TEMA III: EL CONTROL DEL PRESUPUESTO Y LA MARCHA DE LA EMPRESA.

Objetivos: Al final de este tema, el estudiante debe ser capaz de:

- Presentar el proceso de control presupuestario.
- Poder obtener y analizar las desviaciones
- Estudiar los presupuestos flexibles.

I – El proceso del control presupuestario

La confección de los presupuestos suele iniciarse varios meses antes de que

comience el ejercicio económico. Su elaboración suele prolongarse dos o tres
meses hasta que la dirección y el consejo de administración de la empresa los
aprueban de manera definitiva.
Algunas empresas no aprueban los presupuestos no aprueban los
presupuestos hasta varios meses después del inicio del ejercicio al que hacen
referencia. Esto genera problemas, ya que se pierde la oportunidad de utilizar los
presupuestos como una herramienta de control y mejora de la gestión. Por ello,
es deseable que estén aprobados antes del inicio del ejercicio económico. De esta
forma se pueden comparar los datos previstos con los reales, apenas unos pocos
días después de finalizar el primer mes del ejercicio.
Una vez que se han aprobado los presupuestos, no hay que modificarlos
durante el resto del año, ya que así se podrán analizar mejor las desviaciones. De
todas formas, podría suceder que la realidad no se parezca en nada a las
previsiones, por ejemplo, si se produce la compra de otra empresa, se incendia la
fábrica, o comienza una crisis económica muy grave. En estos casos tal vez sea
preferible reformular los presupuestos, ya que, de no hacerlo, el análisis de
desviaciones pierde sentido.
 II – OBTENCIÓN Y ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONES

A medida que utilizaremos la contabilidad general para obtener datos reales,

tenemos que compararlos con los datos previsionales. La diferencia entre los
datos previstos y los datos reales permite calcular las desviaciones en unidades
monetarias y en porcentajes. El cuadro de control de los presupuestos se
presenta como sigue:

Conceptos Previstos Realidad Desviación

Monto % Observaciones
Cuenta de resultado

Ventas
- Consumo de materiales
- Mano de obra
- Otros gastos de producción
- Gastos de
comercialización
- Gastos de estructura

Beneficio neto

Presupuesto de caja

Saldo inicial
+ Cobros
- Pagos

Saldo final

Balance general

Activo

Inmovilizados
 - Amortización
acumulada
Existencias
Terceros
Tesorería
Total Activo

Pasivo

Capital

Reservas

Nuevo reporte

Resultado

Subvención

Deudas financieras a
L/P y M/P
Deudas financieras a
C/P
Proveedores

Deudas fiscales

Tesorería pasiva

Total pasivo

La desviación en importe se obtiene restando los datos reales de los previstos.

Desviación en importe = cantidad prevista - cantidad real.

El porcentaje de desviación se obtiene dividiendo la desviación por la cantidad

prevista.
 Desviación en importe
% de desviación =
Desviación prevista
Nota: Dado que suelen producirse desviaciones en todas las partidas presupuestadas,
sólo hay que analizar las importantes. Por ello, es conveniente establecer
previamente el importe y el porcentaje mínimo a partir del cual se considerará
importante una desviación. A esta práctica de control selectivo se la denomina
control por excepción.

III – PRESUPUESTOS FLEXIBLES

Las desviaciones favorables se producen cuando los ingresos reales superan a
los ingresos previstos, o cuando los gastos reales son menores que los gastos
previstos. En cambio, las desviaciones desfavorables se producen cuando los
ingresos reales son menores que los ingresos previstos, o cuando los gastos reales
son mayores que los previstos.
IV - ANÁLISIS DE DESVIACIONES Y MEDIDAS CORRECTIVAS
Para ejercer un control más fiable de las desviaciones es conveniente
confeccionar ciertos presupuestos (los gastos, por ejemplo) de forma flexible. Así,
en los presupuestos de gastos, que son proporcionales a las ventas, las
previsiones no se hace por el importe (monto) sino por el porcentaje. De este
modo, se intenta controlar la desviación producida en el porcentaje sobre las
ventas, en lugar de la desviación expresada en monto.
Aplicación.
La empresa ROISA tiene previsto vender 100 000 000 FCFA y espera realizar las compras de
materiales de 60% sobre las ventas. Si los datos reales fuesen 120 000 000 FCFA sobre las
ventas y 70000000 fcfa de compras de materiales.
TAR: controlar estas desviaciones y realizar las medidas correctivas y de control.
 Solución
- Control de desviaciones con un presupuesto rígido

Desviación
Conceptos Presupuesto rígido Realidad Observaciones
Importe %
Positiva por haber
Ventas 100 000 000 120 000 000 + 20 000 000 + 20 vendido más de lo
previsto
Desviación
Compras 60 000 000 (60% 70 000 000 + 10 000 000 + 16, 66 negativa por
de las ventas) haber gastado
más de lo previsto

Medidas correctivas y su control

Desviación
Conceptos Presupuesto Realidad Observaciones
Importe %
Positiva por
Ventas 100 000 000 120 000 000 + 20 000 000 + 20 haber vendido
más de lo
previsto

Compras 72 000 000 (60% 70 000 000 - 2 000 000 - 2.77 positiva por
de las ventas haber gastado
reales) menos

Para que el control presupuestario tenga sentido, no sólo hay que analizar las
desviaciones. También hay que adoptar medidas correctivas con rapidez y controlar
con posterioridad la eficacia de estas mediadas.

La mecánica que se suele seguir una vez se han implicado las desviaciones
importantes es la siguiente:

- Reunión con los directivos implicados para decidir las medidas correctivas
que hay que adoptar. Esta reunión la lidera el gerente, si se trata de una
 pequeña empresa, o el controlador, si se trata de una empresa de mayor
dimensión.
- En dicha reunión se fija la fecha en la que se contralará la eficacia de las
mediadas correctivas.
- En la fecha fijada, se controla la eficacia de las medidas tomadas. Si los
resultados no son positivos hay que adoptar otras medidas.

MODELO DE IMPRESO DE CONTROL DE DESVIACIONES INPORTANTES

Conceptos Previsto Realidad Desviación Medidas

Importe % Responsable tomadas control

En el siguiente cuadro se adjunta un ejemplo de desviaciones y la persona

responsable de dicha desviación. En las desviaciones significativas, los responsables
deben explicar brevemente la causa, o causas de tales desviaciones.

Además, hay que incluir las propuestas de posibles soluciones para que la
Dirección pueda tomar las oportunas medidas correctivas junto con la fecha en que
se controlarán si las medidas han sido efectivas o no.

Ejemplos de posibles causas de desviaciones en materia prima y mano de obra

directa e identificación de los responsables.
 Desviación Causas Responsable
Exceso de consumo en materias primas Previsión mal hecha Director de compras
Mal funcionamiento de la Director de producción
maquinaria
Errores de los empleados Director de Recursos
por falta de formación o humanos
de motivación
Por calidad insuficiente Director de compras
de la materia prima.
Exceso de precios en las materias primas Mala gestión de las Director de compras
compras.
Subida de precios Director de compras
Menor productividad de la mano de obra Errores de los empleados Director de Recursos
directa. por falta de formación o humanos
de motivación
Incremento del coste de los empleados Incremento del coste de Director de Recursos
personal humanos

En conclusión, el control presupuestario es una herramienta de mejora de la

gestión. Por lo tanto, lo importante es que los presupuestos se utilicen para
identificar las medidas correctivas que garanticen que la empresa está alcanzando sus
objetivos.
 Aplicación

La empresa ROISA está especializada en la compra- venta de café, le interesa su

presupuesto para el próximo mes de enero. Para ello, cuenta con la información
consignada en el siguiente cuadro:

ACTIVO PASIVO
NC Conceptos Montos NC Conceptos Montos
241 Maquinarias 80 000 000 10 Capital 25 000 000
2841 -Amortización acumulada -48 000 000 11 Reservas 5 000 000
3.. Existencias 12 000 000 16 Préstamos bancarios 20 000 000
411 Clientes 4 500 000 40 Proveedores 7 000 000
571 Caja 8 500 000

Total 57 000 000 Total 57 000 000

De otra parte, se les comunica las siguientes informaciones:

- Las existencias iniciales están integradas por 4 000 Kg de café, que tienen un coste unitario de 3.000
fcfa .
- Se compraron 5000 kg más de café a 4 000 FCFA/kg. por lo tanto, las compras ascenderán a 20 000

000 FCFA . estas compras se pagarán en el mes de marzo. Las mercancías con su único coste variable y
la empresa sigue el sistema FIFO para valorarlas.
- Se venderán 6 000 kg de café a 6 000 FCFA / Kg y las ventas se cobrarán en febrero. Por
consiguiente, las ventas ascenderán a 36 000 000 FCFA
- Los costes de estructura correspondientes a enero están integrados por los salarios ( 6 000 000
FCFA, de los que 4800 000 fcfa se pagan en Enero, y el resto en Agosto y Diciembre) y los intereses
del préstamo (75 000 que se pagan en Enero)
- Además, en el mes de enero hay que devolver 5 000 000 fcfa, que es una cuarta parte del préstamo
pendiente a 1 de enero, y 3 500 000 fcfa , que es la mitad del proveedores en esa misma fecha.
- También se espera pagar 800 000 fcfa en el mes de enero a los accionistas en concepto de
dividendos sobre beneficios de ejercicios anteriores.
- Del saldo de clientes a 1 de enero se espera cobrar 1 800 000 fcfa que representan el 40% del
saldo, durante el mes de enero. El resto cobrará entre febrero y marzo.
- La empresa posee una maquina que compró hace seis años, con una vida útil de diez años, 80 000
000 fcfa. El coste de amortización de la máquina para el mes de enero, es el 0,8337% de su precio
de adquisición. Por lo tanto, la amortización mensual asciende a 667 000 FCFA.
TAR: presentar la cuenta de resultados previsional, el presupuesto de caja y el balance previsional
del mes de enero.
Se les comunica las informaciones adicionales presentando los resultados reales del periodo:
- Se compraron 5 000 unidades de café a 3750 fcfa / kilo. Estas compras se pagarán en el mes de
marzo.
- Se vendieron 5 200 kg de café a 5500 fcfa / Kg , y las ventas se cobrarán en febrero
- Los costes de estructura correspondientes a enero fueron los salarios ( 6 800 000 fcfa, de los que 5
400 000 fcfa se pagaron en enero y el resto corresponde a las pagas extras, que se abonarán en
agosto y diciembre) y los intereses del préstamo ( 100 000 fcfa, que se pagaron en enero )
- Además, en mes de enero se devolvió una cuarta parte del préstamo pendiente a 1 de enero y la
mitad del saldo de proveedores a esa misma fecha.
- También se pagaron 800 000 FCFA en el mes de enero a los accionistas en concepto de dividendos
sobre beneficios de ejercicios anteriores.
- Del saldo de clientes a 1 de enero se cobró el 25% durante el mes de enero.
- El coste de amortización de la maquinaria ascendió al 0,8337% de su precio de adquisición.

TAR:

1- Presentar la cuenta de resultados real, el saldo de caja real y el balance general real
2- Analizar las desviaciones entre las previsiones y la realidad.