Código SGI-P-02

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y Aprobado JSGI
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1. OBJETIVO

Definir el proceso para generar y controlar los documentos y registros del Sistema de Gestión
Integrado de GARDEN CENTER 4 ESTACIONES S.A., con la finalidad de que los documentos y
registros estén adecuadamente administrados y difundidos.

2. ALCANCE

Comprende la elaboración, modificación, revisión, aprobación, distribución, implementación y

control de los documentos internos del SGI.

3. REFERENCIAS

3.1 SGI-P-01 Elaboración de documentos

3.2 Ley SST 29783 y su Reglamento DS 005-2012-TR

4. DEFINICIONES

4.1 Documento: Información (datos que poseen significado) y su medio de soporte

4.2 Documento Interno: Documento escrito o almacenada en cualquier medio, elaborado por
personal de la empresa designado por los dueños de procesos y/o coordinado con el
Representante de la Dirección.
4.3 Documento Externo: Documento de referencia, elaborado por personal externo a la
empresa, para la ejecución de diversos procesos o actividades. Por ejemplo, estándares
internacionales y nacionales, leyes, normas, manuales (de operación, de uso de software,
etc.) y planos.
4.4 Documento Controlado: Documento aprobado cuyo destinatario y ubicación están
registrados.
4.5 Destinatario o usuario: Persona o área que recibe una copia del documento vigente o que
tiene acceso a las copias electrónicas del documento.
4.6 Dueños de Proceso: Persona que tiene autoridad y responsabilidad sobre un proceso
determinado y que posee el conocimiento sobre sus actividades y lidera al personal que lo
opera.
4.7 SGI: Sistema de Gestión Integrado
4.8 Maestro de Documentos: Documento matriz de donde se maneja el estado actual de todos
los documentos

5. RESPONSABILIDADES
5.1 El Gerente General:
 Se mantendrá informado del desempeño de la gestión del control de documentos.
 Aprobará y asignará los medios para garantizar cumplimiento del presente documento.
5.2 JSGI: Jefe del Sistema de Gestión Integrado
 Responsable de coordinar y verificar que se ejecute lo indicado en el presente documento.
 Responsable de la elaboración y/o modificación, implementación y cumplimiento de los
documentos en coordinación con el equipo asignado. (incluye la capacitación del
personal / incluye que el personal conozca y cumpla los documentos).

6. DESARROLLO

6.1 ELABORACIÓN Y MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

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6.1.1 Designar quién elabora y/o modifica (cuando sea necesario) documentos en el proceso
a su cargo.

6.1.2 Elaborar y/o modificar (cuando sea necesario) el documento, según lo establecido en
documento de la referencia 3.1 Elaboración de Documentos. Así mismo, elaborar el
examen correspondiente cuando se disponga.

El Elaborador
6.1.3 Identificar las modificaciones de los documentos con respecto a la versión anterior,
mediante una línea vertical al lado derecho del texto que contiene la modificación
6.1.4 Entregar el documento y el examen al Supervisor de Seguridad

6.1.5 Solicitar la revisión y aprobación del documento (antes de su emisión), a las personas
indicadas en el punto 6.2 (revisor y aprobador).

6.2 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

El Revisor
6.2.1 Revisar los documentos y/o modificaciones de estos, siendo el revisor para los
documentos de seguridad el/la Administrador(a).

El Aprobador
6.2.2 Aprobar los documentos y/o modificaciones de estos; siendo la persona que ocupa el
cargo de más alta jerarquía.

El Elaborador
6.2.3 Entregar a el/la Administrador(a) el documento firmado, para su revisión y el electrónico
y el examen cuando se disponga.

Nota 1: Más de una persona puede revisar el documento e incluso pudiendo ser los revisores
de procesos relacionados en el documento, pero de preferencia no deben ser más de
tres los que tengan responsabilidad como revisor y no deben ser más de dos los que
tengan la responsabilidad de aprobar el documento.

6.3 INCORPORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL SISTEMA

JSGI: Jefe del Sistema de Gestión Integrado

6.3.1 Insertar el archivo del documento vigente, en la carpeta correspondiente
6.3.2 Archivar la evaluación correspondiente al documento vigente.
6.3.3 Actualizar y mantener el Índice de Documentos, en coordinación con los dueños de
los procesos involucrados.
6.3.4 Archivar el documento impreso aprobado vigente y destruir el documento impreso
obsoleto (en cada punto de uso físico).
6.3.5 Mantener en medios electrónicos por lo menos la última versión obsoleta de los
documentos del sistema.

6.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

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6.4.1 Distribuir los documentos como fotocopias o copias electrónicas:

6.4.2 Fotocopiar el documento original aprobado para los destinatarios indicados en la lista
de distribución de documentos SGI-F-03, colocar el número de copia, destinatario en el
documento

6.4.3 Distribuir las copias, hacer firmar a cada destinatario en el cargo de recepción lista de
Distribución de Documentos SGI-F-03 y/o solicitar a cambio el documento
reemplazado y destruirlo.

Copias electrónicas:

6.4.4 Convertir el archivo y/o escanear el documento a formato “pdf”, con restricciones para
no permitir impresión, cambios ni selección de texto y gráficos.
6.4.5 Copiar el archivo “pdf” en la carpeta compartida de Seguridad, otorgar los
accesos a los usuarios designados por el Representante de la Dirección y/o los Dueños
de proceso.

Nota 8: Los documentos se consideran vigentes desde la fecha en que el documento es

firmado por la Gerencia General.
Nota 9: El destinatario asume la responsabilidad del cumplimiento de las disposiciones
desde que recibe la copia física y/o desde que puede acceder virtualmente (copia
electrónica).
Nota 10: Los documentos del sistema, serán de acceso a todo el personal cuyo puesto de
trabajo tenga acceso según su función.

6.5 CAPACITACIÓN DE DOCUMENTOS

El Dueño de Proceso o la Persona que él defina

6.5.1 Capacitar al personal a su cargo y/o personal involucrado, en los documentos que
aplican a su proceso, para esto realizará lo siguiente:

6.5.1.1 Capacitar al personal en los documentos

6.5.1.2 Tomar examen a todo el personal involucrado sobre lo expuesto, y en caso el
resultado sea menor al esperado (75%), amerita realizar una segunda y última
capacitación, la cual también debe ser evaluada y se aplicará el mismo criterio
de evaluación. De persistir el resultado menor a lo esperado se comunicará a
Gestión Humana sobre el desempeño de la persona, para coordinar la acción a
tomar.

6.6 CONTROL DE VIGENCIA DE DOCUMENTOS

6.6.1 Utilizar el criterio siguiente para controlar la vigencia de los documentos internos del
SGI según lo dispuesto en la referencia 3.2.

DOCUMENTO TIEMPO DE VIGENCIA

1 año y/o a solicitud de
Política
cambio.
RISST Según IPERC o
Actualizaciones de la
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Ley.
IPER 1 año

MAPA DE RIESGO 1 año

PLAN DE SEGURIDAD 1 año

6.7 CONTROL DE ARCHIVO DE REGISTROS

REGISTRO ARCHIVO
Accidentes e incidentes 10 años
peligrosos
Registro de
Exámenes Médicos, 20 años
Enfermedades
ocupacionales
Registro de Monitoreo de
agentes físicos, químicos 5 años
biológicos
Registros de inspecciones 5 años

Registros de Estadísticas 5 años

Registros de Equipos de 5 años
Seguridad
Registro de Inducción, 5 años
capacitación
Registro de Auditorias 5 años

6.8 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS EN MEDIO ELECTRÓNICO

JSGI

6.8.1 Gestionar la generación de copias de seguridad de la información almacenada en disco

de red.

7. REGISTROS Y ARCHIVOS

7.1 SGI-F-03 Lista de distribución de documentos.