UNIDAD 5.

ETAPAS FINALES DEL PROCESO DE

SELECCIÓN Y TRATAMIENTO DE LA
DOCUMENTACIÓN.
1. Etapas finales del proceso de selección
 Etapas finales del proceso de selección
o Solicitud de referencias y comprobación de la documentación
o Ofrecimiento del puesto y contratación
o Reconocimiento médico
o Incorporación
 Acogida
 Plan de acogida
 Manual de acogida
 Formación inicial

1.1. Solicitud de referencias

Las referencias son informes del candidato que provienen de antiguos jefes o colaboradores

La forma más adecuada de actuar es pedir permiso al candidato durante la entrevista para
solicitar referencias, de manera confidencial, en anteriores empresas. Se pueden solicitar por:

 Internet
 Teléfono
 Escrito
 Mediante visita personal: Exige más tiempo y dedicación.

1.2. Análisis de la información y toma de decisiones.

Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, siempre se realiza una ultima
entrevista para valorar a la terna final del candidato

1. Selección mediante empresa 2. Selección mediante Departamento

consultora: de RRHH
a. Se elabora un informe de a. Informe de candidatos
valoración final validos
b. Se presenta una terna final b. Se presenta una terna final
de candidatos de candidatos a su cliente
c. Hay recomendaciones para interno
la decisión final

1.3. Oferta del puesto al candidato seleccionado

La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato sobre las
características del puesto: funciones y tareas, duración del contrato y periodo de prueba,
horario, vacaciones, retribuciones, beneficios sociales e incentivos.

Y se firmará el contrato de trabajo

A. Precontratación
Se ofrece el puesto de trabajo a través de un precontrato o carta de oferta de empleo en la
que e indican las condiciones de la incorporación, en esta se pueden incluir la
indemnización por daños y perjuicios.
1.4. El reconocimiento médico
Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite al candidato elegido un
reconocimiento médico para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas
necesarias para desempeñar el puesto de trabajo.
Es necesario el consentimiento previo. El resultado se cumplimentará con un “apto” o “ no
apto”.

1.5. El periodo de prueba

Se dejará por escrito y no podrá excederse de:

 Seis meses, máximo para los técnicos titulados

 Dos meses, máximo para los demás trabajadores
 Tres meses, máximo en empresas de <25 trabajadores, para los que no sean técnicos
titulados.

Cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de preaviso-

Se evalúan los siguientes aspectos en el periodo de prueba:

 Calidad
 Responsabilidad
 Sentido de equipo y de colaboración

1.6. Incorporación
El proceso de selección continua con su incorporación y su adecuada integración en la
empresa.

Se necesita un:

 Plan de acogida: para facilitar la integración laboral y emocional en la empresa

 Manual de acogida o bienvenida: Información sobre aspectos concretos de la empresa
para los trabajadores nuevos. Los elementos son los siguientes:

o Acogida por el o Visita centro de o Información

responsable del trabajo riesgos laborales
Dpt. o Presentación jefe o Designación de un
o Información oral del Dpto. responsable
sobre la empresa o Presentación o Formación inicial
o Entrega manual compañeros
acogida o Comunicación
o Presentación a resto de plantilla
Dirección
2. Tratamiento de la documentación laboral.
2.1. Expediente personal
El expediente es el conjunto de documentos ordenados cronológicamente, que refleja el
historial laboral de cada trabajador: formación, puestos de trabajo desempeñados, funciones,
tipos de contratos laborales que ha tenido, etc. En este constan:
 Carpetilla: Contenedor físico
 Documentación
 Extracto o resumen: una relación de los documentos.
A. Documentación del expediente
B. Actualización de los expedientes. Prórrogas, finalizaciones, modificaciones…

2.2. Conservación de los documentos de carácter laboral.

1. Legislación laboral: Un mínimo de cuatro años desde el fin de la relación laboral

a. Contratos de trabajo
b. Documentos de afiliación de los trabajadores a la SS
c. Partes de altas y bajas
d. Documento de afiliación mutua
2. Nóminas y boletines de cotización de la SS
3. Legislación fiscal: Cuatro años, desde la liquidación de los impuestos
4. Código de Comercio: Seis años, del cierre del ejercicio contable
5. Otras normas: Plazos mayores de conservación cuando se vean relacionadas con
subvenciones, mas o menos 10 años.
3. Protección de datos personales
El nombre, los apellidos, la fecha de nacimiento, la dirección postal o la dirección de correo
electrónico, el número de teléfono, el número de identificación fiscal, la matricula del coche, el
DNI, el número de la SS, etc. Son datos que identifican a una persona, ya sea directa o
indirectamente.
3.1. La protección de datos en la empresa.
Las empresas en las que se recogen y tratan datos de carácter personal deben tener un
responsable del fichero o de su tratamiento, se ocupa de:
 Informar a los afectados: Obligación de informar sobre la recogida de datos y su
utilización
 Pedir el consentimiento:
 Calidad de los datos:
 Garantizar los derechos de los afectados: garantizar derechos de oposición, acceso,
rectificación y cancelación
 Deber de guardar secreto profesional
 Adopción de medidas de seguridad
3.2. Medidas de seguridad en el tratamiento de datos
Hay tres niveles de seguridad que son:
 Nivel Básico: Ficheros de carácter personal; N y A, DNI, telf., imagen personal, etc.
 Nivel Medio:
o Infracciones administrativas o penales
o Datos de la SS
o Características o personalidad de los ciudadan@s
 Nivel Alto:
o Ideología, afiliación sindical, religión, creencias, vida sexual, …
o Derivados de violencia de género
Medidas de seguridad
 Básico:
o Definir funciones yy obligaciones de los usuarios
o Existencia de un proceso de notificación
 o Relación de usuarios y accesos autorizados
o Cuando se deseche un documento se destruirá
 Medio:
o 1 o varios responsables de seguridad
o Auditoria cada dos años
o Registro de entradas y salidas de soportes
o Proceso de notificación, gestión y registro de incidencias
 Alto:
o La transmisión de datos a través de las redes de telecomunicaciones se
realizará cifrando los datos para que la información no se inteligible ni
manipulada por terceros.
4. Gestión de la documentación del personal
A. Ordenación de los expedientes
Se ordenan siguiente un orden: Departamentos -> Expedientes personales, por apellidos y
nombre -> Documentos por orden cronológico
B. Ciclo vital de los documentos.
Primero permanecerán en el archivo, luego pasarán al archivo intermedio y luego al archivo
histórico. Tienen estas características:
- Archivo del departamento: Documentación actual
- Archivo intermedio: Documentación de trabajadores que han finalizado su relación
con la empresa
- Archivo histórico: Documentación que se consulta raramente. Se digitaliza y se
mantiene en papel aquellos muy particulares.
Expurgo: Destrucción y reciclado del papel
4.1. Responsabilidad del personal que gestiona la documentación de carácter laboral
A. Deber de confidencialidad
B. Deber de secreto profesional
Tema 6. La comunicación en la empresa
1. Los elementos de la comunicación
La comunicación es un proceso por el que una persona llamada emisor transmite a otra,
llamada receptor, un menaje a través de un medio o canal, procurando conseguir el
entendimiento de su significado y quedando a la espera de una respuesta.
1.1. Elementos del proceso de la comunicación
- Retroalimentación(feedback): Respuesta del receptor al emisor. Fundamental en el
proceso de comunicación, indica comprensión o no del mensaje.
- Mensaje
- Emisor o fuente
- Código: Conjunto de signos, símbolos y reglas conocidas por el emisor y receptos
- Receptor
- Contexto: Situación en la que se emite el mensaje
- Ruido o interferencias: Cualquier elemento que pueda alterar la entrega del mensaje.
2. La comunicación en la empresa.
 La comunicación empresarial conocida también como comunicación corporativa o
institucional, consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro e una
empresa
2.1. La comunicación interna en la empresa
La comunicación interna se genera y ejecuta dentro de la empresa con el objetivo de
informar, coordinar, organizar tareas, controlar, motivar y liderar.
A. Comunicación descendente
La comunicación descendente surge cuando se transmite información desde los niveles
superiores de la jerarquía a los niveles inferiores( desde la Dirección o mandos intermedios
hasta empleados de niveles más bajos9
B. Comunicación ascendente,
La comunicación ascendente discurre desde las posiciones jerárquicas inferiores de la
empresa (empleados) hacia los superiores (responsables, jefes, directores).
 Comunicación del desempeño del trabajo:
o Informes de los subordinados sobre su trabajo
o Sugerencias de mejora
 Comunicación del clima laboral: Encuestas anónimas, sondeos, líneas abiertas
C. Comunicación horizontal o lateral
La comunicación horizontal se establece entre personas de distintos departamentos, del
mismo nivel jerárquico y sin relaciones de dependencia directa entre sí.
Las principales barreras a la que se enfrenta son:
 Rivalidades personales y rivalidades entre departamentos
 Ausencia de espíritu de negocio
 Falta de visión global de la empresa
 Contraposición de objetivos comunes frente a objetivos de cada departamento
Comunicación transversal o diagonal: Comunicación entre personas y unidades de distintos
departamentos, diferentes niveles jerárquicos
2.2. La transmisión de la comunicación.
 Canales para transmitir información en las empresas
o Correo electrónico o Circulares internas, notas
o Intranet informativas, avisos.
o Correo interno o a domicilio o Memorando
o Boletines o periódicos internos
 Canales que facilitan la comunicación en las empresas
o Buzón de quejas, sugerencias y o Línea telefónica abierta
agradecimientos o Programas de iniciativas
o Videoconferencias o Reuniones

2.3. Barreras a la comunicación

 Barreras físicas: Interferencias del ambiente
 Barreras semánticas: Idioma o terminologías rebuscadas
  Barreas de contexto: cuando hay desconfianza, amenazas y mal ambiente laboral
 Barreras personales y psicológicas: diferentes culturas, valores y hábitos
o Estereotipos: Clasificación generalista de personas
o Efecto halo: Receptor influenciado por la impresión de una persona
o Expectativas:
 Pérdidas por transmisión en cadena: teléfono escacharrado
 Exceso de información: mucha información que no se retiene
 Falta de planificación: emitir mensajes mal
 Puenteo (by pass): Saltarse líneas jerárquicas
3. Técnicas para mejorar la comunicación