CÓDIGO: ESTR-SGI-ADM- PGC-07

SISTEMA DE GESTIÓN APROBADO GERENCIA

INTEGRADO VERSIÓN: 0
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN E FECHA: Marzo 2024
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SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

ADMINISTRACIÓN
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE
COMPRAS

Versión Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. César Chú Acevedo Shaony Chú Acevedo.

Supervisor de Ing. Rafael Neyra Gerente General.
0 26.03.2024
Operaciones. Jefe de Operaciones
CIP: 283535 Enzo Solís Pérez
Gerente de Operaciones

Firma
(Versión vigente)

Detalle de las modificaciones

CONFIDENCIAL: No debe ser impreso ni copiado sin autorización de Gerencia.

Las copias no controladas carecen de valor.
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1. PRESENTACIÓN.

La entidad prestadora de servicios ESTRUEM S.A.C. ES una Empresa líder en Diseño,

Maquinado, Fabricación y Mantenimiento de piezas y equipos mecánicos e industriales,
para el sector minero, industrial y agroindustrial. Orientando nuestros esfuerzos a
maximizar la vida útil de nuestros productos y equipos para brindar la mejor relación
costo-beneficio a nuestros clientes. Siendo nuestra filosofía la creatividad e innovación,
al servicio de la mejora integral y sostenible de la competitividad y rentabilidad de
nuestros Clientes.

El presente procedimiento es aplicable para los proveedores que pueden influir

en la calidad de nuestros productos y/o servicios por proveer de recursos y
servicios críticos para ESTRUEM SAC.

2. GENERALIDADES.
 OBJETIVO:

la empresa ESTRUEM SAC, (en Adelante ESTRUEM), tiene los siguientes objetivos:

 Establecer un modelo de gestión de compras que optimice la adquisición de

recursos en las mejores condiciones de precio, plazos de entrega y nivel de
existencias, asegurando la eficiencia en la Cadena de Abastecimiento, y la
evaluación, conformidad y seguimiento periódico de la calidad de los
proveedores.

3. RESPONSABLES.

 Todo el personal: responsable de cumplir con los lineamientos brindados en el

presente documento
 Jefe de Operaciones: responsable de la revisión del presente documento
 Gerente General: responsable de la aprobación del presente documento.
 Asistente Administrativo: Responsable de resguardar y garantizar la seguridad de la
información de la organización.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

 Norma ISO 9001:2015 Sistema de gestión de calidad.

 - Norma ISO 45001:2018 Sistema de gestión de Seguridad y salud en el
trabaj0.
 Norma ISO 14001:2015 Sistema de gestión ambiental

5. DEFINICIONES.

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Bienes Críticos (Materiales y/o Equipos): Bienes tangibles necesarios

para la ejecución de una actividad que se
considere relevantes y pueden impactar de
manera significativa en el proceso.

Proveedor Crítico: Es el proveedor de un bien o servicio crítico.

Certificado de Calidad: Documento que valida la calidad de un producto,

emitiendo información acerca del fabricante.
Proveedor: Persona natural u organización, interna o externa,
que proporciona un bien o servicio.

Proveedor único: Un proveedor es considerado único en

cualquiera de los siguientes casos:

- Es el fabricante del producto con el que solicita

trabajar el cliente.
- Es el representante exclusivo en el Perú del
producto.
- Es el único que cuenta con el material que se
necesita.
- Es el único que cuenta con stock inmediato, y el
material se requiere con urgencia.
- Es el fabricante o representante del equipo cuyos
repuestos es necesario comprar.

6. ALCANCES.

6.1. Cuando se requiere una compra.

 La Política de Compras aplica a las solicitudes de adquisición de bienes

o servicios que cumplan con los requisitos de compras estratégicas o
tácticas.

 No se podrán dividir intencionalmente las compras en múltiples

transacciones (por ejemplo, dividir la compra de mobiliario en solicitudes
distintas para no superar el umbral de compras estratégicas), ni en
varios meses (por ejemplo, hacer una compra cada mes cuando
correspondería negociar un contrato por un plazo determinado) con el
fin de impedir que se aplique esta política. Se controlará las solicitudes
de compra para identificar la división intencional en aras de i) evitar
superar el umbral establecido para compras estratégicas o ii) evitar el
nivel de aprobaciones. En caso identificarse este tipo de actos, producto
de una auditoría o revisión del equipo de compras, el mismo será
elevado a la instancia adecuada para realizar las sanciones
correspondientes.

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 Se debe obtener la cantidad mínima de cotizaciones que se

establece en la sección 5(c) [Tabla 1: Requisitos de cotización para
compras. incluso aunque el iniciador del pedido haya identificado y
recomendado a un determinado proveedor. Se puede obtener
cotizaciones adicionales, además del mínimo requerido, si se
considera que es lo más conveniente para ESTRUEM SAC.

(Revisar Anexo 01). Dichos SLA´s podrían ajustarse de acuerdo a la

demanda de requerimientos o en situaciones donde la urgencia lo
amerite.

Tabla 1: Requisitos de cotización para compras:

Requisitos de cotización para compras

Valor total de la solicitud Cantidad mínima
de compra de cotizaciones
Inferior a 4.000 soles 1
Desde 4.000 soles hasta 2
17.000 soles
Superior a 17.000 soles 3

LISTADO DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS O SERVICIOS

CRITICOS:

- Proveedores y/o Contratistas que realicen servicios relacionados con el

cumplimiento de los procesos misionales de la entidad.
- Proveedores que presten servicios de outsourcing.
- Proveedores de equipos tecnológicos.
- Proveedores de Mantenimientos.
- Proveedores de Capacitaciones de Promoción y Desarrollo.
- Proveedores de servicios para pagos virtuales.
- Proveedores de equipos eléctricos, electrónicos y ferretería.

6.2. Excepciones.

 Las compras urgentes / de emergencia pueden realizarse sin pasar por

el proceso formal de compras si se cumplen todos los requisitos y pasos
establecidos en la Política de Compras Urgentes / de Emergencia.

 Si luego de haber realizado los esfuerzos razonables, se logra identificar

que el bien o servicio es muy especializado y existen pocas o una sola
opción en el mercado, se puede reducir la cantidad de cotizaciones
requeridas. El equipo de Compras, deberá documentar las acciones
realizadas de intentar identificar otros proveedores (por ejemplo,
búsquedas en Internet, pedir a la institución / el área funcional que
presentó la solicitud que sugieran proveedores) y conservar todos los
registros en soporte físico o electrónico a fin de cumplir con las políticas
regionales y locales de conservación de documentos.

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 La excepción debe ser aprobada por el Gerente de Operaciones, o a

quien este designe; antes de ser presentada a la gerencia general.

 En caso de recibir una solicitud de compra por bienes o servicios que

cumpla las siguientes condiciones:

- Ya fue cotizada dentro de los últimos 90 días.

- El monto total de la solicitud actual es similar al de la compra
realizada dentro de los últimos 90 días

 Los precios y condiciones comerciales aún se mantienen vigentes, de

acuerdo a la base de licitación o al cuadro comparativo de las cotizaciones
de referencia. El Área de Administración de ESTRUEM SAC. no necesitará
repetir el proceso de cotización / licitación. Esta excepción debe ser
aprobada por anticipado por la gerencia de operaciones, o a quien este
designe.

 Tener en cuenta que estos casos deberán contar con el debido sustento y
con la revisión de un miembro del Área de Compras:

- Acuerdos legales judiciales o extrajudiciales: pagos para resolver disputas

legales, debidamente acreditados y respaldados.

- Agencia publicitaria: Acá entran servicios como (i) ideas creativas para el
lanzamiento de campañas publicitarias y (ii) servicios de producción
audiovisual.

- Arquitectos, Asesores de Indeci, Estudio de Impacto Ambiental, Estudio de

Impacto Vial, Estudio de Mecánica de Suelos, Especialistas para diseño de
especialidades relacionadas a construcción e infraestructura.

- Asociaciones o Federaciones: Por ejemplo, Asociaciones/Federaciones

Deportivas.

- Continuidad de prestación de servicios (Continuidad del Negocio). Se

encuentra comprometido con un proveedor porque toda la infraestructura de
tecnología gira en torno a él. Ejemplo: Caso donde (i) no resulte posible
migrar inmediatamente a otro fabricante o tecnología, (ii) renovaciones de
software, (iii) licencias, (iv) membresías y (v) suscripciones. Acá aplican
casos como Microsoft, Adobe, Blackboard, etc.

- Convenios académicos (que impliquen una contraprestación económica): por

ejemplo, Intercambio de Alumnos, cursos por dictarse en el extranjero o
convenios de cooperación entre instituciones para desarrollar y ofrecer un
curso. Aplica para modalidad presencial o remota.

- Donativos a organizaciones de beneficencia: donaciones a organizaciones

de beneficencia registradas y respaldadas con certificado legal. Tener en
cuenta que se cuenta con una Política de Donaciones ESTRUEM SAC.

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- Eventos y Ferias: Esto se aplica cuando las Instituciones necesitan/quieren

participar en un evento o feria debido a la naturaleza de las actividades y el
local está direccionado a una determinada empresa. Asimismo, cuando
reciben alguna invitación de por medio a un evento y el local y/o demás
prestaciones a tener en cuenta ya se tienen direccionadas a un determinado
proveedor.

- Honorarios a Panelistas, Oradores y Ponentes específicos:

Ponentes/Panelistas específicos en determinados rubros. Aplica para
modalidad presencial o remota.

- Influencers y/o artistas que se contratan para servicios puntuales. Aplica

para modalidad presencial o remota.

- Marketing (Medios nuevos): periódico, revistas, publicidad en correo,

publicidad impresa, cines, radio, televisión, publicidad en carteles/exteriores.

- Procesos de Acreditación y Certificación: Agencias especializadas no

gubernamentales y pagos relacionados debido a estos procesos
(evaluaciones, membresías, otros).

- Regalías y Pagos de Patrocinio: Pagos realizados para anunciar el nombre

de la institución en algunas revistas, escuelas, teatros, cinemas, centros
comerciales, otros.

- Servicios básicos: proveedores de luz, agua y gas; en los que, por la zona
de jurisdicción, amerite proceder la adquisición directa con alguno de ellos.

- Servicios jurídicos generales. Ejemplo: Servicio de Asesoría Legal/Servicios

Notariales.

 Los procesos de adquisición para las siguientes categorías están fuera del
alcance del Área de Compras de ESTRUEM SAC. Los bienes y servicios de
estas categorías serán gestionados por las instituciones o funciones
centralizadas:

- Gastronomía con fines académicos.

- Arriendo y Compras de Bienes Raíces.
- Construcción
- Marketing (Medios)
- Suscripciones (Revistas y Libros)
- Servicios Legales (Gastos Legales de Adquisición – Estudios de Abogados)

 Aunque las categorías mencionadas anteriormente podrían ser

administradas por las Instituciones, se debe respetar la Política de Compras.
Por ejemplo, seguirá siendo necesaria una Orden de compra para estos
casos, así como el número de ofertas de acuerdo al umbral de compras.

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 Cabe recalcar que, en el futuro, algunas de estas categorías podrían ser

negociadas por el Área de Compras de ESTRUEM SAC. De darse esto
último, el cambio será comunicado por vía formal.

7. DESARROLLO.
ACTIVIDAD Descripción Respons Registro o
able Evidencia

1. Identificació El Supervisor de Operaciones o solicitante Solicitante Registro

n de la de otra área (Contable, Administrativo, Requerimiento
necesidad Gerencial, jefatura.) que requiera el bien o de Compra
servicio, deberá presentar su solicitud de (GCP-F.01-
forma escrita mediante el diligenciamiento PRO.01)
del formato GCP-F.01-PRO.01
Requerimiento de Compra, donde se
detalla la necesidad de adquirir el bien o
servicio y se determina si estos son
críticos o no o (Ver Listado de Bienes o
Servicios Críticos) y lo presentará para su
aprobación a la jefatura de operaciones.

Observaciones:
• En caso de compra de refrigerios y/o
almuerzos se debe diligenciar el formato
de Solicitud de Viáticos (GTH-F.05).
• Este procedimiento no aplica para
Compras por caja menor.

No aplica para Propuestas Autorizadas

directamente desde Gerencia General.

No aplica para los servicios fijos

periódicos
necesarios para el correcto
funcionamiento
de la entidad.

2. Aprobación La Gerencia de Operaciones o Jefatura de Jefatura o Registro de

de la Operaciones según corresponda el cargo Gerencia Requerimiento
del solicitante de dicho requerimiento de de de Compra
Solicitud.
compra, se encargará de revisar y aprobar Operacion (GCP-F.01
el requerimiento de compra. es PRO.01) con
VoBo de la
Jefatura o
Gerencia de
Operaciones

3. Entrega de Una vez aprobada la solicitud esta será Asistente Cotización Vía
Requerimient remitida al Asistente Administrativo, para Administra correo
o de Compra proceder a solicitar y evaluar sus tivo electrónico u
respectivas cotizaciones previa revisión oficio.
al / el
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Asistente de la Jefatura o gerencia de operaciones.

Administrativ las cuales se solicitan vía correo
a(o). electrónico o mediante oficio,
estableciendo los ítems solicitados y su
modalidad de pago (Mínimo 2
cotizaciones).

Observación:

- En los casos de capacitaciones

externas requeridas, la evaluación y
análisis de las propuestas y
condiciones corresponde al líder del
proceso respectivo. El Asistente
Administrativa verificará los
documentos soportes.

- No aplica realizar las cotizaciones

para Propuestas Autorizadas
directamente desde la Gerencia
General.

Cuando surja la necesidad de un nuevo Gerente Registro

4. Selección e
proveedor de bienes o servicios, la de Inscripción de
Inscripción Gerencia de Operaciones, con las Operacion Proveedores
de diferentes empresas del medio para es. (GCPF.02-
Proveedores. identificarlos o lo hace mediante las visitas PRO.01)
de los asesores de éstos, quienes Registro
suministraran las cotizaciones que se Selección de
requieran para el caso. Esta información Proveedores
será analizada por la Gerencia de (GCPF.03-
Operaciones, para realizar la selección del PRO.01)
proveedor de acuerdo a los criterios de
calidad del bien o servicio ofertado,
precio, permanencia en el mercado,
formas de pago y sistema de gestión de
calidad, dicho análisis se lleva en el
formato Selección de Proveedores (GCP-
F.03-PRO.01).

Seleccionada la cotización que se ajusta a

las necesidades, se le informa al
proveedor escogido para que este nos
suministre toda la documentación,
requerida para vincularlo como nuevo
proveedor.

Una vez recibida toda la documentación

por parte del proveedor, se diligencia el
formato Inscripción de Proveedores (GCP-
F.02- PRO.01), con el fin de plasmar
información general, tipo de actividad,
vigencia en el mercado y respaldo,
posteriormente la asistente administrativa
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se encarga de recepcionar estos

documentos y hacer el respectivo
procedimiento en el sistema (Inscripción).

5. Necesidades En los casos que se presenten Asistente Listado Maestro

imprevistas necesidades imprevistas, específicas y/o Administra de
de carácter urgente, que sean tareas de tivo proveedores.
y/o urgentes.
continuidad de trabajos realizados
anteriormente y en los que el proveedor
es el único capacitado, la entidad realizará
una contratación directa sin proceso
competitivo (una sola fuente), el asistente
administrativo recurrirá al listado de
proveedores habituales (ver definición), y
procederá a aplicar lo definido en el punto
6.

6. Orden de Toda compra, exceptuando las efectuadas Gerente Registro de

Compra. por caja menor y/o contratos, deberá de Orden de
tramitarse a través del diligenciamiento Operacion Compra (GCP-
del es / F.04-
formato de Orden de Compra (GCP-F.04- Asistente PRO.01)
PRO.01). Con este documento se Administra
establece un compromiso mutuo con el tivo
proveedor en la adquisición y en la
entrega de los artículos.

Notas:

 Cuando el proveedor requiere

anticipo, quedará establecido en la
orden de compra.
 La Cámara de Comercio no
reconocerá ninguna deuda para pago
que no tenga orden de compra.
 Igualmente se recuerda que ningún
pedido debe realizarse sin previa
aprobación de la orden de compra,
solo en casos fortuitos y/o Servicios
programados

7. Compras Cuando se requiera la compra de Gerencia Solicitud con

especializad elementos que exijan criterios de especificacione
as especializados para juzgarlos, la Gerencia Operacion s claras
de Operaciones procederá de la siguiente es. del bien o
manera: servicio.

a) Exigirá en la solicitud de compra

las especificaciones claras,
precisas y suficientes para el
elemento requerido.
b) Solicitará al interesado
sugerencias sobre posibles

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proveedores.

8. Trámite. Toda orden de compra se elabora en el Asistente

formato Orden de Compra (GCPF.04- Administra
PRO.01) en original y copia que se tivo
distribuyen así:

 La copia se entrega al proveedor.

 El original reposará en la gerencia de
operaciones hasta el momento de la
recepción de los artículos o factura de
los servicios, para así compararla con
la factura en original, luego estas son
enviadas al área contable y tesorería
para su archivo en el Movimiento del
Día en que se produce el pago.

9. Aprobación. Las Órdenes de Compra son aprobadas Gerente Registro de

por el Gerente de Operaciones. de Orden de
Operacion Compra (GCP-
es F.04-
PRO.01)
firmada por el
Gerente de
Operaciones

10. Pago a Para hacer efectivo el pago a proveedores Gerente

Proveedor. se hace necesario lo siguiente: de
Operacion
1. Quien solicita el bien o servicio es/
recibe el pedido y la factura Contabilid
adjunta, la cual debe concordar ad
con la orden de compra original.
2. El responsable de recibir el
pedido verifica que:

A. Lo pedido concuerde con lo

entregado y que el valor de la
compra esté correcto y se diligencie
el formato de Acta de Recibo a
Satisfacción (GCP-F.05-PRO.01).

B. La factura cumpla con los requisitos

definidos en el Art 617 del estatuto
tributario entre los que se
encuentran; estar denominada como
factura de venta, nombre o razón
social, NIT, numeración, descripción
de los artículos, valor total, calidad
de retenedor, sello, firma y fecha de
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cobro, es decir, que esta no sea

anterior a la fecha de compra.

C. Contabilidad, mantiene el original de

la factura y la orden de compra, con
la cual elabora el asiento contable,
es decir, el registro y la acusación, y
crea la cuenta por pagar.

11. Evaluación de La evaluación de proveedores estará a Asistente

Proveedores. cargo del Asistente Administrativa, Administra
(Formato Evaluación y Reevaluación de tiva
Proveedores GCP-F.06- PRO.01). La
frecuencia de Evaluación y los criterios
utilizados serán los siguientes:

Una vez se asigna la calificación inicial al

proveedor se debe volver a evaluar
teniendo en cuenta los siguientes
parámetros:

a) Promedio de evaluación ≥ a 80,

entonces se evaluará anualmente.
b) Promedio de evaluación entre 79
y 50, entonces se evaluará
semestralmente.
c) Promedio de evaluación ≤ a 49,
entonces se evaluará
trimestralmente.

12. Retroalimenta La Asistente Administrativa se encargará Gerente Correos

ción de de dar a conocer vía correo electrónico de Electrónicos/
resultados y/o por medio físico al proveedor los Operacion Copia de
con el resultados obtenidos en su evaluación de es / Recibidos
Proveedor desempeño. Asistente
Administra
tivo
8. FORMATOS

1. Requerimiento de Compra (GCP-F.01-PRO.01)

2. Inscripción de Proveedores (GCP-F.02-PRO.01)
3. Registro Selección de Proveedores (GCP-F.03-PRO.01)
4. Orden de Compra (GCP-F.04-PRO.01)
5. Acta de Recibo a Satisfacción (GCP-F.05-PRO.01)
6. Evaluación y Reevaluación de Proveedores (GCP-F.06-PRO.01)

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