser simples y prácticos Eficiencia en la búsqueda
los documentos deben ser localizados en el menor tiempo posible
Flexibilidad debe facilitar la posible ampliación del archivo, en caso sea necesario
La clasificación puede realizarse de acuerdo con diversos criterios, que dan lugar a diferentes
sistemas, entre los cuales se encuentran:
Clasificación alfabética
Este sistema de clasificación se basa en el orden de las letras de la su sencillez, es uno de los
sistemas más empleados dentro de las empresas alfabeto.
Para realizar una clasificación alfabética correcta, al encontrarse un nombre complejo, se debe
identificar la palabra principal a la que se le aplicará el orden alfabético. A dicha palabra clave se le
conoce como unidad de archivo
A continuación, se incluyen los criterios más utilizados para la clasificación alfabética, aunque
pueden utilizarse otros, siempre y cuando mantengan los elementos de sencillez y eficiencia en la
búsqueda. La elección de la unidad de archivo sigue estos criterios:
Nombres de personas
Personas individuales. la unidad de archivo es el primer apellido. Si es igual se ordena por el
segundo o incluso por el nombre propio Apellidos compuestos se consideran como una sola
palabra.
Las partículas gramaticales "de", "el", "la" e y no se toman en consideración para efectos de
ordenación. Esto incluye el caso de los apellidos de casada que se utilizan en algunos países
utilizando "de".
Los nombres extranjeros que lleven partículas como "O", "Mac", "Du", "De la "Von", etc., se
consideran parte del apellido.
Seguidamente se presenta un ejemplo en el que se clasifican nombres de personas que incluyen
todos los casos mencionados anteriormente.
Cuando se da el caso que el primer apellido es igual para dos o más nombres, el segundo apellido
pasa a ser la unidad de archivo. Si estos también son iguales, se toma en cuenta el primer nombre
para clasificar. Y finalmente, si estos últimos también son iguales, se toma el segundo nombre
como unidad de archivo.
Ejemplos:
Empresas se considera unidad de archivo al primer sustantivo significativo que contenga.
No se tiene en cuenta los artículos del idioma español la, el, los, las Los organismos oficiales como
ministerios, municipalidades, direcciones departamentales y otros, se clasifican por su
denominación genérica.
Los nombres abreviados se clasifican por su forma completa, excepto cuando las siglas
correspondan a instituciones conocidas internacionalmente.
Los nombres de empresas extranjeras se clasifican por la primera palabra.
A continuación, se presenta un ejemplo en el que se clasifican nombres de empresas e
instituciones que incluyen todos los casos mencionados anterior mente:
1. McDonald's
2. Ministerio de Educación
3. Municipalidad de Huehuetenango
4. SAT
5. Supermercado Paiz
6. Supermercado Torre (La)
