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DECANATO DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES

INTEGRANTES
Aniaris Lpez
Pamela Turbi
Alexander Aquino
Cecilia Gonzalez

TEMA
Proceso de compras.

ASIGNATURA
Gestin de compras y logstica.

PROFESOR
Ricardo Antonio Castillo Santana.

Introduccin.

El acto de comprar es uno de los ms antiguos de la humanidad, ya que tiene


su origen en la edad de piedra

por medio del trueque. En la actualidad

comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores,


adquisicin de productos, luego de negociaciones sobre el precio y condiciones
de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para garantizar su
cumplimiento de las condiciones pactadas.
Las compras comprenden un proceso complejo que va ms all de la
negociacin y del trmite administrativo. Por tal razn las empresas han de
preocuparse por tener estructurado un buen proceso de compras, para de esta
forma cumplir con la produccin y las ventas, evitando as ser desplazadas por
la competencia.
Hoy en da varios factores estn incrementando la importancia de las compras.
Estos son: el tremendo impacto de los costos de los materiales sobre las
utilidades, la creciente importancia de la manufactura automatizada, la
popularidad de la manufactura justo a tiempo y la creciente competencia
mundial.
La gestin de compras ha adquirido un alto nivel de importancia en los ltimos
aos, esto debido a que una gestin exitosa en las compras y en el manejo de
inventarios permite a las organizaciones asegurar el normal flujo de materiales
para las reas que los transforman en los productos que la empresa
comercializa; y la distribucin y entrega del producto terminado a tiempo y con
los ms altos niveles de calidad.
La finalidad de este trabajo de investigacin es el ahondar en todo lo referente
a el proceso de compras que llevan a cabo las organizaciones y sus etapas, as
como los puestos que desempean un papel primordial en la realizacin del
mismo, todo esto con el propsito de determinar la importancia que tiene dicho
proceso en las organizaciones en la actualidad.

El proceso de compras.
El proceso de compras no es ms que la secuencia de etapas y actividades
dentro de las mismas que transforman, por medio de los recursos disponibles
de la organizacin, una solicitud de un bien o servicio realizada por un
departamento en la provisin del bien o la prestacin del servicio solicitado por
parte del proveedor.
El proceso de compras se inicia mediante una solicitud de un departamento o
unidad interesada en la provisin de un bien o un servicio. La solicitud es
estudiada y canalizada por el departamento de compras. Dicho departamento
es quin desarrolla una solucin para satisfacer esa necesidad de un bien o un
servicio, buscando potenciales proveedores y contribuyendo a la seleccin de
la mejor oferta. Este proceso culmina con la entrega del bien o el servicio por el
proveedor y la satisfaccin de la necesidad del departamento que inici el
proceso y, posteriormente, la administracin efecta el pago del precio
convenido al proveedor.
La gestin eficaz del proceso de compras sera aquella capaz de incorporar en
cada fase un valor aadido como las mejores condiciones de calidad y precio,
rapidez, comodidad y simplicidad para todos los participantes en el mismo,
adems por su puesto, del cumplimiento del procedimiento legalmente
establecido.

Caractersticas del proceso de compras.


El proceso de compras tiene una serie de caractersticas que nos ayuda a
distinguirle como tal. Estas son:

Funcin de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas reas de


la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el

departamento

de

compras

es

el

intermediario

para

cubrir

las

necesidades de la Empresa con sus proveedores.

Importancia de Compras: Se encarga de asegurar el abastecimiento


normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa.
Adems se encarga de saber a quin, cmo y cundo comprar, puede

traer consigo mayores economas y ganancias para la Empresa.


Organizacin de Compras: La organizacin de compra puede ser
centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o
desventajas.

La organizacin centralizada es aquella en que todas las compras de la


empresa se concentran en el departamento, seccin o encargado de compras.
Las ventajas de este sistema son:
La obtencin de mayores ventajas y descuentos de los proveedores
por compras en grandes cantidades.
Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
Mayor especializacin de los compradores.
La organizacin de los procedimientos de compras.
Las desventajas de este sistema son:
La poca flexibilidad.
No siempre atiende a las necesidades locales, cuando los diferentes
organismos de la empresa se encuentran geogrficamente dispersos.

La organizacin descentralizada es aqulla en que cada unidad dispersa de


la empresa tiene sus propios encargados de compras para atender sus
necesidades especficas y locales. Las ventajas de este sistema son:
Mayor conocimiento de los proveedores locales.
Mejor atencin de las necesidades especficas de cada unidad de la
Empresa.
Agilidad en las compras.
Entre las desventajas tenemos:
Permite un menor volumen de compra.

No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores.


Falta de esquematizacin en los procedimientos de compra.
Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
Etapas del proceso de compras.
Para llevar a cabo un buen proceso de compras, el mismo ha de tener cinco
etapas principales. Estas son:

Anlisis de la Solicitud de Compra: Corresponde a la primera etapa del


ciclo de compras y comienza cuando el departamento de compras recibe la
solicitud de compra, emitida por el rea que requiera un determinado producto.
En esta el departamento de compra hace el anlisis del pedido, para conocer
los

antecedentes

del

material

requerido

tales

como:

Especificaciones,

cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros.


Investigacin y Seleccin de Proveedores: sta es la segunda etapa del
proceso de compras. La misma est dividida en dos partes: La Investigacin y
La Seleccin de los Proveedores.
-La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores
de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el departamento de
compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados.
-La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas
de los proveedores y elegir cual es el ms conveniente para la organizacin.

Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios
tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos,
plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.
Negociacin con el Proveedor: La negociacin es la tercera etapa del
proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al
proveedor. En esta etapa el departamento de compras pacta con el proveedor
la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas
de precios y pago para llegar a un acuerdo, pasando as a hacer la orden de
compra.
Acompaamiento del Pedido (Follow-Up): En esta etapa el departamento
de compras

hace un seguimiento del pedido ya sea por medio de correos,

llamadas telefnicas o visitas al proveedor. Esto tiene la finalidad de asegurar


que la entrega del material se haga de acuerdo a los plazos establecidos,
calidad y cantidad negociada.
Control de la Recepcin del Material Comprado: Es la quinta etapa del
proceso y se da cuando el departamento de compras recibe del proveedor el
material solicitado en la orden de compra. En la recepcin se verifica si las
cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad,
llevan a cabo la inspeccin para comparar el material con las especificaciones
determinadas en la orden de compra. Una vez hacen esto el departamento de
compras autoriza a la bodega o almacn recibir el material y encomienda al
departamento de cuentas por pagar, la autorizacin para el pago de la factura
al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

Departamento de compras
El departamento de compras es primordial para que el proceso de compra se
lleve a cabo,

esto se debe a que este es el encargado de realizar las

adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad


requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba
delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que

no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de


proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las
operaciones de la organizacin.
Las

funciones

de

considerablemente

un

departamento

de

compras

pueden

variar

dependiendo de cada empresa, y muchas veces sus

funciones dependen de otros departamentos, como son el rea de finanzas,


tesorera o produccin.

Es por ello que es muy importante que este bien

estructurado y sus funciones bien definidas,

de manera

que se pueda

asegurar que su desempeo sea ptimo.


Por lo general las funciones que abarca este departamento van de seleccionar
y establecer fuentes de abastecimientos de materias primas, servicios y
suministros para la empresa, hasta establecer el contacto con los proveedores,
cotizar y establecer puntos de entrega, transporte, aceptar y rechazar o
negociar los bienes o servicios suministrados.

Puestos y sus funciones


El departamento de compras tiene un sin nmero de personas que ocupan
puestos especficos, los cuales velan por que el mismo tenga un desempeo
ptimo. Estos son:
Jefe de compras: Encargado de coordinar, ejecutar y controlar la adquisicin
de materiales y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento
velando por que dichas adquisiciones se realicen en el momento justo, en las
cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio ms conveniente.
Subjefe de compras: Encargado de contactar proveedores y negociar con
ellos trminos y condiciones de compra.
Comprador de Maquinarias y Equipos: Se encarga de comprar las
maquinarias y equipos utilizados dentro de la organizacin.

Comprador de materia prima: Ejecuta las rdenes de compras emitidas


por el jefe, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado
(oferta demanda).
Comprador de implementos de oficina: Encargado de comprar todos los
utensilios que se utilizaran dentro de la oficina.
Auxiliar

administrativo:

Se

encarga

de

ejecutar

los

procesos

administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos definidos,


elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de
dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y
garantizar la prestacin efectiva del servicio.

Jefe de Compras

Subjefe de
Compras

Comprador de
Maquinarias y
Equipos

Comprador de
Materia Prima y
Suministros

Comprador de
Implementos de
Oficina

Auxiliar
Administrativo

Organigrama tpico del Departamento de Compras

Conclusin.
La gestin de compras constituye un proceso complejo, que requiere una serie
de acciones y decisiones, cuyo objetivo final del sistema de compras es indicar
a la persona encargada de esta tarea que se debe comprar y a quien, cuanto,
cuando y a quien debe comprarse. Dicha gestin constituye un factor de xito
para muchas empresas, ya que si esta es llevada a cabo de manera eficaz,
adems de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados,
tambin permite ahorrar costes y obtener beneficios empresariales directos.
La importancia de tener un proceso de compras eficiente cada vez es ms
importante, ya que el mismo permite un control adecuado de la adquisicin de
los bienes y servicios, as como el anlisis de los procesos de manera ms
detallada, y por ende se realiza una compra exitosa, manteniendo el equilibrio
laboral al asegurar la recepcin de los materiales, equipos, etc., necesarios y la
entrega a tiempo de los mismos, para realizar de forma equilibrada las
actividades diarias relacionadas con el procedimiento.

Las compras representan un factor clave en el xito de cualquier empresa,


organizacin o institucin que quiera alcanzar la excelencia. En estos tiempos
de crisis, contar con un proceso de compras ptimo permite tener la
probabilidad de alcanzar el xito, esto debido a que por medio de esta es
posible ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener
beneficios empresariales directos, esto debido a que dicha gestin influye en el
xito o fracaso de la organizacin.
A partir de lo investigado hemos llegado a la conclusin de que el
departamento de compras es el ms importante de una empresa, ya que debe
velar porque los bienes y/o servicios requeridos por otros departamentos llegue
cumplidamente y en buen estado, ya que si algo falla la produccin se ver
afectada y, por consiguiente, la empresa perder dinero.
Todas las empresas deben de preocuparse por tener un buen proceso de
compras en conjunto con un departamento de compras bien estructurado, ya
que esto influir en que la misma este en la cspide del xito o en el inevitable
fracaso.

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