Fecha Aprobación:

CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA 23/01/2019

N° Versión: 07
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1. OBJETIVO

Establecer las actividades a seguir para controlar la documentación del Sistema Integrado de
Gestión a fin de asegurar su distribución, acceso, recuperación y uso.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo del Sistema
Integrado de Gestión e incluye las actividades desde la elaboración, pasando por su modificación,
hasta su revisión, aprobación, distribución y el retiro de los documentos cuando estos pasen a
ser obsoletos.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

3.1. Copia Controlada: Copia de documentos del SIG, de las que se desea tener un control que
permita, en caso de actualización del documento original, la sustitución de dichas copias por
versiones actuales a través de un cuadro de control de cambios.

3.2. Copia No Controlada: Copias difundidas de documentos internos de las cuales o bien es
muy difícil o bien no interesa el seguimiento o control de sus propietarios.

3.3. Documento. - Cualquier información física o virtual que posee significado, pueden ser
procedimientos, instructivos, manuales, datos y que es requerido por el Sistema Integrado
de Gestión.

3.4. Documento externo. - Documento que no ha sido desarrollado por la organización, pero es
utilizado como referencia. Ejemplo: Normas, directrices, Guías, protocolos, métodos, etc.

3.5. Documento interno. - Documento desarrollado por la organización.

3.6. Documento obsoleto. - Documento externo o interno que ha sido reemplazado por una
versión actualizada o retirado porque la actividad que la originó se ha suspendido.

3.7. Formato: Estructura de soporte de un registro que debe ser llenado con información variable
durante la ejecución de un procedimiento.

3.8. Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.

3.9. Instructivo: Documento que describe con mayor detalle parte de un procedimiento o manual
de operación, según su complejidad y tamaño.

Preparado por: Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por:

Nombre: Diana Escalante M. Nombre: Richard Benites R. Nombre: Joaquin Otero S.

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3.10. Lista Maestra: Documento que incorpora el total de documentos que contiene el
SIG. De igual manera señala el tipo de control, almacenamiento y recuperación.

3.11. Manual: Documento que engloba en forma estructurada y sistematizada,

información sobre políticas de la organización y breve resumen de los requerimientos de la
ISO 9001:2008 y Reglamento OEA.

3.12. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo un conjunto de actividades

o proceso.

3.13. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades realizadas.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Representante SIG. –

• Responsable de cumplir y de hacer cumplir el presente procedimiento asegurando su
implementación y control respectivo.
• Difundir a los colaboradores involucrados siempre que un documento nuevo o
modificado esté disponible para su uso.

4.2. Asistente SIG. –

• Responsable de supervisar y mantener actualizado la Lista Maestra de Documentos
F-SGC-01.
• Revisar todos los documentos, mínimo una vez al año o cada vez que sea necesario, ya
sea por:
✓ Cambios en alguna normativa
✓ Cambios en el proceso
✓ Aparición de nuevos procesos
✓ Adecuaciones a nuevas políticas y/o estándares establecidas por TEXCOPE.
✓ Cambios de roles y responsabilidades

4.3. Responsable del Documento

5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

5.1. La frecuencia de revisión documentaria no está solo limitada a la programación de la revisión

anual de documentos, sino que puede darse por iniciativa del usuario cuando han ocurrido
cambios y se requiera actualizar o mejorar el documento.

5.2. En caso suceda lo anterior, se deberá dar aviso inmediato al Área del SIG a fin de que se
mantenga actualizado Lista Maestra de Documentos F-SGC-01.
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5.3. Queda prohibido dañar las copias controladas del SIG, reproducir y/o distribuir copias de
dichos documentos, realizar modificaciones sin dar previo aviso al Dpto. del SIG y sin la
autorización de la Alta Dirección

5.4. Una vez que se haya actualizado el nuevo documento, se comunicará inmediatamente a los
colaboradores afectados a fin de asegurar su uso y disponibilidad.

5.5. Si un usuario desea usar un documento físicamente, solo para fines laborales, imprimirá el
documento el cual adquiere el estado de “Copia No Controlada” en marca de agua a fin de
que la información documentada pueda estar protegida contra cambios no autorizados, uso
inadecuado o pérdida de integridad.

5.6. El acceso digital a los Documentos del SIG aprobados, deben estar disponibles en formato
PDF con restricción para editar en una carpeta oficial (documentos iso) ubicada en el
servidor de la organización, para todo el personal de TEXCOPE S.A.C. de acuerdo al formato
de Carpetas Compartidas F-TI-10.

5.7. Los documentos de la carpeta “Documentos Iso” deberán ser nombrados de tal forma que
su ubicación se simplifique. Para ello, dichos documentos deberán contener el Código
seguido del nombre del documento.

6. DESARROLLO

6.1. Documentos Internos – Identificación, Modificación y Elaboración:

6.1.1. El Área SIG debe revisar la documentación correspondiente en cuanto a su

actualización, adecuación o mejoramiento según F-SIG-17 Cronograma SIG y F-
SIG-24 Programa Anual de Seguridad. Esto se debe realizar según frecuencia de
revisión documentaria indicada en el Anexo N°1 Documentos Internos- Matriz de
Aprobación Documentaria o la revisión se puede dar a través del propio personal,
quien a su vez es dueño del documento.

6.1.2. Si como resultado de la revisión no se ha identificado modificación alguna que

requiera el documento, se debe generar un acta de revisión documentaria según
Formato Acta de Reunión, F-SGC-44 aduciendo que se dio la revisión
documentaria respectiva y que todo está conforme para luego culminar con el
procedimiento.

6.1.3. Si como resultado de la revisión se requiere la modificación o creación de un nuevo

documento, se debe evaluar dicho requerimiento a través de la Alta Dirección con la
finalidad de determinar si procede o no. Si no procede tal requerimiento, el
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procedimiento finaliza generando su respectiva acta de revisión documentaria según

Formato Acta de Reunión, F-SGC-44.

6.1.4. Si el requerimiento procede, se evaluará si dicho requerimiento se puede aplicar

sobre un documento existente o si se requiere nueva documentación.
Si se requiere un nuevo documento, se designará al personal encargado de elaborar
el documento, siguiendo los lineamientos del Instructivo Elaboración de
Información Documentada, I-SGC-01. Para luego continuar desde el ítem 6.1.7

6.1.5. Si se requiere una modificación del documento, se asignará al personal encargado

la actualización del mismo, previo a ello se debe habilitar el documento en versión
editable, cuando sea aplicable.

6.1.6. Realizar las modificaciones respectivas del documento de acuerdo a las

observaciones manifestadas. Asimismo, se debe establecer un mecanismo de
distinción para poder identificar lo adicionado y/o suprimido con respecto al
documento original, según el Instructivo Elaboración de Información
Documentada I-SGC-01.

6.1.7. Los documentos elaborados y/o modificados deben de ser enviados, vía electrónica
al responsable del procedimiento y Área SIG para su adecuación.

6.2. Documentos Internos – Revisión y Aprobación:

6.2.1. Recepcionar y revisar el documento en cuanto a forma y fondo; si hay observaciones

devolver el documento al personal designado para realizar los ajustes necesarios.
Nota.- Esta actividad puede repetirse hasta que el documento sea aprobado por ambas
partes.

6.2.2. Una vez que el documento revisado obtenga el V°B, se debe realizar el control de
cambios según Instructivo Elaboración de Información Documentada, I-SGC-01.

6.2.3. Cuando el documento es nuevo se le debe de asignar un código como se indica en

el Instructivo Elaboración de Información Documentada, I-SGC-01.
Nota. – Si se trata de un documento existente que ha tenido cambios, se mantiene el
título y la codificación; sin embargo, se debe realizar la actualización de la versión y
fecha de aprobación, actualizando los documentos virtuales y físicos para su
disponibilidad y uso, cuando sea aplicable. Si el documento revisado no presenta
ningún cambio, se mantiene el título, la codificación, N° Versión y la fecha de
aprobación.

6.2.4. Se debe generar un acta de revisión documentaria como registro según Formato
Acta de Reunión, F-SGC-44, aduciendo la aprobación de la documentación
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elaborada y/o modificada por parte del personal involucrado y del responsable del
proceso.

6.2.5. La aprobación de los documentos se aprobará antes de su distribución según como

se indica en el Anexo N°1 Documentos Internos- Matriz de Aprobación
Documentaria.

6.2.6. Todos los documentos aprobados se deben registrar en la Lista Maestra de

Procedimientos, F-SGC-01 o Lista Maestra de Instructivos, F-SGC-02 o Lista
Maestra de Formatos, F-SGC-03 o Lista Maestra de Otros Documentos, F-SGC-
55, según corresponda.

6.2.7. Los documentos originales, con las firmas respectivas de aprobación, deben de ser
custodiados por el área SIG, los cuales solo podrán ser usados para consultas.

6.3. Documentos Internos – Comunicación y Difusión:

6.3.1. La versión vigente de los documentos se difundirán para todo el personal de

TEXCOPE, mediante el servidor en la red (Servidor de “Documentos ISO” ubicados
en el escritorio de la PC’s de cada usuario).

6.3.2. Una vez distribuido los documentos en la red, difundir el documento a todo el
personal involucrado según Matriz de Comunicación, Consulta y Participación,
MT-SIG-01, como sigue:
• Los documentos del SIG, lo realizara el responsable del procedimiento.
• Los documentos específicos, lo realizara los Gerentes y/o Jefes de áreas.
• Se llevará un registro de la difusión bajo el Formato Lista de Asistencia, F-
SGC-08.

6.3.3. En caso el personal o cualquier parte interesada, requiera información sobre algún
procedimiento, instructivo, etc., se le hará entrega del documento vía correo
electrónico en PDF, el cual contendrá la siguiente frase: “Confidencial – Una vez
impreso este documento se considera Copia No Controlada y no nos hacemos
responsables por su Actualización”.

6.3.4. Asegurarse que el personal involucrado o participante del proceso, conozca y

domine las modificaciones en que se llevarán a cabo sus actividades y
responsabilidades establecidas.

6.4. Documentos Internos – Eliminación y Recuperación del Documento Obsoleto:

6.4.1. Verificar la concordancia de la información documentada creada o modificada en

Lista Maestra de Procedimientos, F-SGC-01 o Lista Maestra de Instructivos, F-
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SGC-02 o Lista Maestra de Formatos, F-SGC-03 o Lista Maestra de Otros

Documentos, F-SGC-55, según corresponda; a fin de poder ubicar y recuperar las
“Copias Controladas

6.4.2. Todos los documentos físicos obsoletos tienen que ser retirados inmediatamente
de su punto de uso y eliminados a través de una cortadora de papel o usados para
su reciclaje dentro del tacho de “SOLO PAPEL” para evitar su uso no intencionado.
En el caso de que el personal desee conservar el documento obsoleto, ésta será
identificada con un sello de color rojo que indique OBSOLETO.

Los documentos electrónicos obsoletos se guardarán en una carpeta con nombre

“DOCUMENTOS OBSOLETOS”, cuando sea aplicable.

6.5. Documentos Externos - Recopilación:

6.5.1. El Gerente y/o Jefe de Área comunicará al Área SIG cada vez que identifica un
documento externo necesario para su trabajo y que sirva de base informativa para
el SIG.

6.6. Documentos Externos – Aprobación y Difusión:

6.6.1. El Área SIG en colaboración con el Área solicitante, selecciona el uso de

documentos que a su criterio, sean de utilidad a cualquier proceso dentro de
TEXCOPE.

6.6.2. Difundir los documentos externos seleccionados al personal involucrado, así como
también se ingresa el documento dentro de la Lista Maestra de Documentos
Externos F-SGC-04 los cuales no se aplica codificación por la naturaleza de su
origen.

6.7. Documentos Externos – Derogación:

6.7.1. Verificar la vigencia de los documentos externos con los organismos o entidades
correspondientes, con la frecuencia establecida según la Lista Maestra de
Documentos Externos, F-SGC-04, por iniciativa del usuario cuando este lo requiera
o según F-SIG-17 Cronograma SIG y F-SIG-24 Programa Anual de Seguridad.
Así mismo, deberá identificar los documentos externos que sean aplicables al
Sistema de Gestión de la Calidad, cuando este no se encuentre identificado en la
Lista Maestra de Documentos Externos, F-SGC-04.

6.7.2. Por solicitud del Dpto., se podrá derogar su uso, si se comprueba que su ámbito ya
no se ajusta a ningún proceso de TEXCOPE y/o existe una nueva actualización del
documento externo.
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6.7.3. Cuando estos pasen a ser obsoletos, se procederá de acuerdo al apartado 6.4

6.7.4. Actualizar la Lista Maestra de Documentos Externos, F-SGC-04 en caso aplique,

según los apartados 6.7.1 y 6.7.2

6.8. Registros – Generación:

6.8.1. Identificar los registros que la organización determina cómo necesaria para la
eficacia del Sistema Integrado de Gestión y que van relacionados en muchos casos
con algún procedimiento, instructivo, plan, entre otro documento.

6.8.2. Para el caso de creación y/o modificación de nuevos soportes para registros, se
procederá según el Instructivo de Elaboración de Información Documentada.

6.8.3. Seleccionar el documento de soporte para el registro correspondiente. La

identificación del documento de soporte se puede dar de las siguientes maneras:

• Por el código y nombre del documento según la Lista Maestra Formatos, F-

SGC-02.
• Por el nombre del documento, que por su naturaleza no es aplicable una
codificación.
6.8.4. Completar el documento con la información correspondiente, teniendo en
consideración los siguientes aspectos:
• Los registros en físico se generarán usando letra legible, evitando borrones,
anotaciones o enmendaduras, asegurándose de completar todos los campos
correspondientes.
• En caso los registros en físico presenten errores, se corregirá tachando y
escribiendo a un lado lo correcto.
• Todos los campos del documento se consideran importantes, por la tanto el
llenado de estos debe de ser completo; no obstante, cuando un campo del
formato no requiera ser llenado se podrá realizar lo siguiente:
✓ Si el registro es electrónico, en los campos vacío colocar “NO APLICA” o
“N/A” para dar referencia o una distinción.
✓ Si el registro es físico, en los campos vacío colocar una raya diagonal de
modo que abarque la gran mayoría del espacio del campo y evitar una
posible modificación de la información.
✓ Optar por dejar vacío o en blanco el campo.

6.9. Registros – Protección y Almacenamiento:

6.9.1. Almacenar los registros según corresponda, de forma fisica y/o electronica.
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6.9.2. Los registros físicos están ordenados en archivadores o files, en las ubicaciones que
el personal estime adecuado y conveniente.

6.9.3. Los registros electrónicos serán almacenados en el servidor, en la carpeta que el

responsable estime conveniente, las cuales tendrán como dueño de la carpeta al
Gerente y/o Jefe de Área.

6.9.4. Para el almacenamiento de los registros se tiene que considerar los siguientes
aspectos:
• Los registros deben de ser facilmente identificables.
• Los registros fisicos se deben mantener en las condiciones apropiadas
requeridas para evitar su deterioro e ilegibilidad.
• Los registros fisicos se deben proteger, cuando sea aplicable, para evitar
cambios no autorizados, pérdida de la confidencialidad o pérdida de integridad
ya sea por uso inadecuado de personal no autorizado.
• Los registros electronicos archivados en el servidor deben de estar protegidos.
Para tener acceso a la carpeta que lo contiene, se debe solicitar la habilitacion
del acceso al dueño de la carpeta, y en coordinación con la Coordinadora de TI,
se levantará el acceso para el personal solicitante de manera temporal o
permanente según sea apropiado.
• Los ususarios podran disponer de los registros cuando estos lo requieran y su
posterior archivamiento se debe dar según los puntos indicados lineas arriba.

6.9.5. La coordinadora de TI, a fin de generar un respaldo de la información contenida en

el servidor, realizará el BACKUP de la información de la base de datos del Data
Office según el procedimiento P-TI-01 Seguridad de la Información y Atención de
Requerimientos e Incidentes.

6.9.6. Los archivos de origen externo aplicable a la organización se encuentran registrados

en Lista Maestra de Otros Registros, F-SGC-63 y deben seguir todas las pautas
indicadas líneas arriba del presente ítem.

6.10. Registros – Tiempo de Retención, Disposición Final y Recuperación:

6.10.1. El Gerente o Jefe de Área en coordinación con la Alta Dirección, determinan

el tiempo de retención y disposición final que tendrá el registro e informa al Área SIG.

6.10.2. El tiempo de retención de registros obligatorios de ley u alguna normativa

nacional o local, será según se estipule dentro de la ley o reglamento.

6.10.3. Cumplido el tiempo de retención establecido según Lista Maestra de

Formatos y F-SGC-02, Lista Maestra de Otros Registros F-SGC-63, se verifica
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su invalidez en el sistema y se opta por eliminar los registros. La eliminación de

registros se puede dar mediante una de las siguientes maneras:
• Los registros físicos con información confidencial pueden ser destruidos a través
de una cortadora de papel o inhabilitarlos con una marca (por ejm: un aspa “X”)
para luego reciclarlo, el cual se dispone de un tacho para poder disponer
residuos de papel.
• Para los registros electrónicos se puede optar por la eliminación directa de los
registros o por ser mantenidos, pero en una carpeta con nombre “REGISTROS
OBSOLETOS”.
• Para los casos en que se requiera mantener los documentos en el Almacén del
Sótano del Edificio Macros, tanto el Área de Importaciones como el Área de
Contabilidad cuentan con la facultad aprobada por la Alta Dirección de poder
ingresar en el momento requerido. Los registros deberán ir en cajas, rotulados
convencionalmente para su fácil identificación.
• En caso se requiera recuperar algún documento, las Áreas de Importaciones y/o
Contabilidad, con la autorización vitalicia de la Alta Dirección, se procede a
identificar el documento de acuerdo a su rotulado, el cual es devuelto al Almacén
para su respectivo archivo.
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Procedimiento de Control de Documentos-Interno

Personal del proceso involucrado Asistente de Calidad Alta Dirección

Inicio

¿Documento NO Generar registro de

Revisar documentos requiere
revisión
modificación?

SI NO

Evaluar ¿Procede
1
requerimiento solicitud?

SI

NO
¿Documento
Elaborar documento
Existente?

SI

Modificar e-documento Habilitar

documento documento

NO

e-documento ¿Procede
Enviar documento Revisar documento
documento?

SI Aprobar documento

Realizar control de Documento

cambios

Documento

Establecer códigos Generar registro de

del documento revisión

Custodiar Registrar
documento documento

F-SGI-56
Listas maestras

Publicar documento Difundir documento

Programar revisión
1 Fin anual de
documentos
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Procedimiento Control de Documento-Externo

Responsable de proceso Asistente de Calidad

Inicio

Verificar vigencia de
documentos

Actualizar Lista
Controlar Maestra de
documentos Documentos
Esternos

Programar revisión
anual de
documentos

Fin
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7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Código Tiempo de
Documento Título Documento Retención
I-SGC-01 Elaboración de Documentos No aplica
Seguridad de la Información y Atención de
P-TI-01 2 años
Requerimientos e Incidentes

F-SGC-01 Lista Maestra de Procedimientos No aplica

F-SGC-02 Lista Maestra de Formatos No aplica

F-SGC-03 Lista Maestra de Instructivos No aplica

F-SGC-04 Lista Maestra de Documentos Externos No aplica

F-SGC-08 Lista de Asistencia No aplica

F-SIG-17 Cronograma SIG No aplica

F-SGC-44 Acta de Reunión No aplica

F-SGC-55 Lista Maestra de Otros Documentos No aplica

MT-SIG-01 Matriz de Comunicación, Participación y Consulta No aplica

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8. ANEXOS
ANEXO Nº 1
Documentos Internos- Matriz de Aprobación Documentaria
TIPO DE FRECUENCIA
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO DE REVISIÓN
Gerente Gerente
Política del SIG RSIG Anual
General General

Gerente
Jefe de
Manual del SIG RSIG General Anual
Seguridad

Manual de Gerente
Gerentes y/o Jefes de Jefe de
organización y General Anual
Área Seguridad
funciones (MOF)

Gerente
Jefe de
Plan del SIG RSIG General Anual
Seguridad

Procedimientos
Jefe de Gerente
e instructivos RSIG Anual
Seguridad General
Generales

Gerentes y/o Jefes de

Área Jefe de
Procedimientos Seguridad / Gerente
e instructivos Responsable de Anual
General
Específicos RSIG desarrollo

Formatos RAD y/o

Todo personal de Gerentes y/o
Específicos y Gerente Anual
TEXCOPE Jefes de Área
Generales General
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ANEXO N° 2
Estructura Documentaria

ESQ-SGC-03

N° VERSIÓN: 02

FECHA: 01/10/2018