Tema 2

La comunicación en el departamento de Recursos Humanos.

COMUNICACIÓN EMPRESARIAL:

• Interna:
o Comunicación vertical:
▪ Descendente: el emisor es la dirección, desciende hasta llegar a
la base operativa.
▪ Ascendente: el emisor es la base operativa y asciende hasta
llegar a la dirección.
o Comunicación horizontal: El emisor y el receptor ocupan el mismo nivel
dentro del organigrama.
o Comunicación informal: Surge espontáneamente de las relaciones
interpersonales.
• Externa:
o Ambiental: La empresa es receptora de información (por ejemplo, las
necesidades de los clientes).
o Corporativa: la empresa es la que transmite la información al exterior
(por ejemplo, la publicidad).
TIPOS Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

• Interna (dentro del ámbito de la empresa):

o Con los trabajadores de la empresa.
o Para:
▪ Transmitir informaciones (procesos de selección o promoción,
comunicar sanciones y despidos…).
▪ Resolver dudas de los trabajadores (contrato de trabajo,
nominas…).
o Medios: tablón de anuncios, circulares, avisos, correo electrónico,
teléfono….
• Externa (fuera del ámbito de la empresa):
o Con posibles candidatos, con el SEPE, Seguridad social, agencia
tributaria….
o Para:
▪ Procesos de selección.
▪ Cumplir con las exigencias legales de las Administraciones
Públicas.
o Medios:
o Teléfono, correo electrónico, atención directa….
o Internet:
▪ SEPE
▪ Seguridad Social
▪ Agencia Tributaria
ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS EN LA COMUNICACIÓN ORAL.

• Asertividad (como emisor):

o Expresar nuestras opiniones o deseos de una manera amable, clara,
directa y adecuada, con el fin de decir lo que queremos sin violentar a
los demás.
o Ventajas: favorece la confianza en uno mismo.
• Escucha activa (como receptor): escuchar con atención y cuidado, tratando de
comprender el mensaje completo que recibimos del interlocutor.
• Conductas no verbales (como emisor o receptor):
o Consejos:
▪ Adoptar una postura correcta y relajada.
▪ Mirar a los ojos.
▪ Utilizar la gesticulación con las manos.
▪ Evitar los tics.
COMUNICACIÓN ESCRITA.
Cualquier documento debe ser claro, conciso, correcto desde el punto de vista
gramatical y cuidado en su presentación. No debe contener ni una sola falta de
ortografía.
Sistemas de control de personal
CONTROL DEL ABSENTISMO:
Abordaremos la cuestión desde el punto de vista del control de absentismo laboral, el
estudio de sus causas y su prevención.
El absentismo laboral: índices de absentismo:
El absentismo laboral es toda ausencia de un trabajador de su puesto de trabajo,
dentro de su jornada laboral, en las horas correspondientes a un día laborable.
Debemos diferenciar entre:
• Absentismo laboral justificado: derechos que tienen los trabajadores en cuanto
a permisos retribuidos (15 dias por matrimonio…) y bajas por maternidad,
paternidad. El trabajador, seguirá percibiendo una remuneración, bien
procedente de la empresa o bien de la Seguridad Social.
Este tipo de absentismo siempre ha de estar avalado por el correspondiente
justificante.
• Absentismo laboral injustificado: determinadas ausencias a las que no tiene
derecho el trabajador o, simplemente, no están justificadas:
o Faltas de puntualidad.
o Ausencias al trabajo injustificadas.
o Ausencias al trabajo justificadas de forma fraudulenta.
El trabajador no percibirá remuneración alguna y además, en algunos casos,
podría ser objeto de sanción e incluso de despido procedente.
Calculo de los índices de absentismo:
PARTE PRACTICA
Causas y consecuencias del absentismo laboral:
En la mayoría de las empresas, los índices de absentismo laboral están relacionados
con las condiciones de trabajo.
Si son satisfactorias para el trabajador el absentismo laboral tiende a disminuir.
Sin embargo, si las condiciones de trabajo son precarias los índices de absentismo
tienden a aumentar; de esta forma, se incrementan tanto los costes directos como los
indirectos de la empresa.
La principal consecuencia del absentismo laboral es siempre el incremento de los
costes directos e indirectos de la empresa.
Medidas de control y prevención del absentismo:
Dos tipos:
• Medidas de control: consisten en establecer una serie de mecanismos para
monitorizar la hora exacta de acceso al centro de trabajo, así como la hora de
salida.
El articulo 10 determina que la empresa garantizara el registro diario de jornada
con el horario exacto de inicio y finalización de esta para cada persona
trabajadora. La empresa conservara los registros durante 4 años.
El objetivo es garantizar el cumplimiento de los limites de la jornada.
Las medidas de control más comunes son:
o Mediante elementos de control: (fichas, tarjetas…).
o Mediante el uso de datos biométricos: (análisis de huellas dactilares,
imagen facial, retina…).
• Medidas de prevención: sustituyen o complementan las medidas de control.
o Mejorar la comunicación interna: transmisión de información entre los
trabajadores y sus superiores y viceversa.
o Mejorar la motivación: un plan de formación, expectativas de promoción
e incluso una buena estrategia de marketing interno.
o Mejorar el clima laboral: la relación e integración de los trabajadores es
fundamental. Disminuirán los índices de absentismo.
En el proceso de selección incorporar perfiles que encajen con los ya
existentes en plantilla.
o Mejorar las condiciones de seguridad laboral: desarrollando un amplio
plan de prevención de riesgos laborales.
o Mejorar la flexibilidad horaria: muchos de los problemas de absentismo
se producen por la rigidez en los horarios de trabajo.
Formulario de recogida de datos sobre absentismo laboral:

El responsable de cada departamento debe comunicar al departamento de Recursos

Humanos las ausencias que se produzcan en su sección.
Justificantes presentados con mayor frecuencia por los trabajadores
Causa de la ausencia Tipo de justificante
Matrimonio Certificado judicial
Nacimiento o adopción de un hijo Certificado judicial
Consulta médica Citación previa, justificante medico de
asistencia.
Enfermedad grave de familiar hasta el 2º Certificado médico.
grado
Traslado de domicilio Certificado de empadronamiento.
Exámenes prenatales y técnicas de Citación previa, justificante médico.
preparación al parto.
Cumplimiento de deberes de carácter Certificado del órgano jurisdiccional.
público y personal.

EVALUACION DE RESULTADOS:
AUDITORIAS:
Proceso de evaluación, revisión o inspección, mas o menos independiente, de los
procesos o procedimientos que lleva a cabo una determinada organización o un
departamento dentro de la misma.
Registro y archivo de la información y la documentación.
EL EXPEDIENTE DE PERSONAL:
Los expedientes de todos los trabajadores de la empresa se agrupan en un fichero o
archivo de personal.
Cada empresa decide de que forma lo organiza (por ejemplo: por secciones, por
categorías profesionales…) en cada una de ellas se respeta el orden alfabético.
El expediente de personal de cada trabajador debe recoger su historial laboral
ordenado cronológicamente. Es aconsejable que las dos primeras paginas sean una
ficha de personal y una hoja resumen en la que se relacionen los documentos que
contiene.
Documentación del expediente de personal
Carta de presentación
Curriculum
Informe de resultados de las pruebas de selección
Fotocopia del titulo exigido para la contratación
Fotocopia de otros títulos
Copia del contrato de trabajo
Prorrogas del mismo, si las hubiese
Documentación relacionada con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social
Documentación sobre participación en acciones de formación permanente
Información sobre evaluaciones de rendimiento
Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación a su situación
laboral
PROTECCION DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL:
Muchas empresas recurren a consultorías especializadas que, por una parte,
aseguran la correcta implantación y, por otra, pueden aportar a la organización el valor
de la experiencia.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad pública
independiente que vela por la privacidad y la protección de los datos de los
ciudadanos.
¿Cómo afecta la normativa de protección de datos al departamento de Recursos
Humanos?
Los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos digitales
puestos a su disposición por el empleador, a la desconexión digital y a la intimidad
frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en los términos
establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales
y garantía de los derechos digitales.
Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral
Los trabajadores tendrán derecho a la protección de su intimidad
Derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral
Los trabajadores tendrán derecho a la desconexión digital
Derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos de videovigilancia y de grabación
de sonidos en el lugar de trabajo
Los empleados podrán tratar las imágenes obtenidas para el ejercicio de las
funciones de control de los trabajadores previstas, en el Estatuto de los
Trabajadores, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal.
Derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el
ámbito laboral
(igual que el de arriba)

LA PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE: GESTION DE RESIDUOS:

Ninguna actividad es cien por cien inocua. Todas las empresas deben aplicar procesos
y procedimientos destinados a minimizar el impacto medioambiental de su actividad.
En los departamentos de Recursos Humanos, se genera una gran cantidad de
documentación, muchas veces impresa.
Por eso, los principales problemas a los que nos enfrentamos son:
o El gasto excesivo de papel.
o La eliminación de cartuchos de tinta y tóner.
La técnica de las tres erres en la gestión de documentación:

Las tres erres

Reducir Evitar las actividades generadoras de
desperdicios que no sean estrictamente
necesarias
Reutilizar Volver a usar un producto o material
varias veces sin tratamiento.
Reciclar Usar los residuos como recursos. Utilizar
los mismos materiales una y otra vez,
reintegrarlos en otros procesos
naturales.