PROCEDIMIENTO PARA EL

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CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
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1. OBJETIVO.
Establecer los lineamientos para garantizar la elaboración, control, distribución y
desincorporación efectiva de los documentos y datos que soportan el Sistema de
Gestión de la Calidad y Ambiente de Ucocar.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos y externos que forman
parte de los sistemas de gestión adoptados por la organización (Ucocar), tales como:
sistema de gestión de la calidad (SGC), sistema de gestión ambiental (SGA) y sistemas
integrados (SGI), correspondiente a ambos sistemas (SGC y SGA).

3. RESPONSABLES.
3.1 Director General. Aprobar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y
Ambiente.
3.2 Directores / Jefes de Oficina. Elaborar, controlar y mantener actualizados todos los
documentos del sistema de gestión de la calidad y ambiente inherentes a su gestión,
así como garantizar la implementación de los mismos.
3.3 Representante de la Dirección. Revisar los documentos del sistema de gestión de la
Calidad y Ambiente. Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.

4. DOCUMENTOS Y REFERENCIAS.
4.1 Directiva N° 50-23-01-02/002-2014, emanada por la Oficina de Planificación y
Presupuesto perteneciente al Ministerio del poder Popular para la Defensa de la
República Bolivariana de Venezuela, en fecha 13 de Febrero de 2014.
4.2 (NVF) Norma Venezolana FONDONORMA-ISO 9000:2006 Sistemas de Gestión de
la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
4.3 (NVF) Norma Venezolana FONDONORMA-ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de
la Calidad. Requisitos.
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4.4 (NVF) Norma Venezolana FONDONORMA-ISO TR 10013:2002. Directrices para la

Documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad.

5. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS.

5.1 Codificación de documentos. Es el tipo de identificación de los documentos del
sistema de gestión de la calidad y ambiente, que consiste en la asignación de un
sistema alfanumérico establecido por la organización.
5.2 Copia Controlada. Es la copia fiel de un documento original que está debidamente
aprobado y al cual se ejerce control de distribución a sus usuarios. Documento que
establece vínculo de obligatoriedad en la entrega de sus revisiones futuras.
5.3 Copia No Controlada. Copia fiel de un documento sobre el cual no se requiere
ejercer control alguno en el caso de modificaciones o nuevas revisiones del mismo.
Generalmente, este tipo de copia está destinada a personas u organizaciones externas
de la empresa o para uso ilustrativo dentro de la organización.
5.4 Documento. Información y su medio de soporte, éste puede ser: papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de éstos. Ejemplo: norma,
procedimiento, instrucción de trabajo, manual, plan de la calidad, entre otros.
5.5 Documento Externo: Información externa que es utilizada en los procesos, esta no
es generada por la empresa, puede estar reflejada en cualquier tipo de soporte.
5.6 Documento Obsoleto: Es aquel documento que ha sido modificado según
necesidades de la empresa y deja de tener vigencia. Instrumento prescrito no aplicable
en la organización o reemplazado por la última revisión aprobada.
5.7 Documento Original: Es aquel documento que posee las firmas originales de
elaborado, revisado y aprobado, el mismo no será sellado como documento controlado
para generar las copias controladas y no controladas que se distribuyan en físico.
5.8 Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5.9 S.G.A. Sistema de gestión ambiental.
5.10 S.G.C. Sistema de Gestión de la Calidad.
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6. DISPOSICIONES GENERALES.
6.1 Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad y ambiente, se
controlan a través del presente procedimiento.
6.2 Los registros de la calidad y ambiente, son un tipo especial de documento y están
controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas en el presente procedimiento y
de acuerdo a lo establecido en el “Procedimiento para el Control de los Registros” (PR-
SGI-GI-002-00).
6.3. Quedan establecidos los siguientes controles necesarios:
a) Los documentos deben ser elaborados, revisados y aprobados en cuanto a su
adecuación antes de su emisión original, por el personal autorizado o por los
responsables de área correspondiente, según los siguientes niveles:
a.1) Elaborado por / Fecha: Quien desarrolla el documento (cargo que ocupa).
a.2) Revisado por / Fecha: Dirección de Gestión Integral y garantiza su
adecuación.
a.3) Aprobado por / Fecha: Director General de Ucocar.
Estos aspectos están contentitos en una tabla central del pié de página de la
última página del documento.
b) Los documentos se deben revisar y actualizar por el personal autorizado que
los revisó y aprobó originalmente, siempre y cuando se mantenga la misma estructura
organizativa; en caso contrario, aprueba el cargo correspondiente.
c) Se asegura de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente
de los documentos, llenando la tabla “Historia de Revisiones” (Item N° 11 establecido
en el procedimiento), garantizando su control en la “Lista Maestra de Control de
Documentos Internos” (LIS-SGI-GI-001-00).
d) Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso, mediante la utilización del “Control de Distribución de
los Documentos” (FOR-SGI-GI-001).
e) Los documentos que están relacionados con el sistema de gestión de la calidad
y ambiente, permanecen legibles y fácilmente identificables. La identificación se
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garantiza a través de la codificación establecida en el Anexo “A” de este procedimiento

(Codificación y Estructuración de Documentos).
f) Los documentos de origen externo que la organización establezca que son
necesarios para la planificación y la operación eficaz del sistema de gestión de la
calidad y ambiente, se identifican y se controla su distribución; se le coloca una
numeración correlativa que va desde el número uno (001), a las copias controladas.
Para garantizar este control, se registran en la “Lista Maestra de Documentos de
Procedencia Externa” (LIS-SGI-GI-002-00).
g) Se prevé el uso no intencionado de documentos obsoletos colocándole un sello
de “Documento Obsoleto”; mediante esta identificación se garantiza que no se use este
tipo de documento o que se mantengan por cualquier razón.
6.4 En ausencia temporal del personal autorizado para aprobar documentos, éste
debe designar por escrito a una persona que realice esta actividad.
6.5 Cuando el documento es elaborado y revisado por la misma persona, debe firmar
ambas casillas, cuando aplique.
6.6 Queda establecido que una vez que se estandarice un documento (norma,
procedimiento, instrucciones de trabajo, otros) el mismo es colocado en revisión entre
los involucrados, en un período de quince (15) días hábiles, desde que recibe el
documento para realizar las observaciones.
6.7 Todo documento debe ser revisado y actualizado, una vez al año o cuando la
dinámica del proceso determine la necesidad de incorporar modificaciones. Esta
revisión es responsabilidad del usuario directo, en caso de que el documento no
requiera de cambios se registra en “Minuta de Reunión” (FOR-SGI-DG-003-00),
actualizando sólo la fecha del documento y conservando el mismo número de la
revisión.
Nota: Los cambios en los documentos pueden realizarse de manera parcial o total.
6.8 La Política de la Calidad y Ambiente, deben revisarse anualmente. Cuando esto se
efectúe y no implique cambios se dejará constancia en “Minuta de Reunión” (FOR-SGI-
DG-003-00), la misma continuará vigente.
6.9 Todo Procedimiento que se desarrolle debe ser redactado con verbos en tiempo
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presente y en tercera persona, ejemplo: supervisa, descarga, traslada, otros, en la

sección de Disposiciones Generales. El documento “Norma” debe ser redactado
incluyendo la palabra “Debe”, en la medida de lo posible. El documento “Instrucción de
Trabajo” debe redactarse con verbos en tiempo presente imperativo. Ejemplo: tome,
agarre, coloque, entre otros.
6.10 Todo el personal debe asegurarse de utilizar siempre la versión vigente de los
documentos y de eliminar los documentos no validos u obsoletos, entregándolo a la
Dirección de Gestión Integral.
6.11 Los documentos entran en vigencia y son distribuidos al ser aprobados por el
personal autorizado.
6.12 Los documentos deben ser difundidos por el emisor, y los involucrados en la
aplicación son responsables de implantarlos y de verificar su cumplimiento.
6.13 Cuando el usuario posea observaciones sobre un documento aprobado debe
enviar su comentario al responsable del mismo, el cual analiza y emite respuesta al
solicitante y en caso de aceptar la recomendación, solicita a la Dirección de Gestión
Integral, su inclusión en la actualización más inmediata.
6.14 En caso de que existan cambios en la estructura organizacional que afecten a los
documentos generados, se pueden sustentar por comunicaciones escritas y su
actualización se hará en la revisión más inmediata o cuando el responsable lo solicite.
6.15 Los documentos se distribuyen en forma física, colocando en todas sus páginas
un sello que dice: “Copia Controlada” en color azul y en húmedo, o fondo de agua.
Cuando un documento se entregue y no tiene el sello en original, se considera un
documento no controlado, por lo que no hay responsabilidad en garantizar la
actualización del mismo cuando sea necesario.
6.16 El usuario no debe efectuar tachadura ni enmiendas en las copias controladas de
los documentos que se le asignen.
6.17 La Dirección de Gestión Integral, debe destruir las copias de los documentos
obsoletos devueltos por los usuarios y conservar e identificar el ejemplar original de la
versión reemplazada, colocándole el sello de “Documento Obsoleto”, por razones
legales o preservación de conocimientos.
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6.18 Cuando se determine la desincorporación de algún documento, el responsable de

este, debe comunicarlo a la Dirección de Gestión Integral, a fin de eliminarlo y evitar el
uso no adecuado del mismo.
6.19 La Dirección de Gestión Integral debe mantener la custodia de todos los
documentos originales.
6.20 La impresión de documentos relacionados con el S.G.C. y el S.G.A., requerida
para uso externo, debe ser autorizada por el Representante de la Dirección, previa
aprobación del responsable del documento; en este caso se le colocará sello de
“Documento No Controlado”, o en fondo de agua.
6.21 Todo documento de procedencia externa que sea controlado por la Dirección de
Gestión Integral, debe mantenerlo actualizado a través de catálogos vigentes o de
páginas Web en Internet, u otro medio.
6.22 La edición de los documentos del sistema de gestión de la calidad y ambiente, así
como de la documentación de los diferentes procesos, está regida por las siguientes
características internas:
a) Letra: Tipo arial, tamaño 12. En los renglones donde no aplica este tamaño de
letra, se indica en la sección de anexos de este documento.
b) Espacio: El espacio interlineado es “1,5”; dejando una línea en blanco entre
párrafos.
c) Redacción: La redacción es clara en tiempo presente indicativo y en tercera
persona, donde aplique.
d) Esquema de numeración: La numeración de los párrafos es consecutiva y se
inicia en uno (1), inmediatamente después un punto y el contenido se inicia en la línea
inferior.
e) Cintillo superior: Contiene el logo de Ucocar (celda izquierda), título y código del
documento en mayúscula, centrado y negrita, (celda central), fecha de elaboración y
número de página (celda derecha).
f) Los títulos y subtítulos de los párrafos en negritas, alineados a la izquierda del
documento (en mayúscula y minúsculas respectivamente) sin sangría al inicio de los
mismos. De haber más de un párrafo contentivo dentro de un título, se realiza
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numeración con números cardinales progresivos. En caso de existir dentro de un punto

varios sub puntos, se utiliza un tabulador a la derecha con esquema numerado que
puede incluir letras, viñetas o números.
g) La redacción debe efectuarse en forma imperativa, usando la palabra “Debe” en
la medida de lo posible y correcta acentuación.

7. APLICACIÓN.
Se indican los responsables, pasos y acciones que deben realizarse en forma
secuencial para la ejecución del procedimiento. Se presentan de la forma siguiente:

Paso Responsable Acción

(Numeración (Responsable directo Lo que debe efectuarse. Aquí se indican los
arábiga) que realiza la acción) pasos en forma secuencial. La acción
(01) siempre debe iniciarse con un verbo en
tercera persona, en tiempo presente.
Ejemplo: envía, coloca, toma, entre otros.
Dejar un espacio entre párrafo y párrafo.

El procedimiento finaliza cuando se cierra el ciclo lógico del trabajo, generalmente en

archivo de registros.

8. CONSIDERACIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD.

8.1 Usar ambos lados de la hoja en la elaboración de documentos.
8.2 Cumplir con el plan de clasificación de desechos

9. REGISTROS:
Retención
Ubicación Archivos
(Años) Almacenaje Disposición
Descripción Responsable Recuperación
Protección Final
Original Copia AA AI

Lista maestra de
1 2
documentos internos
Dueño
Lista maestra de Dirección de En físico/ Copia
GI de 1 2 Destruir
documentos externos Gestión Integral Carpeta Digitalizada
proceso
Distribución de
1 2
documentos
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10. ANEXOS.
“A” Codificación y estructuración de documentos.

11. HISTORIA DE REVISIONES.

Versión vigente Fecha de vigencia Cambios realizados

00 Julio 2014 Creación del procedimiento.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha: