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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

AUDITORA INTERNA
DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES

PG VERSIN FECHA CDIGO

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I SEP-2012 MNYP-AI-AI-05

DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES

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Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Econ. Franklin Reyes Gte. Planificacin, Organizacin y Presupuesto

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

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HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA DETERMINACIN VERSIN: I DE RESPONSABILIDADES Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. TTULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA

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HOJA DE VIDA DEL MANUAL


PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO AUTORIZADO POR

CAUSA

FECHA

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NDICE GENERAL

DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin del Manual Hoja de Vida del Manual ndice General Introduccin Objetivo Alcance Unidad que Interviene Instrucciones de Uso Base Legal Proceso N 1 Determinacin de Responsabilidades Flujograma Glosario

PG.
2 3 4 5 5 5 5 6 6 7-12 13-19 20

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INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos tiene la finalidad de describir el procedimiento de Determinacin de Responsabilidades a travs de Auditora Interna en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A. El manual contiene informacin de gran importancia relativa al uso, aplicacin y descripcin de dicho procedimiento. Queda bajo la responsabilidad de Auditora Interna hacer cumplir con las disposiciones establecidas en el presente manual, as como proponer los correctivos y cambios que garanticen su vigencia. El Equipo de Trabajo de Organizacin y Mtodos, adscrito a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto velar por mantener actualizado este manual de normas y procedimientos. OBJETIVO Detallar las acciones a seguir en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital en el procedimiento de Determinacin de Responsabilidades por parte de Auditora Interna. ALCANCE Este manual es de obligatorio cumplimiento para Auditora Interna debido a que es la encargada de la ejecucin del procedimiento de Determinacin de Responsabilidades en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. UNIDAD QUE INTERVIENE Auditora Interna

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En este manual usted podr consultar la descripcin del procedimiento de Determinacin de Responsabilidades en la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A. El Manual se encuentra estructurado en tres secciones: La primera parte agrupa la presentacin del manual, la cual incluye: hoja de aprobacin, introduccin, objetivo, alcance, unidad que interviene, instrucciones de uso y base legal. La segunda parte del manual incluye: normas y descripcin del procedimiento de Determinacin de Responsabilidades. Cabe destacar que el procedimiento tiene definido su objetivo y normativa que lo sustentan. La tercera parte del manual comprende el flujograma perteneciente al procedimiento de Descripcin de Responsabilidades. BASE LEGAL Constitucin de la Repblica Bolivariana de Segunda Versin Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24 de marzo de 2000. Enmendada, Gaceta Oficial Extraordinaria. N 5.908 de fecha 19 de febrero de 2009. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Gaceta Oficial N 37.347, de fecha 17 de Diciembre 2001. Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999. Decreto N 368 de fecha 5 de octubre de 1999.

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES PROCEDIMIENTO N 1: DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES OBJETIVO

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Establecer la operatividad y los lineamientos que deber seguir el Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y el rea Investigativa para asignar responsabilidades a partir de la existencia de elementos de conviccin o prueba. NORMAS ESPECFICAS 1. Corresponde al Auditor Interno el ejercicio de las facultades de Determinacin de Responsabilidades asignadas a los rganos de control fiscal por la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. 2. El Auditor Interno podr delegar formalmente en el Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y el Abogado del rea Investigativa, el ejercicio de estas responsabilidades en cada caso en particular, a excepcin de la decisin de los Procesos para la Determinacin de Responsabilidades (Formular Reparo, Imponer Multa, Declarar Responsabilidad Administrativa) y de los Recursos de Reconsideracin. 3. El Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y el Abogado del rea Investigativa debern mantener control de procesos para Determinacin de Responsabilidades que se inicien y de las decisiones recadas sobre ellos. 4. El Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y el Abogado del rea Investigativa deber mantener adecuados los mecanismos de seguimiento y control del desarrollo y ejecucin del proceso de determinacin de responsabilidades que le permita garantizar el cumplimiento de los lapsos procesales y dems principios de legalidad, as como el derecho a la defensa de los interesados. 5. El Auditor Interno deber participar a la Contralora General de la Repblica el inicio de los procedimientos para la determinacin de responsabilidades y de las investigaciones que ordene.
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N 1: DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES RESPONSABLE ACCIN 1. Ante el conocimiento de la existencia de elementos de conviccin o pruebas de la ocurrencia de hechos generadores de responsabilidad, ordena el inicio de un Procedimiento para la Determinacin de Responsabilidades. 2. Gira las instrucciones pertinentes al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa y le remite toda la informacin y documentacin correspondiente. 3. Recibe instrucciones y documentacin, prepara auto motivado para dar inicio al procedimiento de Formulacin de Reparo, Imposicin de Multa o Determinacin de Responsabilidad Administrativa y lo somete a consideracin y firma del Auditor Interno.

AUDITOR INTERNO

EQUIPO DE TRABAJO DE DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y REA INVESTIGATIVA AUDITOR INTERNO

4. Recibe, revisa y firma el auto motivado y lo devuelve al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa. 5. Notifica a la Contralora General de la Repblica acerca del inicio del procedimiento. 6. Recibe auto motivado firmado, lo incorpora al expediente y prepara la notificacin de inicio del procedimiento administrativo. 7. Enva la notificacin de inicio del procedimiento administrativo al Auditor Interno para su firma. 8. Registra el inicio del proceso en el Control de Procesos para Determinacin de Responsabilidades".

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9. Recibe, revisa y firma la notificacin. 10. Notifica al interesado y remite al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa la copia de la notificacin firmada por el interesado.
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EQUIPO DE TRABAJO DE DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y REA INVESTIGATIVA

11. Recibe la copia de la notificacin, registra en el Control de Procesos para Determinacin de Responsabilidades" y la incorpora al expediente del caso. 12. Dentro del lapso de quince (15) das hbiles siguientes a la notificacin, recibe del interesado informacin sobre las pruebas a promover. 12.1 Pruebas a promover entregadas oportunamente. Continuacin paso 13. 12.2 Si no recibe del interesado informacin sobre las pruebas a promover, al vencer el lapso de 15 das hbiles desde la notificacin, prepara auto motivado, para la firma del Auditor Interno, fijando para el decimoquinto da hbil el acto oral y pblico. Continuacin paso 16. 13. Determina si el medio de pruebas promovidas por el interesado est prohibido por la Ley. 13.1 Si existe tal prohibicin prepara Auto Motivado, para la firma del Auditor Interno, con sealamiento de las causas o impertinencias para desestimar el medio de las pruebas. Contina paso 14 13.2 Si no existe prohibicin. Continuacin paso 18. 14. Recibe auto de desestimacin o no admisin de las pruebas lo firma y lo devuelve al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa. 15. Recibe auto de desestimacin y lo incorpora al expediente.

AUDITOR INTERNO EQUIPO DE TRABAJO DE DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y REA INVESTIGATIVA AUDITOR INTERNO EQUIPO DE TRABAJO DE DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y REA
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16. Recibe el auto lo revisa, evala lo firma, y lo devuelve al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa. 17. Recibe el auto firmado y lo incorpora al expediente. Continuacin paso 21. 18. Analiza y evala el mrito de la prueba. 19. Se forma opinin sobre la decisin e informa al Auditor Interno.

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20. Recibe informacin sobre las pruebas promovidas por el interesado y el criterio del Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa, analiza y se forma opinin. 21. En la oportunidad fijada realiza, conjuntamente con el Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa, el Acto Pblico, valora las pruebas y argumentos que en forma oral y pblica promover el interesado o su delegatorio para su mejor defensa. 21.1 Si se requiere consideraciones adicionales para decidir, dicta Auto para Mejor Proveer, con trmino no mayor de 15 das hbiles para su cumplimiento. El da siguiente al cumplimiento del lapso realiza el Acto Pblico. Continuacin paso 22 21.2 Si no requiere consideraciones adicionales, decide el procedimiento en ese mismo Acto o convoca para el da siguiente con el objeto de dictar su decisin. Continuacin paso 27 22. Ordena al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa la incorporacin al expediente del Auto para Mejor Proveer. 23. Recibe el Auto para Mejor Proveer, firmado por el Auditor Interno y lo incorpora al expediente. 24. Realiza las consideraciones adicionales y prepara informe para el Auditor Interno.

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25. Mantiene control de los lapsos para su cumplimiento. 26. Recibe informe y lo evala. 27. Se forma opinin en el Acto Pblico, en cuanto a la decisin a tomar: a. Declarar la Responsabilidad Administrativa, en cuyo caso aplicar la Sancin de Multa. b. Formular Reparo. c. Imponer Multa. d. Absolver. e. Sobreseer. Si la absolucin o el sobreseimiento de la causa se refiere al Proceso de Formulacin de Reparo por no existir dao al patrimonio pblico, se pronuncia sobre si se generaron los supuestos de
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EQUIPO DE TRABAJO DE DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y REA INVESTIGATIVA AUDITOR INTERNO EQUIPO DE TRABAJO DE DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (ABOGADO) Y REA INVESTIGATIVA

Responsabilidad Administrativa, en cuyo caso procede la aplicacin de la Sancin de Multa. 28. Prepara Auto decisorio para la firma del Auditor Interno, a los efectos de hacer constar en el expediente sobre la decisin tomada, conforme a lo previsto en el paso anterior.

29. Recibe Auto Decisorio, lo revisa, lo firma y notifica inmediatamente a los interesados. Devuelve al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa. 30. Recibe Auto firmado y lo incorpora al expediente dentro del lapso de cinco (5) das hbiles siguientes al Acto Pblico donde se tom la decisin.

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31. Registra la decisin correspondiente en el Control de Procesos para Determinacin de Responsabilidades. 31.1 En caso que el interesado interponga un recurso de reconsideracin, dentro del lapso de 15 das hbiles, lo remite al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa para su estudio y consideracin. Continuacin paso 32. 31.2 Si vencido el lapso, el interesado no interpone recurso de reconsideracin, gira instrucciones al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa para declarar firme la decisin. Contina paso 34. 32. Recibe y registra la interposicin del recurso de reconsideracin en el Control de Procesos para Determinacin de Responsabilidades. 33. Evala y analiza mritos de los alegatos del recurso interpuesto por el interesado y prepara Auto Motivado para la firma del Auditor Interno, sobre la decisin del mismo. Contina paso 35. 34. Registra en el Control de Procesos para Determinacin de Responsabilidades la no interposicin de
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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES INVESTIGATIVA recurso y prepara el Auto correspondiente.

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35. Recibe Autos con la decisin correspondiente, los revisa, evala y firma la decisin que segn el caso puede ser: a. Declarar firme la decisin conforme a lo previsto en el paso 27 por no haber sido interpuesto recurso de reconsideracin. b. Dentro del lapso de los 15 das hbiles de haber interpuesto el recurso de reconsideracin: I. Declarar sin lugar el recurso y ratificar la decisin II. Declarar con lugar el recurso y revocar la decisin. III. Declarar parcialmente con lugar. 36. Remite el Auto firmado al Equipo de Trabajo de Determinacin de Responsabilidades y rea Administrativa para su registro e incorporacin al expediente. 37. Recibe el Auto firmado y lo incorpora al expediente. 38. Registra en el Control de Procesos para Determinacin de Responsabilidades la decisin. 39. Incorpora el expediente al archivo de Procesos para Determinacin de Responsabilidades de la Unidad de Auditora Interna. 40. Si existen indicios que comprometan Responsabilidad Penal o Civil, prepara un informe para remitirlo al Ministerio Pblico y lo enva al Auditor Interno para su firma. 41. Recibe el informe conforme al paso 40, firma y lo remite al Ministerio Pblico. FIN DEL PROCESO

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FLUJOGRAMA

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (1/6)

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (2/6)

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (3/6)

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (4/6)

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (5/6)

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES (6/6)

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DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES GLOSARIO Absolver: declarar no culpable a un acusado

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Auditor: es una persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestin administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propsito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeo. Auto: son pequeas decisiones que se van tomando para que el procedimiento avance y pueda llegarse a una decisin final. Auto motivado: decisin que debe estar fundamentada, es decir que en el mismo acto en que se dicte deben darse a conocer cules son los motivos que justifican esa decisin. Desestimacin: es la no admisin o no concesin de una peticin o de una solicitud. Mejor proveer: es una frmula con que se designa la resolucin que el juez tribunal dicta de oficio, terminada la sustanciacin del asunto y antes de sentenciarlo, reclamando datos disponiendo pruebas para fallar con mayor conocimiento de causa. Procedimiento administrativo: desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervencin administrativa necesaria para la realizacin de un determinado objetivo. Sobreseimiento: es toda resolucin judicial constituida por razn de la cual se decide la terminacin del proceso penal en proporcin de uno o diversos sujetos imputados establecidos, con anterioridad al momento en que el dictamen definitivo tenga potestad de cosa juzgada, por mediar una causal que impide en forma concluyente la continuidad de la persecucin penal y pues impide una posterior apertura de un proceso con los mismos sujetos respecto del mismo hecho.

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