Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo

CODIGO: CAQSGPR-04

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS Fecha: 18/11/2022

Versión: 1
Diseñado por: Asesor SST Autorizado por: Representante Legal Página 1 de 5

1. OBJETIVO. Establecer una metodología para el control de los documentos y registros

relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, “SG-SST”
de CARLOS ECEQUIEL ARIAS QUINTERO, de manera que la Emisión, revisión,
aprobación, distribución, modificación y actualización de documentos, este
debidamente controlada. Además, que los registros sean legibles y se puedan
identificar, archivar, conservar, recuperar y desechar de acuerdo con tiempos
establecidos de retención.

2. ALCANCE. Aplica a todos los documentos y registros que hagan parte del “SG-SST”
y de los otros procesos dentro de la empresa.

3. RESPONSABLE. El representante al SG-SST delegado por el representante legal, será el

encargado de asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento. Todos los
colaboradores son responsables de su cumplimiento.

4. DEFINICIONES.

4.1 “SG-SST”. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.

4.2 DOCUMENTO. Información y su medio de soporte.

4.3 REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

las actividades desempeñadas.

DISEÑADO POR: APROBADO POR:

Consultor Externo SST Gerente General

 Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo

CODIGO: CAQSGPR-04

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS Fecha: 18/11/2022

Versión: 1
Diseñado por: Asesor SST Autorizado por: Representante Legal Página 2 de 5

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

5.1 DOCUMENTOS.

a. Aprobación de los Documentos. Para asegurar que los documentos que se emiten
dentro del “SG-SST” son adecuados, deben ser previamente aprobados por la Gerencia. La
aprobación de creación, actualización o anulación de los documentos se realiza con la
firma de cada documento en la parte inferior; donde dice Elaborado y Aprobado; esta firma
se considera dentro de la empresa CARLOS ECEQUIEL ARIAS QUINTERO, como
único medio de aprobación. Una vez cualquier tipo de documento queda oficialmente
aprobado, se remplaza Elaborado y aprobado por elaborado y actualizado, esto con el fin
de llevar la fecha exacta del último cambio del documento. La emisión de los documentos
estará a cargo del Representante al SG-SST.

b. Revisión y Actualización. Cuando se identifiquen necesidades de actualización de

documentos, se podrán realizar la solicitud mediante correo electrónico.

Los documentos de manejo directo de la empresa, serán revisados por las partes
interesadas, si No se detectan necesidades de cambio no será necesario realizarlo,
únicamente en los casos que sea ineludible realizar cambios a los documentos.
Cuando un documento es revisado y No requiere cambios se mantendrán sus versiones y
fechas de actualización y emisión, de lo contrario al actualizarse será necesario incrementar
el nivel de versión (por ejemplo, pasando de versión 1 a Versión 2), y se modificará la
fecha de la nueva actualización y emisión del documento.

DISEÑADO POR: APROBADO POR:

Consultor Externo SST Gerente General

 Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo

CODIGO: CAQSGPR-04

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS Fecha: 18/11/2022

Versión: 1
Diseñado por: Asesor SST Autorizado por: Representante Legal Página 3 de 5

c. Listado Maestro de Documentos. Para prevenir el uso no intencionado de

documentos obsoletos, el Representante al SG-SST mantiene la información de la
actualización y versión de los documentos registrada en el Listado Maestro de
Documentos. Este listado maestro puede llevarse en forma impresa, o electrónica.

d. Distribución de Documentos. Los documentos que requieren ser distribuidos al

personal se deben entregar mediante una lista de distribución de los documentos. Esta lista
deberá ser diligenciada por el responsable de la entrega, una vez tenga la firma de recibido
deberá ser llevada al archivo.
Nota. Como en este momento no se dispone de una red, la consulta de dicha información
será a través del Representante al SG-SST, quien dispondrá de la misma en forma
magnética o impresa según aplique. Este control se realiza para evitar que se lleguen a
generar cambios sin ser controlados. Solo podrán realizar modificaciones sobre personal
autorizado.
a. Aseguramiento de versiones vigentes. El uso de documentos con versiones vigentes
es asegurado a través del Representante al SG-SST. Quién mediante un seguimiento
mensual realizará este control, es decir los documentos que se encuentren fuera de esta
serán considerados como versiones obsoletas.

b. Identificación y legibilidad de documentos. Se asegurará la legibilidad, debido a que

todo documento es manejado a través de escritura en computador y su identificación se
realizará mediante la codificación única de cada documento. Son fácilmente identificables
gracias que en la nube se manejarán carpetas que facilitarán la búsqueda.

c. Documentos de origen externo. Los documentos de origen externo (normas técnicas,

legales etc.), igualmente serán controlados mediante el Listado Maestro de Documentos,
Su actualización se realizará cuando ocurran actualizaciones emitidas por estos
organismos.
DISEÑADO POR: APROBADO POR:

Consultor Externo SST Gerente General

 Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo

CODIGO: CAQSGPR-04

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS Fecha: 18/11/2022

Versión: 1
Diseñado por: Asesor SST Autorizado por: Representante Legal Página 4 de 5

d. Documentos Obsoletos. Cuando un documento sea declarado obsoleto, el

Representante al SG-SST será quien efectúe el retiro de la red o de los manuales que sean
entregados a los colaboradores por obedecer a las características expuestas en el ítem d.
Las copias que lleguen a ser impresas solo serán valida a la fecha de impresión. La
documentación que fue distribuida formalmente de manera física será destruida una vez se
encuentre obsoleta.

5.2 REGISTROS.

a. Identificación. Se ha establecido a través códigos, los cuales serán asignados como

FM-01, el número será asignado a cada formato en forma consecutiva.

b. Legibilidad. Al momento de registrar la información, se debe hacer en computador o

a mano con una escritura clara y en lo posible sin enmendaduras. Cuando un registro
presenta error en la información, es permitido corregir sobre el mismo siempre y cuando
se haga estéticamente y se entienda el dato verdadero.

c. Almacenamiento y tiempo de retención. La clasificación, el tiempo de retención y

el lugar de almacenamiento de los registros del “SG-SST” se establece en el Listado
Maestro de Registros.

d. Protección. Los registros físicos del sistema de gestión “SG-SST” se mantendrán

siempre resguardados en carpetas y protegidos del agua, humedad o calor extremo; la
manipulación dependerá solo de las personas directamente relacionadas con los registros

DISEÑADO POR: APROBADO POR:

Consultor Externo SST Gerente General

 Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el Trabajo

CODIGO: CAQSGPR-04

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS Fecha: 18/11/2022

Versión: 1
Diseñado por: Asesor SST Autorizado por: Representante Legal Página 5 de 5

(Ej.: personal del área, auditores etc.), evitando así su deterioro, daño o pérdida. Si se
prefiere, éstos se pueden manejar en medio electrónico.

e. Recuperación. Se realiza a partir del seguimiento en el Listado Maestro de Control

y Registros, en dónde se especifica quien es el responsable del registro, siendo así el área
del responsable del registro la encargada de manejarlos y el área en dónde se pueden
recuperar, bien sea en carpetas o en archivos magnéticos almacenados e identificados,
dichos registros normalmente están almacenados en orden cronológico facilitando su
rápida recuperación.

f. Disposición. Esta se realiza una vez se cumpla el tiempo de retención estipulado, al

cabo de esta fecha pueden ser guardados dependiendo de las necesidades, en archivo
muerto o destruidos debidamente por los responsables de su manejo.

EJEMPLO CON EL CÓDIGO DE ESTE DOCUMENTO:

CAQ: Nombre de la empresa

SG: Área asignada
PR: Tipo de documento
01: Consecutivo

DISEÑADO POR: APROBADO POR:

Consultor Externo SST Gerente General