Curso

Ingeniería de Procesos de Sistemas

Semana 02 – Sesión 01
1. Gestión por procesos.
2. La cadena de valor y el mapa de
procesos.
3. Mapeo y diagramación de procesos.
4. Herramientas y notación para la
diagramación.

Mg. Ing. Julio Arboleda H

Presentación de la Sesión
SEMANA 02 - Sesión 01
1. Gestión por procesos.
2. La cadena de valor y el mapa de procesos.
3. Mapeo y diagramación de procesos.
4. Herramientas y notación para la diagramación.

Logro de la sesión:
El finalizar la presente sesión el estudiante está en capacidad de mejorar el
desempeño organizacional, la satisfacción del cliente y la competitividad de la
empresa a través de la optimización de los procesos y la alineación de las
actividades con los objetivos estratégicos. de una organización.

Utilidad de la sesión:
La gestión por procesos ayuda a mejorar el desempeño organizacional, la satisfacción del
cliente y la competitividad de la empresa, alineando las actividades con los objetivos
estratégicos y optimizando los procesos para obtener mejores resultados.
Representación de los Procesos
La representación de procesos es fundamental en diversos ámbitos, desde la ingeniería hasta la
informática y la gestión empresarial. Aquí tienes algunas formas comunes de representar procesos:

Diagramas de flujo

Modelos de procesos

Mapas de proceso

Matrices de procesos

Diagramas de Gantt

Estas son solo algunas formas comunes de representar procesos, y la elección de la técnica adecuada
depende del contexto específico y los requisitos de comunicación.
Representación de los Procesos
1. Diagramas de flujo: Son esquemas gráficos que representan la secuencia de pasos de un proceso
utilizando símbolos como rectángulos (para acciones), rombos (para decisiones), círculos (para
inicio/fin) y flechas (para indicar la dirección del flujo). Son útiles para visualizar la lógica y el flujo
de un proceso.
2. Modelos de procesos: Pueden ser representaciones más detalladas y estructuradas de un
proceso, utilizando notaciones específicas como BPMN (Business Process Model and Notation) o
UML (Unified Modeling Language). Estos modelos pueden incluir información adicional, como
roles, eventos, condiciones y flujos de datos.
3. Mapas de proceso: Son representaciones visuales que muestran la secuencia de actividades en un
proceso, a menudo en un formato de mapa conceptual. Estos mapas pueden incluir detalles sobre
recursos, tiempos de ciclo y relaciones entre actividades.
4. Matrices de procesos: Son tablas que muestran la relación entre diferentes partes de un proceso,
como actividades, entradas, salidas, responsabilidades y recursos. Son útiles para identificar
dependencias y relaciones entre elementos del proceso.
5. Diagramas de Gantt: Son herramientas de planificación que muestran las fechas de inicio y
finalización de las diferentes actividades de un proyecto en una línea de tiempo. Si bien no
muestran la lógica del proceso en sí, son útiles para visualizar la programación y la asignación de
recursos.
Gestión por procesos
La gestión por procesos es un enfoque empresarial que se centra en la mejora continua y la
eficiencia mediante la organización y optimización de las actividades en torno a los procesos clave
de una organización. En lugar de centrarse únicamente en funciones o departamentos individuales,
la gestión por procesos considera toda la cadena de valor de la organización como una serie
interconectada de procesos que producen valor para los clientes.

Algunos aspectos clave de la gestión por procesos incluyen:

 Factores de la Gestión por procesos
1. Identificación y mapeo de procesos: Esto implica identificar los procesos clave que son
críticos para el logro de los objetivos de la organización y mapearlos en detalle, incluidas las
actividades, los recursos involucrados y las interacciones entre procesos.
2. Establecimiento de indicadores de desempeño: La gestión por procesos implica la definición
de indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir la eficiencia, la calidad y otros
aspectos relevantes de cada proceso.
3. Optimización y mejora continua: Una vez que los procesos están identificados y medidos, se
pueden analizar y mejorar continuamente para eliminar desperdicios, cuellos de botella y
redundancias, buscando la eficiencia y la calidad en la entrega de productos o servicios.
4. Enfoque en el cliente: Los procesos se diseñan y optimizan teniendo en cuenta las
necesidades y expectativas del cliente. Esto implica asegurarse de que cada paso en el
proceso agregue valor para el cliente final.
5. Enfoque en la colaboración y la comunicación: La gestión por procesos promueve la
colaboración entre diferentes áreas funcionales de la organización, ya que los procesos
atraviesan múltiples departamentos. La comunicación efectiva y la alineación de objetivos
son fundamentales para el éxito de este enfoque.
La gestión por procesos busca mejorar la eficiencia, la calidad y la satisfacción del cliente al enfocarse en los
procesos clave de una organización y optimizarlos de manera continua.
¿Qué es la Cadena de Valor?

❑ Desde la óptica de la gestión de procesos, La cadena de valor se puede dividir en dos categorías
la cadena de valor se refiere al conjunto principales de actividades:
de actividades interrelacionadas que una
organización lleva a cabo para diseñar,
producir, comercializar, entregar y dar
soporte a sus productos o servicios.
❑ La cadena de valor es una herramienta Actividades
fundamental en la gestión por procesos, primarias
ya que ayuda a identificar las actividades
que agregan valor al cliente y aquellas Cadena de
que no lo hacen, permitiendo así enfocar Valor
los esfuerzos en las áreas que realmente
impactan en la satisfacción del cliente y Actividades
en los resultados de la organización. de soporte
Elementos de la Cadena de Valor
1. Actividades primarias: Son aquellas relacionadas directamente con la creación y entrega del
producto o servicio, e incluyen:
1. Logística interna: recepción, almacenamiento y distribución de materias primas.
2. Operaciones: transformación de las materias primas en productos finales.
3. Logística externa: almacenamiento y distribución de los productos terminados.
4. Marketing y ventas: promoción y venta de los productos o servicios.
5. Servicio: provisión de servicio posventa y soporte técnico.
2. Actividades de soporte: Son aquellas que proporcionan el apoyo necesario para que las
actividades primarias se lleven a cabo de manera eficiente, e incluyen:
1. Infraestructura de la empresa: instalaciones, equipos, sistemas.
2. Gestión de recursos humanos: contratación, formación, desarrollo.
3. Desarrollo tecnológico: investigación, desarrollo de nuevos productos, tecnología de la
información.
4. Abastecimiento: adquisición de materias primas, suministros y servicios necesarios para la
operación.
La cadena de valor ayuda a las organizaciones a comprender cómo se crean y entregan los productos o servicios,
identificar oportunidades de mejora, optimizar los procesos y generar ventajas competitivas. Al gestionar los
procesos de manera eficiente y enfocada en la cadena de valor, las organizaciones pueden mejorar su
desempeño y lograr mayores niveles de satisfacción del cliente.
Mapa de Procesos

❑ El mapa de procesos se enfoca

en representar gráficamente los
diferentes procesos que tienen
lugar dentro de una
organización, mostrando la
secuencia de actividades, las
interacciones entre ellas y los
roles o responsabilidades
involucrados.
❑ Es una herramienta visual que
ayuda a comprender cómo se
realizan las actividades dentro
de la organización y cómo fluye
el trabajo a través de diferentes
áreas y funciones.
❑ Puede incluir detalles como los tiempos de ciclo, los indicadores de desempeño y los puntos de decisión
dentro de cada proceso.
Relación entre la cadena de valor y el mapa de procesos

❑ El mapa de procesos puede ser utilizado para

representar las actividades de la cadena de valor,
mostrando cómo se relacionan los diferentes procesos
con las actividades primarias y de soporte.
❑ La identificación y mapeo de procesos es un paso
importante en el análisis de la cadena de valor, ya que
ayuda a entender cómo se llevan a cabo las actividades
que agregan valor al cliente.
❑ Ambas herramientas se utilizan para analizar y mejorar
las operaciones de una organización, identificando áreas
de oportunidad para optimizar los procesos y aumentar
la eficiencia y la calidad.
Pasos para el Mapeo y diagramación de procesos
El mapeo y diagramación de procesos es un proceso sistemático que implica identificar, documentar y
visualizar los diferentes pasos involucrados en la ejecución de un proceso específico dentro de una
organización. Aquí tienes una guía paso a paso para realizar este proceso:
Mapeo y diagramación de procesos

1. Identificar el proceso a mapear: Selecciona el proceso

específico que deseas mapear. Puede ser un proceso
completo o una parte de un proceso más grande.
2. Definir los límites del proceso: Establece claramente el
inicio y el final del proceso que vas a mapear. Esto
ayudará a delimitar qué actividades están incluidas en
el alcance del mapeo y cuáles están fuera de él.
3. Identificar los participantes y recursos involucrados:
Identifica quiénes son las personas o roles que
participan en el proceso, así como los recursos
necesarios para llevar a cabo cada actividad.
4. Documentar las actividades del proceso: Haz una lista detallada de todas las actividades que forman parte del
proceso. Esto puede implicar entrevistas con los equipos involucrados, revisión de documentos existentes y
observación directa de las operaciones.
5. Establecer la secuencia de actividades: Determina el orden en que se llevan a cabo las actividades del proceso.
Esto te ayudará a visualizar cómo fluye el trabajo a través de diferentes etapas.
6. Identificar las interacciones y relaciones entre actividades: Analiza cómo se relacionan entre sí las diferentes
actividades del proceso. ¿Existen dependencias entre ellas? ¿Qué actividades son paralelas y cuáles son
secuenciales?
Mapeo y diagramación de procesos
7. Seleccionar la notación a utilizar: Elige la notación o el formato que vas a
utilizar para representar el proceso. Puedes optar por diagramas de flujo,
modelos BPMN (Business Process Model and Notation), mapas de proceso,
entre otros.
8. Crear el diagrama de proceso: Utiliza la notación seleccionada para dibujar
el diagrama del proceso, colocando cada actividad en orden secuencial y
conectándolas con flechas que representen la dirección del flujo.
9. Incluir detalles relevantes: Agrega detalles adicionales al diagrama, como
roles/responsabilidades, decisiones, puntos de control, tiempos de ciclo,
indicadores de desempeño, entre otros, según sea necesario.
10. Validar el diagrama con los interesados: Comparte el diagrama con los
equipos y personas involucradas en el proceso para obtener
retroalimentación y validar su precisión y completitud.
11. Actualizar y mantener el diagrama: Los procesos pueden cambiar con el
tiempo, por lo que es importante mantener el diagrama actualizado para
reflejar cualquier cambio en las operaciones.

Al seguir estos pasos, podrás mapear y diagramar procesos de manera efectiva, lo que te permitirá comprender
mejor cómo se realizan las actividades dentro de una organización y identificar oportunidades de mejora.
Herramientas para la diagramación
Existen varias herramientas y notaciones que se utilizan comúnmente para la diagramación de procesos.
Aquí te presento algunas de las más populares:
Herramientas para la diagramación:

1. Microsoft Visio: Es una herramienta de diagramación ampliamente utilizada que

ofrece una amplia gama de formas y plantillas para crear diagramas de procesos,
flujos de trabajo, diagramas de flujo y más.
2. Lucidchart: Es una plataforma en línea que permite crear diagramas de flujo,
mapas de procesos y otros tipos de diagramas de manera colaborativa. Ofrece una
interfaz fácil de usar y una amplia variedad de plantillas.
3. Draw.io: Es una herramienta gratuita y de código abierto para crear diagramas de
manera online. Ofrece una variedad de formas y plantillas y es compatible con
varios servicios en la nube como Google Drive y Dropbox.
4. Creately: Es una herramienta en línea para la creación de diagramas que ofrece
una amplia variedad de plantillas y formas. Permite la colaboración en tiempo real
y la integración con otras herramientas de productividad.
5. Gliffy: Es una herramienta de diagramación en línea que ofrece una interfaz fácil
de usar y una amplia variedad de formas y plantillas para crear diagramas de
procesos, diagramas de flujo y más.
6. Bizagi
Notación para la diagramación de Procesos

1. Diagramas de flujo estándar: Utilizan una variedad de formas

geométricas para representar diferentes tipos de actividades,
decisiones, bucles y flujos en un proceso. Las formas más comunes
EPC incluyen rectángulos (para actividades), rombos (para decisiones),
círculos (para inicio/fin) y flechas (para conectar las actividades).
2. BPMN (Business Process Model and Notation): Es una notación
estándar utilizada para modelar procesos de negocio. Proporciona
una amplia gama de elementos gráficos para representar
actividades, eventos, puertas de enlace, flujos de secuencia y
flujos de mensajes, entre otros.
3. IDEF (Integrated Definition): Es una familia de estándares para la
modelización y descripción de procesos. Incluye varias técnicas de
diagramación, como IDEF0 (para modelar el contexto y la
BPMN estructura de un proceso) e IDEF3 (para modelar la dinámica de
los procesos).
4. EPC (Event-driven Process Chain): Es una notación utilizada para
modelar procesos de negocio que se centran en los eventos que
desencadenan las actividades. Utiliza eventos, funciones, procesos
y conexiones para representar el flujo de trabajo.
Preguntas
Cierre de la sesión: Conocimos
1. Gestión por procesos.
2. La cadena de valor y el mapa de procesos.
3. Mapeo y diagramación de procesos.
4. Herramientas y notación para la diagramación.

Referencias Bibliográficas

1. Benedict, Tony (2013). BPM CBOK Version 3.0 Charleston: ABPMP.

2. Weske, Mathias (2012). Business process management : concepts,Berlin : Springer.
3. Berman, Paula K. (2014). Successful business process managementresults (1st. Ed). New York :
American Management Association