Código: PR-CP-001

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA

Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 1 de 6

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE

DOCUMENTOS

TODO FRUTO S.A.S.

NIT: 901060487-8

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 2 de 6

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION.......................................................................................3
2. OBJETIVOS..............................................................................................3
3. ALCANCE Y RESPONSABILIDADES...............................................................3
4. TERMINOS Y DEFINICIONES.......................................................................4
5. DESARROLLO...........................................................................................5

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 3 de 6

1. INTRODUCCION

La calidad es uno de los típicos conceptos que, aun siendo muy intuitivos
aparentemente, resultan en la práctica difíciles de acotar con una definición. A pesar
de esta dificultad existen numerosas definiciones tratando de convertir la inicial
abstracción que encierra el vocablo calidad, en un concepto totalmente delimitado.

La Normas Industriales Japonesas (Japan Industrial Standars, JIS Z 8108-1981), por

ejemplo, definen la calidad de un producto como “la totalidad de las características o
rendimientos propios que son objeto de evaluación para determinar si un producto o
servicio satisface o no las finalidades de su uso”. Esta definición es básicamente la
mantenida también por la Sociedad Americana para el Control de Calidad (American
Society for Quality Control, ASQC) para quien la calidad “es la totalidad de funciones o
características de un producto o servicio dirigidas a su capacidad para satisfacer las
necesidades de un cierto usuario”. Otra definición coincidente con las anteriores es la
que aparece reflejada en la Norma Internacional ISO 9001 para quien la calidad es “el
grado de acercamiento a las necesidades y expectativas de los consumidores”

2. OBJETIVO

Definir y establecer, la estructura, presentación y control de los documentos del

Sistema de Gestión de Calidad de Todo Fruto S.A.S.

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 4 de 6

3. ALCANCE Y RESPONSABILIDADES

Este procedimiento aplica a todas las áreas que realizan actividades que inciden en el
Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Todo Fruto S.A.S.

La persona líder del área de calidad, es responsable de verificar el cumplimiento de las

acciones descritas en este documento.

Las personas responsables de la elaboración del documento deben guiarse por las
disposiciones aquí establecidas.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES

a. Documento: Es el medio de soporte de la información del Sistema de

Calidad, puede estar en papel o en medio magnético.

b. Procedimiento: Documento que especifica la manera de realizar un

proceso o actividad.

c. Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la forma de

realizar una operación, actividad o proceso.

d. Ficha Técnica Materias Primas: Documento que contiene información

sobre las características biológicas, químicas y físicas de la materia
prima, así como su composición, origen, método de producción, método
de embalaje y entrega, almacenamiento, preparación y criterios de
aceptación.

e. Ficha Técnica Producto Terminado: Documento que contiene el

nombre del producto, su composición, las características biológicas,
químicas y físicas, su vida útil, las condiciones de almacenamiento,
embalaje, etiquetado, las instrucciones de preparación y el método de
distribución.

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 5 de 6

f. Perfiles: Documento que establece los requisitos que debe cumplir un

cargo en cuanto a educación, experiencia, formación y habilidades.

g. Formatos: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil

para registrar datos e información en general.

h. Registro: Información o datos recopilados a través de un formato o una

hoja de control que proporcionan evidencia objetiva respecto al desarrollo
de una actividad o proceso.

i. Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o

personas externas a la empresa, por ejemplo, un cliente, un proveedor,
la entidad de certificación, entre otros.

j. Documento obsoleto o fuera de uso: Documento que contiene

información desactualizada, por lo cual se prohíbe su uso.

k. Sistema de Calidad: Sistema de Gestión para controlar y dirigir una

organización con respecto a la calidad. Conjunto de los procesos que,
interrelacionados entre sí, junto con los recursos necesarios, dan como
resultado la satisfacción del cliente.

l. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes

cumplen con los requisitos. Hacer las cosas bien desde el principio.

5. DESARROLLO

5.1 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

La estructura de la empresa Todo Fruto S.A.S. se divide en siete niveles así:

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: MANUAL Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: DE Firma:
CALIDAD

DIAGRAMAS DE FLUJO
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 6 de 6

5.2 SOLICITUD PARA LA ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE

DOCUMENTOS

La elaboración o modificación de un documento se comunica a la persona líder de

calidad, mediante el formato de Solicitud de Modificación de Documentos
(FQMD-) el que aprueba la solicitud y asigna código, fecha de vigencia y versión.

5.3 APROBACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD

Cuando la solicitud es aprobada, la persona líder de calidad asigna los responsables de

la elaboración del documento.

INSTRUCTIVOS
5.4 REVISIÓN

Una vez elaborado el borrador del documento, la persona líder de calidad, verifica su
contenido teniendo en cuenta las reglas definidas en este documento y lo revisa con el
Jefe del área afectada si aplica.

En el caso de documentos que describan actividades que no estén

implementadas, la revisión se basa en evaluar si se ajusta a las condiciones y recursos
con que cuenta la empresa.

5.5 APROBACIÓN

La aprobación es el medio a través del cual se autoriza el documento. La aprobación es

responsabilidad del Gerente.

5.6 CAPITULOS:

El significado de cada uno de los capítulos es el siguiente:

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 7 de 6

1. Objetivo: Indica el propósito del documento.

2. Alcance y responsabilidades: Indica en qué caso se aplica lo descrito en el
documento y las áreas a las cuales va dirigido. Al igual describe los cargos y sus
responsabilidades.
3. Definiciones: En el documento se incluyen las definiciones necesarias para la
adecuada comprensión de los términos utilizados en él y las abreviaturas
utilizadas.
4. Desarrollo: Descripción detallada del objetivo del documento.
5. Registros de Calidad: En esta sección se presenta el listado de los registros
referenciados en cada documento, el código del documento, el responsable de
su almacenamiento, la identificación, el tiempo de retención y su destino final.
6. Evaluación y desempeño del proceso: Útil para realizar seguimiento y
evaluar la efectividad del proceso descrito en el documento, si aplica.
7. Anexos: Información adicional que forma parte del documento, si aplica.

5.7 PERFILES:

1. Perfil: Se coloca el nombre del cargo a describir.

2. Nivel de educación: Grado de estudios necesario para el desempeño del
cargo.
3. Experiencia: Tiempo requerido para desempeñar una función o cargo
especifico.
4. Habilidades: Característica especificas para desarrollar el cargo.
5. Funciones: Se describen las funciones específicas que debe realizar la
persona.
6. Responsabilidades: Obligaciones y compromisos del cargo.
7. Entrenamiento: Tiempo y aspectos de entrenamiento necesarios para el
correcto desempeño en el cargo.

5.8 FICHAS TÉCNICAS MATERIA PRIMA:

1. Descripción: Descripción general de un producto.

2. Características: Describe las características biológicas, químicas y físicas del
producto, su composición, origen y método de producción.
3. Campos de aplicación: Describe en qué puede ser utilizado el producto y las
instrucciones de preparación.
4. Almacenamiento: Sitio apto para guardar la materia prima de acuerdo a sus
propiedades. Incluye el método de embalaje y entrega.

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 8 de 6

5. Criterios de aceptación: Condiciones que debe cumplir el producto para ser

recibido.
6. Reglamentaciones: Conjunto de reglas o normas legales que rigen un
producto, si aplica.

5.9 FICHAS TÉCNICAS PRODUCTO TERMINADO:

1. Descripción: Nombre del producto.

2. Características: Describe las características biológicas, químicas y físicas del
Producto y su composición.
3. Vida útil: Especifica la fecha de expiración o vencimiento del producto.
4. Campos de aplicación: Describe en qué puede ser utilizado el producto, así como
las instrucciones de preparación.
5. Almacenamiento: Describe las condiciones de almacenamiento, embalaje y
etiquetado.
6. Método de distribución: Describe la forma y condiciones en las que se distribuye
el producto.
7. Reglamentaciones: Conjunto de reglas o normas legales que rigen un
producto, si aplica.

5.10 FORMATOS:

Su contenido y estructura depende de su función.

5.11 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

5.11.1 ENCABEZADO

Todos los documentos tienen el siguiente encabezado en cada una de sus páginas.

CASILLA 3
CASILLA 4
CASILLA 1

CASILLA 5

CASILLA 2 CASILLA 6

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 9 de 6

CASILLA 7

DOCUMENTO CONTROLADO

1. Casilla N. 1 Logo y nombre de la empresa

2. Casilla N. 2 Departamento al que pertenece el documento
3. Casilla N. 3 Tipo y nombre del documento
4. Casilla N. 4 Versión del documento
5. Casilla N. 5 Fecha de vigencia del documento
6. Casilla N. 6 Código del documento
7. Casilla N. 7 Pagina actual y páginas totales.

5.12 CODIFICACIÓN
A cada documento se le asigna un código alfa numérico de identificación, con la
siguiente estructura EC##, donde:

1. EC: Letras que identifican el tipo de documento:

 MC: Manual de Calidad
 PR: Programa
 P: Procedimiento
 I: Instructivo
 FT: Fichas técnicas
 PE: Perfiles
 F: Formato

2. Q: Letra que significa Calidad. Sólo aplica para documentos del Sistema de Gestión
de Calidad.

3. Número: número de dos o más dígitos, para cada tipo de documento.

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 10 de 6

5.13 CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Todos los documentos en papel se encuentran protegidos y organizados en un sitio de

fácil acceso, los documentos en copia magnética se encuentran en el disco duro del
computador de la Gerencia y una copia en una memoria (CALIDAD) que se conserva
en el archivo del Sistema de Calidad.

5.14 DOCUMENTO OBSOLETO

Para evitar que se utilicen documentos fuera de uso u obsoletos en el sistema de

calidad, se destruyen las copias generadas en papel para cada área de la empresa y
se identifica el original de la versión anterior a la vigente con un sello rojo de fuera de
uso en todas sus hojas. Este documento se archiva de manera permanente para efecto
de revisiones o ampliaciones, los documentos fuera de uso originales se encuentran
bajo la responsabilidad del Area de Calidad en un fólder denominado documentos
obsoletos. Se archiva únicamente la versión inmediatamente anterior a la versión
vigente.

5.15 DOCUMENTOS CONTROLADOS

Estos son los documentos que se utilizan en el sistema de Calidad y se identifican con
la expresión “Documento Controlado” en todas sus hojas. Además, los documentos
controlados se presentan en el “Listado Maestro de control de documentos” en donde
se detalla el código, el nombre del documento, la fecha de vigencia, el número de la
versión y la localización.

Cuando algún cliente requiera de alguna copia de un documento, éste será entregado
con un sello indicando que es una Copia No Controlada.

El “Listado Maestro de Control de documentos” sólo se encuentra en medio magnético

y puede ser consultado en el computador de la gerencia.

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 11 de 6

Los originales de los documentos se encuentran bajo la responsabilidad del Area o

persona de Calidad en los diferentes fólderes del Sistema de Calidad.

5.16 DEVOLUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Cuando aparece la nueva versión de un documento, el Área o persona de Calidad se

encarga de recoger las copias controladas que han sido distribuidas en papel y de
borrar los medios magnéticos, la versión desactualizada, para impedir su uso.

5.17 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Todos los documentos suministrados por entes o personas externas tales como:

1. Las Fichas técnicas, remisiones, facturas, certificados de análisis, y demás

documentos relacionados con el S.G.C. deberán ser entregados al Área o persona
de calidad para su archivo y control.

5.18 MANEJO DE ARCHIVO INACTIVO:

Se responsabiliza a la Gerencia del manejo del archivo inactivo, este estará localizado
en las instalaciones de la empresa Todo Fruto S.A.S.

6 REGISTROS ASOCIADOS

REGISTRO IDENTIFICACIÓN CÓDIGO RESPONSABLE DE TIEMPO DE DESTINO

RETENCIÓ
Elaboración Revisión Aprobación
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
 Código: PR-CP-001
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA
Versión : 1
ELABORACION Y CONTROL DE
Fecha: 19-07-21
DOCUMENTOS Página: 12 de 6

ALMACENAMIENTO N FINAL

LISTADO ARCHIVO FQLD- Área o persona de Actualización Actualización

MAESTRO DE MAGNETICO Calidad constante constante
DOCUMENTOS

LISTADO ARCHIVO FQLR- Área o persona de Actualización Actualización

MAESTR0 DE MAGNETICO Calidad constante constante
REGISTROS

7 EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO

 A través de las auditorias internas de calidad.

7. ANEXOS: NO APLICA.

Elaboración Revisión Aprobación

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma: