PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES E Código: AM-P01

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1. OBJETIVO

Aplicar los mecanismos para ejercer el control legal de los bienes de propiedad de la entidad.

2. ALCANCE

Inicia con el ingreso y registro de los bienes al almacén y termina con el cotejo de la información en los registros contables.

3. INSUMOS

Manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes públicos del distrito capital.

Actos administrativos

4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA

Registro y documento soporte contable de entradas a almacén, Registro y documentos contable de salidas de almacén

5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Ver normograma

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ALMACÉN: Espacio delimitado en donde se guarda elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, las cuales han de suministrarse
a las dependencias que conforman una entidad, para que esta cumpla con los objetivos propuestos.

ALMACENISTA: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación, suministro de los bienes del
Instituto Distrital de Patrimonio Cultural.

ACCESORIOS: Elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina, es un elemento auxiliar que
no afecta el buen funcionamiento de la máquina.

ACTA DE ENTREGA: Es el documento por medio del cual el funcionario que por cualquier motivo sea reubicado o retirado de la Entidad, está
obligado a hacer entrega de los bienes que tenía bajo su responsabilidad, al Jefe inmediato, a su delegado, o a quien lo reemplace; en caso de
no cumplir con esta obligación responderá por esos elementos en el evento que se pierdan o sufran daño irreparable, sin descartar las acciones
de tipo disciplinario a que hubiere lugar.
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ACTA DE VALORIZACIÓN: Es el documento en cual se consignan los valores o precios que deberá pagarse para adquirir un bien similar al que
se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes.

Bienes dados en comodato: Es el contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o bien raíz, para que
haga uso de ella, con cargo a restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la entrega del bien
o los bienes objeto del comodato.

Bienes de consumo controlado – cargos diferidos: Son bienes que no se extinguen o fenecen en el primer uso que se hace de ellos, están
sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo, cuyo costo sea inferior a (1/2) SMMLV, este tipo de
bienes que habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, es potestativo de la entidad que a través del comité de inventarios y
con base en conceptos técnicos, decide que deben ser controlados administrativamente.

Baja de Bienes Servibles no utilizables: Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un
servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque la entidad los
requiera por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, que existe orden
expresa y motivada del director o representante legal para darlos de baja.

Baja de Bienes Inservibles: Son aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal
estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente o antieconómica para la entidad.

Comprobante de traslado o salida de bienes de almacén o bodega: Es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y
detalladamente la salida física y real del bien del almacén

Comprobante de entrada: Documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén de la entidad.

7. CONDICIONES GENERALES

 El ingreso de los bienes al Almacén debe ser realizado previa verificación de la existencia de una solicitad de compra.

 Para el caso de bienes que ingresan por compra, al momento de expedir el certificado oficial de ingreso se debe contar con la certificación
que haya entregado el interventor, además que el Profesional del Almacén haya corroborado que los bienes cumplen con las características
esenciales estipuladas en el contrato u orden de compra.

 En ningún caso se debe permitir la salida de bienes con base en órdenes verbales o recibos provisionales, esta se realiza a través del formato
establecido por el Área.
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 El profesional del Almacén no podrá hacer firmar un comprobante de salida si no ha entregado los bienes que en él figuran. Igualmente no
podrá expedir constancia de posterior entrega de bienes no despachados.

 Los responsables de la bodega deben realizar controles periódicos a las existencias físicas de los bienes almacenados contra los listados en
los registros del sistema.

 Cuando se reciba un bien a título gratuito o permuta, se debe generar un recibo de conformidad en lo establecido en el contrato, acuerdo o
convenio y se dejara constancia que son recibidos.

 Los bienes de consumo adquiridos por caja menor no se deben ingresar al registro del almacén. Exceptuando elementos que por sus
características y uso requieran ser ingresados

 Para expedir paz y salvo a los contratistas se debe tener en cuenta que este haya entregado todos los bienes.

 Se debe realizar por lo menos una vez al año un inventario físico relacionando los bienes y funcionarios a cargo.

 Cuando se presente un egreso o salida definitiva por baja, la entidad debe retirar el bien de forma física y de los registros contables e
inventarios, tanto de bienes servibles no utilizables y de inservibles.

 La toma física se realizara una vez al año. El Subdirector Corporativo o su delegado informara a los encargados de las áreas en forma
escrita, el proceso a realizar, la fecha, la importancia y metodología a seguir para el levantamiento físico de los bienes

 Sin previa autorización del Subdirector de Gestión Corporativa y [Link]. del encargado de los inventarios no se pueden trasladar bienes

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro

Inicio del procedimiento

Inicio
1 INGRESOS DE BIENES POR COMPRA
2 Una vez realizada la compra del bien y legalizada Contrato
Realizar Compra mediante el contrato o factura, el supervisor notifica Supervisores Factura
al responsable del Almacén la fecha de entrega de
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
los bienes.

Recibir los bienes adquiridos, mediante factura, Factura

Recibir los Bienes cuenta de cobro o contrato legalizado. Responsable Contrato
3
de Almacén Cuenta de
Cobro

Para recibir el bien se confronta la factura y/o

4 remisión contra el contrato y sus soportes, según Factura
sea el caso, verificando que el bien reúna las Contrato
características físicas establecidas en el contrato. Responsable Cuenta de
Confrontar documentos de Almacén Cobro
4
Si se requiere concepto técnico solicitará la
colaboración de expertos en la materia, parte
técnica del contrato.

2 Cuando los elementos no cumplan con las

características físicas se hace devolución de estos
al proveedor
Factura
¿Cumple Se determina la aceptación, rechazo o conciliación Responsable Contrato
con las con el proveedor del pedido y se informa a la de Almacén Cuenta de
5
condiciones brevedad esta determinación al funcionario que Cobro
físicas? ejerce control, vigilancia, y/o supervisión del
Si No contrato.

En caso contrario diríjase a la actividad 5.

4
Clasificar el bien por agrupación según la clase de
6 Clasificar el Bien elementos y naturaleza del contrato. Responsable N/A
de Almacén
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Se registra la entrada del bien al sistema que
Registrar entrada del Bien maneja el Almacén, teniendo en cuenta los
documentos soporte (Número de contrato, nombre
del proveedor, Nit, características de factura, entre
otros).

7 En los casos en los que se presente que los Responsable Comprobante

nombres de los elementos están definidos de forma de Almacén de entrega
diferente, se ajustan para tener mayor claridad.

Antes de imprimir del comprobante final, se revisa

que los bienes registrados coincidan con la factura.

Se agrupa y distribuye los elementos en la bodega

8 Distribuir elementos del Almacén o en el lugar destinado para estos. Auxiliar de N/A
almacén
Se distribuye copia del comprobante de ingreso
firmado al supervisor del contrato y al Área de
9 Sacar copias Contabilidad. Auxiliar de copias
almacén

Mensualmente se entrega al área de contabilidad el

Entregar a contabilidad movimiento del almacén por concepto de entradas Responsable Concepto de
de bienes por compra. de Almacén entrada
10

INGRESO DE BIENES POR COMPRAS DE CAJA MENOR Y AVANCES

3
Se recibe por parte del servidor público la solicitud Servidores Solicitud
11
Recibir Solicitud de adquisición del bien. públicos
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Si al revisar la solicitud de compra del bien, este se
encuentra en el inventario del almacén se entrega Formato
el bien mediante el formato establecido y finaliza el Responsable
¿Se
procedimiento. del Almacén
encuentra
12 en
En el caso contrario continúe en la actividad
almacén? No

Si

Fin
Para efectuar la compra del bien se entrega el Verificar que
formato de solicitud de compra por caja menor al Auxiliar del se cumplan Formato
Entregar Cotización funcionario que requiere la compra del bien. Presupuesto con todas las
13 Solicitud de
características compra
del bien
solicitado
Auxiliar de Verificar que Formato
Solicitar autorización del jefe del área para la Presupuesto se cumplan Solicitud de
Autorizar orden
compra del bien con todas las compra
14
características
del bien
solicitado
No N/A N/A

Si ¿El jefe de Si el jefe del área autoriza la compra del bien

área continúe con la actividad 6,
15 autoriza?
Fin En caso contrario el procedimiento finaliza.

16
Entregar al Almacén Auxiliar Factura del
Entregar al almacén los soportes de la compra Presupuesto recibo
(Factura) y el recibido a satisfacción.

4
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro

4
Si el bien comprado es devolutivo se ingresa al Responsable Copias
sistema del almacén y se imprimen dos copias (Una de almacén
para comprobante de caja menor y una para el área
17 ¿El bien de contabilidad).
es
Si devolutivo No
? Si no continúe en la siguiente actividad
Fin
Cuando el bien, no es devolutivo pero es de Auxiliar Comprobante
18 Entregar al Almacén consumo se elabora el comprobante de caja menor. Presupuesto de Caja menor

INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN

Recibir la donación del bien que puede ser de una Responsable
1 Recibir donación persona anónima, natural o jurídica de forma escrita de almacén Documento
o verbal.
Aceptar las donaciones que efectúen para hacer la
entrada al almacén.
Aceptar donación Comité de Acta
2 En el caso en el que la donación de los bienes no inventarios
tenga valor, el precio de los bienes será fijado
mediante avalúo realizado por el Comité de
inventarios.

Verificar cantidades Verificar las cantidades, características, estado de Responsable Acta

3
los elementos objeto de donación y se firma el acta de almacén
correspondiente.
Registrar en el sistema los elementos y se Responsable
4 Registrar elementos clasifican en la bodega. de almacén
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro

Firmar comprobante Firma original del comprobante de ingreso junto con Responsable Comprobante
5 de ingreso las copias. de almacén de ingreso

Entregar al área de Entregar al área de contabilidad el movimiento del Responsable Concepto de

contabilidad almacén por concepto de entradas de bienes por de almacén entradas
donación.
6

REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO

5
Recibir la solicitud de entrega de bienes a cargo del Responsable
1 funcionario o contratista. de almacén
Recibir solicitud

Verificar con el sistema del almacén los bienes que Responsable N/A
Verificar sistema están a cargo del funcionario de almacén
2
Auxiliar de
almacén
Entregar al funcionario el formato de reintegro para Responsable Verificar con
Entregar Formato legalizar la devolución del bien. de almacén el sistema del Formato de
Auxiliar de almacén los reintegro
3 almacén bienes que
están a cargo
del
funcionario
Verificar el estado de los bienes entregados por Responsable N/A
4 Verificar Estado parte del funcionario. de almacén
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Registrar en el sistema del reintegro del bien,
5 Registrar reintegro dejando soporte una copia para el Almacén y una Responsable
para el área de Contabilidad. de almacén Copias
Clasifican y agrupan los bienes en la bodega Responsable
Clasificar bienes cuando se amerite, cuando no se deja en el sitio de almacén N/A
6
destinado para este. Auxiliar de
almacén
INGRESO DE BIENES POR COMPENSACIÓN
Informar al Almacenista General sobre los Auxiliar de
1 Clasificar bienes elementos sobrantes en bodega y cantidades almacén N/A
faltantes en el Almacén.
Investiga el motivo de la existencia de los
Investigar motivo elementos sobrantes Informa al Comité de Responsable Acta
2
Inventarios el resultado de la investigación. de almacén

Aprueba la incorporación por la cantidad sobrante

3 Aprobar incorporación compensada y la baja por el egreso compensado N/A N/A

Incorpora en la aplicación de almacén los artículos Verifica el

Incorporar elementos sobrantes que no puedan ser compensados. Responsable comprobante N/A
de almacén de ingreso
4
con los
documentos
soportes
Verifica el comprobante de ingreso con los Responsable Acta
5 Verificar comprobantes documentos soportes (actas, oficio) de almacén

Distribuye el original del comprobante de ingreso y Responsable

Distribuir comprobante las copias anexando los documentos Soporte de almacén Copias
6 Auxiliar de
6 almacén

INGRESO DE BIENES RECUPERADOS POR PÉRDIDA O REPOSICIÓN

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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
6 Ingreso de los elementos al Almacén. Elabora o Verificar que
recibe el acta de los bienes recuperados Informa a
Responsable se incluye la
1 la subdirección de gestión corporativa sobre la
de almacén denuncia del Acta
recuperación de uno o más elementos, que con
Ingresar elementos bien perdido
anterioridad se dieron de baja por pérdida.

Recibir los elementos y entrega recibido a

Recibir elementos satisfacción. Verifica que el elemento sea similar o Responsable N/A
2 en mejores condiciones al que se perdió o al de almacén
elemento recuperado.
Expedir los avisos pertinentes en caso de
presentarse un juicio de cuentas u otra actuación
Expedir avisos fiscal en curso, para que cese el juicio o se ajuste Responsable Acta
3
su valor. Calcula con ayuda del comité de de almacén
inventarios el valor de un elemento recuperado
que ha sufrido daño para su reincorporación.
Registra en el sistema los elementos que han Comprobante
Registrar elementos ingresado físicamente a la Bodega de Almacén de de ingresos
4 la Entidad Confronta comprobante de ingreso con Responsable
los documentos soportes (factura, actas, oficio de la de almacén Documentos
perdida, soporte del denuncio, contratos etc.). soportes
Firma original del comprobante de ingreso y las Responsable Copias
5 Firmar comprobante copias. de almacén

Distribuye el original del comprobante de ingreso Responsable Comprobante

Distribuir comprobante firmado con sus copias y copia de los documentos de almacén de ingreso
6
soportes.

Rinde la cuenta mensual anexando los Responsable Comprobante

7 Rendir cuenta comprobantes de ingreso de elementos de almacén de ingreso
recuperados a contabilidad
SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Radica el Formato de elementos de entregas
enviado por la dependencia y/o las solicitudes de Dependencias Formato
elementos devolutivos periódicas o extraordinarias del IDPC
Radicar formato
realizadas por las diferentes dependencias al
1 Almacén.

7 Confronta las entregas de los elementos frente a lo Responsable

entregado a las dependencias por parte del de almacén Formato
2 proveedor y/o las solicitudes de elementos
Confrontar entregas devolutivos periódicas o extraordinarias realizadas
por las diferentes dependencias.

Elabora el comprobante de egreso en original y

Elaborar comprobante copias Verifica la documentación aportada frente al Responsable Comprobante
3 comprobante de egreso (cantidad, descripción de almacén de egresos
elemento, valor, placa, serie etc.) original y copias
Confronta las cantidades con el comprobante, Verificar que
formato o solicitud del usuario frente al las Unidades
Confrontar cantidades
comprobante de egreso Firma el comprobante de Responsable de medida Solicitud de
3
egreso y las copias. Coordina el envío del pedido de de almacén corresponda a Usuarios
elementos con el auxiliar administrativo, si es el lo registrado
caso. en el SIIGO
Entrega pedido al usuario junto con el comprobante
4 Entregar pedido de egreso. Auxiliar de Comprobante
almacén de egresos
Auxiliar de
Recibe comprobante de egreso firmado junto con almacén Comprobante
5 Recibir comprobante las copias para su distribución de egresos
Funcionario
que recibe
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Clasifica por grupos los comprobantes de ingreso y
Clasificar comprobantes egreso en una hoja de trabajo Elabora el cuadro Responsable Cuadro de
6 resumen de movimientos mensuales, para de almacén control
presentar en la rendición de la cuenta

SALIDA DE BIENES POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR

Presentar denuncio Presenta denuncio por pérdida del bien o Funcionario, Denuncia de
1
hurto, envía copia a la Subdirección Gestión contratista perdida, hurto
corporativa y al Almacén.
Revisa copia del denuncio y junto con la Responsable Copia de la
autorización de la Subdirección de gestión de almacén denuncia
Revisar copia corporativa efectúa la baja del bien.
2

Elabora el comprobante de egreso por baja

8 en original y copias de acuerdo con la
Resolución de baja y las Actas aportadas Responsable Acta
3 Verifica la documentación aportada frente al de almacén Resolución de
Elaborar comprobante comprobante de egreso (cantidad, descripción baja
de egreso elemento, valor, placa, serie etc.)

Firma el comprobante de egreso junto con sus Funcionario, Comprobante

4 Firmar comprobante copias. contratista de egresos

Recibe comprobante de egreso firmado junto con Responsable Comprobante

5 Recibir comprobante las copias para su distribución de almacén de egresos

Clasifica por grupos los comprobantes de egreso

por baja mensual para presentar en la rendición de Responsable Cuadro de
Clasificar
6 la cuenta mensual a Contabilidad y a la de almacén control
comprobantes
Subdirección Administrativa y Financiera lo
requiera.
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro

BAJA DE BIENES

Elabora la relación de los elementos a dar de baja,

se evalúen los conceptos técnicos que se presenten
Elaborar relación de sobre el estado actual de los bienes que son Responsable
elementos susceptibles de baja. Levanta acta donde se de almacén Acto
1 recomienda el destino final de los elementos administrativo
suscrita por las personas intervinientes Proyecta Subdirector de
acto administrativo para firma del Subdirector Gestión
Corporativo para dar de baja los bienes y su destino Corporativa
final
Expide el acto administrativo en el que se ordena Expedido
Expedir acto dar de baja los bienes y su destino final de acuerdo Responsable Acto
2 administrativo a las normas legales vigentes. de almacén administrativo

Levanta acta de entrega de los elementos con la Responsable Acta

3 Levantar acta asistencia responsable de Almacén. de almacén

Elabora el comprobante de egreso por baja en Responsable Comprobante

original y copias con base en la Resolución de baja de almacén de egresos
Elaborar comprobante y las Actas aportadas
Recibe comprobante de egreso firmado con las Funcionario, Actas
3 copias para su distribución contratista

9 Clasifica por grupos los comprobantes de egreso Responsable Cuadro de

por baja en una hoja de trabajo y en bodega. de almacén control
4 Elabora el cuadro resumen de movimientos
Clasificar mensuales, para presentar en la rendición de la
comprobantes cuenta a Contabilidad.
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE BIENES DEVOLUTIVOS
Efectúa el levantamiento físico llevando un control
Efectuar levantamiento (sticker) que permita identificar que se realizó un Responsable Planilla
conteo y se efectúa un cotejo con el registro del de almacén
1 sistema (SIIGO),
Auxiliar de
En caso de existir diferencias (faltantes o sobrantes) almacén
se efectuara un segundo conteo
Se verifica
Se remite el informe a contabilidad de la toma física que el informe Informe de toma
Remitir informe del inventario para los correspondientes ajustes. Responsable contenga física de
2
de almacén todos los inventario
resultados del
levantamiento

TRASLADO DE BIENES DEVOLUTIVOS ENTRE DEPENDENCIA

Diligenciar formato Diligenciar formato a través de la intranet y remitirlo Dependencias

1
debidamente legalizado al almacenista de la entidad Formato

Actualiza la información en los registros de Responsable

2 Actualizar información inventarios (Modulo de Inventarios – SIIGO) de almacén SIIGO
Genera documento actualizado y legalizado, y lo Responsable Documento
Generar documento remite al área solicitante para efectuar el traslado de almacén actualizado
3
físico

TRASLADO O TRASPASO DE BIENES ENTRE ENTIDADES DEL ORDEN DISTRITAL

1 Recibe y/o entrega solicitud escrita por parte de la Entidad Formato

Recibir solicitud entidad indicando el tipo de bien, destino del solicitante diligenciado
mismo, duración del préstamo, nombre y cargo del

10
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
servidor público que lo recibirá Responsable
de almacén

Responsable
10 Elabora oficio remisorio acompañado de Acta de del almacén
entrega, donde se especifique el estado de Oficio remisorio
2 conservación, descripción técnica y/o física, tiempo Subdirector de
Elaborar oficio por el cual se efectúa el préstamo y/o los valores, Gestión
remisorio póliza de garantía en caso de requerirse Corporativa

Vencido el plazo de duración del préstamo, se

Gestionar devolución gestionara la devolución del bien y la actualización Responsable N/A
3 de los registros correspondientes (consumo del
controlado) Almacén

TRASLADO O DEVOLUCIÓN DE EQUIPO Y ACCESORIOS DE CÓMPUTO

Solicita por escrito al Almacén y al Profesional de

Informática el retiro o traslado de (los) equipo(s) de
1 Solicitar por escrito cómputo, indicando las características de marca, Funcionario Correo
modelo, serie y número de placa, además el motivo Responsable electrónico
de la devolución o traslado. de la Área
Traslada la solicitud al responsable de la oficina de
Trasladar solicitud Informática, para que atienda el requerimiento.
2
Responsable Correo
de almacén electrónico
Evalúa la solicitud y designa un funcionario del área Ingeniero (a) Correo
Evalúa la solicitud de sistemas para que atienda la solicitud de sistema electrónico
3
presentada. Registra la actuación en la base de
datos diseñada para tal fin.
4 Recibe el documento de asignación de trabajo y
acude a la Dependencia solicitante. Revisa (los) Documento de
Recibir documento equipo (s) de cómputo relacionado (s) en la Ingeniero (a) constancia
solicitud. Desinstala, retira o traslada los equipos de sistema
correspondientes, dejando constancia escrita del
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
hecho en la dependencia.

Recibe acta de retiro del bien de la dependencia e Jefe del Área

Recibir acta informa al Jefe de la misma y entrega el formato al Ingeniero (a) Acta de retiro
5
área de Almacén. de sistema

Responsable Actualizado
Actualizar inventario Actualiza el inventario en la base de datos del área de almacén inventario
de inventarios.
6

11

RECLASIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS A BIENES DE CONSUMO

Elabora relación de bienes devolutivos susceptibles
11 de reclasificarse a consumo, teniendo en cuenta
aquellos cuyo costo sea igual o inferior a medio Responsable
salario mínimo mensual legal vigente, siempre y de almacén Acta de reunión
1 Elaborar relación de cuando su naturaleza, uso, destino y aplicación lo de comité
bienes amerite; además Convoca al Comité de Comité de
Inventarios y Baja de Bienes para que evalúe y inventarios
recomiende al ordenador del gasto su aprobación.
Levanta el Acta de reunión del Comité
Expide el Acto Administrativo en el que se ordena la Responsable Acto
2 Expedir acto administrativo reclasificación, anexando la relación de los bienes de almacén administrativo
objeto de la misma.
Descarga o reclasifica los bienes en Bodega objeto Responsable
Reclasifica bienes en del acto administrativo, y produce el comprobante de almacén Comprobante
3 bodega respectivo. Remite copia de los comprobantes de de baja
baja o reclasificación a Contabilidad Auxiliar de
almacén

REGISTRO DE BAJA POR PÉRDIDA, HURTO O DAÑO CON RESPONSABILIDAD

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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Informa al jefe de la dependencia, la pérdida, hurto
o daño del elemento. Instaura la denuncia penal Funcionario,
1 Informar al Jefe ante la autoridad competente, dentro de las 24 Contratista Denuncia
horas de percatarse del hecho.
Jefe del área
Informa por escrito los hechos a la Subdirección de Funcionario,
Gestión Corporativa y al Almacén, adjuntando Contratista Copia de la
2 Informar por escrito informe del funcionario responsable y copia de la denuncia
denuncia respectiva. Jefe del área

Inicia los trámites para la reclamación ante la

compañía de seguros. Solicita al Área de almacén Funcionario,
la valorización y Baja de los bienes perdidos. En Contratista
Iniciar trámites
caso de daño, solicita a la dependencia N/A
competente, o en su defecto, a la compañía de Jefe del área
3
seguros el concepto técnico y el avalúo de los
mismos, además establecer si existió Responsable
responsabilidad o no por parte del funcionario de almacén

12
Informe de
12 Emite informe de concepto técnico, avalúo de los Responsable concepto
daños y responsabilidad por parte del funcionario y de almacén técnico
4
lo remiten al Subdirector de Gestión Corporativa
Emitir informe

5 Valoriza el bien mediante acta de valorización y

produce comprobante de baja por responsabilidad.
Remite un correo al área de contabilidad y a la Correo
subdirección de Gestión Corporativa, anexando los electrónico
Valorizar el bien documentos soportes para que el valor de los Subdirector de
bienes sean descargados de la contabilidad y los Gestión Acta de
responsables se registren en la cuenta de Corporativa valorización
Responsabilidades en Proceso; y a la Subdirección
Gestión Corporativa, para la reclamación ante Contabilidad Comprobante
compañía de seguros; adjuntando copia de los de baja
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
documentos soportes, acta de valorización y Responsable
comprobante de baja. Remite a la Subdirección de almacén Documentos
Gestión Corporativa, Almacén copias del soportes
comprobante de baja, del acta valorización y
fotocopias de documentos soportes, para que se Copias de
actualice la base de datos que maneja dicha comprobante de
dependencia. Archiva los documentos en la carpeta baja
correspondiente.
Registra en Sistema la baja del bien e incluye en el
Registrar en el sistema rubro de Responsabilidades en Proceso al Responsable Documento
6 funcionario responsable, se remite a contabilidad de almacén

ENTREGA DE BIENES DEVOLUTIVOS POR TRASLADO O RETIRO DE LA ENTIDAD

Entregar al delegado de la dependencia o al Responsable

Entregar al delegado funcionario que lo reemplace, por traslado o retiro de almacén Inventario del
de la entidad, el inventario físico individual de funcionario,
1
bienes devolutivos que tenía bajo su Auxiliar de contratista
responsabilidad, dentro de los días siguientes a su almacén
notificación.
Verifica que los bienes y sus características
Verificar Bienes correspondan a los registrados en el inventario Auxiliar de Inventario
físico individual. almacén
2
13

13
Firma copia del inventario individual dejando Auxiliar de Formato de
3
constancia de las novedades que se presenten. almacén Inventario
Firmar copia
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PROCEDIMIENTO: ALMACÉN E INVENTARIOS Pág. 19 de 23

Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Entrega los bienes devolutivos del funcionario que Auxiliar de N/A
4 Entregar bienes es trasladado o retirado de la Entidad al que lo almacén
reemplaza
Diligencia nuevo inventario físico individual a Jefe de la Formato de
Diligenciar nuevo nombre del funcionario responsable de los bienes, dependencia Inventario
5 inventario firman, con el [Link]. del Jefe de la Dependencia

Remite copia del inventario físico individual al Área

de almacén, dentro de los días siguientes a la Auxiliar de Copia del
6 Remitir copia entrega de los elementos. Entrega copia del almacén inventario
inventario individual al funcionario responsable y
archiva el original
Actualiza en la base de datos, el inventario Responsable Base de datos
7 Actualizar base de físico individual del funcionario responsable de almacén actualizado
datos

ENTREGA DE INVENTARIO FÍSICO POR CAMBIO DE JEFE DE DEPENEDENCIA

Solicita, la presencia de un funcionario del Área de
almacén para verificar, conjuntamente con el jefe
entrante y/o el Jefe inmediato, además del Responsable N/A
delegado de la dependencia, la existencia física de de almacén
Solicitar presencia de los bienes devolutivos, que se encontraban
1
almacén directamente a su cargo, dentro de los días de su
notificación. Hace entrega al jefe entrante o al jefe
inmediato, los inventarios individuales de cada uno
de los funcionarios de la dependencia, debidamente
diligenciados y actualizados
Verifica, el jefe entrante de la dependencia
Verificar dependencia Conjuntamente con el jefe saliente, que Jefe entrante y N/A
2 efectivamente los bienes correspondan en todas saliente
sus características con los relacionados en el
inventario.
3 Suscriben el Acta de Entrega del Inventario Físico
Suscribir acta de bienes devolutivos. Si resultan diferencias
(faltantes o sobrantes), se deben reflejar en el Acta Auxiliar de Acta de entrega
de Entrega y se debe solicitar al área de Inventarios almacén de inventarios

14
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PROCEDIMIENTO: ALMACÉN E INVENTARIOS Pág. 20 de 23

Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
que realice las verificaciones del caso con el fin de
determinar las posibles responsabilidades.

Auxiliar de Copia
14 almacén
Remite copia del Acta de Entrega al área de
4
Inventarios.
Remitir copia

Recibe Acta de entrega de bienes y entrega al

5 Recibir acta correspondiente para su revisión y confrontación Responsable N/A
contra los registros en libros. de almacén
Analiza y confronta la información de bienes
registrados en el Acta de entrega contra los Auxiliar de
6 Confrontar información registros en libros para determinar si efectivamente almacén N/A
se presentan faltantes o sobrantes.

Si se presentan faltantes o sobrantes, presenta al

¿Hay responsable de almacén el informe
faltantes en correspondiente, adjuntando los documentos Responsable N/A
7
el inventario necesarios que respalden su contenido de almacén

De lo contrario finaliza el procedimiento

Fin Remite informe de elementos faltantes o sobrantes
al Almacén e Inventarios con el fin de que se inicien
8 Remitir informe las acciones correspondientes (Disciplinarias, Responsable N/A
fiscales, etc.). de almacén

Revisa el informe y da traslado a las dependencias

correspondientes para lo de su competencia Responsable Oficio
9 Revisar informe (Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios, disciplinarios
Subdirección Financiera de Gestión Corporativa).
REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIOS
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PROCEDIMIENTO: ALMACÉN E INVENTARIOS Pág. 21 de 23

Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Remite al Área almacén los comprobantes de
Remitir área de entradas, salidas, reintegros, bajas, Auxiliar de Comprobante
1 almacén compensaciones, etc., con los respectivos presupuesto de entradas
documentos soportes.
Recibe los comprobantes y revisa que estén Auxiliar de
Recibir comprobantes
2 completos y los entrega al Auxiliar Administrativo de almacén Comprobantes
almacén.
Verifica que los registros en los comprobantes
correspondan a la dependencia, descripción, Responsable Cuadro de
Verificar registro cantidad, placa, valor, etc., de los documentos de almacén control
3 soportes.

15

Aplica procedimiento sistematizado para los

15 cálculos de depreciación.
Imprime el informe contable del movimiento Responsable Informe
resumido por cuentas, costo histórico, ajuste por de almacén contable
4 inflación, depreciación acumulada, ajustes a la
Aplicar procedimiento depreciación. Remite mediante cierre mensual
A contabilidad el informe resume de movimiento
mensual. Archiva copia en la carpeta
correspondiente.
Realizan cruce de información para confrontar Cuadro
Realizar cruce de movimientos y saldos por cuentas y suscriben Responsable comparativo
5
información cuadro comparativo de almacén

6 Archivar informe Archiva el informe con sus respectivos soportes. Auxiliar

almacén N/A
CONTROL DE BIENES DE CONSUMO CONTROLADO
Produce comprobante de egreso de elementos de
Recibir el bien consumo controlados
1 Recibe el bien y firma comprobante de egreso de Responsable Comprobante
almacén de almacén de pago
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Actividad Puntos de Documento o

Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Control Registro
Asigna elemento de consumo controlado al
Asignar elemento de funcionario responsable e incluye elemento en el Responsable N/A
2 consumo inventario individual, describiendo características de almacén
del bien.
Firma inventario individual actualizado
Remite copia del inventario individual actualizado al
3 Remitir copia Área de Inventarios, dentro de los días siguientes Responsable Copias
de almacén
Actualizar la información en la base de datos e
Actualizar información imprime inventario individual del funcionario Responsable Inventario
4
responsable. de almacén

Elaborar mediante memorando al Almacén General

5 Elaborar memorando el elemento de consumo controlado inservible para Funcionario. Memorando
ser descargado del inventario de la dependencia. Contratista

Recibir elemento de Recibe el elemento de consumo controlado Remite

consumo relación de elementos de consumo controlado Responsable N/A
6
inservibles a la cuenta mensual para solicitar la baja de almacén
y destino final de los mismos.

16

16 Autoriza la baja y determina el destino final de los

elementos de consumo controlado inservibles y
7
designa las personas que intervienen en la baja. Responsable Acta de Baja de
Autorizar la baja de almacén bienes
Se elabora la baja y se realiza el acta respectiva

Fin Fin del procedimiento

9. CONTROL DE CAMBIOS
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PROCEDIMIENTO: ALMACÉN E INVENTARIOS Pág. 23 de 23

Versión Fecha Cambios realizados

1 Noviembre 2008 Documento original
2 Septiembre 2009 Actualización de actividades
Se agregan nuevas actividades, ampliando el procedimiento
3 Diciembre 2013
y se realiza la actualización a la nueva plantilla.
4 Marzo de 2015 Se incluyen los puntos de control del procedimiento.

10. APROBACIÓN

Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó

IRENE LAMPREA
XAVIER RAMOS VIVIANA BELTRÁN Subdirectora de Gestión Corporativa
Responsable de almacén Profesional Contratista SIG SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA SUBDIRECCIÓN GENERAL
-Original Firmada en Subdirección General-
-Original Firmada en Subdirección General- -Original Firmada en Subdirección General-
Fecha: 2 de Marzo de 2015 Fecha: 2 de Marzo de 2015 Fecha: 5 de marzo de 2015