IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES

RAFAEL RICARDO CARDOSO

FEBRERO 2022.

SENA INDUSTRIAL
HUILA
TECNOLOGIA EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SOFTWARE
 Resumen

La identificación de actividades puede parecer un hecho fácil, pero no lo es. Podemos comprobarlo
viendo la cantidad de cosas que se deben hacer en las organizaciones y por falta de indefinición no
se hacen o se hacen mal, por lo que no está tan clara su definición e identificación.

Además, tendemos a definir como actividades de las organizaciones, aquello implicado directamente
con las entradas reales de dinero o facturables dejándose la mayor parte de estas actividades fuera
del control ordenado de la gestión.
 Tabla de Contenidos

Capítulo 1 Introducción e información general .............................................................................. 5

El software a construir.................................................................................................................... 5
Información para tener en cuenta .................................................................................................. 5
Identificar procesos. ....................................................................................................................... 5
Determinar el equipo de trabajo. ................................................................................................... 6
Generar el diagrama de los procesos de negocio ........................................................................... 6
Diagnóstico de cada proceso .......................................................................................................... 7
Puntos de mejora. .......................................................................................................................... 8
Nuevo proceso mejorado. .............................................................................................................. 8
Caso de estudio. ............................................................................................................................. 9
Bibliografía ................................................................................................................................... 10
 Introducción

En principio, a la hora de definir de manera inicial los procesos, va a importar el tamaño

de la organización a analizar, así como la cantidad de actividades que tenga capacidad de
realizar, y según experiencia y otros factores, describiremos las sistemáticas más
comunes de este tipo de organización. Es cierto que la casuística que nos podemos
encontrar es muy amplia, pero será objetivo intentar eliminar el mayor número de
barreras de este tipo para un buen entendimiento del mismo, sin que tanto la complejidad
y el tamaño, influyan demasiado en la decisión de aumentar o disminuir el número de
procesos, así como la gestión de las actividades que componen cada uno de estos
procesos.

El software a construir

El principal método que se debe tener en cuenta a la hora de desarrollar un software es

analizar cada labor desde la de menor labor o periféricas hasta las más importantes es
decir e análisis de procesos de negocio que consiste en revisar, documentar y entender
todos los procesos subsecuentes, identificando los procesos de entadas, salidas,
procedimientos, controles, aplicaciones y datos.

Información para tener en cuenta

Las acciones que se deben tener en cuenta para el análisis son las siguientes:

1. Identificar procesos

El primer paso que debemos llevar a cabo para poder gestionar perfectamente los
procesos es identificar los mismos.

Las organizaciones se basan en desarrollar actividades, las cuales se agrupan para

dar procesos, los cuales interactúan entre sí, como si de engranajes se tratara, para
hacer funcionar las organizaciones, sin dejarse llevar por la inercia.

La identificación de actividades puede parecer un hecho fácil, pero no lo es.

Podemos comprobarlo viendo la cantidad de cosas que se deben hacer en las
organizaciones y por falta de indefinición no se hacen o se hacen mal, por lo que
no está tan clara su definición e identificación.
 Para la recolección de información aplicando las técnicas que existen para ello
como lo es: método de la observación, la elaboración de encuestas, el enfoque de
trabajo y las entrevistas. Como resultado de estas técnicas se deben identificar los
siguientes ítems: de los intervinientes, información de contactos con
responsabilidades, misión, visión, objetivos estratégicos, estructura organizacional
un organigrama de la entidad su distribución de dependencias u oficinas en donde
se puede ubicar de manera ágil a los responsables que seguramente se convertirán
en futuros miembros de los equipos de trabajo donde se presentará interacción
para poder identificar, conocer, incluso ubicar los sitios en donde suceden en el
mundo real, aquellos procesos que necesitan ser mejorados, descritos, analizados
o propuestos para generar mejoras.

2. Determinar el equipo de trabajo

Los mejores equipos de trabajo son los que se estructuran correctamente, saben
comunicarse e interaccionan entre sí. Motivación, participación, organización,
compromiso, confianza, objetivos comunes y resolución de problemas son las
siete características del trabajo en equipo fundamentales.

3. Generar el diagrama de los procesos de negocio

Un diagrama de proceso empresarial es un diagrama que describe un flujo

dirigido de actividades especificadas utilizando un subconjunto de notación para
la creación de modelos de proceso de negocio. Un proceso simple representa los
procesos internos que ocurren en una unidad organizativa o empresarial.

A la hora de construir o representar y dibujar un diagrama de procesos, existe un

lenguaje de escritura que se conforma por una serie de símbolos comúnmente
aceptados que han sido establecidos por el estándar ANSI.

Estos diagramas están compuestos por elementos gráficos como lo son

terminadores, símbolos de procesos, de subprocesos y de decisiones, líneas con
flechas y conectores. Los principales elementos están representados de la
siguientes formas:

• Procesos o actividades
Su representación es un rectángulo, se refieren a una acción en un proceso de
negocios
• Subprocesos
Estos se representan con un rectángulo y líneas dobles a cada lado. Deben ser
considerados como partes de un proceso padre de mayor complejidad y sirven
para determinar funciones más simples en el diagrama de flujo.
 • Nodos de decisión
Son los que se representan mediante un triángulo doble (Diamante) y son los
que muestran los puntos de decisión a seguir bien sea positivo si se responde a
la decisión de “sí” o negativo “no”.

• Conectores
Representados por círculos o cuadros conectores que se deben acompañar con
la utilización de etiquetas o nombres de caracteres comúnmente
alfanuméricos. Aseguran que todos los procesos están conectados de forma
lógica y correcta para la correcta navegación entre páginas.

• Líneas de flecha
Utilizadas gráficamente para mantener el hilo conductor del flujo de trabajo la
coherencia y claridad en un diagrama de procesos. Se pueden dibujar hacia
todas las direcciones, normalmente representa el camino por el que fluirá el
diagrama.

• Conector para elementos fuera de página

Permite establecer relaciones para elementos que no están en la misma página.

• Entrada manual
Permite representar un acción la cual requiere intervención humana.

• Almacenamiento
Representa el sitio en donde normalmente se aloja la información a manera de
datos que comúnmente son de carácter estático.

• Múltiples documentos
Representa la necesidad de tener en cuenta varios elementos de información o
normas, especialmente son considerados como entradas.

• Terminadores
Se representan por un rectángulo con esquinas curvas. Son muy importante se
consideran como los mayores delimitadores del flujo y deben aparecer
siempre al inicio y al final de un diagrama de flujo para indicar la parte del
documento o gráfico en donde inicia y en donde finaliza un diagrama.

4. Diagnóstico de cada proceso

La aplicación del Modelo de diagnóstico para el diseño y mejora de procesos en

las empresas permitirá conformar una estructura lógica para detectar y analizar los
problemas que dificultan el buen funcionamiento de las entidades. Esto facilita el
trabajo en grupo para la toma de decisiones, encaminadas a eliminar las
 deficiencias para lograr un mejor desempeño de las mismas. Esta investigación es
consecuencia de la necesidad del diagnostico general de las entidades para el
diseño y mejora de sus procesos.

5. Puntos de mejora

La mayoría de oportunidades de mejora requieren de un análisis más profundo.

Implicar en la mejora de procesos a los profesionales que mejor los conocen es
uno de los puntos clave en la gestión de la calidad. Una vez se ha identificado y
seleccionado una oportunidad de mejora, debe escogerse a un grupo de individuos
cercanos al proceso para que lo estudien. A este grupo de profesionales se les
denomina equipo de mejora.

6. Nuevo proceso mejorado

Finalmente, luego de llevar a cabo todos los pasos anteriores, se rediseña el nuevo
proceso mejorado. Este rediseño es posible realizarlo con toda la información que
se ha ido obteniendo a lo largo de los pasos mencionados. El rediseño del nuevo
proceso deberá estar enfocado en el logro de los objetivos. Si se obtienen los
objetivos esperados, el análisis es exitoso y la empresa se desempeñará de manera
más eficiente.

Figura 1.
7. Caso de estudio

Los casos de estudio se utilizan habitualmente en la investigación social,

educativa, clínica y empresarial. El diseño de la investigación de un casos de
estudio suele incluir métodos cualitativos, pero a veces también se utilizan
métodos cuantitativos. Los casos de estudio sirven para describir, comparar,
evaluar y comprender diferentes aspectos de un problema de investigación.

A continuación, un diagrama donde se identifican los conjuntos de elementos

donde se identifican como funciona el modelo de negocio de Spotify
 Bibliografía

Identificacion de procesos https://www.gestion-sanitaria.com/9-identificacion-procesos-

organizacion.html#:~:text=Las%20organizaciones%20se%20basan%20en,dejarse%20lle
var%20por%20la%20inercia.
Mapa de procesos https://www.lucidchart.com/pages/es/ejemplos/software-de-mapas-de-
procesos
Cómo elaborar un diagrama de procesos https://es.venngage.com/blog/diagrama-de-
procesos/
Escoger un buen equipo de trabajo https://www.bizneo.com/blog/caracteristicas-del-
trabajo-en-
equipo/#:~:text=Los%20mejores%20equipos%20de%20trabajo,del%20trabajo%20en%2
0equipo%20fundamentales.
Mejoras en los procesos
http://projectes.camfic.cat/CAMFiC/Seccions/GrupsTreball/Docs/qualitat/TEMA3.pdf
Rediseñar el proceso https://economipedia.com/definiciones/analisis-de-
procesos.html#:~:text=Conocer%20la%20situaci%C3%B3n%20actual%20del%20proces
o&text=Para%20lograr%20una%20mejora%20del,que%20lo%20puedan%20estar%20af
ectando.
Casos de estudio TGS http://ingenieraupoliana.blogspot.com/2010/10/caso-de-estudio-
1.html - Ejemplo de caso de estudio como modelo de negocio
https://estrategialean.com/caso-de-estudio-modelo-de-negocio-de-spotify