Procedimiento de Compras y Evaluacion de

Proveedores
ARRENDADORA CONSTRUCTO S.A DE C.V.
Rev: 01 PR-RM-01-7.4
Fecha de Vigencia: 15/10/14

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y EVALUACION

DE PROVEEDORES

AUTORIZACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Biol. Juan M. Hinojosa Glez. Lic. Mónica Canales García. Lic. Mónica Canales García.

Coordinador de Calidad, Gerente General Gerente General

Medio Ambiente y Seguridad
Laboral

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OBJETIVO:

El propósito del presente procedimiento es, asegurar que el proceso de compras

se realice de tal forma que se pueda garantizar que los materiales/servicios
adquiridos por Arrendadora Constructo SA de CV, cumplen con las
especificaciones requeridas por el Sistema de Gestión de Calidad.

Generar utilidades en base a la reducción de costos en todo el proceso de compra

(incluyendo la compra misma) respetando los estándares de calidad que demanda
el proyecto, con el fin de mantener la empresa competitivamente en operación.

Contribuir con la ejecución y operación de los trabajos de construcción en tiempo y

forma generada por la planeación estratégica de adquisiciones en su proceso
total.

Relación con proveedores que generen un desarrollo compartido por medio de

negocios, alianzas y capacitación, entre otros.

Generar imagen ocasionada por las buenas prácticas comerciales basado en

valores éticos y morales

ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable al área Compras de la Arrendadora Constructo SA

de CV.
Las Gerencias, Jefes de departamentos, y personal de administración deben
considerar este procedimiento para los efectos de implementar un proceso de
compras efectivo (programa) y eficiente para la evaluación y el control de los
productos y servicios comprados/contratados, con el fin de satisfacer las
necesidades y requisitos de Arrendadora Constructo SA de CV.

RESPONSABILIDADES:

Personal de la empresa:

Detección de necesidades de material, equipos y/o servicios

Comunicación de las necesidades al responsable de compras
Programación anual de compras del área a cargo, de acuerdo al presupuesto
autorizado
Revisión de las coincidencias de parámetros técnicos definidos en el pedido

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Responsable compras:

Registro de la información del solicitante (requisición de compra)

Solicitud de aprobación de presupuestos (programa de compra por aéreas)
Aprobación y realización del pedido
Revisión de las coincidencias de parámetros económicos definidos en el pedido
Realizar el seguimiento a proveedores
Comunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias detectadas durante
la inspección en recepción de productos comprados o servicios contratados, y la
catalogación de los mismos
Conservar los registros relativos a la evaluación de los proveedores
Realizar el análisis anual de los resultados de calidad de los proveedores
recogidos en las correspondientes hojas de seguimiento
Emitir los informes correspondientes a la evaluación y seguimiento de proveedores

Responsable de Calidad:

Realizar la evaluación de los proveedores en relación con compras y el gerente

general, recoger los resultados de la evaluación en la ficha de proveedor.

Gerencia General:

Aprobación del programa de compras

Aprobar, evaluar y aceptar a los proveedores
Rechazar, en su caso, a los proveedores (conjuntamente con compras y calidad)

ENTRADAS

Necesidad de compra de un material, equipo o contratación de un servicio

(requisición de compra) por parte de cualquier persona de la organización, y
comprobación de que el proveedor es capaz de suministrar los materiales o
servicios solicitados conforme a unos requisitos que son previamente definidos por
la organización.

SALIDAS

Recepción de los materiales, equipos o servicios por parte del personal de

almacén y/o persona de la organización que solicitó el mismo y mantenimiento por
parte del proveedor de una regularidad en la calidad de los productos y servicios
solicitados.

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DIAGRAMA DE FLUJO:

DESARROLLO:

El área de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la organización,

como son; materiales para mantenimiento, servicios (subcontratos y similares de
obra), y otras adquisiciones de operación (no aplicadas a obra directamente), en
las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

Funciones del área de compras

a) Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.

b) Relaciones comerciales
c) Desarrollo del área y del personal (compras - control de inventarios)
d) Recepción, análisis y registro de requisiciones
e) Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización
f) Selección de proveedores

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g) Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compra

h) Coordinación de los sistemas de recepción, almacenaje, cuidados y entrega
de materiales.
i) Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida
con cada área y calidad)
j) Concretar convenios y contratos con proveedores
a) Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y
pagos)
b) Levantamiento de inventarios (conjuntamente con almacén)
c) Auditoría interna administrativa (procesos, actividades y documentos)
d) Supervisión de almacenes y bodegas
e) Investigación de mercados
f) Prever situaciones de mercados
g) Minimizar o eliminar la interrupción de los procesos de obra por falta de
materiales y o refacciones.
h) Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

Responsabilidades del área de compras

a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma

b) Elegir, tratar y negociar con proveedores INICIO COMPRAS
c) Investigar, cotizar, analizar y actualización de precios.
d) Enviar órdenes de compra a proveedores y darle seguimiento
e) Recepción, revisión custodia y entrega de adquisiciones REQUISICION DE COM
f) Aseguramiento de la calidad (de acuerdo a los datos técnicos de cotización)
g) Control de proveedores (cuentas por pagar)
h) Control de inventarios y almacenes REGISTRO Y CLASIFICACIO
REQUISICIONES
i) Logística de compras y almacenes
j) Actividades relacionadas al área por encomienda de la Gerencia General
LOCALIZACION DE PROVEEDO
Requisición de Compra

Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales

o de servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto SOLICITA COTIZACION

definido, las requisición puede ser:

a) Requisición Urgente. Es aquella cuyo tiempo de entrega es menor a un día, y

RECEPCION, EVALUACION Y S
está reflejada en la programación, como son refacciones, combustibles, equipo de DE PRESUPUESTOS

seguridad, etc.

 Solo podrán autorizar la Dirección General y la Gerencia General SELECCION DE PROVEED

 El solicitante se encargara de la compra, vía caja chica o disposición de
efectivo

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 Tendrá 3 días hábiles para entregar la requisición, factura (se deberá tener
en cuenta el mes contable) y/comprobante al área de compras, de lo
contrario el monto será descontado vía nómina

b) Requisición Normal. Son aquellas que se encuentran en el programa de

compras, y que contribuyen a la operación de todos los procesos de trabajo de la
organización (papelería, productos de limpieza, mantenimiento, etc.)
Todas las requisiciones deberán contar con suficiente información la cual
fundamenta su trámite y proceso, debe contener:

 Membrete de la empresa
 Folio de la requisición
 Nombre de la persona que solicita
 Área que requisita
 Nombre del solicitante
 Obra, proyecto o área de aplicación de lo requisitado
 Fecha de elaboración
 Cantidad, concepto y características o especificaciones de lo requisitado
 Observaciones
 Nombre y Firma del solicitante y del receptor de la requisición
 De existir características técnicas anexar hoja de especificaciones

Las áreas o jefaturas serán responsables de la programación de sus compras en

base a los tiempos de entrega, disponibilidad y calidad de los materiales
y/servicios. Sera responsabilidad de cada área definir las características físicas o
técnicas de los materiales, así como el grado de ponderación de dichas
características.
Deberán de establecer una programación Anual, con distribución mensual,
pudiéndose considerar incluso días específicos de entrega (previa revisión y
entrega de programación con proveedores)

Las términos para el abasto de material después de ingresar la requisición se

definen en los procesos de trabajo de cada área.

Para la elección del proveedor y el envío de la solicitud de cotización, se deberá

crear un criterio para no saturarse de propuestas, sino, seleccionar las que
probablemente darán las mejores condiciones para ser elegidos como proveedor
(mínimo 3 proveedores) y deberán contar con las siguientes consideraciones

a) Imagen en el mercado: tamaño, capacidad, calidad y servicio

b) Recomendación: en base a experiencias o mismas recomendaciones
c) Criterios de costo, crédito o condiciones de entrega.

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Solicitud de cotización

La solicitud de cotización es el documento enviado al proveedor para requerirle o

solicitarle su cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intención de su
adquisición por medio de una compra. Y debe contener:

 Membrete de la empresa
 Titulo “Solicitud de cotización”
 Folio del documento
 Fecha de emisión
 Nombre del proveedor
 Nombre del contacto
 Teléfono del contacto
 Nombre del comprador
 Área responsable
 Numero de partida.
 Numero de catalogo
 Cantidad
 Unidad
 Concepto
 Especificaciones o características del material
 Tiempos y lugar de entrega (punto LAB)
 Condiciones de venta
 Observaciones
 Firma del solicitante
 Número de copias al pie.
 Fecha límite de recepción de cotizaciones.

Envío de cotizaciones o presupuestos

El proveedor envía a la empresa, específicamente al área de compras su

cotización o presupuesto, la cual contiene toda la información requisitada respecto
del material o servicio sujeto de futuras adquisiciones, y deberán estar claramente
especificadas sus condiciones de venta, además de sus servicios adicionales.
Y debe contener:

 Descripción del producto (especificaciones, características, formas,

presentación, empaques y similares)
 Precios, créditos, montos, plazos y tiempos de entrega
 Caducidad o vigencia de la cotización

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 Datos generales del proveedor

Recepción, evaluación y selección de cotizaciones o presupuestos.

La cotización enviada por el proveedor al área de compras como respuesta a una

solicitud de cotización, Para la selección de cotizaciones deberán considerar
elementos de competitividad del proveedor:

 Precio
 Calidad
 Servicio
 Flexibilidad y facilidades (créditos, montos y tiempos)
 Otros (fianzas, seguros, garantías entre otros)

Se apoya para este tipo de evaluaciones y análisis, en las áreas especializadas

de la organización (obra, calidad, supervisión, etc.) para intercambio de criterios y
enfoques sobre la cotización.

Se generan cuadros comparativos de presupuestos o cotizaciones mismos que se

presentan al área solicitante y/o Gerencia General para su aprobación.

Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de presupuestos,

se procederá a concretar la compra.

DESARROLLO EVALUACIÓN PROVEEDOR

El proceso de evaluación de proveedores es realizado conjuntamente por la

Gerencia, compras y el Responsable de Calidad. Se divide en dos fases
diferenciadas, cada una con su correspondiente finalidad:

• Evaluación inicial. Se da la aprobación inicial a un proveedor o la continuidad en

la compra de suministros a proveedores habituales.

• Seguimiento continúo de proveedores. Se desarrolla una comprobación efectiva

de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios
solicitados.

Para la aprobación de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los

tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el caso de
servicios), indicando los números de las órdenes de compra o servicios
contratados en el formato "Lista de proveedores". Si en este seguimiento no hay
ninguna incidencia, se pasará al formato "Lista de proveedores aceptados".

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Clasificación de proveedores

Los criterios de selección y valoración que se han expuesto se utilizarán para

catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados,
es decir, a los que se puede comprar, se incluirán en el formato "Lista de
proveedores aceptados", que será firmada por el Responsable de Compras.
Además, para cada Proveedor aceptado, se abrirá una ficha de Proveedor, según
el formato "Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia general) donde
vendrán indicados:

• Datos del proveedor

• Producto/servicio suministrado
• Observaciones
• Requisitos exigibles
• Tipo de proveedor
• Período de validez de evaluación
• Forma de evaluación
• Visto Bueno del Gerente general
• Reclasificación del Proveedor

En caso de rechazo del proveedor se indicará en la Ficha del Proveedor el motivo

y alcance del rechazo.
El criterio a seguir por parte del Responsable de Compras para rechazar a un
proveedor será que se hayan abierto “no conformidad”, en caso de incidencias
graves, en caso de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente
qué se considera incidencia grave y qué inaceptable, según el procedimiento.

Compra de Material

A. Detección de necesidades: Tras la detección de necesidades de material, el

personal demandante del mismo comprobará si se dispone de stock en almacén.

B. Comunicación al responsable de compras: El personal que detecte la necesidad

de compra comunicará, a través de la vía estipulada, al responsable de
administración las necesidades de material, especificando la cantidad y referencia
a pedir.

C. Elaboración del pedido: El responsable de administración introduce toda la

información del solicitante en el programa de gestión de pedidos de almacén y
genera la hoja de "Requisición de Compra", según el formato.

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D. Aprobación del pedido: En caso de que el importe supere los ….s, requiere la
aprobación de la Gerencia, en caso contrario se limita a la aprobación del
Responsable de compras.

E. Envío del pedido: Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante vía e-

mail o fax.

Compra de equipos/servicios

A. Detección de necesidades: El personal demandante de un equipo/servicio

comunicará vía e-mail al responsable de compras todas las características del
mismo.

B. Solicitud de presupuesto: Se requerirán la solicitud de ofertas a por lo menos

tres proveedores aprobados, previo envío por fax o e-mail de las especificaciones
del equipo/servicio requerido.

C. Aprobación del presupuesto: Una vez recibidos los presupuestos, serán

analizados desde dos puntos de vista:

• Por parte del demandante, quien revisará el cumplimiento de los requisitos

técnicos.
• Por parte del responsable de administración, quien revisará los requisitos
económicos.
En función del análisis realizado por ambas partes, el responsable de
compras/gerencia decidirá la aprobación o rechazo del presupuesto.

D. Comunicación al proveedor: La aceptación del presupuesto se llevará a cabo,

bien emitiendo una "Hoja de servicios contratados" o bien remitiendo el
presupuesto firmado por parte del responsable de administración (tesorería).

Verificación de materiales/equipos en recepción, del servicio prestado y

seguimiento de proveedores

A. Recepción material/equipo/servicio: En el momento de entrega se procederá a

revisar la coincidencia de los parámetros definidos en el pedido con el
producto/servicio recibido:

 Material: El personal del almacén comprueba la coincidencia entre la

cantidad, referencias, plazos y estado del producto.
 Servicios: El usuario comprueba que la ejecución del servicio se realiza
según las condiciones pactadas.

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 La nota de entrega siempre estará firmada, indicando la fecha de recepción.

Incidencias detectadas

En caso de existir algún tipo de incidencia, ésta será registrada en la nota, que se
remitirá al responsable de administración, quien procederá a tramitarlo como no
conformidad y a resolverlo con el proveedor. Asimismo, se seguirá lo establecido
en Evaluación y Seguimiento de Proveedores.

B. Evaluación y Seguimiento de Proveedores: Esta etapa se lleva a cabo con el fin

de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus
suministros. Para esto, el Responsable de Calidad recopilará todas las "Hojas de
Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la aplicación informática de
Gestión, anualmente, para analizar y estudiar todos los problemas existentes con
los proveedores utilizando la siguiente información:

• Las incidencias reflejadas por el responsable de recepción del material en las

órdenes de compra según lo descrito en el procedimiento "Recepción del
Material/Producto/Servicio".

• Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad según lo descrito en

el procedimiento "Gestión de incidencias, acciones correctivas y acciones
preventivas".

Aceptación/rechazo del proveedor

Cada año la Gerencia, compras y el Responsable de Calidad analizarán y

estudiarán las incidencias detectadas a través del seguimiento de proveedores
realizado por el Responsable de Calidad, teniendo en cuenta todos los registros
anteriormente citados. La Gerencia será quien apruebe o rechace a los
proveedores, mediante su firma en el apartado observaciones del formato
"Seguimiento de proveedores".

• Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su mayoría, son

leves o poco importantes, por lo que no se descalifica al proveedor para compras
futuras.

• Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no conformidad,

en el caso de incidencias graves, o 1 parte de no conformidad, en el caso de
incidencias inaceptables.

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Comunicación de rechazo al Proveedor

Cuando el resultado de esta evaluación sea rechazado, el Responsable de

Compras podrá informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar
ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensión de acciones
comerciales en un futuro próximo, si no actúa correctamente (Plan de acciones
correctivas, etc.).

En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por

diversos motivos, que continuara suministrando, la Gerencia deberá cumplimentar
la "Ficha de Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente
período e indicando el motivo de tal aprobación.

Cualquier consideración acerca de los proveedores de la organización se verá

reflejada en el informe anual que realizará el Responsable de Calidad para su
revisión y aprobación por la Gerencia. Este informe se llevará a "Revisión del
Sistema de Gestión y Calidad", según el procedimiento.

Archivo

Toda la documentación generada: pedido de compra, hoja de servicios

contratados, presupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega,
facturas; serán archivadas por el Área de Compras.

En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista de proveedores

aceptados, el cuestionario de evaluación inicial y los informes de evaluación,
serán archivados por el Responsable de Calidad.

DEFINICIONES

Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado

de un histórico de compras.

Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que no ha

efectuado suministros previos.

Proveedor: empresa o persona Jurídica o natural, que suministra productos,

servicios o información.

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Proveedor único: Corresponde a un proveedor para un determinado material y/o

servicio, que en el país, región sea el único en poseerlo o que por contrato,
Arrendadora Constructo SA de CV esté comprometida a adquirir el insumo a ese
proveedor.

Evidencia histórica: proveedores habituales, antes de la implementación del

sistema, fiables en cuanto al cumplimiento de los requisitos de compra.

Insumos: bienes empleados en la producción de otro bien o servicio

Cotización: proceso de recolección del precio de un producto / servicio

Orden de compra: solicitud escrita a un proveedor para determinados productos o

servicios

Adquisición/compra: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el

dominio de un bien o servicio

Compras: Es la operación que se propone suministrar bienes o servicios en los

términos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto
en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero

Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de

una compra de un bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o
persona que pertenecen a la empresa.

Formatos y referencias

• "Lista de Proveedores"

• "Lista de Proveedores Aceptados"

• "Ficha de Proveedor"

•”Requisición de compra”

"Orden de Compra"

• "Hoja de Servicios Contratados"

• "Hoja de Seguimiento Proveedores"

• Procedimiento "Gestión de incidencias, acciones correctivas y preventivas"

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