UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FO4 PN-03
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMIISTRATIVAS
Rev. 0
INFORME DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD

CRITERIO (S) DE LA AUDITORÍA: Manual de Gestión de la Calidad MC-01, Manual de

Planeación MP-01 y norma ISO 9001:2000.
TIPO DE AUDITORÍA: 1a Auditoría Interna 2007

PERÍODO DE REALIZACIÓN: Del 11 al 27 de abril de 2007

RESPONSABLE DEL ÁREA AUDITADA: Secretarios, Jefes, Delegados Administrativos y

Responsables de los procesos básicos.

OBJETIVO: Evaluar la conformidad del SGC en relación a los requisitos 4.1 al 8.5.3 de la norma
ISO 9001:2000 declarados en el Manual de Gestión de la Calidad y, la operación de los procesos
conforme al Manual de Planeación de la Calidad.

ALCANCE: Los Procesos básicos, de Medición, Análisis y Mejora en 124 Secretarías y Unidades
Administrativas y el Proceso de Gestión de la Calidad para el Representante de la Dirección.

PROCESOS / SERVICIOS / SITIOS/ ÁREAS AUDITADOS

Procesos: Personal; Presupuesto; Bienes y Suministros; Servicios Generales; Gestión de la
Calidad y Medición, Análisis y Mejora.

Servicios: Correspondencia; Reproducción y engargolado; limpieza; Mantenimiento y

Seguridad; Adquisiciones e Inventarios; Ejercicio Presupuestal e Ingresos
Extraordinarios; Prestaciones; Estímulos; Percepciones y Deducciones; y
Movimientos de personal.
Sitios: 120 de 124 sitios agendados.

En cada informe de hallazgos, se encuentra la lista de asistencia del personal auditado.

EQUIPO AUDITOR
ROL NOMBRE
Auditor Líder: GSG
ACH, AOP, BGZ, CCM, DOM, DUN, EGC, ELL, ELF, FCN, FTE, HGV, IFG,
Auditor: JAI, JGR, JTG, JMF, JRB, JSA, LNG, LRN, MCM, MDC, MJR, MJV, OHC,
PRF, RAS, SVG
Auditor en
AJA
entrenamiento:

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DURANTE LA AUDITORÍA SE REVISÓ

• Manejo del SGC mediante el portal

• Seguimiento de acciones correctivas y acciones preventivas
• Seguimiento de servicio no conforme
• Control de documentos y de registros
• Comprensión y aplicación de la política de la calidad
• Contribución a los objetivos de la calidad
• Cumplimiento de la normatividad UNAM
• Eficacia de los procesos básicos y servicios

NO CONFORMIDADES DETECTADAS
El personal de las Secretarías y Unidades Administrativas no domina totalmente los términos
y conceptos relacionados con: la política de la calidad, los objetivos de la calidad,
1/4 indicadores de eficacia de los procesos, procedimientos normativos y manejo del portal del
SGC, tal y como lo establece el requisito 6.2.2, inciso e) del Manual de Gestión de la Calidad
MC-01
El personal de las Secretarías y Unidades Administrativas no mostró evidencia de dar
2/4 seguimiento al procedimiento normativo de acciones correctivas PN-05 cuando se detectan
incumplimientos.

El personal de las Secretarías y Unidades Administrativas no mostró evidencia de dar

3/4 seguimiento al procedimiento normativo de servicio no conforme PN-04 cuando se producen
servicios no conformes en los servicios otorgados
El personal no analiza la información generada durante la operación del SGC en su
Secretaría o Unidad Administrativa, ya que no identifica tendencias de los procesos, de los
4/4
servicios, ni oportunidades para llevar acabo acciones preventivas, por lo que incumple con
los apartados 8.4 y 8.5.3 del Manual de Gestión de la Calidad MC-01.

OPORTUNIDADES DE MEJORA DETECTADAS

Mejorar el control de registros con relación al:
• Resguardo en carpetas, archivos
1 • Orden de la información
• Llenado adecuado de los formatos
• Disponibilidad inmediata

Fortalecer la declaración de las conclusiones de la Revisión por la Dirección Específica por parte de
2 los Secretarios, Jefes y Delegados Administrativos; para propiciar el mantenimiento y mejora del SGC

Mejorar el control de proveedores de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento General de

3 Evaluación de Proveedores PG-02

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OPORTUNIDADES DE MEJORA DETECTADAS

Fortalecer la determinación de los requisitos del servicio relacionados con:
4 • Las especificadas por el usuario
• Los requisitos determinados por las Secretarías y Unidades Administrativas

Mejorar la planificación de las auditorías internas, para asegurar que la información de la revisión por
5 la dirección del periodo evaluado, se encuentre disponible

6 Incrementar la competencia y mejorar los criterios de evaluación del equipo auditor

Fortalecer la planificación y seguimiento de los proyectos de mejora emprendidos por el

7 Representante de la Dirección.

Reforzar la evidencia de los expedientes del personal que forma parte del SGC, relacionada con la
8 educación, experiencia, habilidades y capacitación.

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COMENTARIO(S)
FORTELEZAS:
1. En este ejercicio se asignó un tiempo promedio de 6 horas por Entidad y Dependencia,
incrementándose el tiempo de evaluación con relación al ejercicio anterior que fue en promedio de
3 horas

2. El Instituto de Ingeniería cuenta con una red interna de comunicación que facilita la difusión y el
mantenimiento del SGC.
3. La Dirección General de Estudios de Postgrado cuenta con herramientas administrativas que
facilitan el mantenimiento de la Dependencia, ya que han sustituido el uso de papel por registros
electrónicos, lo que refleja un considerable aprovechamiento de recursos, además mantienen un
clima laboral agradable.
4. El personal del Instituto de Fisiología Celular mostró un gran involucramiento en el mantenimiento
del SGC; por otro lado, cuentan con un sistema electrónico de control de inventarios eficaz.

5. En la Facultad de Medicina, en el proceso de Bienes y Suministros se cuenta con un programa

informático para el registro de los bienes de control económico, así como de activo fijo mediante el
cual se tiene un control muy estricto.
6. El personal de las siguientes Entidades y Dependencias mostró un fuerte compromiso en el
mantenimiento del SGC:
a) Oficina del Rector
b) Dirección General de Asuntos Jurídicos
c) Patronato Universitario
d) Instituto en Investigaciones en Matemáticas Aplicadas y en Sistemas
e) Instituto de Geología
f) Instituto de Física
g) CCH Vallejo

7. El personal del Instituto de Investigaciones Biomédicas mostró un control informático que los apoya
al mantenimiento del SGC en su Entidad.

No se auditaron las siguientes Entidades y Dependencias

Entidad o Dependencia Motivo por el que no se auditó
a) Escuela Nacional de Trabajo Social El personal declaró no estar enterado del ejercicio

4/5
 Comparativo de hallazgos de auditorías internas
Porcentaje (%) 2006/2 y 2007/1
12.00
11.00
10.00
9.00
8.00
7.00
6.00
5.00
4.00
3.00
2.00
1.00
0.00
6.2.2 8.5.2 8.5.3 8.3 8.4 4.2.4 5.6.3 7.4.1 8.5.1 8.2.2 8.2.1 7.1 7.2.1 6.4 8.2.3 8.2.4 7.2.2 7.5.4 4.1 5.1 5.5.3 7.2.3 7.5.3 5.6.2 7.5.1 5.3 5.4.1 5.5.1 4.2.3 6.3 7.4.2 5.2 7.5.5 7.6 5.4.2 7.4.3

2006/02 12.62 11.31 10.98 8.69 1.80 4.75 5.08 1.48 0.00 0.00 5.08 0.00 1.48 4.43 4.10 5.74 1.15 1.31 0.00 1.31 0.82 5.25 1.15 0.00 2.46 0.00 3.28 0.00 0.16 4.92 0.16 0.00 0.33 0.00 0.00 0.16
2007/01 11.09 10.10 10.10 8.71 8.12 5.54 4.16 3.56 3.37 3.17 2.97 2.38 2.38 1.98 1.98 1.98 1.78 1.78 1.39 1.39 1.39 1.39 1.39 1.19 1.19 0.99 0.99 0.99 0.79 0.79 0.40 0.20 0.20 0.20 0.00 0.00
Diferencia 1.53 1.21 0.88 -0.02 -6.32 -0.79 0.92 -2.09 -3.37 -3.17 2.11 -2.38 -0.90 2.45 2.12 3.76 -0.63 -0.47 -1.39 -0.07 -0.57 3.86 -0.24 -1.19 1.27 -0.99 2.29 -0.99 -0.63 4.13 -0.23 -0.20 0.13 -0.20 0.00 0.16