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1 Organizacin y mtodos

1. 2. 3. 4. 5. Introduccin Espectro de las actividades de organizacin y mtodos. Responsabilidades del rea de organizacin y mtodos El analista de organizacin y mtodos Manuales

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente. Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos. Introduccin En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente. Para llevarlo a la prctica se han desarrollado tcnicas que, por su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de especialistas. Existe una tcnica que se orienta a optimizar la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una organizacin y ella es la de ORGANIZACIN y MTODOS. Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos. Del anlisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnolgicas disponibles, surgir una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerrquico e informativo de la empresa, entendiendo como: Eficacia: el grado de alcance de los objetivos Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relacin con estos. Organizacin y Mtodos, surge con un criterio de Eficientismo en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las reas de Servicio, orientndose hacia la Productividad y la Calidad Total. Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnologa de la Informacin (Internet, Workflow, Firma Digital, Digitalizacin de Documentos, Cuadro de Mando Integral, Buissines Intelligent, prximamente Factura Electrnica, etc.) impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar verdaderas Reingenieras de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los Sistemas de Informacin. La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnologa debe ser usada no solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino ms bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIN. Es aqu donde Organizacin y Mtodos adquieren un valor relevante ya que es la nica rea de la Organizacin que ve a la misma como un todo. Espectro de las Actividades de Organizacin y Mtodos. Respecto a la Estructura de la Organizacin. Analizar la estructura. o Estudiar la estructura jerrquica. o Reordenar los niveles jerrquicos. o Crear o suprimir rganos o Modificar la estructura de dependencia o Fijar la red de interrelacin. Analizar las Funciones Para asignar las funciones en cada caso es necesario que: o La estructura jerrquica est definida. o Los procedimientos administrativos estn normalizados.

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o Estn asignadas las reas de responsabilidad. La asignacin de funciones comprende: o El anlisis y determinacin de las funciones. o La descripcin del cargo. o La descripcin de la red de interrelaciones del cargo. o La fijacin de tareas para cada funcin asignada. o La autoridad y responsabilidad requerida para la funcin. Cules son sus lmites. o El perfil de requerimientos personales o tcnicos para desempaar la funcin. Respecto a los Procedimientos (Anlisis de los procedimientos) Deteccin de errores respecto a: Control interno Reiteracin de trmites Archivos repetitivos Pasos innecesarios Superposicin de funciones Diseo de Formularios El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseo debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trmite. Debe tenerse en cuenta: Aplicacin de Normas IRAM Diseo adecuado para sistematizar la informacin que contenga Aspectos Legales: Tipo de informacin a archivar, Periodo de retencin Ordenamiento y Distribucin de Oficinas Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribucin fsica de los espacios, amoblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicacin, etc. de manera de facilitar la circulacin de personas y actuaciones, determinando tambin la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos. En esta actividad se verifica: Distribucin fsica de oficinas. Recorrido fsico de la informacin. Circulacin de personas. Accesibilidad de equipos Espacios de espera. Medicin del trabajo administrativo Es un conjunto de tcnicas sistemticas que permiten establecer los tiempos de ejecucin de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organizacin. Todo este espectro de actividades estar signado por las Herramientas Tecnolgicas que la Organizacin estar dispuesta a implementar. Mucho tienen que ver las metas de la Organizacin en cuanto a si est dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelizacin sobre una plataforma de Workflow, donde: Los documentos viajan por la Red. Las tareas se direccionan automticamente en forma inteligente. Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automticas. Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente. Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento. Responsabilidades del rea de Organizacin y Mtodos Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales, mediante la formulacin de un plan de organizacin cuya finalidad principal sera la transformacin, de las partes que componen el trabajo de las reas en unidades lgicas y necesarias, activa y orgnicamente acopladas en la estructura de la empresa,

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Establecer criterios de departamentalizacin y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa. Redactar el Manual de Organizacin de la empresa incluyendo las misiones, funciones, caractersticas de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada cargo. Proponer la inclusin de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y destacar la adecuada asignacin de responsabilidades y autoridad a dichos sectores. Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reduccin de costos en el trabajo administrativo. Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos, asegurndose de que se realiza de acuerdo con las exigencias de las elaboraciones a que habrn de someterse esos mismos datos. Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el primer punto, los procedimientos y los mtodos seguidos en la ejecucin de los trabajos, para hallar sus deficiencia y proponer las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento. Formular recomendaciones para la eliminacin de procedimientos no econmicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios. Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseos aprobados. Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los cursogramas en estudio. Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los mtodos de trabajo ms idneos, mantenindose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros. Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurndose de su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseo, formato, nmero de copias y destino de cada una de ellas, proponindose como principal objetivo la eliminacin de los impresos intiles, su unificacin y cuando sea posible su fusin; como tambin centralizar las rdenes de reimpresin, llevando registro de los pedidos, consumos estimados, codificaciones, etc. Cuidar que la distribucin en planta de los puestos de trabajo sea lo ms racional posible en relacin con los circuitos administrativos que deban satisfacer.

El Analista de Organizacin y Mtodos En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente. a. Lineamientos que encuadran su actividad: El analista debe recordar que siempre acta como asesor El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte rdenes. Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios. Para solucionar los problemas no existen frmulas mgicas, sin estudio previo. Debe darles participacin a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias. Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo. Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas. b. Condiciones personales del Analista de Organizaci6n y Mtodos: Predisposicin constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar. Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales Mente abierta, no dogmtica: Receptivo a ideas tiles. Facultad para juzgar. Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones tericas y prcticas. Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones. Capacidad analtica: Implica, observacin e identificacin de los hechos; verificacin de su validez, desintegracin en sus partes, habilidad para relacionar la informacin con otras logradas anteriormente Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.

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Habilidad para persuadir con estrategia y diplomticamente: Saber "vender sus productos y lograr compradores para su "mercanca" Cumplir inexorablemente con los plazos previstos. Facilidad para trabajar en equipo. c. Responsabilidad Efectuar relevamientos dentro de la organizacin a fin de obtener la informacin buscada a travs de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentacin, etc. Obtener antecedentes documentales de la situacin existente. Buscar y hallar soluciones lgicas a los problemas de Organizacin y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio Efectuar el anlisis de la documentacin sostn de la situacin analizada. Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras. Analizar y diagnosticar de la situacin existente y confeccionar propuesta. Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementacin del sistema. Manuales Constituyen una de las herramientas con que cuentan Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene: la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas. Ventajas. Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y procedimientos que se desarrollan en una organizacin. Registran a manera de inventario las prcticas reconocidas dentro de la organizacin y son fuente de consulta. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a travs del tiempo. Clarifican la accin a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al rea que debe actuar o a Ia decisin a tomar. Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestin administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia cultura de la organizacin a travs de su evolucin administrativa. Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuales son los actos delegados. Facilita Ia capacitacin del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la organizacin. Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdiccin, superposicin de funciones o responsabilidades. Ayudan a la planificacin, coordinacin y control de la empresa al tener claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos. Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes deban ser analizadas, evaluadas v resueltas en cada caso. Ubican Ia participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. Desventajas. Costo: Existe un costo de redaccin y confeccin que indudablemente debe afrontarse. Actualizacin: Exige una constante actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad. Tipos de Manuales. Manual de Organizacin Describe la Organizacin Formal de la Empresa consignando:

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Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la Organizacin. Funciones Bsicas Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende Responsabilidad Caractersticas y Especificaciones de la Posicin. Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de Ia empresa. Los manuales deben distribuirse completos a todos lo jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes. Ejemplo: Manual de Organizacin para la posicin: Gerente de Administracin y Finanzas. Misin: Formular polticas y planes referidos a la estructura y accin administrativa de la Empresa. Desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la Empresa. Elaborar y analizar informacin contable para evaluar los resultados operativos de la Empresa. Funciones: Custodiar el patrimonio de la empresa, a travs de la registracin correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias legales. Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto a existencias y su valorizacin, conforme a mtodos y usuales y reconocidos. Proteger a la empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio financiero. Vigilar el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia terceros. Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organizacin. Velar por la adecuada registracin de los costos de produccin, administracin u de comercializacin. Asegurar que a travs de la informacin que surja de los estados contables y financieros puedan decidirse acciones correctivas. Autoridad: Ejerce supervisin directa sobre el Jefe del Departamento de Contadura General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorera General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Tenedura de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depsitos, Liquidacin de Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros. Caractersticas de la Posicin: Informacin que se Emite: Estados Contables peridicos y de Fin de Ejercicio (Balance General), Conciliacin de Ingresos y Egresos de Fondos. Resmenes de Cuenta de Clientes y de Proveedores, Liquidacin y declaraciones juradas de Impuestos y de Cargas Sociales, Informacin que se Recibe: Facturas de Proveedores de Bienes y Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra emitidas, Partes de Recepcin de Materias Primas y Materiales, Presupuestos tentativos formulados por otros sectores, Resumen de Cuentas Bancarias, . Informacin que se Registra: Asientos y minutas contables, Imputaciones Contables, Registros de Ley (libros rubricados), Subdiarios Auxiliares, Registros de Activo Fijo (Bienes de Uso),. Especificaciones de la posicin: Titulo Profesional: Contador Pblico o Licenciado en Administracin, con capacidad adicional en impuestos, procesamiento de datos, seguros, administracin financiera.

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Aptitudes Personales: Organizador y Metdico, Voluntad de Anlisis, Responsabilidad en el Control. Fecha de Aprobacin, de Vigencia y de Revisin. Manual de Procedimientos. Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar: Cartula de Presentacin: indicando Tema, N de Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante. Objetivos y Alcance Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualizacin. Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representacin grfica que describe en forma clara y lgica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las reas involucradas (IRAM: 34503) , Grupos de Smbolos para la representacin grfica (IRAM 34501). Descripcin de los Procedimientos. Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido. Glosario ndice Temtico. Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin. Manual del Empleado. Contiene los objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, situacin en el mercado, planes de incentivacin, programacin de la carrera, derechos y obligaciones, etc. Su contenido debe responder a la siguiente estructura: Institucional: Datos de la Empresa Rubro. mbito de Actividad. Objetivos. Organizacin. Nombre Directivos. Sucursales. Cantidad de Empleados. Equipamiento. Personal: Desarrollo de la Carrera. Incentivos Convenio Colectivo. Caja a la que Aporta Obra Social. Beneficios. Derechos. Obligaciones. Manual del Puesto de Trabajo. Describe en forma pormenorizada la intervencin que le corresponde a la posicin en cada uno de los procedimientos en los que le toca intervenir. El Cmo, el Porqu y el Para Qu. Su contenido debe responder a la siguiente estructura: Objetivos. Funciones del Sector. Descripcin de Procedimientos. Tareas a realizar. Instrucciones. Responsabilidad.

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Lic. Jorge A. Guerra Licenciado en Sistemas de CAECE de Buenos Aires, Argentina. Director del Boletn Electrnico Management en Salud, Buenos Aires, Argentina. Consultor Organizacional y Director de Management en Salud jorgeguerra@fibertel.com.ar www.managementensalud.com.ar