MATRIZ DE COMUNICACIÓN

(FLUJOS DE COMUNICACIÓN)

PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS

PROCESOS DEL SGC FECHA DE ACTUALIZA
ACTUALIZACIÓN:
CIÓN: Octubre 2016

Identificar el flujo de la comunicación,

comunicación, para determinar
determinar las dinámicas de la misma en la Firma, tanto in
interna
terna como externamente,
externamente, para divulg
OBJETIVO
administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

NOMBRE DEL
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO

Compromiso frente al Alta Dirección Durante la Implementación del

Sistema de Gestión de la
Calidad
(Políticas y Objetivos)
Sistema
Representante de la Gerencia
Todo el personal Cuando se diseñe y modifique
Director En campañas de motivación y
Administrativo
sostenimiento.

Alta Dirección Director Dependencia a la cual asignaron

Asignación de recursos
recursos Administrativo los recursos Cuando amerite
amerite
GESTIÓN
ESTRATÉGICA
Responsabilidades y Alta Dirección Modificación de los contenidos,
Representante de la Gerencia A todo el que le interese
interese cambio de funciones,
Autoridades del SGC inducción y re inducción.

Manuales Alta Dirección Director En el proceso de inducción y

(Estilo Corporativo y de Administrativo Todo el personal
reinduccion
Calidad) Jefe Inmediato
Sistema de Gestión de la Cuando se diseñe, modifique
Calidad Representante de la Gerencia
Todo el personal En el proceso de inducción y
(Desempeño de los procesos, reinduccion
procesos y procedimientos)

MEDICIÓN, No Conformidades y Planes de Representante de la Gerencia Dependencia a la cual se le

ANÁLISIS Y Cuando amerite
mejoramiento Líder del Proceso levanto la no conformidad
MEJORA
Plan de auditoria Representante de la Gerencia Todos los procesos Anual
Asistente de Calidad
Documentos actuales del
Representante de la Gerencia
Sistema de Gestión de la Todos los procesos Cuando se realice un cambio
Calidad Asistente de Calidad

Identificación de las
PRECONTRACTUAL necesidades del cliente
Y CONTRACTUAL
Nuevas licitaciones
Gerente -Socio
Gerente de Auditoria
Director Jurídico
Director Jurídico
Asistente Jurídico
Al encargado del
del cliente A criterio de la Alta Gerencia
Gerente-Socio
Gerente de Impuestos Cada vez que se presenten
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN
(FLUJOS DE COMUNICACIÓN)

PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DEL SGC FECHA DE ACTUALIZA
ACTUALIZACIÓN:
CIÓN: Octubre 2016

OBJETIVO Identificar el flujo de la comunicación, para determinar

determinar las dinámicas de la mi
misma
sma en la Firma, tanto in
interna
terna como externamente,
externamente, para divulg
administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

NOMBRE DEL
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO

Socio Supervisores de Auditoría En el momento en que surja la

Nuevos clientes Dirección Operativa
Gerente de Auditoría necesidad
PRESTACIÓN Y Encargados de clientes
SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO Nuevos nombramientos de GerenteSocio
de Auditoría Supervisores
EncargadosdedeAuditoría
clientes En el momento en que surja la
encargados de clientes Dirección operativa Secretaria Steno necesidad

Socio
Ejecución de la planeación Supervisores de Auditoría En el momento en que surja la
Gerente de Auditoría Encargados de clientes necesidad
PRESTACIÓN Y Dirección operativa
SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO Supervisores de Auditoría
Cambios que se surtan en la Socio En el momento en que surja la
metodología de NEXIA Gerente de Auditoría Dirección Operativa necesidad
Encargados de clientes

Novedades de nómina Director Administrativo Departamento de contabilidad Permanente

Asistente Administrativa
Administrativa
Perfil de Cargos Director Administrativo Todo el personal En la inducción y reinduccion del
Jefe Inmediato personal
Plan de entrenamiento Director Administrativo Todo el personal Permanente
(Formación y Capacitación) Gerente de Auditoria

Programa de salud ocupacional Coordinador de Salud ocupacional Todo el personal Anual

GESTIÓN DEL Decisiones de la Dirección

TALENTO HUMANO sobre el personal
Director Administrativo Todo el personal Permanente, cuando amerite
(Horarios, Actividades a Gerente de Auditoria
desarrollar,, notificaciones
desarrollar
disciplinarias)

Período vacacional Director Administrativo Todo el personal Anual

Evaluación del desempeño Alta Dirección Todo el personal Anual

 MATRIZ DE COMUNICACIÓN
(FLUJOS DE COMUNICACIÓN)

PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DE

DEL
L SGC FECHA DE ACTUALIZA
ACTUALIZACIÓN:
CIÓN: Octubre 2016

OBJETIVO Identificar el flujo de la comunicación,

comunicación, para determinar
determinar las dinámicas de la misma
misma en la Firma, tanto interna como externa
externamente,
mente, para divulg
administrativos, las decisiones y las acciones que se desprenden de la gestión en los diversos procesos.

NOMBRE DEL
QUE SE COMUNICA QUIEN LO COMUNICA A QUIEN LO COMUNICA CUANDO LO COMUNICA
PROCESO
Cronograma de mantenimiento Ingeniero de sistemas empresas Alta dirección Anual
recursos tecnológicos contratante
Orden de compra Alta Dirección Proveedor del producto o servicio Permanente
GESTIÓN DE
RECURSOS Existencia de insumos y
TECNOLÓGICO E materiales S
Seecretaria Steno Director Administrativo Permanente
INSUMOS
Director Administrativo
Evaluación y Reevaluación de Asistente Administrativa
Administrativa
Al proveedor Anual
proveedores Secretaria Steno
 MCM 001

ar los actos

COMO LO COMUNICA

Reuniones
Carteleras
Manual de Calidad
Correo electrónico

c a Página
e ev sweb n por a
Dirección
Correo electrónico
Perfil de Cargos
Organigrama
Procesos y
Procedimientos

Documento Impreso
Correo Electrónico

Capacitaciones
Cartelera
Documentos del Sistema

Correo Electrónico

Correo electrónico

Intranet

Comunicación verbal

Comunicación verbal
Correo electrónico
 MCM 001

ar los actos

COMO LO COMUNICA

Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
Comunicación verbal
Correo
electrónico
Comités de Auditoría
Correo electrónico

Documento Impreso
Documento Físico
Correo Electrónico
Carteleras
Correo
electrónico
R
Reu
euni
ni n
Carteleras
Comunicaciones internas
Correo
electrónico
Documento impreso
correo
electrónico
Documento impreso
Reunión
personal
 MCM 001

ar los actos

COMO LO COMUNICA

Documento impreso

Documento impreso

Documento impreso

Correo Electrónico
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN MCM 001
(ADMINISTRACIÓN
(ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS)
PROCESO: APLICA PARA TODOS LOS PROCESOS DE SISTEMA DE SGC FECHA DE ACTUALIZACION: octubre de 2016

OBJETIVO
Identificar la administración y autorización del uso de los medios de comunicación internos,
internos, las funciones, los receptores de la comunicación y demás elementos de la
caracterización para fomentar una cultura de responsabilidad y control de los mismos.

Autorización para el Protocolo del medio Frecuencia con que

Función del medio Receptores de la Evidencia de la
uso del medio de USO (forma, tamaño, contenido y se usa este medio
comunicación (área) de comunicación demás características) de comunicación comunicación comunicación
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN

Registrar y hacer constar por

Alta Dirección
Dirección N/A escrito las decisiones, acuerdos Tamaño carta
carta De acuerdo
acuerdo a nec
necesidad
esidad Áreas de interés Recepción
Recepción a con
conformidad
formidad
Acta o hechos que se han producido
en una reunión o junta

Darentidad
a conocer actividades de la
(administrativas,
sociales, culturales, etc.) y Tamaños no especificados, B/N o Semanalmente y cuando la Copia de lo que se fija en las
l as
Carteleras Di
Director Administrativo Todas las dependencias color, contenidos
contenidos de interés para Todo el personal
estimular actitudes en los todo el personal noticia lo requiere carteleras y fotografías
equipos de trabajo hacia metas
generales de la Firma

Internet Ingeniero de Sistemas a través Quien tenga computador y clave Enviar y recibir información de Manual de imagen corporativa Diario Todo el personal Correos enviados o impresos
(Correo electrónico) de claves de acceso de acceso carácter institucional

Tener a disposición de todo el

Ingeniero de Sistemas a través
Intranet de claves de acceso
personal los documentos
actualizados que componen el
Todas las dependencias plan estratégico de Nexia
(Sistema de Gestión de la
Calidad, Proceso Tributario,
Proceso de la Prestación del
Servicio, FondeNexia)
Tamaños no especificados, B/N o
Cuando surja una actualización Todo el personal La evidencia se puede tomar
color, contenidos
contenidos de interés para de algún documento ingresando a la intranet
todo el personal

Comunicar a la institución con

Jefe Inmediato Todo el personal personas o individuos a larga Tamaño carta membretado Diario Todo el personal Copias con recibido
Oficio, Carta distancia o cerca con motivos institucional
diversos

transmitir y recibir documentos

Jefe Inmediato Todo el personal mediante la red telefónica No documentado Diario Grupos de interés internos y Reporte de envío
Fax externos
conmutada

Actividad que
que congrega a un
Reunión Responsable del proceso N/A grupo determinado de personas No documentado De acuerdo a las necesidades Asistentes a la reunión Registro de asistencia
para tratar uno o varios temas

Persona con la cual se logra la

Teléfono Jefe Inmediato Todo el personal Comunicar a distancia Análogo Diario comunicación N/A