Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

Gerencia de Talento Humano

Shirley Jimena Pérez Misnaza

Bryan Stuart Rodríguez

Diana Timana

Dayra Oliva Villarreal Pazos

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Rectoría Sur Occidente

Sede Pasto (Nariño)

Programa Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo

Agosto de 2023
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

Gerencia de Talento Humano

Shirley Jimena Pérez Misnaza

Bryan Stuart Rodríguez

Diana Timana

Dayra Oliva Villarreal Pazos

Asesor(a)

Oscar Bayron Calderón Ordoñez

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Rectoría Sur Occidente

Sede Pasto (Nariño)

Programa Administración en Seguridad y Salud en el Trabajo

Agosto de 2023
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

INFORME SOBRE DIAGNÓSTICO Y PLANEACIÓN DEL TALENTO HUMANO DE

UNA EMPRESA

Integrantes: Daira Oliva Villarreal Pazos

Bryan Stuart Rodríguez
Shirley Jimena Pérez Misnaza
Diana Carolina Timaná

Nombre empresa: Seguridad Privada Sector Servicio de Vigilancia

Análisis y descripción de cargos

Argumentar y justificar, la importancia de realizar el análisis y la descripción de cargos en
una organización como parte fundamental de la labor que debe realizar el área de talento
humano

El análisis de puestos es un procedimiento mediante el cual podemos obtener

información relativa a un puesto de trabajo ilustrando las tareas y actividades del puesto,
permitiendo así identificar los requerimientos del trabajo y otras características del
entorno del puesto

Son varios los autores que lo definen, uno de ellos es R. Mondy (2010, p.92), para quien
el análisis de puestos es “un proceso sistemático para determinar las habilidades, las
obligaciones y los conocimientos que se requieren para desempeñar los cargos dentro de
una organización”

Por otra parte, Idalberto Chiavenato (2008, p.75) establece que “el análisis de cargos es
la definición sobre lo que hace el ocupante del cargo, y los conocimientos, habilidades, y
capacidades que requiere para desempeñarlo de manera adecuada”.

Otro autor que define el análisis de puestos es G.Bohlander (2001, p.88) quien lo define
como “el proceso de obtener información sobre los puestos al definir sus deberes, tareas
o actividades”.

El análisis de puestos por lo tanto es un procedimiento que ofrece un resumen de las

tareas y responsabilidades de un trabajo, la relación que tiene con otros puestos y las
condiciones físicas y ambientales en que debe llevarse a cabo. Esta información es
utilizada para evaluar y clasificar los diferentes cargos y así poder compararlos.

La información recolectada a través del análisis de puesto sirve a los departamentos de

recursos humanos de las organizaciones para poder desarrollar descripciones y
especificaciones de puestos.
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

La descripción de puestos según R. Mondy (2010, p.93) es “un documento que brinda
información acerca de las tareas, los deberes y las responsabilidades esenciales de un
puesto”.

Según Chiavenato (2000, p.33) la descripción de puestos es “un proceso que consiste en
enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos
de la empresa”. Esta descripción responde al qué, cómo, cuándo, dónde y por qué de la
tarea del empleado de la organización que queda plasmada en un documento que debe ser
claro, específico y breve

Al contar con una descripción del cargo nos permite enfocarnos y encontrar personal
idóneo con la habilidad para gestionar las tareas y procesos a su cargo en forma rápida y
confiable, haciendo uso de la recursividad y dinamismo que requiere el hacer que las
cosas resulten; además implica un proceso de planeación para determinar eficazmente las
metas y prioridades, estipular las acciones, los plazos y los recursos requeridos para
alcanzarlas ejerciendo control
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

Plan de acción
Evidencie, de forma argumentada y justificada, la importancia de realizar el análisis y la
descripción de cargos en una organización como parte fundamental de la labor que debe
realizar el área de talento humano.

Identificación de las necesidades y problemas más relevantes

Diagnostica y describe, de manera profunda, tres cargos de una empresa, en los cuales se
evidencian las necesidades y los problemas más relevantes de estos.
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Manual de Funciones
Empresa de Seguridad
Asistente Administrativo
Privada
Talento Humano
Identificación del Cargo

Nombre del Cargo Asistente Administrativo

Proceso Gestión de Talento Humano y Gestión Contable

Cargo del Jefe Inmediato Gerente General

Objetivo General del Cargo

Garantizar la gestión y cumplimiento del área contable y Talento Humano

Perfil Del Cargo

Educación

Carrera tecnológica y/o profesional en áreas administrativas.

Experiencia

6 meses en cargos similares y en manejo de excel

Habilidades Organizacionales
Trabajo En Equipo
Comunicación Abierta
Actitud de servicio

Habilidades de Gestión
Adaptabilidad
Habilidad social

Inducción General de la Compañía.

Especifica del Cargo.
Entrenamiento
Software utilizado por la Compañía.
Procedimientos Internos.
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Roles/Funciones del Cargo

Resultados Esperados Actividades Especificas

Recepcionar cartas de renuncia ó ejecutar terminaciones de contrato. Asegurar que se diligencien los formatos
cuando las personas que se retiran de la compañía.
Gestionar de manera oportuna
los documentos necesarios para
Garantiza el retiro de las personas en la planilla pila
realizar el pago de las
liquidaciones del personal
Generar Paz y Salvo a las personas que ya entregaron dotación para anexarlos a los documentos de retiro en la
sede principal.

Realizar la validación con 45 días de anticipación, del personal que esta proximo a vencimiento
de contrato. Asegurar que cumplan con los requisitos por tiempo para la finalización del
contrato.
Preavisos
Revisar con el área de SST el personal para preavisar; para la validación de restricciones medicas, accidentes
laborales o licencias de paternidad.

Proyectar las vacaciones del personal Operativo con 30 días de Anticipación, emitir cartas de vacaciones
Vacaciones programadas por la gerencia general y entregar al supervisor de patrulla para la respectiva firma del
colaborador.

Registrar las novedades en los cambios de programación del personal operativo y gestionar los respectivos
soportes, si se requieren.

Reportar apropiadamente la
Planificar conjuntamente con la Gerencia General y Supervisor de Patrulla la inducción, entrenamiento, re-
programación y sus novedades
entrenamiento de los colaboradores
para el pago de la nomina

Revisar quincenalmente la programacion junto con el supervisor de patrulla, para procesar y validar cambios de
turnos o novedades que afectan la nómina

Registrar en el formato afiliación ARL de cada uno de los nuevos colaboradores e imprimir certificación

Garantizar la apropiada afiliación

a seguridad de cada uno de los Registrar en el formato afiliación AFP y EPS cada uno de los nuevos colaboradores y realizar los respectivos
colaboradores de la empresa tramites

Registrar y recibir soportes de novedades presentadas en los puestos por ausencia del personal

Realizar y entregar las
certificaciones laborales del
personal activo y retirado que
soliciente los colaboradores
Realizar la respectiva certificacion laboral del personal activo y retirado teniendo en cuenta los parametros
establecidos por la empresa.
Entregar las certificaciones laborales realizadas con caracteristicas especiales al Gerente General, para que sean
aprobadas y firmadas.
Referenciación (telefonica y por correo electronico), del personal activo y retirado de la compañía.

Acreditacion del pesonal nuevo, renovación de acreditaciones personal activo y baja del personal retirado.
Acreditaciones SVSP
Revisón semanal de cursos vencidos o proximos a vencer, para tomar acciones inmediatas

Realizar el cargue de parafiscales por el aplicativo Renovacon frecuencia trimestral

Actualización RENOVA
Realizar el registro de personal operativo
Renovación carnet de acreditación ante la Superintendencia.
Carnetización
Emisión, impresión, reposción de carnte, corporativo

Visitas Domiciliarias Realizar y analizar las visitas domiciliarias realizadas y registrar en excel el control

Bienestar Elaboración de Diplomas y cuadro de honor.

Realizar facturación mensual de los servicios de seguridad física presado

Contabilización de gastos eingresos
Gestión Contable Conciliación mensual ( bancos, de los pagos, ingresos de pago de facturas, pago servicios, pagos de salarios,
pago de seguridad social)
Registro en el sistema de terceros ( clientes, proveedores y empleados)

Toma de Decisiones
No Aplica
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Plan de Acción
Actividad Justificación Responsable

Es primordial para la empresa la presencia permanente en las

1. Contratar una empresa
externa que dedique a realizar
visitar domiciliarias
instalaciones de la asistente administrativa, puesto que ella
Gerencia General y Talento Humano (deciden
se encarga de varios procesos de talento humano y de
presupuesto de inversión y ajuste de procesos)
recepcionar, analizar y gestionar toda la información que
llega a la empresa

2. El gerente General con el La asistente sólo se encargará de realizar las notificaciones,

supervisor de patrulla, deben puesto que ella no toma decisiones de terminaciones de
revisar y hacer seguimiento a las contrato, debido a que las evaluaciones de desempeño las Gerente General y Supervisor de Pratrulla
notificaciones de vencimiento de realiza el supervisor de patrula y quien toma la decisión de la
contrato de los trabajadores continuidad del contrato es el gerente general

Garantizar el buen proceso de facturación que se refleja en

3. Capacitación y formación
medios magnéticos y contabilización de egresos e ingresos Gerencia General y Talento Humano (autoriza
contable a la asistente
que hacen parte del p y g de la empresa, fundamental para la presupuesto y tiempo para la formación)
administrativa
toma de decisiones finacieras
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Manual de Funciones
Empresa de Seguridad
Supervisor de Patrulla
Privada
Talento Humano
Identificación del Cargo

Nombre del Cargo Supervisor de Patrulla

Proceso Operaciones

Cargo del Jefe Inmediato Gerente General

Objetivo General del Cargo

Garantizar el cumplimiento de las consignas generales y particulares y de las normas, políticas, procedimientos y demás
requisitos de la empresa y del cliente en relación con el servicio de vigilancia contratado.

Perfil Del Cargo

Educación

Bachiller, Técnico o Tecnólogo en áreas administrativas y curso de Introducción o Reentrenamiento de Supervisor. Otros
conocimientos: Cursos o actualizaciones en atención a cliente y conocimiento de herramientas ofimáticas.

Experiencia

Mínimo 2 años de experiencia laboral como Supervisor de Patrulla

Habilidades Organizacionales
Trabajo En Equipo
Comunicación Abierta
Actitud de servicio

Habilidades de Gestión
Orientación A Resultados
Retroalimentacion

Inducción General de la Compañía.

Especifica del Cargo.
Software utilizado por la Compañía.
Entrenamiento
Procedimientos de Supervisión
Procedimiento acompañamiento a eventos criticos asociados al servicio
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

Roles/Funciones del Cargo

Resultados Esperados Actividades Especificas

Garantizar la comunicación Realizar el cambio de turno de acuerdo a lo establecido, comunicando novedades, procedimientos
durante el cambio de turno. u otros que afecten la prestación del servicio.

Garantizar que todos los
puestos cuenten con el
personal y los recursos
necesarios para una
adecuada prestación del
servicio
Realizar los movimientos de armas y equipos de comunicación planeados por la organización o
solicitados por el cliente.
Apoyar la instalación y cierres de los servicios ocasionales o de los puestos que los clientes lo
requieran.
Cubrir las novedades que se presenten durante la prestación donde no haga presencia el Guarda
titular o se requiera del apoyo durante un procedimiento.

Verificar el cumplimiento de las consignas generales y particulares por parte del personal asignado
a los servicios, realizar retroalimentación al personal que no cumpla con lo establecido.

Realizar informes disciplinarios al personal que no cumpla con las políticas, procedimientos,
consignas generales o particulares u otros que afecten la normal desarrollo del servicio.

Informar a la Gerencia Genreal sobre el personal cuyo comportamiento no se ajuste al requerido

Garantizar un buen manejo por la Organización.
del personal asignado a los
Atender, transmitir y ejecutar las necesidades del cliente de acuerdo a lo autorizado por la
servicios
Empresa
Realizar programación de guardas de seguridad garantizando los descansos de los
mismos, según los acuerdos con los clientes.
Otorgar un trato justo al personal colaborador.

Cumplir con las revistas nocturnas y demás funciones inherentes de su cargo y

asignadas por su jefe inmediato.

Realizar el inventario de armas y radios de la zona asignada.

Mantener el inventario de
armas y radios Realizar improntas a los radios y armas de la zona asignada cada mes
actualizado. Transportar armas y radios a la Organización y a otros puntos de acuerdo alas necesidades de los
servicios solicitados
Garantizar la correcta ejecución del proceso de capacitación, inducción y otros requeridos por el
Garantizar el cumplimiento personal y que se dicten en los puestos de trabajo.
de los procesos de
desarrollo organizacional. Verificar la realización de la inducción en el puesto de trabajo del personal asignado a la zona y
que ingrese por primera vez al servicio.

Garantizar que todos los Recepcionar las inquietudes del personal de guardas y transmitirlo a los interesados mediante un
colaboradores puedan comunicado escrito
hacer uso de los servicios a
los que tienen derecho
Entregar la información escrita enviada por la Empresa a cada uno de los puntos, garantizando su
laboralmente y mantengan
oportuno cumplimento (incapacidades, boletines, comunicados, entre otros) llevar intendencia al
informados sobre las
personal en los puestos de trabajo. cartas de presentación entre otros.
novedades de la empresa.

Llevar a cabo el recorrido de inspección en todos los puestos de la zona asignada a diferentes
horas del día y la noche cumpliendo con los procedimientos y consignas recibidas.
Detectar puntos
vulnerables que pueden
Hacer inspección del estado de la dotación y el material de intendencia
afectar la seguridad de los
puestos y asegurar el buen
Brindar apoyo en las aperturas y cierres de las instalaciones del cliente cuando sea requerido.
estado de los recursos que
se tienen en la zona.
Revisar en los puestos de servicio el diligenciamiento de minutas, informes y controles. Atender la
presentación del Guarda y en general el estado en que se encuentra el puesto.

Garantizar la solución de Solicitar información y ayuda al Jefe inmediato o compañeros cuando una situación lo amerite,
problemas que se para solucionar novedades que se presenten durante el servicio
presenten en la prestación
de servicios con una Informar a su jefe inmediato de las anomalías y no conformidades detectadas en los puestos y
actitud proactiva. servicios.

Toma de Decisiones

Realiza movimientos de personal, programación y turnos según la Operativa.

Realiza llamados de atención de forma verbal o escrita a los Guardas asignados a la Operativa
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

1. Alta rotación de personal, debido a que no se respeta la secuencia de los turnos

acordados en el momento de contratación
Identificación del 2. No cuenta con personal disponible para cubrir novedades como incapacidades,
Problema ausencias al puesto de trabajo, lo que genera suspender descansos al personal a
cargo. 3. Cansancio físico y mental por
sobrecarga laboral

Plan de Acción
Actividad Justificación Responsable

La alta rotación de personal se presenta porque se dobla al

1 y 2. Contratar personal personal en turnos, no se respetan los días de descanso y
Gerencia General y Talento Humano
disponible que cubra las presentádose alto número de renuncias mensuales, que
(deciden presupuesto de inversión y
novedades presentadas con generan altos gastos a la empresa, insatisfacción en los
ajuste de procesos)
el personal de los puestos clientes y fallas en la prestación de servicio. Contratando
personal disponible se soluciona los problemas mencionados

El supervisor debe contar con la capacidad visual, auditiva,

Gerencia General y Talento Humano
3. Contratar un supervisor de reacción y percepción al 100% durante el turno y si está
(deciden presupuesto de inversión y
nocturno trasnochado dificilmente va estar al 100%, arriesgando su
ajuste de procesos)
integridad física y los servicios supervisados
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

Manual de Funciones

Empresa de Seguridad Privada Guarda De Seguridad

Talento Humano

Identificación del Cargo

Nombre del Cargo Guarda De Seguridad

Proceso Operaciones

Supervisor de Patrulla
Cargo del Jefe Inmediato
Gerente General

Objetivo General del Cargo

Responder por la seguridad y vigilancia privada en el puesto en el que se haya asignado en las instalaciones del cliente, contando para
ello con las consignas generales y particulares, de acuerdo a normas, políticas y procedimientos de la empresa

Perfil Del Cargo

Educación

Bachillerato y formación especifica en seguridad (Reentrenamiento o avanzado en vigilancia)

Experiencia

Mínimo 6 meses de experiencia laboral como guarda de seguridad o sin experiencia

Habilidades Organizacionales
Trabajo En Equipo
Comunicación Abierta
Actitud de Servicio

Habilidades de Gestión
Adaptabilidad
Disciplina

Inducción General de la Compañía.

Especifica del Cargo.
Entrenamiento
Software utilizado por la Compañía.
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

Roles/Funciones del Cargo

Resultados Esperados Actividades Especificas

Cumplir con los turnos de trabajo asignados por la empresa

Registrar en la minuta todo acontecimiento o novedad que suceda en el puesto
siguiendo las instrucciones que para este fin le hayan sido dadas por la empresa y
comunicar en forma inmediata a sus supervisores
Verificar minuciosamente que no se encuentren en el puesto personas u objetos
sospechosos ubicados dentro o fuera de su campo habitual, revisar áreas como
Garantizar una excelente prestación del servicio baños, vistieres, cielos falsos y depósitos entre otros.
de seguridad ante los clientes Cumplir con las diferentes consignas generales y particulares requeridas
por el cliente y por la empresa para la prestación del servicio
Desarrollar las tareas especiales que le sean encomendadas por la Empresa
por razón del servicio
Efectuar todas las órdenes emitidas por el Analista de riesgos o por los supervisores
de patrulla y de control y comunicaciones, y abstenerse de atender peticiones y
ordenes de personas distintas al representante designado por el cliente para tal fin

Utilizar y dar buen uso a los elementos de propiedad del cliente tales como equipo de
oficina, teléfonos, vehículos o herramientas únicamente cuando se haya recibido
autorización expresa de este y reportar cualquier daño o avería que se presente
Garantizar el adecuado manejo de los equipos,
herramientas y valores puestos a su disposición Portar de manera responsable y cuidadosa su arma de dotación siguiendo en todo
durante la prestación del servicio. momento los procedimientos de seguridad existentes sobre el uso, manejo y
mantenimiento de este tipo de elementos de dotación
Responder por el buen estado de la dotación entregada por la empresa para el
cumplimiento de su labor

Mantener actualizado y en proceso de formación Efectuar los cursos de capacitación de seguridad en los centros aprobados por la
sobre el campo de la seguridad. superintendencia de Vigilancia y Seguridad.

Toma de Decisiones

No Aplica
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

1. Fallas en cumplimiento de consignas particulares (funciones del puesto

Identificación del Problema asignado) no hay claridad en las funciones a ejecutar
2. No hay disponiblidad del personal, para cumplir turnos extras

Plan de Acción
Actividad Justificación Responsable
Realizar manual de funciones agrupando las
consignas particulares y actividades
Mejorar procesos, evita ineficiencias y dificultades,
encomendadas por la empresa, con el fin de tener Talento Humano y
prepara al personal para que desarrolle sus funciones
un solo direccionamiento que se éste acorde con supervisor de patrulla
de manera óptima.
la empresa y con el cliente y que el guarda de
seguridad pueda ejecutar.

Se garantiza la prestación del servicio porque Gerencia General y

Contratar personal disponible que cubra las exisitría permanencia de personal que tiene a cargo Talento Humano
novedades presentadas con el personal de los la seguridad física de las instalaciones asignadas y (deciden presupuesto de
puestos disminuiría representativamente la rotación de inversión y ajuste de
personal procesos)
Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo

9. Referencias Bibliográficas

Bohlander, G. W., Snell, S., Sherman, A., & Sacristán, P. M. (2008). Administración de recursos

humanos (Vol. 12). Thomson.

http://dspace.scz.ucb.edu.bo/dspace/bitstream/123456789/13219/1/9994.pdf

Vadillo, J. L. G. (1984). Chiavenato, Idalberto:" Administración de Recursos Humanos"(Book

Review). Boletín de Estudios Económicos, 39, 652.

https://www.proquest.com/openview/ba783a7fb06e132db3688a121b7db026/1?pq-

origsite=gscholar&cbl=1818612

Mondy, R. W., Noe, R. M., & Mondy, J. B. (2010). Administración de recursos humanos.

https://d1wqtxts1xzle7.cloudfront.net/54336450/ADMINISTRACION_DE_RECURSOS

_HUMANOS-libre.pdf?1504558591=&response-content-

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