Procedimiento:

Funcionamiento de la Oficina de Ética y

Cumplimiento

Departamento de Gestión de
Personas

ASV-GP-PG03
Rev nº4

ASV-OR-PG01-F05 de 01/09/2017
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ÉTICA Y CUMPLIMIENTO

REGISTRO DE MODIFICACIONES
Edición Fecha Modificación
1 08/10/2012 Edición inicial
2 22/01/2014 Se incluye el punto 5
Revisión General de procedimiento y nuevo formato. Se elimina
3 06/03/2017 punto 5, se incluyen Flujogramas de consulta y denuncia
Código Ético.
Nombramiento José Andrés Sánchez Bueno como miembro de
4 01/10/2018
la Oficina de Ética y Cumplimiento

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

José Andrés Sánchez Francisca Carreño Guillermo Payá

Andrés Baeza

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ÍNDICE

1 OBJETO ..................................................................................................................................... 4
2 ALCANCE................................................................................................................................... 4
3 RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 4
3.1 COLABORADOR...................................................................................................................... 4
3.2 COMPONENTES DE LA OFICINA DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO .............................................. 4
3.3 DIRECTORES GENERALES / DIRECTORES DE DEPARTAMENTO CORPORATIVO /
COORDINADORES DE ÁREA O ZONA / DIRECTORES DE ÁREA / RESPONSABLES DE CENTRO..... 5
4 METODOLOGÍA ......................................................................................................................... 5
4.1 CONSULTAS, DENUNCIAS E INQUIETUDES SOBRE EL CÓDIGO ÉTICO DE GRUPO ASV...... 5
4.1.1 FLUJO CONSULTA CÓDIGO ÉTICO ................................................................................ 6
4.1.2 FLUJO DENUNCIA CÓDIGO ÉTICO ................................................................................ 7
4.2 ADMISIÓN A TRÁMITE, TRATAMIENTO DEL EXPEDIENTE E INVESTIGACIONES
ACCESORIAS ...................................................................................................................................... 8
4.3 RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTES Y COMUNICACIONES ........................................................ 9

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1 OBJETO

Establecer el método de funcionamiento de la Oficina de Ética y Cumplimiento de Grupo ASV,

responsabilidades de sus componentes y alcance de sus resoluciones en aplicación de lo
dispuesto en el Código Ético de nuestra Organización.

2 ALCANCE

La principal misión de la Oficina de Ética y Cumplimiento es dar respuesta a toda consulta

planteada por cualquier colaborador/a de nuestra Organización, sobre el Código Ético de Grupo
ASV, o para analizar cualquier inquietud, comportamiento o duda que puedan implicar posibles
violaciones del Código.

La Oficina de Ética y Cumplimiento considerará, de forma imparcial, todas las violaciones

potenciales al Código Ético y se compromete a mantener la confidencialidad de los denunciantes,
así como a acometer la investigación de todas las acusaciones.

3 RESPONSABILIDADES

3.1 COLABORADOR

- Poner en conocimiento de la Oficina de Ética las consultas, dudas o denuncias

sobre violaciones del Código Ético, en las que forme parte u observe en el
desempeño de su trabajo.

- Colaborar con el Instructor del expediente en las investigaciones que se deriven.

3.2 COMPONENTES DE LA OFICINA DE ÉTICA Y CUMPLIMIENTO

- Guardar absoluta confidencialidad sobre las denuncias y consultas formuladas ante

la misma.

- Desarrollar su trabajo de investigación con imparcialidad, independencia y máxima

responsabilidad, teniendo como referencia los valores de la Organización.

- Elaborar los Informes-Ponencia y Propuestas de resolución en los plazos indicados

por el procedimiento.

- Participar en las reuniones de la Oficina de Ética y corresponsabilizarse de las

decisiones tomadas en las mismas, pudiendo emitir los votos particulares cuando lo
estimen conveniente.

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- Comunicar a las partes afectadas las resoluciones adoptadas.

3.3 DIRECTORES GENERALES / DIRECTORES DE DEPARTAMENTO CORPORATIVO /

COORDINADORES DE ÁREA O ZONA / DIRECTORES DE ÁREA / RESPONSABLES DE
CENTRO.

- Colaborar con los miembros de la Oficina de Ética en la medida que se les solicite para
la averiguación o investigación de expedientes.

- Guardar confidencialidad de los expedientes que tengan conocimiento por razón de

su cargo, y por su colaboración con la Oficina de Ética.

4 METODOLOGÍA

4.1 CONSULTAS, DENUNCIAS E INQUIETUDES SOBRE EL CÓDIGO ÉTICO DE GRUPO ASV

Cualquier colaborador/a de Grupo ASV puede formular del modo que se indica a continuación,
las consultas, inquietudes sobre violaciones del Código Ético, o denuncias específicas de
incumplimientos del mismo.

A tal fin deberá dirigirse a través de los siguientes medios.

• Por correo electrónico:

abaeza@grupoasv.com
franciscacarreno@grupoasv.com
jasanchezb@grupoasv.com

• Por carta dirigida a la atención de cualquier miembro de la Oficina de Ética y

Cumplimiento.

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4.1.1 FLUJO CONSULTA CÓDIGO ÉTICO

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4.1.2 FLUJO DENUNCIA CÓDIGO ÉTICO

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4.2 ADMISIÓN A TRÁMITE, TRATAMIENTO DEL EXPEDIENTE E INVESTIGACIONES

ACCESORIAS

1- La recepción de una consulta o denuncia sobre el Código Ético por cualquiera de los
integrantes de la Oficina de Ética y Cumplimiento deberá ser puesta en conocimiento del
resto de los componentes para su toma en consideración, en un plazo de 5 días, desde su
recepción.

2- Si alguno de los miembros de la Oficina de Ética estuviese afectado directa o

indirectamente por la denuncia formulada, deberá abstenerse de intervenir en dicho
expediente.

3- Acto seguido se turnará a uno de los componentes de la Oficina de Ética, por riguroso
orden de recepción, el cual quedará designado automáticamente como Instructor y
Ponente de la consulta y realizará las siguientes acciones, en el plazo de 3 días:

a. Comunicará al denunciante o consultante la admisión a trámite de su petición, así

como el instructor/a que intervendrá en el expediente, disponiendo este de un
plazo de 24 horas para ratificar o retirar la denuncia, entendiéndose que si no se
manifiesta, el expediente seguirá su trámite. No obstante, de optarse por la retirada
de la denuncia, la Oficina de Ética podrá continuar con la investigación de los
hechos si estos fueren suficientemente graves, a juicio de la propia Oficina.

b. En caso de que se continúe con la tramitación, la apertura del expediente será

participada al Consejero Delegado de Grupo ASV, para su conocimiento y efectos,
así como al Director General de Línea de negocio, al Director de Departamento
Corporativo y al Coordinador de área o Director de departamento de los que
dependa el peticionario, a título informativo, salvo que el mismo estuviese
implicado. También se procederá a informar al denunciado sobre la apertura del
expediente y el hecho sobre el que versa, manteniéndose la confidencialidad sobre
la persona del denunciante.

c. Realizará las investigaciones, entrevistas y averiguaciones que estime oportunas,

con total independencia e imparcialidad, sin quedar sometido a los escalafones de
mandos intermedios y superiores de la organización. En este sentido, la
intervención o mediación de los responsables de centro, Directores de
Departamento, Coordinadores de Área o Zona y Directores Generales de línea,
quedará bajo su exclusivo criterio y responsabilidad, no quedando obligado a
comunicar a dichos responsables el contenido de las averiguaciones e
investigaciones que se desarrollen.

d. Necesariamente, ante actuaciones de colaboradores/as que puedan significar

posibles violaciones del Código Ético, durante la instrucción del expediente deberá
cumplirse el trámite de audiencia al colaborador implicado, con el objeto de que
alegue lo que en su defensa estime oportuno.

e. La instrucción del expediente no podrá demorarse más de quince días hábiles.

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f. A la finalización del periodo de instrucción elaborará Informe Ponencia con

propuesta de resolución, el cual será remitido al resto de componentes de la Oficina
de Ética para su conocimiento y toma en consideración.

4.3 RESOLUCIÓN DE EXPEDIENTES Y COMUNICACIONES

1- Con carácter mensual, los componentes de la Oficina de Ética y Cumplimiento se reunirán

en sesión ordinaria, y en su caso, con el objeto de tratar en el orden del día, los Informes
que estén pendientes de resolución hasta esa fecha, debatiendo y votando las propuestas
de resolución presentadas, pudiendo modificar las mismas dentro de las reglas lógicas del
debate.

2- Con carácter extraordinario, y a petición de cualquiera de sus componentes o del

Consejero-Delegado de Grupo ASV se podrá reunir la Oficina de Ética con el objeto de tratar
el orden del día que proponga el peticionario.

3- Las resoluciones de la Oficina de Ética podrán tomar las siguientes determinaciones:

a. Archivo del expediente por considerar que no existe violación del Código Ético.

b. Evacuación de consulta informativa sobre aspectos del Código Ético, que será
publicada en la intranet del Grupo ASV.

c. Determinación de acciones que signifiquen violaciones del Código Ético, así como
Plan de acciones correctoras, que pueden incluir la apertura de expediente
disciplinario, que será trasladado al Departamento de Gestión de Personas.

4- Las resoluciones de la Oficina de Ética deberán ser tomadas por mayoría de sus miembros,
pudiendo emitir votos particulares los miembros que disientan de las mismas, todo ello en
el plazo de 24 horas desde la conclusión de la instrucción del expediente.

5- Las resoluciones de la Oficina de Ética que signifiquen acciones correctoras o

disciplinarias precisaran necesariamente la convalidación del Consejero-Delegado de
Grupo ASV, siendo comunicadas posteriormente a las partes afectadas, así como a los
Responsables correspondientes y al Comité de Dirección de Grupo, en el término de 24
horas.

6- El resto de las resoluciones simplemente serán comunicadas de forma inmediata al

Consejero-Delegado de Grupo ASV, a las partes afectadas y a los responsables que figuran
en el apartado 3.2.3.b

7- Si como resultado de la instrucción del expediente se obtuviese información relevante que

pudiese suponer riesgo para la organización, o conflictos en los procedimientos de trabajo,
la Oficina de Ética dará traslado a los Departamentos competentes la información
pertinente para que se adopten las medidas de corrección oportunas.

8- Las resoluciones de la Oficina de Ética no son apelables.

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9- Si tras la instrucción del expediente se comprobase que la denuncia presentada es falsa,

se abrirá el correspondiente expediente sancionador al denunciante.

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